Privacy Notice ****************************************************************************************** * INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA UNIVERZITĚ KARLOVĚ V NÁVAZNOSTI NA AG (STUDENTI) ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Preambule *========================================================================================= V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o o osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušen ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), ve znění pozdějších změn a doplnění (dále j Univerzita Karlova informuje, v návaznosti na agendu programu Erasmus+, subjekty údajů o p jakých jsou zpracovávány osobních údaje. *========================================================================================= * Správce osobních údajů *========================================================================================= Správcem Vašich osobních údajů je Univerzita Karlova, Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1, IČ CZ00216208, ID schránky: piyj9b4 (dále jen „Univerzita Karlova“ nebo „UK“). Univerzita Karlova je veřejná vysoká škola podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školác znění. V rámci svého poslání UK svobodně a samostatně uskutečňuje vzdělávací a v souvislos výzkumnou, vývojovou, inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činnost a s nimi související č Univerzita Karlova dále rozvíjí mezinárodní a zvláště evropskou spolupráci a podporuje vým Posláním programu Evropské unie Erasmus+ je podpora vzdělávání, odborné přípravy, mládeže Univerzita Karlova je do programu Erasmus+ zapojena za Českou republiku jakožto účastnicko programu. *========================================================================================= * Pověřenec pro ochranu osobních údajů *========================================================================================= Pověřenkyní pro ochranu osobních údajů Univerzity Karlovy je Mgr. Petra Kubáčová, gdpr@cun +420771232578. Na pověřenkyni se můžete obrátit v případě, že budete mít jakékoli dotazy č zpracování a ochraně Vašich osobních údajů. *========================================================================================= * Zásady pro zpracování osobních údajů na UK *========================================================================================= Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytně nutném rozsahu vzhledem k danému účelu zpr údaje chráníme v souladu s platnými právními předpisy a zásadami vyplývajícími z GDPR, a t zákonnosti, korektnosti a transparentnosti, účelového omezení, minimalizace údajů, přesnos uložení, integrity a důvěrnosti, odpovědnosti. Bližší vysvětlení k zásadám zpracování lze informaci o zpracování a ochraně osobních údajů na Univerzitě Karlově, která je dostupná z pravidla při zpracování osobních údajů na Univerzitě Karlově upravuje také Opatření rektor Zásady a pravidla ochrany osobních údajů. *========================================================================================= * Účely zpracování osobních údajů *========================================================================================= V rámci programu Erasmus+ Univerzita Karlova zpracovává Vaše osobní údaje pro následující a. U vyjíždějících studentů 1) k administrování záležitostí souvisejících s výjezdem a pobytem, 2) k zaznamenání průběhu a výsledků studia na přijímající organizaci v souvislosti se stud 3) k zajištění bezpečnosti osob a majetku správce. b. U přijíždějících studentů 1) k administrování záležitostí souvisejících s příjezdem a pobytem, 2) k administrování průběhu a výsledků studia na UK a k vydání průkazu studenta UK, 3) k administrování pobytu na koleji UK a stravování, je-li takové ubytování a stravování zprostředkováno, 4) k zajištění bezpečnosti osob a majetku správce. *========================================================================================= * Kategorie osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány *========================================================================================= V rámci programu Erasmus+ Univerzita Karlova zpracovává osobní údaje studentů účastnících Erasmus+. Dále jsou zpracovávány osobní údaje kontaktní osoby určené studentem programu Erasmus+ pro události a osobní údaje kontaktních osob ve vyjíždějící a přijímající organizaci. *========================================================================================= * Kategorie zpracovávaných osobních údajů a právní důvod zpracování *========================================================================================= V rámci programu Erasmus+ zpracovává Univerzita Karlova tyto osobní údaje a. Pro účely zpracování uvedené pod body 5. a. 1) a 5. b. 1) u vyjíždějících i přijíždějíc 1) Při registraci do programu Erasmus+ i. adresní, identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, datum narození, místo naroze číslo cestovního dokladu /pasu/, datum platnosti cestovního dokladu /pasu/, státní občanst a číslo domu, město, poštovní směrovací číslo, stát/, e-mail, telefon), ii. studijní údaje (fakulta přijímající organizace, typ studijního programu, název studijn akademický rok a semestr, studijní plán, vysílající organizace, počet dosavadních roků stu studium v zahraničí, předchozí studium v rámci programu Erasmus+, jazykové znalosti a jeji případně další obdobné studijní údaje), iii. informace k pobytu a ubytování (důvod studia v zahraničí, druh pobytu, potřeba ubytov potřeby dokládané lékařským potvrzením nebo jiným obdobným dokumentem), iv. platební údaje. 2) V rámci plnění tzv. Learning Agreement i. identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost, gender, číslo programu Erasmus, podpis), ii. studijní označení ve vztahu k programu Erasmus+ (úroveň vzdělání, kód studijního progr studijního programu, druh mobility), iii. studijní údaje (semestr, počet udělovaných kreditů apod.) a případně další údaje souv studiem. Poskytnutí Vašich osobních údajů je nezbytné pro sjednání smluvního vztahu v rámci program Právním důvodem zpracování je smlouva (registrační, Learning Agreement) a zajištění jejího b. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. a. 1) u vyjíždějících studentů v souvislosti s smlouvou dále také i. adresní, identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, datum narození, trvalé bydl kontaktní telefon), ii. informace ve vztahu ke studiu (fakulta, studijní obor, studijní cyklus), iii. informace ve vztahu k poskytovanému stipendiu, iv. platební údaje, v. další nezbytně nutné informace v souvislosti s předmětem smlouvy (doložení nemožnosti p apod.). Právním důvodem zpracování je smlouva (účastnická) a zajištění jejího plnění. c. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. a. 2) u vyjíždějících studentů záznamy o průbě studia na přijímající organizaci. Právním důvodem zpracování je plnění úkolu prováděného správcem jako orgánem veřejné moci vzdělávání). d. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. a. 3) u vyjíždějících studentů informace ke zd ve vztahu k ochraně veřejného zdraví, podobu osoby zachycené kamerovým záznamem, případně vztahu k bezpečnosti a ochraně zdraví osob. Právním důvodem zpracování je ochrana životně důležitých zájmů, v případě podoby osoby zac záznamem pak oprávněný zájem správce na zajištění bezpečnosti osob a majetku. e. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. b. 2) u přijíždějících studentů údaje stanoven vysokých školách pro vedení tzv. matriky studentů, tj. i. jméno a příjmení, popřípadě další jména a rodné příjmení, rodné číslo, stav a adresa mí pobytu studenta, adresa elektronické pošty (je-li studentem poskytnuta), u cizinců také da pohlaví, adresa místa hlášeného pobytu v České republice a státní občanství, ii. studijní údaje (číslo osoby na UK, zápis do studia, studijní program a forma studia, p ukončení studia a další obdobné studijní údaje) a údaje potřebné k uplatnění speciálních p úprava výuky), iii. údaje na průkazu studenta UK (jméno a příjmení, datum narození, číslo osoby na UK, pl číslo průkazu a čárový kód průkazu). Právním důvodem zpracování je plnění právní povinnosti stanovené zákonem o vysokých školác úkolu prováděného správcem jako orgánem veřejné moci (poskytování vzdělávání a rozvíjení z spolupráce). V případě údajů potřebných k uplatnění speciálních potřeb je právním důvodem f. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. b. 3) u přijíždějících studentů i. adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, adresa, číslo osoby na UK, datum naroze mail, telefon, fakulta UK, ročník, podpis studenta), ii. údaje související s ubytováním a stravováním (datum pobytu, období stravování, číslo b vrácení přeplatku a jiné obdobné údaje). Právním důvodem zpracování je smlouva (k ubytování, ke stravování) a plnění předmětu smlou g. Pro účel zpracování uvedený pod bodem 5. b. 4) u přijíždějících studentů informace ke z ve vztahu k ochraně veřejného zdraví, podobu osoby zachycené kamerovým záznamem, případně vztahu k bezpečnosti a ochraně zdraví osob. Právním důvodem zpracování je ochrana životně důležitých zájmů, v případě podoby osoby zac záznamem pak oprávněný zájem správce na zajištění bezpečnosti osob a majetku. *========================================================================================= * Předávání osobních údajů *========================================================================================= Univerzita Karlova může předávat v rámci programu Erasmus+ Vaše osobní údaje a. Evropské komisi, b. přijímací organizaci, c. Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy, d. Domu zahraniční spolupráce (příspěvková organizace Ministerstva školství, mládeže a těl hlavním účelem je mezinárodní spolupráce v oblasti školství), e. dalším zpracovatelům, kteří pro UK zajišťují služby (například stravování, licence ISIC *========================================================================================= * Doba uchování osobních údajů *========================================================================================= Univerzita Karlova uchovává Vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k danému ú osobních údajů a v souladu s platným Spisovým řádem UK jsou pak skartovány nebo archivován zahraničních mobilit jsou osobní údaje uchovávány 5 let a poté jsou archivovány. Záležitos se studia jsou uchovávány po dobu 10 let a poté archivovány. Osobní údaje, které zpracováv souhlasem, uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen. *========================================================================================= * Práva subjektů údajů *========================================================================================= Při zpracování svých osobních údajů máte právo na: a. Informace o zpracování b. Přístup k osobním údajům c. Opravu a doplnění d. Výmaz (právo „být zapomenut“) e. Omezení zpracování f. Přenositelnost údajů g. Vznesení námitky h. Přezkum automatizovaného rozhodnutí i. Stížnost či ochranu j. Odvolat souhlas v případě, kdy je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu; zpracování před odvoláním souhlasu není odvoláním dotčena Bližší vysvětlení k právům subjektů údajů při zpracování osobních údajů lze nalézt v obecn zpracování a ochraně osobních údajů na Univerzitě Karlově, která je dostupná zde. *========================================================================================= * Uplatnění práv subjektů údajů *========================================================================================= Pro uplatnění Vašich práv při zpracování osobních údajů kontaktujte Univerzitu Karlovu zas datovou schránkou (ID datové schránky: piyj9b4), e-mailem na pověřence pro ochranu osobníc gdpr@cuni.cz nebo osobním či elektronickým podáním pověřenci pro ochranu osobních údajů pr podatelny Univerzity Karlovy. Více informací ke způsobu podání je uvedeno na internetové s cuni.cz/UK-655.html. Před zpracováním žádosti má Univerzita Karlova právo a povinnost ověř žadatele. *========================================================================================= * Právo podat stížnost u dozorového úřadu *========================================================================================= Máte právo podat stížnost na zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, kterým je Úřad pr osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.cz.