Zápis ze zasedání Komise pro informační technologie AS UK 18. ledna 2021 ****************************************************************************************** * Přítomní: ****************************************************************************************** Bc. Andrej Farkaš (MFF), Mgr. Jakub Horký (PF), Mgr. Jan Pačes (PřF), Martin Pehr (1.LF), (MFF) ****************************************************************************************** * Hosté: ****************************************************************************************** JUDr. Tomáš Horáček, Ph.D. (kvestor UK), Mgr. Marek Buday (Odbor veřejných zakázek), Mgr. (Odbor veřejných zakázek), Ing. Hana Chaloupková (Ekonomický odbor), Mgr. Martin Maňásek ( Michael Glogr (PF), Bc. Martin Čihák (FF), Mgr. Jan Kretschmer (PřF) ****************************************************************************************** * Program: ****************************************************************************************** 1.Zahájení a schválení programu 2.Schválení zápisu ze zasedání komise ze dne 19. listopadu 2020 3.Rezervační systém pro KaM 4.Zakázka na nový ekonomický systém 5.Pokroky v kyberbezpečnosti 6.Různé ****************************************************************************************** * 1. Zahájení a schválení programu ****************************************************************************************** Bc. Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK, přivítal všechny připojené a poděkoval jim za je věnují problematice IT a veřejných zakázek. S povděkem kvitoval, že většina připojených má dobrého čaje. Stručně představil program, ke kterému nebyly žádné námitky. ****************************************************************************************** * 2. Schválení zápisu ze zasedání komise ze dne 19. listopadu 2020 ****************************************************************************************** Bc. Farkaš informoval, že z zápisu z prosincového jednání komise nepřišla žádná námitka. Z zápisu také nikdo nevyjádřil. Návrh usnesení: Komise pro IT AS UK schvaluje zápis ze zasedání komise ze dne 19. listopadu 2020. Schváleno tichým souhlasem ****************************************************************************************** * 3. Rezervační systém pro KaM ****************************************************************************************** Bc. Farkaš předal slovo JUDr. Horáčkovi, kvestorovi UK, který se ujal představení obou zak případech zvolili postup s předběžnými tržními konzultacemi, které mají dva úkoly: zjistit pohybují možnosti, ceny a dodavatelé a zda je zakázka vůbec realizovatelná; zadruhé ověřit cenu a funkcionality, tedy zda je pro jednotlivé uchazeče taková zakázka zajímavá a pokud byla její finanční náročnost. Jde o rezervační systém, který má umožnit lépe pracovat s re a měl by přidat nové funkcionality, které stávající systémy nemají. Prostředky na KaM však a bohužel při nástupu do funkce s hrůzou zjistil, že většina investičních prostředků byla 2019. Nyní jsou ve fondech peníze sotva na nutné rekonstrukce. Mgr. Buday – Děkuje za pozvání a za úvod do problematiky. Co se týká předběžných tržních k byly vedeny na obě zakázky. Do konzultací se přihlásilo 6 dodavatelů, které se jich chtěli nich se hned v úvodu odhlásili. Reálná jednání tak vedli se 4 dodavateli. Dva z nich nemaj žádný podobný systém a programovali by nám jej na míru. Třetí měl již hotový systém, který na MUNI v Brně a pravděpodobně i na dalších VŠ. Čtvrtý dodavatel byl se systémem Previo, c systém, který by nám mohl