Opatření rektora č. 6/2022 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Pravidla a prováděcí metodika zaměstnanecké mobility v rámci programu ER K provedení: - Gestor: Odbor zahraničních vztahů Účinnost: 24. ledna 2022 *========================================================================================= * PRAVIDLA A PROVÁDĚCÍ METODIKA ZAMĚSTNANECKÉ MOBILITY V RÁMCI PROGRAMU ERASMUS+ *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 1 – Předmět úpravy ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Opatření představuje souhrn pravidel a metodiky pro realizaci zahraničních pracovních ce a neakademických pracovníků Univerzity Karlovy (dále jen „UK“) v rámci výměnného program + Klíčové akce 103/131 (pro účely tohoto opatření dále jen „Erasmus+“) a také upravuje s poskytování cestovních náhrad dle opatření kvestora č. 7/2018. 2.Toto opatření se netýká mobilit v rámci výměnného programu Erasmus+ Klíčové akce 107/171 mezinárodní kreditové mobility. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 2 – Odpovědnost ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Procesy zaměstnanecké mobility v rámci programu Erasmus+ jsou řízeny: a.decentralizovaně fakultami a součástmi UK v rámci příslušných referátů b.centrálně Evropskou kanceláří Rektorátu UK (dále „EK RUK“) 2.Fakulty UK odpovídají zejména za: a.dojednávání, přípravu a uzavírání tzv. interinstitucionálních smluv se zahraničními vy institucemi či podniky b.provádění výběrového řízení a nominace účastníků k mobilitě programu Erasmus+ c.pracovně-právní aspekty mobility, tj. cestovní příkaz, zálohy a vyúčtování d.zpracování žádosti o refundaci nákladů vůči EK RUK dle podmínek programu Erasmus+ a ve tímto opatřením e.zajištění dalších zdrojů financování, je-li zřejmé, že grant programu Erasmus+ nepokry mobility f.zohledňování výsledků mobilit zaměstnanců na internacionalizaci fakulty a UK g.realizaci programu (výuky/školení) přijímaných zahraničních akademických a neakademick na fakultách UK a součinnost při obdobných akcích pořádaných EK RUK h.propagaci mobilit zaměstnanců a související informační servis Odpovědnost za realizaci výše uvedených činností v rámci fakult a součástí nese příslušn referenti agendy zahraničních vztahů. 3.EK RUK odpovídá zejména za: a.žádost o grant z prostředků programu Erasmus+ a její řádnou evidenci b.komplexní řízení schváleného projektu Erasmus+ mobilit v oblasti VŠ vzdělávání za UK c.stanovení kvalifikačních požadavků na uchazeče o účast na mobilitě d.metodické řízení a podporu fakultám a součástem UK při realizaci aktivit projektu e.vystavování tzv. účastnických smluv v rámci celé UK f.správu rozpočtu projektu, pravidelnou finanční kontrolu a případné změny v rámci pravi smlouvy g.poskytování finančních prostředků projektu na realizované mobility prostřednictvím zpě nákladů h.realizaci programu (výuky/školení) přijímaných zahraničních akademických a neakademick rámci RUK a součinnost při obdobných akcích pořádaných fakultami UK i.monitoring interinstitucionálních smluv, zejména z hlediska dodržování podmínek Charty Erasmus+ (dále jen „ECHE“), pravidelné hodnocení efektivity spolupráce a případné návr j.průběžné a závěrečné zprávy a vyúčtování finančních prostředků vůči poskytovatelům gra zahraniční spolupráce (dále jen „DZS“), potažmo Evropské komisi a MŠMT ČR k.propagaci mobilit zaměstnanců a související informační servis Odpovědnost za realizaci a výše uvedené činnosti v rámci EK RUK nesou institucionální ko programu Erasmus+ (dále jen “IK”) a koordinátor zaměstnanecké mobility programu Erasmus+ ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 3 – Digitalizace ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Jedním z prioritních cílů programu Erasmus+ na UK v oblasti zaměstnanecké mobility na ob je digitalizace administrativních procesů, a to za účelem: a.sjednocení a automatizace administrativních úkonů b.vznik autonomních kontrolních mechanismů, prevence chybovosti c.snadného sdílení dat o zaměstnanecké mobilitě s pověřenými koordinátory d.snížení administrativní zátěže e.snížení ekologické zátěže realizace programu Erasmus+ 2.V souladu s OR 40/2021 o evidenci tvůrčí činnosti, projektů a zaměstnaneckých mobilit a doplněno) o povinné evidenci mobility zaměstnanců na UK, budou mobility programu Erasmus rozhraní IS Věda, který bude obsahovat IT nástroje pro zajištění maximální možné digital zaměstnanecké mobility programu Erasmus+. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 4 – Oprávněné aktivity ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.V rámci programu Erasmus+ mohou zaměstnanci UK realizovat čtyři typy oprávněných aktivit a.výukový pobyt b.školení c.kombinovaný pobyt d.tzv. kombinovaný intenzivní program 2.Výukový pobyt (teaching assignment, STA) představuje pedagogickou činnost na zahraniční instituci, která: • sídlí v některé z tzv. programových zemí, zapojených do programu Erasmus+ a je držitel nebo sídlí v libovolné jiné, tzv. partnerské zemi (preference dle strategie internacio • má s vysílající instituci pro dané projektové období platnou interinstitucionální smlo 3.Pedagogickou činností se rozumí zejména přednášky, cvičení, semináře, vedení laboratoří dle interinstitucionální smlouvy. 4.Za uznatelnou aktivitu nelze u výukového pobytu považovat přípravu na výuku, účast na ko přípravné návštěvy či samostatný výzkum. 5.Školení zaměstnanců (staff training, STT) představuje školení na zahraniční vysokoškolsk v podniku, jenž: • sídlí v některé z programových zemí, zapojených do programu Erasmus+ a je držitelem li sídlí v libovolné jiné, tzv. partnerské zemi (preference dle strategie internacionaliz • působí na trhu práce nebo v oblasti vzdělávání, výzkumu, mládeže apod. • nachází-li se v partnerské zemi, má s vysílající instituci pro dané projektové období interinstitucionální smlouvu (u programových zemí není podmínkou). 6.Školením se rozumí vzdělávací aktivity, směřující k rozvoji profesní kvalifikace zaměstn seminářů, workshopů, tematických tzv. staff weeks, jazykových kurzů apod. 7.Za uznatelnou aktivitu nelze u školení považovat účast na konferenci, tzv. přípravné náv samostatný výzkum. 8.Kombinovaný pobyt slučuje výukový pobyt i školení v rámci jedné mobility, kterou lze usk či více oprávněných institucích v cílové zemi. 9.Kombinovaný intenzivní program (blended intensive programme, BIP), jenž představuje spec zaměstnanecké mobility, zahrnující povinnou virtuální složku v kombinaci s fyzickou mobi zahraniční instituci. Tento typ mobility je vázán na samostatnou, předem schválenou proj žádost, zahrnující nejméně tři instituce ze tří programových zemí, jenž musí být provázá interinstitucionálními smlouvami. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 5 – Trvání projektu, délka mobility ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Projektové období (nazývané též „Výzva“) programu Erasmus+ trvá standardně 26 měsíců, po (v roce 2021 od 1.9.2021) a končí tedy 31.7.202x+2 (v roce 2021 31.10.2023). 2.Z důvodu zajištění včasného vyúčtování projektu a vzhledem k obvyklému souběhu Výzev bud daného období zařazovat mobility zahájené nejpozději 30 dní před jeho koncem. 