SIMS ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Verze 01 *========================================================================================= * Matrika vysoké školy *========================================================================================= Matrika studentů je databáze, která obsahuje údaje o jednotlivých studentech vysoké školy bakalářských, magisterských (vč. navazujících) či doktorských studijních programů. V matri všechna studia počínaje těmi, která byla ke dni 1.1.1999 v aktivním studijním stavu či byl přerušena. Povinnost vést matriku studentů vychází ze zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých š a doplnění dalších zákonů (Zákon o vysokých školách). *========================================================================================= * SIMS *========================================================================================= SIMS je zkrácené označení pro tzv. „Sdružené informace matrik studentů“. Jde o centrální c databázi a informační systém s touto databází pracující provozovaný MŠMT, ve kterém jsou s data z matrik všech veřejných i soukromých vysokých škol v České republice. Data z různých do určité míry vzájemně provázána (zejména v oblasti osobních údajů studentů a přestupů me různých vysokých školách) a jsou nad nimi pravidelně prováděny výpočty a generovány výstup zejména pro určování ukazatelů, jež jsou dále užity např. při určování výše příspěvku na v jednotlivým vysokým školám, a pro různé statistické přehledy MŠMT. V rámci UK jsou data ma též jedním z hlavních podkladů pro tvorbu výročních zpráv. *========================================================================================= * Realizace matriky na UK *========================================================================================= Matrika studentů ve smyslu VŠ zákona je na UK realizována prostřednictvím centrálního univ informačního systému IS Studium za pomoci několika jeho exe aplikací a webových modulů. IS pracuje nad jednou centrální databází (způsob fungování IS Studium je podrobněji popsán v "UK-4449.html "] ). Hlavním nástrojem pro práci s daty o studiích je jedna z aplikací IS S Student. S tímto programem na každé fakultě pracují zejména referenti studijních oddělení, zodpovědní za správnost údajů evidovaných o všech studiích. Z databáze IS Studium jsou dále pravidelně zasílána data o studiích, jejich průběhu a změn Práci se SIMS zastřešuje Studijní odbor RUK, technicky zajišťuje přenosy dat na SIMS Ústav techniky UK. Data pro SIMS jsou generována centrálně prostřednictvím programu Student. *========================================================================================= * Činnosti ÚVT UK při správě matriky studentů *========================================================================================= Mezi hlavní úkoly ÚVT UK při správě matriky studentů UK patří zejména následující: • vést evidenci pověřených osob z jednotlivých fakult, odpovědných za správnost dat evidov Studium a SIMS (viz dále), • zřizovat a spravovat uživatelské účty v systému SIMS pro uživatele z jednotlivých fakult • odesílat sběry dat na SIMS, technicky zajišťovat ladění sběrů a informování fakult o chy při ladění vyskytnou, • provádět na SIMS pravidelné hromadné opravy dle úprav dat v IS Studium a případné indivi dle žádostí fakult, • provádět další kontroly dat a způsobu evidence údajů o studentech a studiích v IS Studiu nedostatky upozorňovat fakulty, • sledovat změny způsobu evidence dat na SIMS a změny rozhraní pro zasílání dat na SIMS, i fakulty o dopadech těchto změn a v závislosti na těchto změnách zadávat požadavky na pří Studium, • zajišťovat stahování výstupů ze SIMS a z těchto výstupů zpracovávat podklady pro výroční další potřeby UK. *========================================================================================= * Činnosti fakulty při správě matriky studentů *========================================================================================= Hlavní činnosti fakulty při správě matriky studentů UK jsou zejména následující: • zajistit, aby data evidovaná v IS Studium byla správná, • zajistit, aby záznamy o jednotlivých studiích obsahovaly všechny vyžadované údaje, • zajistit, aby údaje o studiích byly evidovány v úplné podobě a historicky tak, jak jsou tzn. musí být (ze strany ÚVT UK) kdykoliv možné vygenerovat data o daném studiu v podobě tato data na SIMS ke zvolenému datu uložena, • zajistit, aby jakékoliv události ovlivňující průběh studia, včetně změn na základě skute zjištěných dodatečně, byly