upravit na míru. Tyto konzultace byly vedeny po dobu 14 dní před a jejich cílem bylo zjisti konkrétní finanční náročnost zakázky. Dodavatel systému Previo sdělil, že množství úprav by bylo příliš velké, takže již nemá o tuto zakázku zájem. Nyní odpověď od 3 dodavatelů. Co se týče ekonomické stránky: jeden z programátorů by se nejspíš mil. Kč vešel, ale vyhradil si možnost to ještě přepočítal. Druhý programátor, od nějž již informační systém, odhadl cenu na 8-9 mil. Kč s tím, že jej požádali, aby cenu dále strukt k nepovinným funkcionalitám. Od něj očekáváme odpověď v příštím týdnu. S posledním dodavat existujícím systémem jsme vedli debatu o zdrojových kódech a licencích. Po novém roce jsme email, že odhaduje cenu na 12-20 mil. Kč. Součástí podmínek smlouvy, která by byla předmět zakázky, je dlouhodobá údržba systému s tím, že v prvních 4 letech nebude možnost vypovědě poté bude výpovědní doba minimálně 1 rok. Odhaduje však, že cena posledního systému je ovl dodavatel předpokládá, že by nám k tomu dal i zdrojové kódy. Zakázku plánují zadat v zadáv uveřejněním, kdy tak budou moci o ceně s dodavateli vyjednávat. JUDr. Horáček – Odhaduje, že cena tohoto systému skončí na částce 8-10 mil. Kč. Jedna věc kolik to vysoutěžíme, a druhá to, co nastane poté. Prověří na KaM jakým způsobem a z jakýc schopni peníze na systém vydat. Situace KaM sice je pozitivní v tom, že za rok 2020 neskon ale negativní je to, že investiční fondy byly vyčerpány v roce 2019. To je sice řešitelné, detailněji vědět, kolik peněz bude na systém třeba. Mgr. Buday – Děkuje. Doufá, že od posledního dodavatele dostanou v průběhu příštího týdne ohledně ceny systému. Bc. Farkaš – Mají přehled o tom, které požadavky se v materiálu, co již Komise pro IT AS U měnily? Resp. co z části „zásadní“ bylo změněno na „nepovinné“. Mgr. Buday – Z předběžných tržních konzultací vyšlo to, že zadávací podmínky byly původně že by se mohli účastnit pouze dodavatelé, kteří již mají nějaký podobný systém nebo jeho č Pokud bychom to tak nechali, tak bychom měli pouze dva soutěžitele: APS Brno (dodavatel sy hotelový systém Previo. Po předběžných tržních konzultacích se shodli, že bude nutné kvali pro zadávací řízení rozšířit a připustit účast dodavatelů, kteří tento systém ještě nemají požadovat existenci alespoň nějakého jiného informačního systému. To je asi ta nejdůležitě z předběžných tržních konzultací. Dále pak to, že budou muset zvýšit předpokládanou cenu. připomínky ke smlouvě a k technickým podmínkám a podmínkám hodnocení. K tomu asi řekne víc Mgr. Maňásek – Z technického hlediska tam moc změn nebude. Nejvíce připomínek bylo k dokum zdrojovému kódu. Ve výsledku asi nebudou požadovat předání zdrojového kódu, ale budou chtí aby se nedostali do patové situace. Dokumentace v námi požadovaném rozsahu nebude asi tak se týče funkcionalit, tak je před zahájením předběžných tržních konzultací rozdělili do dv podstatné funkce a doplňkové. K tomuto zatím neměli žádnou zpětnou vazbu. Nyní však čekají od posledního zájemce, který slíbil i nacenění těch doplňkových funkcí. Bc. Farkaš – Pokud mají způsob, jak zajistit, aby byl systém udržovaný, a hlavně podporova dlouhou dobu, tak by byl velmi rád, pokud by byly tyto způsoby komisi představeny. JUDr. Horáček – Toto s kolegy zatím příliš nediskutovali. Osobně moc nevěří smlouvám, ve k zadavatel vlastníkem zdrojových kódů a nejsou mu předány všechny licence k systému. Problé protože se pak velmi těžce jedná s dodavatelem IT systému, když zdrojové kódy nemáme. Zadr závislí na externím subjektu s vědomím toho, že po určité době budeme