Stáže a jejich evidence ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Verze 01 ****************************************************************************************** * Úvod ****************************************************************************************** Všechny výjezdy i příjezdy studentů na krátkodobé studijní pobyty (dále též „stáže“) mají IS Studium prostřednictvím programu Student. Tato povinnost platí od akademického roku 200 stáží má zejména tyto dopady: 1.příjezdy i výjezdy na stáže jsou povinně (dle instrukce MŠMT) vykazovány do SIMS a MŠMT stáží vykázaných do SIMS přiděluje vysokým školám finanční prostředky na rozvojové progr vykázaných stáží má v rámci kritérií pro výpočet celkově přidělovaných finančních prostř 2.evidované údaje jsou podkladem pro výdej průkazů UK zahraničním studentům na stáži, dle č. 6/2004, 3.student na stáži si může, je-li jeho stáž evidována v IS Studium, prostřednictvím webový Studium zapisovat předměty a přihlašovat se na zkoušky a vyučující mu takto mohou zapiso výsledky, 4.z IS Studium je možné studentovi při ukončení stáže vytisknout přehled absolvovaných stu povinností na UK, a to v modulu „Transcript of Records“. Do programu Student se mají zapisovat všechny výjezdy a příjezdy studentů na studijní poby kratší než jeden semestr. Bez zapsání přijstudenta do programu Student není možné studento průkaz zahraničního studenta UK. Poznámka: Studenti přijíždějící na stáž v rámci programu Erasmus si při výdeji průkazu UK chtějí, aby jim byl vydán průkaz zahraničního studenta UK, nebo průkaz studenta UK s licen ****************************************************************************************** * Evidence studentů přijíždějících na stáž v IS Studium ****************************************************************************************** V následujícím textu je podrobně popsán postup pro evidenci studentů přijíždějících na stá *========================================================================================= * Vložení nového studenta *========================================================================================= Evidence stážistů je, na rozdíl od ostatních studentů, odlišná v tom, že stážisté jsou vkl programu Student, nikoliv do programu Uchazeč. Stážista se v programu Student zaeviduje volbou menu Student volbu „Nový student/studium“ klávesovou zkratku CTRL + N). Následně je zadáno rodné číslo studenta, respektive jeho rodný kód (není-li stážista z ČR v ČR přiděleno rodné číslo). Tvar rodného kódu cizince je: Rok + měsíc (u žen zvýšený o 50) + den narození + číslo „11“ + písmeno „X“ + rozlišovací č atd.). Prvních 6 číslic rodného kódu cizince je tedy shodných jako u rodného čísla (dvojčíslí rok narození, u žen se k měsíci připočítává hodnota 50). Poslední číslice rozlišuje mezi více studenty se stejným datem narození a pohlavím. Pro pr s daným datem narození a pohlavím se použije číslice 9, u dalšího studenta číslice 8 atd. studenta se použije číslice 0. Pokud by studentů se stejným datem a pohlavím bylo v systém je třeba kontaktovat helpdesk IS a zkonzultovat s ním další postup. *========================================================================================= * Vyplnění údajů o studentovi *========================================================================================= Po zadání rodného čísla nebo rodného kódu se otevře okno pro vložení základních osobních ú tomto okně je třeba vyplnit alespoň povinná pole: • jméno • příjmení • stát – občanství • trvalá adresa – ulice, obec, stát a okres Kromě těchto údajů je žádoucí vyplnit „Číslo pasu“ a „Rodinný stav“. V případě, že student má trvalý pobyt v ČR, bude pole „Trvalý pobyt v ČR“ ponecháno zaškrt nadepsaných „3. Trvalá adresa“ je třeba vyplnit adresu trvalého pobytu studenta v ČR. Doru není nezbytné vyplňovat a v části „Student – kontaktní adresa“ bude nastavena volba „trval Pokud student nemá trvalý pobyt v ČR, je třeba odškrtnout pole „Trvalý pobyt v ČR“, do pol Trvalá adresa“ vyplnit zahraniční adresu studenta a do polí nadepsaných „4. Doručovací adr adresu bydliště studenta v ČR. V části „Student – kontaktní adresa“ je pak třeba nastavit adresa 1“. U trvalé adresy musí být povinně vyplněno pole „Okres“. V případě zahraniční adresy se do hodnota „7777“, která značí ostatní okresy mimo ČR. V případě, že je u adresy v ČR správně vyplněno PSČ, hodnota do pole „Okres“ se podle něj automaticky. Pole „Obec – kód“ a „Část obce – kód“ není třeba vyplňovat u žádné z adres. *========================================================================================= * Vyplnění údajů o studijním pobytu *========================================================================================= Po zadání osobních údajů studenta se otevře okno pro zadání údajů o studiu studenta, tedy studijním pobytu. V tomto okně je třeba vyplnit následující povinné údaje: • „Fakulta“ • „Druh studia“ – bakalářské, magisterské, navazující magisterské nebo doktorské • „Forma studia“ – „prezenční“ nebo „kombinované“ • „Obor“ – studijním oborem akreditovaným na fakultě, který se svým obsahem nejvíce blíží