ihned po tom, co nastaly nebo byly zjištěny, zaevidovány do I • zajistit, aby údaje o studiích a jejich průběhu v IS Studium byly neustále udržovány v k stavu (fakulta sama pravidelně provádí kontroly správnosti a úplnosti evidence), • spolupracovat s ÚVT UK při provádění sběrů či zasílání oprav dat na SIMS - na základě vý fakulta provádí opravy chyb v datech či provádí jiné kontroly evidovaných údajů, podává nejasnostem v evidenci či důvodům provedení zpětných změn. *========================================================================================= * Způsob a časový harmonogram datových přenosů na SIMS *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Kontroly dat ------------------------------------------------------------------------------------------ Fakulta každý měsíc provádí hloubkovou kontrolu údajů o všech studiích, které eviduje a kt pravidlům evidence na SIMS, zejména pak u těch studií, která byla rozestudována v právě pr předešlém sběrovém období (viz níže) nebo u nich došlo k nějaké zpětné opravě. Tuto hloubk fakulta provádí nejdéle do 5. dne daného měsíce za období končící předešlým měsícem. ------------------------------------------------------------------------------------------ Sběry ------------------------------------------------------------------------------------------ Kalendářní rok je rozdělen do čtyř dílčích úseků, které se označují jako tzv. sběrová obdo následující období: • 1.1. - 31.3. (3 měsíce) • 1.4. - 30.6. (3 měsíce) • 1.7. - 31.10. (4 měsíce) • 1.11. - 31.12. (2 měsíce) Koncové datum každého období se označuje jako datum sběru. V termínu, který určuje správce zasílán tzv. sběr za dané sběrové období. Tento termín bývá stanovován na den následující týdny po konci sběrového období. Sběrový soubor je generován s IS Studium a jeho správnost je kontrolována mechanismy SIMSu „ladění sběru“). Než je generován sběrový soubor, fakulta provádí pravidelnou měsíční kontrolu dat. V průbě na fakultách a dále v průběhu ladění sběru jsou dále prováděny centrální kontroly vybranýc dat matriky na ÚVT UK. Na fakulty jsou zasílány podněty k opravám, kontrolám, vysvětlení č správnosti evidence. Po 5. dni v měsíci následujícím po konci sběrového období se má za to, že fakulta provedla kontrolu a data evidovaná v IS Studium jsou připravena pro export sběrového souboru na SIM Po dokončení ladění sběru je finální soubor digitálně podepsán a odeslán na SIMS. Nadále j závazný zdroj o vedení matriky na UK za dané sběrové období. ------------------------------------------------------------------------------------------ Opravy ------------------------------------------------------------------------------------------ Během výše uvedeného postupu jsou při zjištění problémů a jejich opravě v IS Studium, stej zjištění zpětných úprav dat o studiích, tyto změny odesílány na SIMS formou tzv. oprav. To provádí ÚVT UK na základě záznamů o změnách evidovaných v průběhu studia v IS Studium a dl kontrol. Opravy jsou dále prováděny hromadně na základě zjištění změn dat zpravidla jednou měsíčně měsíci za období končící předchozím ukončeným sběrovým obdobím. Na základě úpravy možností zasílání změn na SIMS se uvažuje o zasílání aktualizací vždy za končící předešlým měsícem i v případě, že předchozí sběrové období bylo ukončeno dříve než měsíce. ------------------------------------------------------------------------------------------ Opravný režim ------------------------------------------------------------------------------------------ Po uzavření sběrů na všech vysokých školách je správcem SIMS určen termín pro tzv. opravný sběrových souborů jsou naimportována na SIMS a lze je prohlížet a provádět z nich přehledy přístupu jednotlivých odpovědných osob fakult, tak z ÚVT a Studijního odboru RUK. Opravný tomu, aby si fakulty mohly hromadně i individuálně zkontrolovat správnost přenosu dat o sv v případě potřeby mohly ještě iniciovat zaslání dodatečné opravy údajů u nějakého studia. kontaktuje daná fakulta ÚVT s požadavkem na provedení exportu opravy, přičemž udává přesno studia, kterého se změna týká, a důvod provedení této dodatečné opravy. ÚVT zajistí proved SIMS. Fakulta předkládá požadavky na dodatečné změny nejdéle do termínu určeného ÚVT. Tento term nastaven 2 hodiny před termínem stanoveným pro opravný režim správcem SIMS. *========================================================================================= * Uživatelé a odpovědnost *========================================================================================= Vedoucí studijních oddělení