muset znovu systém s stále vedeme soudní spor s LinkSoftem, kdy jeho dceřiná společnost, která současný systém dodávala, nemá skoro žádný vlastní majetek, z nějž by nám mohla zaplatit smluvní pokutu. O vždy zastáncem toho, že kupující má dostat vše. Má to však úskalí, že pokud budeme chtít z to zatíží ÚVT a dostali bychom se na částku 15-20 mil. Kč. To je ale diskuze do budoucna, zda se nám takto vysoká investice vyplatí. Mgr. Buday – Vše, co říkal pan kvestor, je samozřejmě pravda, ale pak se bude částka za sy až někde u horní hranice 20 mil. Kč. Alternativa, která existuje, je ta, že bychom to sout časový horizont a zdrojový kód a dokumentaci by byl dodavatel povinen dát do advokátní úsc k nim měli přístup pouze pokud by smlouva skončila z důvodu na straně dodavatele – přestal by neplnil během výpovědní doby. Výpovědní doba by byla delší, min. rok, popř. rok a půl, 4 roky by byla smlouva ze strany dodavatele nevypověditelná. Mohli by tak se systém dále n alternativa by byla zpočátku levnější a zaručovala by nám to, že bychom měli k dokumentaci kódům v případě nutnosti přístup. Tím, že předpokládají uzavření smlouvy na delší dobu, ta zdrojový kód, ale potřebují podporu systému. O tomto by bylo APS Brno ochotno diskutovat z za 20 mil. Kč, pokud bychom zdrojový kód nepožadovali. Návrh usnesení: Komise pro IT AS UK bere na vědomí informace o zakázce na rezervační systém pro KaM. Schváleno tichým souhlasem ****************************************************************************************** * 4. Zakázka na nový ekonomický systém ****************************************************************************************** Bc. Farkaš předal slovo JUDr. Horáčkovi, kvestorovi UK, který se ujal představení zakázky. by měl primárně fungovat na ekonomickém odboru na RUK a měl by komunikovat s ekonomickými fakultách. Mgr. Buday – Předběžných tržních konzultací se účastnili 4 dodavatelé a očekávaná částka v na první část je 10-15 mil. Kč bez DPH. Dle předběžných tržních konzultací je tato cenareá RUK upraví více zadávací podmínky a upřesní, co přesně po dodavatelích chce. První část je organizační projekt a následně až po tom se bude soutěžit samotný systém. O tom více řekne a Mgr. Maňásek, kteří upřesní, proč se takto rozhodli zakázku rozdělit. Ing. Chaloupková – Nové výběrové řízení se rozhodli zadat proto, že při minulých soutěžích komplikace v tom, že tam byla opačná verze: že vysoutěžíme softwarovou firmu, která nám ná ekonomicko-organizační projekt. Druhou část však bylo možno dodat subdodavatelsky a teprve mělo dojít k dodání systému. Přes toto výběrové řízení se nikdy nedostali a vesměs byly vš zakázky zrušeny nebo nějak napadeny. Proto se rozhodli jít opačnou cestou a nejdříve vytvo organizační projekt, který se softwaru netýká. Vytvoří jej poradenská firma specializovaná organizaci a management. Tato firma pomůže i s bolestnou otázkou, jak udělat dělící čáru m údaji, jež není nutné centralizovat, a mezi údaji, které je nutné sledovat všude ve stejné tyto údaje mohli být agregovány v rámci celé UK. Dále RUK ve spolupráci se zmíněnou firmou který bude nejlépe odpovídat vytvořenému ekonomicko-organizačnímu projektu. Poté dojde k d softwarová firma na základě ekonomicko-organizačního projektu navrhne implementaci systému je samotná implementace a uvedení do provozu. I v této etapě si vyhrazují účast poradenské výsledný cíl, tedy že software bude co nejlépe fungovat v souladu s projektem, dosažen co Mgr. Maňásek – K věcné části jen stručně: nový centrální ekonomický systém jako univerzita jelikož současná roztříštěnost