3.Délka jednotlivé mobility je stanovena (ve všech případech nepočítaje dny cesty): • pro výukový pobyt a školení v programových zemích či jejich kombinaci: nejméně 2 dny a • pro výukový pobyt a školení v partnerských zemích či jejich kombinaci: nejméně 5 dní a • pro kombinovaný intenzivní program: nejméně 5 a nejvýše 30 dní fyzické mobility a libo počet dní virtuální složky mobility. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 6 – Výběr účastníků ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Zaměstnanec musí mít na UK platnou pracovní smlouvu, případně DPP/DPČ. 2.Zaměstnanec musí být k účasti na mobilitě v rámci programu Erasmus+ nominován na základě řízení, jehož organizace a podmínky jsou v kompetenci příslušných fakult a součástí. 3.Výběrové řízení musí probíhat za následujících podmínek: a.být veřejně vyhlášené b.být transparentní c.zachovávat principy rovné příležitosti d.být dokumentované písemným zápisem v jednotné formě. 4.Aniž by došlo k porušení odst. 3 c), je fakulta povinna dbát na rozšiřování mobility rov zaměstnance, kteří se aktivit dosud neúčastnili. 5.Pokyn k vyhlášení výběrového řízení vydá EK RUK v termínech dohodnutých s koordinátory p + na fakultách a součástech, kteří následně odpovídají za stanovení interního termínu sb určení kritérií výběru zaměstnanců. 6.Výstupem výběrového řízení je tzv. nominační listina, tj. seznam vybraných uchazečů (dál „účastníků“), kteří mohou v rozhodném období mobilitu realizovat. Zmíněnou listinu pak f součásti předají EK RUK společně se zápisem, viz odst. 3 d). ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 7 – Administrativní náležitosti pobytu ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Dokumentace mobility v rámci programu Erasmus+ musí zahrnovat: a.program mobility (Staff Mobility Agreement) b.cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě (dále jen “CP”) c.účastnickou smlouvu d.potvrzení o době a náplni pobytu (Confirmation of Erasmus Teaching/Training). e.účetní doklady k vyúčtování cesty a závěrečnou zprávu f.žádost o refundaci nákladů ze strany fakulty vůči EK RUK z prostředků programu Erasmus zdrojů. 2.Program mobility je účastník povinen sestavit, nechat potvrdit a EK RUK předložit nejpoz výjezdem v předepsané formě, která obsahuje zejména: a.jasnou identifikaci smluvních stran b.vymezení jednotlivých dnů a oprávněných aktivit (bez dnů cesty) a jejich náplně, vč. p c.popis očekávaných výsledků cesty d.vlastnoruční či elektronické podpisy účastníka, jeho přímého nadřízeného či proděkana zahraničních vysokoškolské instituce nebo podniku. 3.Minimální počet hodin, který je nutné věnovat oprávněné aktivitě je stanoven: a.v případě výukového pobytu na nejméně 8 hodin za pracovní týden či jakoukoliv kratší d b.v případě kombinovaného pobytu na nejméně 4 hodiny za pracovní týden či jakoukoliv kra c.na poměrný násobek výše uvedeného v případě pobytů delších nežli pracovní týden. 4.Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě musí být na žádost vyjíždějícího zaměstnance obvyklého postupu. UK je povinna poskytnout na tuto zahraniční cestu zálohu s výjimkou s zaměstnanec z vlastní vůle nežádá, a to dle dohody buďto hotově nebo převodem na účet za 5.