stáže, na kterou student přijel (zadání tohoto údaje je povinné pro předávání údajů do S • „Rok přijetí“ – první z roků daného akademického roku; pokud tedy student přijíždí v aka 2006/2007, jde o rok „2006“, bez ohledu na to, zda student přijíždí na zimní semestr či (tedy vlastně až v roce 2007) • „Zápis do studijního programu“ – datum příjezdu na stáž • „Financování studia“ – hodnota 11 (cizinec na krátkodobém studijním pobytu na české VŠ) • „Typ stáže“ – typ stáže, na kterou student přijíždí (výběrem z číselníku); v případě typ forma stáže“ je třeba navíc vyplnit pole „Poznámka ke stáži“ informací, o jakou stáž kon • „Místo výuky“ – Praha, Hradec Králové, Plzeň, popřípadě jiné • „Jazyk výuky“ – převažující jazyk, který bude používán při výuce v rámci stáže *========================================================================================= * Vyplnění studijního stavu *========================================================================================= Studijní stav se zadává po přepnutí na záložku „Stav“ v horní části okna (ihned pod menu). formulář, v němž je třeba vyplnit následující povinná pole: • „Studijní stav“ – hodnotou „studuje“ • „Od“ – je již vyplněno shodným datem jako pole „Zápis do studijního programu“ • „Do“ – předpokládané datum ukončení studijního pobytu • „Ročník“ – číslici „1“ Část formuláře nadepsaná „NOVÝ studijní stav“ se nevyplňute. Na vyplnění polí „Studijní stav“, „Od“ a „Do“ závisí vydání průkazu studenta UK. Průkaz je vydat jen tehdy, je-li jeho studijní stav „studuje“, není před datem „Od“ a ještě neuplynu Datum „Do“ se tiskne na průkaz studenta jako datum, do kterého průkaz platí. V případě stá semestrů (a to i v případě, že stáž bude pokračovat v dalším akademickém roce) je proto tř konečné datum stáže jako celku, nikoliv datum konce semestru. *========================================================================================= * Vyplnění položky „Referent“ *========================================================================================= Poslední povinnou položkou při zakládání nového studia je položka „Referent“. Toto pole se záložce „Studium“, a to jménem referenta/referentky, která má zadávaného stážistu na staro seznamu nenajdete potřebné jméno, je třeba kontaktovat správce studijního informačního sys aby příslušné jméno do číselníku referentů přidal. Pokud aplikace po potvrzení zadaných údajů stiskem tlačítka „OK“ zobrazí hlášení, že zvole druhu studia, formy studia a studijního oboru není povolena, je třeba kontaktovat správce informačního systému na fakultě, aby potřebnou kombinaci povolil v programu Parametry. *========================================================================================= * Ukončení stáže *========================================================================================= Informaci o ukončení stáže je třeba rovněž zapsat to programu Student, a to tímto postupem • vyhledat v seznamu studentů v programu Student stážistu, kterému končí stáž, • v menu Student zvolit položku „Oprava studia“ (lze použít též klávesovou zkratku CTRL + záložku „Stav“, • vyplnit pole „Studijní stav“ hodnotou „zanechal“ a pole „Důvod zanechání“ hodnotou „úspě stáže cizince“ (při jiném než úspěšném ukončení stáže se rovněž vyplní „Studijní stav“ h „zanechal“, ale pole „Důvod zanechání“ se vyplní jinou odpovídající hodnotou než „úspěšn cizince“), • potvrdit provedené změny tlačítkem „OK“. *========================================================================================= * Prodloužení stáže *========================================================================================= Dojde-li k prodloužení trvání stáže, je třeba upravit v programu Student hodnotu uvedenou sekci „Studijní stav“ - v menu Student volbou „Oprava studia“ (též klávesová zkratka CTRL „Stav“ vyplněním pole „Do“ novou hodnotou. Po prodloužení stáže si student vyzvedne ve výdejním centru nový průkaz zahraničního stude platnosti. *========================================================================================= * Studenti přijíždějící na stáž v rámci programu Erasmus *========================================================================================= Studenti přijíždějící na stáž na UK v rámci programu Erasmus si podávají elektronickou při stáž, prostřednictvím speciální webové aplikace, která není součástí IS Studium. Tyto přih zpracovává Evropská kancelář RUK. ****************************************************************************************** * Evidence výjezdů studentů na stáž ****************************************************************************************** Studentům, kteří vyjíždějí na krátkodobé studijní pobyty mimo UK, nelze přerušovat studium na stáž, protože doba studia studenta v zahraničí se má započítávat do jeho celkové doby s U matričních studentů vyjíždějících na krátkodobý studijní pobyt mimo UK zůstanou v progra zachovány všechny údaje, včetně způsobu financování studia, s výjimkou těchto změn: • Ke dni odjezdu se studentovi změní studijní stav na hodnotu „výjezd na stáž“ a vyplní se datem, kdy začíná pobyt studenta na stáži, a datum „Do“ předpokládaným datem ukončení st • Položku „typ stáže“ je třeba vyplnit typem stáže, na kterou student vyjíždí (výběrem z č případě typu stáže „jiná forma stáže“ je třeba navíc vyplnit pole „Poznámka ke stáži“ in stáž konkrétně jde. Tyto změny se v programu Student provádějí volbou menu Student/Oprava studia (lze použít t zkratku CTRL + O nebo ikonu se symbolem kladívka) na záložkách „Stav“ a „Škola“. Při návratu studenta ze stáže je třeba mu v programu Student změnit jeho studijní stav zpě měl před výjezdem na stáž (případně na jiný stav, došlo-li v průběhu či při ukončení stáže které ovlivňují studijní stav studenta), a datum „Od“ vyplnit dnem následujícím po dni uko Ostatní údaje o studiu zůstanou zachovány. *========================================================================================= * Studenti vyjíždějící na stáž v rámci programu Erasmus *========================================================================================= Pro agendu žádostí o výjezdy na stáže v rámci programu Erasmus a vyhodnocení těchto žádost speciální webová aplikace, která není součástí IS Studium, ale přebírá z IS Studium základ studentovi vyjíždějícím na stáž a o jeho studiu na UK. Tato aplikace byla uvedena do provo ****************************************************************************************** * Specifika meziuniverzitního studia ****************************************************************************************** Meziuniverzitní studium je studium, kdy student studuje tzv. společný studijní program – s na dvou nebo více školách studijní program na základě dohody těchto škol. Student získává splnění podmínek tohoto studijního programu na všech těchto školách více diplomů (tzv. dou multiple degree). Takový student je evidován na UK jako standardní student. Část studia, k partnerských školách, se eviduje jako výjezd na stáž. V současné době je příkladem takovéh „Akce 1“ programu Erasmus - Mundus. ****************************************************************************************** * Nejčastější chyby v evidenci, jejich náprava a dopad na SIMS ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Příjezd na stáž - uvedení jiného financování než „11“ *========================================================================================= Uvedení jiného způsobu financování než „11“ (cizinec na krátkodobém studijním pobytu na če následek, že stáž je evidována jako „běžné“ studium. I v případě, že si stážista pobyt na eviduje se studium s financováním 11, namísto kódu 6 (samoplátce), který je určen výhradně „dlouhá“) studia. Pro opravu je třeba co nejdříve provést změnu financování na kód 11, a t data zápisu do studia. V případě, že data o takto chybně zaevidovaném studiu již byla odeslána na SIMS, bude při exportech na SIMSu automaticky provedena výměna historie studia. Nicméně v případě, že by studium evidováno na SIMS ke sběrovému termínu (zejm. 31.10.), mohl by mít tento fakt v př rozpočtového financování za následek neoprávněné přidělení dotace na toto studium. *========================================================================================= * Příjezd na stáž - uvedení jiného důvodu zanechání studia než „úspěšné ukončení stáže ciz *========================================================================================= Tento stav má za následek chybu při exportu na SIMS a blokování odeslání sběru nebo výměny SIMS. Je potřeba provést opravu studia - změnu důvodu zanechání na „úspěšné ukončení stáže *========================================================================================= * Výjezd na stáž - nechtěné ukončení výjezdu *========================================================================================= Zejména při přechodu na další akademický rok a nastavování nových studijních stavů je zvýš omylem ukončen výjezd na stáž změnou stavu na hodnotu „S“ (studuje). Je třeba prověřit skutečné trvání stáže a podle výsledku upravit záznamy o studijním stavu nebo aktuální studijní stav. V případě zjištění nesrovnalosti po odeslání dat na SIMS bude při nejbližším sběru generov historie tohoto studia. *========================================================================================= * Výjezd na stáž - nezaevidování výjezdu *========================================================================================= V případě, že již došlo k exportu dat na SIMS, může mít takové opomenutí za následek zbyte dotace MŠMT. Výjezd je potřeba co nejdříve zaevidovat, změna bude v nejbližším sběru odesl *========================================================================================= * Výjezd na stáž - neuvedení typu stáže *========================================================================================= Tento problém nastává zejména v případech provádění zpětných oprav v evidenci průběhu stud typu stáže má za následek chybu při exportu na SIMS a blokování odeslání sběru nebo výměny SIMS. Vypracováno: 29. 04. 2009 Zveřejněno: 30. 04. 2009 Vypracovali: Sc Mgr. Martin Maňásek, Jakub Zásměta Mgr. oddělení pro informační systém univerzity, vedoucí oddělení ÚVT UK