fakult (resp. vedoucí oddělení pro vědu a výzkum fakult, je-li studentů doktorského studia na fakultě vedena tímto oddělením) jmenují pověřenou osobu neb zodpovídají za správnost dat uvedených v IS Studium z pohledu kritérií pro vedení matriky provádějí kontroly dat v IS Studium a na SIMSu, a to zejména dle výše uvedeného postupu, a zjištění nesrovnalostí informují správce matriky studentů za UK o potřebě provedení opravy Jmenování těchto osob nebo jejich změny sdělují mailem na adresu správce matriky studentů "matrika(zavinac)is.cuni.cz"] na ÚVT UK, který vede aktuální seznam pověřených osob za jed Univerzitní správce matriky studentů technicky zajišťuje provádění exportů dat z IS Studiu zodpovídá za provádění hromadných oprav a odesílání sběrů na SIMS. Na uvedenou mailovou ad rovněž směrovány požadavky a dotazy týkající se vedení matriky studentů na UK, oprav v ní SIMS. Přistup do systému IS Studium je uživatelům přidělen fakultním správcem IS Studium. Přístu je uživatelům z fakult zakládán univerzitním správcem matriky studentů. Fakulta zodpovídá za data v IS Studium a za data na SIMS. V případě, že nalezne nedostatek Studium, provede neprodleně jejich opravu v IS Studium. Taková změna se zpravidla sama pro hromadných oprav prováděných ÚVT propaguje na SIMS. Pokud se změna při těchto opravách na anebo se jedná o zpětné změny vážnějšího významu, zejména ty, které mají vliv na financová fakulta univerzitního správce matriky studentů o zajištění opravy na SIMS, přičemž změnu d o důvodech provedení takové opravy. Jedinou výjimkou z uvedeného jsou nároky na sociální stipendia. Tyto nároky se evidují ve aplikaci, ze které jsou tyto nároky importovány do IS Studium a na SIMS. Fakulta nároky na stipendia neupravuje a nekontroluje. *========================================================================================= * Význam dat v SIMS pro UK *========================================================================================= Správnost dat na SIMS má kromě významu daného zákonem (viz informace v úvodu) význam zejmé financování vzdělávací činnosti na UK. Na základě dat uvedených na SIMS se provádějí k urč přepočty některých ukazatelů, které jsou pak brány jako podklad pro výpočet výše příspěvku činnost poskytovaného UK. Význam má zejména: • úplná a správná evidence všech studií včetně jejich průběhů, • správně zvolený způsob financování daného studia (zejména rozlišení na rozpočtové studiu příspěvek dle evidence Domu zahraničních služeb, či příjezd na stáž), • správná a úplná evidence příjezdů na stáž, • správná a úplná evidence výjezdů na stáže, • správně zvolený způsob ukončení studií (absolvování, přestup a převod vs. neúspěšné ukon • v případě přestupu či převodu správně evidovaný konec předchozího studia a začátek pokra (přestupy a převody jak v rámci UK, tak meziuniverzitní přestupy), • včasná aktualizace výše uvedených údajů, zejména s ohledem na pravidelné měsíční kontrol termíny. • správnost dat o nárocích na sociální stipendia (zajišťuje ÚVT). Nejzásadnější význam pro financování má datum sběru 31.10. Sběr k tomuto datu slouží jako většinu tzv. ročních přehledů financování. Nicméně i ostatní sběrové termíny jsou důležité Poznámka: MŠMT avizovalo, že bude v roce 2009 provádět kontroly údajů na SIMS uvedených k době sběru a porovnávat rozdíl v evidenci těchto údajů vůči aktuálnímu stavu dat přepočten 31.10.2008. V případě nalezení rozdílů bude požadováno vysvětlení důvodů, které způsobily *========================================================================================= * Chyby a způsob jejich opravy *========================================================================================= Chyby, které se mohou vyskytnout na SIMS, lze rozdělit do tří kategorií: • Chyby, které lze vyčíst po přihlášení do systému SIMS z jednotlivých přehledů „Chyby v d seznamy obsahují různé druhy chyb a podezření na chyby. Fakulta se při pravidelných kont na prověření a opravu chyb ze všech seznamů uvedených v tomto oddílu, kromě oddílu týkaj sociálních stipendií. Opravy z oddílu „Sociální stipendia“ zajišťuje univerzitní správce studentů. Opravy fakulta provádí v IS Studium, univerzitního správce matriky studentů in provedení oprav, aby mohly být opravy exportovány na SIMS. • Chyby, které se vyskytnou při ladění sběru anebo při exportech oprav na SIMS. Tyto chyby univerzitní správce matriky studentů a rozesílá na fakulty s žádostí o nápravu. Po oprav správce generuje opravné soubory a zasílá je na SIMS. • Chyby způsobené chybou při evidenci v IS Studium, tj. referent zaeviduje změnu nějakého poté, co jsou data za období, ve kterém tato změna nastala, odeslána na SIMS. Referent p v IS Studium a v případě úpravy klíčových údajů, zejména těch ovlivňujících financování, univerzitního správce matriky studentů, u běžných oprav vyčká na pravidelný export hroma generovaných měsíčně univerzitním správcem matriky studentů. Zároveň na základě typové shody s chybami ze skupin uvedených výše univerzitní správce vyh studia s potenciálním výskytem podobných chyb a tyto také zasílá k prověření a nápravě fak *========================================================================================= * Výstupy ze SIMS *========================================================================================= Ze SIMS lze na základě dat uložených univerzitou i jinými VŠ a přepočty provedenými na SIM některá data a přehledy, které dále slouží pro potřeby fakult a celé UK. ------------------------------------------------------------------------------------------ Výstupy financování ------------------------------------------------------------------------------------------ • „Výstupy financování studijních programů“ – je generován jednou ročně dle stavu dat k 31 přehled má zásadní význam pro poskytování příspěvku na vzdělávací činnost pro UK. • „Výstupy financování doktorských studijních programů“ – je generován ke sběrovým termínů 31.12., 31.3., 30.6.). Tento přehled má zásadní význam pro poskytování příspěvku na vzdě na studia v doktorských studijních programech. • „Výstupy financování studentů s nárokem na ubytovací stipendium“ – je generován jednou z dat k 31.10. Tento přehled ovlivňuje výši příspěvku poskytovaného univerzitě na stipendi ubytování. • „Výstup financování studentů s nárokem na sociální stipendium“ – je generován ke specifi (31.1., 30.6. a 31.10.). Tento přehled ovlivňuje výši příspěvku poskytovaného univerzitě stipendia. ------------------------------------------------------------------------------------------ Roční přehledy ------------------------------------------------------------------------------------------ Pomocné výstupy sloužící např. ke kontrole financování a dalších ukazatelů. ------------------------------------------------------------------------------------------ Matriční data ------------------------------------------------------------------------------------------ Zde uvedené výstupy (ve formátu XML) generované z dat dle momentálního stavu na SIMS má mo každá fakulta. Před a po uzavření sběru jsou některé z těchto výstupů generovány i centrál ukládány do databáze pro pozdější kontroly a generování požadavků na opravy dat. ------------------------------------------------------------------------------------------ Aktuální přehledy ------------------------------------------------------------------------------------------ Slouží ke kontrole aktuálního stavu dat o studiích evidovaných na SIMS. *========================================================================================= * Plány dalších změn *========================================================================================= Během akademického roku 2009/10 by měl být umožněn uživatelsky komfortnější přístup k někt získaným ze SIMS nebo ke kontrolním přehledům založeným nad těmito daty tak, aby je mohly využít ke kontrole svých evidencí. V akademickém roce 2008/2009 bylo, vzhledem ke změně způsobu provádění exportů iniciované ke generování změn a ladění sběru centrálně za celou UK namísto dřívějšího generování expo fakultami. Za tímto účelem byly vytvořeny mechanismy, které zajišťují hromadné centrální k generování oprav zjištěných nedostatků na SIMS. Tyto mechanismy obsahují zatím zejména kon klíčových údajů a jejich změn. Do konce roku 2009 by měly být kontrolní přehledy kompletov na SIMS automaticky propagovány již veškeré změny provedené v IS Studium. Do konce akademického roku 2008/2009 bude v IS Studium zprovozněn tzv. „Kontrolní agent“. kontrolních sestav a přehledů, které mají za cíl v IS Studium průběžně vyhledávat chyby a výskyty chyb a tyto informace prezentovat správě SIMS na ÚVT UK a jednotlivým referentům, příslušná data na starosti. Jako první bude kontrolní agent instalován v programu Student. Univerzitní správce matriky studentů bude parametry některých na SIMS často se vyskytující do tohoto agenta, aby se napříště předešlo exportování vadných dat na SIMS a nutnosti jeji opravy. Vypracováno: 01. 06. 2009 Zveřejněno: 04. 06. 2009 Vypracovali: Sc Jakub Zásměta, Mgr. Martin Maňásek RNDr. oddělení pro informační systém univerzity, ÚVT UK ka