Účastnickou smlouvu vystaví a uzavře v předepsané formě na základě oboustranně potvrzené mobility EK RUK, a to nejpozději 7 dní před výjezdem zaměstnance. Tato smlouva: a.začleňuje mobilitu do rámce programu Erasmus+ b.definuje maximální výši přiznané finanční podpory programu Erasmus+, případně z jiných gesci, c.stanovuje práva, povinnosti a termíny plnění obou smluvních stran. d.potvrzuje výše uvedené vlastnoručními či elektronickými podpisy účastníka a koordináto EK RUK 6.V souladu s opatřením kvestora (číslo bude doplněno) a odpovídajícími vyhláškami děkana obdobnými metodickými dokumenty na úrovni fakult, je účastník povinen do 10 pracovních d své fakultě vyúčtovat cestovní příkaz, tj. předložit účetní doklady k oprávněným nákladů ubytování, stravné, místní dopravu a jiné nutné vedlejší výdaje. Tyto doklady musí být o čitelné, řádně roztříděné dle měny. 7.Vůči EK RUK je účastník povinen v souladu s účastnickou smlouvou do 10 dní po skončení m originální vyhotovení potvrzení o době pobytu a vyplnit elektronickou závěrečnou zprávu, Evropskou komisí, jakmile k tomu bude vyzván. EK RUK odpovídá za kontrolu potvrzené doby náplně oprávněných aktivit uvedených v programu mobility. V případě odchylek (např. krat pobytu) provede dodatkem ke smlouvě úpravu přiznaných finančních prostředků. 8.Žádost o refundaci přiznaných nákladů mobility z prostředků programu Erasmus+ je fakulta UK povinna předložit EK RUK včetně kopií účetních dokladů do 30 dní od skončení pracovní zaměstnance. EK následně bez zbytečných odkladů provede finanční kontrolu předložených n hlediska uznatelnosti vůči programu Erasmus+ a dle pravidel programu finanční prostředky fakultě nebo součásti. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 8 – Finanční podpora, uznatelné náklady ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Účastník je oprávněn obdržet finanční podporu programu Erasmus+ ve formě dvousložkového cestovní a pobytové náklady dle aktuálních sazeb programu Erasmus+. 2.Cestovní grant je příspěvkem na dopravu do místa konání oprávněných aktivit a zpět. Uzna jsou: a.náklady na použití prostředku dálkové hromadné dopravy, tj. zpáteční letenka či zpáteč jízdenka 2. třídy či autobusová jízdenka. b.náklady na použití služebního či vlastního vozu ve dnech cesty do/z místa určení c.náklady na dopravu z letiště či nádraží do místa pobytu. 3.Maximální paušální výše cestovního grantu se stanoví dle vzdálenosti cílové destinace ná Distance Calculator, poskytovaným Evropskou komisí. Sazby musí být zveřejněny na webovýc k zaměstnanecké mobilitě programu Erasmus+. Počínaje Výzvou 2021 může být cestovní grant případě, že zaměstnanec pro cestu na místo konání mobility i zpět využije ekologického z 4.Pobytový grant je příspěvkem na náklady spojené s pobytem v místě konání oprávněných akt Uznatelnými náklady jsou: a.zahraniční stravné dle aktuálně platné vyhlášky MF ČR b.poplatek za ubytování c.náklady na městskou hromadnou dopravu v místě pobytu ve dnech oprávněných aktivit d.nutné vedlejší výdaje, např. poplatek za jazykový kurz, vstupenky do galerií, muzeí v návštěva je prokazatelně předmětem oprávněné aktivity, např. součástí výuky v rámci mo přijímající instituci. 5.Maximální paušální výše pobytového grantu je vypočtena násobkem denní sazby programu Era země a počtu dní, kdy probíhají oprávněné aktivity. Od 15. dne aktivit dále je sazba sní paušální částky. 6.Pobytový grant účastníkovi nenáleží na dny cesty, dny virtuálních částí mobilit, případn rámci pobytu. 7.Kromě výše uvedeného je ve výjimečných a odůvodněných případech možné navýšit pobytový g (1 den před a 1 den po období oprávněných aktivit), případně až o 4 dny v případě užití způsobu dopravy. Schválení tohoto navýšení podléhá EK RUK a výši dostupného rozpočtu. 8.Kromě výše uvedeného může účastník požádat o příspěvek na pokrytí zvýšených výdajů souvi speciálními potřebami. Samostatnou žádost podává na EK RUK, kde ji posuzuje IK. Náklady schvaluje IK, náklady přesahující 3000 EUR podléhají schválení DZS. Účastník, jemuž je t přiznán, je povinen po skončení cesty zvýšené náklady doložit příslušnými účetními dokla ostatními náklady CP. V případě nesrovnalostí je EK RUK oprávněna žádat od zaměstnance n nebo celého přiděleného příspěvku. 9.Finanční podpora programu Erasmus+ je koncipována jako příspěvek a zpravidla nemusí pokr náklady, počítá se s finanční spoluúčastí z dalších zdrojů (fakulty, součásti, zaměstnan 10Zaměstnanec je povinen dbát na hospodárné a účelné zajištění náležitostí cesty. 11V případě, že dva či více zaměstnanců účtují společně vynaložené náklady cesty, je třeba dokladu ke všem vyúčtováním CP a specifikovat, u kterého z nich se nachází originální do ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 9 – Přijíždějící zaměstnanci ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.V rámci programu Erasmus+ se předpokládá uskutečňování recipročních mobilit akademických neakademických zaměstnanců zahraničních vysokoškolských institucí, s nimiž má UK uzavřen interinstitucionální smlouvu, případně hostujících zaměstnanců ze zahraničních podniků. 2.Finanční náležitosti cesty a přidělení případné finanční podpory jsou v kompetenci vysíl UK nicméně může zajistit pro přijíždějící zaměstnance příslušné služby (např. ubytování) možností. 3.Program mobility přijíždějících zaměstnanců potvrzuje pověřená osoba za fakultu či ústav primárně realizuje, v případě RUK pak IK. 4.V případě realizace programu na více fakultách/součástech UK se očekává jejich vzájemná administrativní součinnost. 5.Mobility přijíždějících zaměstnanců musí být stejně jako u zaměstnanců vyjíždějících řád to zejména pro účely výročních zpráv o činnosti, projektových žádostí a z důvodů statist ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 10 – Kontroly a audity ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.EK RUK je povinna ve stanovených lhůtách předkládat DZS a MŠMT průběžné a závěrečné zprá finančních prostředků. 2.EK RUK je na výzvu DZS, MŠMT či Evropské komise povinna poskytovat součinnost při provád oznámených kontrol a auditů poskytnutím podkladů k realizovaným mobilitám. 3.Fakulty a součásti UK jsou pro účely kontrol a auditů povinny poskytnout na vyžádání EK dodatečné podklady, které spadají do jejich gesce. 4.Tyto podklady jsou odpovědná pracoviště povinna uchovávat nejméně 5 let od projektového byla mobilita realizována, resp. dle lhůt daných legislativou ČR a skartačním řádem. 5.Audity v rámci programu Erasmus+ mohou mít podobu: a.tzv. desk-checku, tj. kontroly smluvní a finanční dokumentace, vyžádaných a zaslaných grantu b.tzv. on-the-spot checku, tj. kontroly smluvní a finanční dokumentace, případně dalších podkladů na EK RUK c.systémového auditu, tj. kontroly smluvní a finanční dokumentace, auditu procesů, vnitř kontrolních mechanismů apod. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 11 – Závěrečné ustanovení ------------------------------------------------------------------------------------------ Toto opatření nabývá účinnosti dnem 24. ledna 2022. V Praze dne 18. ledna 2022 .pdf ke stažení [ URL "UK-11611-version1-or_2022_06.pdf"] Dle výzvy: 2020 nebo 2021 a pozdější členské státy EU, země EHP (Norsko, Lichtenštejnsko, Island), kandidátské země (Severní Ma Turecko), dočasně Velká Británie (pouze do 31.5.2023) Od výzvy 2021 možno část rozpočtu vyčlenit pro mobilitu mimo programové země platné od Výzvy 2021 https://cuni.cz/UK-232.html [ URL "UK-232.html "] http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm [ URL "http://ec.europa. erasmus-plus/tools/distance_en.htm"]