systémů napříč UK je nesnesitelná. Jako UK potřebujeme lepš lepší řízení organizace, ale i pro vykazování dat pro stát. Hlavní motivace pro rozdělení je to, že jako UK potřebujeme v prvním kroku detailně popsat, co od systému potřebujeme. I mají stejný systém jako my, používají jiné nadstavbové moduly, a proto komunikace mezi pro Původně uvažovali soutěžit to společně, tedy jak projekt, tak software, ale proti tomu cho námitky, že slučujeme dvě zakázky do jedné a požadujeme kvalifikaci, které tyto firmy nema tohoto rozdělení také je, že poradenská firma bude sloužit i jako dozor nad samotným progr Mgr. Buday – Co se týká předběžných tržních konzultací: jak avizoval předtím, tak měli 4 d nimiž vedli velmi detailní jednání. Účastnili se EY, BDO Digital, KPMG a dále pak Prago De která již pro nás dělala jednu analýzu. Tyto předběžné tržní konzultace se časově kryly s tržními konzultacemi na rezervační systém KaM. Informace, které se při předběžných tržních dozvěděly, nebyly zásadního charakteru. Dostali mírnější připomínky k samotnému popisu pln tomu, co přesně chceme od systému, co požadujeme, aby dodavatel realizoval sám, co bude dě ponecháno na softwarové firmě. Je tedy potřeba toto v zadávací dokumentaci více zpřesnit. kterou budou dodavatelé možni a ochotni nabídnout, nižší, protože bude jasné, co je podsta a co již nikoliv. U požadavků na kvalifikaci dodavatele nastanou drobné úpravy. Tím, že se vypisovat v tomto roce, tak jsme ovlivněni i novelou o odpadech, která vyšla těsně před Vá zároveň změnila paragraf v zákoně o veřejných zakázkách. Budeme tak nově muset zohledňovat inovaci dodavatelů. Na toto se ptali také v průběhu předběžných tržních konzultací. Mohou do smlouvy zakotvit, že se výsledný výherce bude muset zavázat k tomu, že umožní stáže stu škol, aby se mohli podívat na to, jak to reálně při takto velkých projektech chodí. JUDr. Horáček – Moc děkuje všem kolegů, kteří jsou nyní připojeni, a to jak z ÚVT, tak z e odboru a z odboru veřejných zakázek. Skutečně se podařilo vytvořit tým, který si vzal zaká perfektně funguje. Návrh usnesení: Komise pro IT AS UK bere na vědomí informace o zakázce na nový ekonomický systém. Schváleno tichým souhlasem ****************************************************************************************** * 5. Pokroky v kyberbezpečnosti ****************************************************************************************** Bc. Farkaš informoval o pokračování školení, jež jsou plánována ve spolupráci s NÚKIB. V p semestru plánují toto školení dostat mezi širokou veřejnost. V následujících týdnech rozpo náhledem nového znění školení a byl by rád, kdyby se k němu vyjádřili zejména ti, kteří mě i předchozí textaci školení. Návrh usnesení: Komise pro IT AS UK bere na vědomí informace o průběhu školení o kyberbezpečnosti. Schváleno tichým souhlasem ****************************************************************************************** * 6. Různé ****************************************************************************************** Bc. Farkaš – Jelikož se jedná o poslední jednání Komise pro IT AS UK v tomto funkčním obdo děkuje všem, kteří se jednání komise v průběhu posledního roku účastnili. Věří, že se bude nadále. Mgr. Horký – Moc děkuje Bc. Farkašovi za to, že převzal vedení Komise pro IT, protože v lo namále. Ukázalo se, že Komise pro IT má svůj smysl a je spousta témat, které na ní lze pro Bc. Farkaš – Děkuje moc všem a přeje klidný zbytek večera. Zapsala: Amáta Vohradská, tajemnice AS UK Schválil: Bc. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK