Opatření rektora č. 21/2022 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Pravidla pro přijímání a prošetřování oznámení protiprávního jednání spo K provedení: Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 20 Gestor: Odbor vnitřního auditu a kontroly Účinnost: 1. června 2022 [Změněno OR č. 5/2023 [ URL "UK-12471.html "] ] Opatření rektora č. 21/2022 ve znění opatření rektora č. 5/2023 (Úplné z *========================================================================================= * Pravidla pro přijímání a prošetřování oznámení protiprávního jednání spočívajícího v por Evropské unie (whistleblowing) *========================================================================================= *========================================================================================= * Část první - Základní ustanovení *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 1 - Předmět úpravy ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Předmětem úpravy tohoto opatření rektora (dále také jako „opatření“) je vymezení pravide a prošetřování oznámení protiprávního jednání spočívajícího v porušení práva Evropské un jako „oznámení“), tzv. whistleblowing, na Univerzitě Karlově (dále také jako „univerzita 2.V rámci pravidel pro fungování vnitřního oznamovacího systému toto opatření upravuje a.způsoby podání oznámení, b.postavení osoby určené k přijímání oznámení, posouzení jeho důvodnosti, prošetřování o navrhování opatření k nápravě, jakož i k dalšímu postupu souvisejícímu s podaným oznám jako „příslušná osoba“) a její práva a povinnosti, c.práva a povinnosti osob, které příslušná osoba v souvislosti s podaným oznámením požád při posouzení jeho důvodnosti a šetření oznámení, d.vedení evidence oznámení, a e.pravidla nakládání s dokumenty. 3.Opatření vychází z úpravy provedené ve směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1 října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále také jako „směrnice“ ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 2 - Působnost ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Opatření se použije na přijímání a prošetřování oznámení protiprávního jednání spočívají práva Evropské unie v oblastech upravených směrnicí a konkretizovaných v odst. 2 tohoto jestliže k takovému porušení mělo dojít na univerzitě, a jestliže takové oznámení podal vymezený v odst. 3 tohoto ustanovení v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností. 2.Oznamuje se protiprávní jednání spočívající v porušení práva Evropské Unie, a to ve smys oblasti a.zadávání veřejných zakázek, b.finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů, c.daně z příjmů právnických osob, d.předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, e.ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, f.bezpečnosti dopravy, g.ochrany životního prostředí, h.veřejného zdraví, i.radiační ochrany a jaderné bezpečnosti, j.bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat, k.ochrany spotřebitele, l.bezpečnosti výrobků a jejich souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů, m.ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a inform n.ochrany finančních zájmů Evropské unie, a o.fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní 3.Oznamovatelem je a.zaměstnanec univerzity, nebo bývalý zaměstnanec univerzity, b.osoba, která pracuje, nebo pracovala pro univerzitu na základě dohody o pracovní činno o provedení práce, c.osoba, která vykonává nebo vykonávala na univerzitě odbornou praxi nebo stáž, d.uchazeč o zaměstnání na univerzitě, e.osoba, která je, nebo byla členem některého z orgánů univerzity, poradních orgánů rekt orgánů univerzity, f.osoba, která pracuje nebo pracovala pro univerzitu na základě smlouvy, jejímž předměte poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění. 4.Za oznamovatele se nepovažuje rektor univerzity. *========================================================================================= * Část druhá - Vnitřní oznamovací systém *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 3 ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Za účelem přijímání a prošetřování oznámení a ochrany oznamovatele je na univerzitě zříz oznamovací systém. 2.Vnitřní oznamovací systém je soubor pravidel pro přijímání a prošetřování oznámení, komu oznamovatelem, zajištění ochrany totožnosti oznamovatele, jakož i vedení evidence o ozná jejich prošetření. Informace o zřízení vnitřního oznamovacího systému, způsobech oznamov na příslušnou osobu univerzita zveřejňuje na svých internetových stránkách. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 4 - Způsoby podání oznámení ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Oznámení lze v rámci vnitřního oznamovacího systému podat a.elektronicky prostřednictvím formuláře dostupného na internetových stránkách univerzit b.písemně na adresu Univerzita Karlova, Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1. Obálka musí bý „Neotvírat – k rukám vedoucí odboru vnitřního auditu a kontroly“, c.telefonicky na čísle zveřejněném na internetových stránkách univerzity; příslušná osob oznamovatelem o přijetí oznámení a jeho obsahu přesný zápis ve dvou vyhotoveních. Ozna možnost zápis zkontrolovat, opravit a odsouhlasit svým podpisem. Jeden výtisk zápisu p osoba oznamovateli, jestliže o to oznamovatel projeví zájem, d.osobně po dohodě s příslušnou osobou; v takovém případě je příslušná osoba povinna ozn v přiměřené lhůtě, nejdéle do 30 dnů od okamžiku, kdy se příslušná osoba dozví o skute oznamovatel má v úmyslu podat oznámení touto formou. Při osobní schůzce sepíše přísluš oznamovatelem o přijetí oznámení a jeho obsahu zápis ve dvou vyhotoveních. Oznamovatel zápis zkontrolovat, opravit a odsouhlasit svým podpisem. Jeden výtisk zápisu předá pří oznamovateli, jestliže o to oznamovatel projeví zájem. Vzor zápisu o přijetí oznámení je přílohou č. 1 tohoto opatření. 2.Opakovaně podávané oznámení, pokud neobsahuje oproti dříve podanému nebo dříve podaným o učiněným stejným oznamovatelem nové informace, se neprošetřuje. U takového oznámení se o potvrdí příjem se sdělením, že se nebude dále prošetřovat z důvodu neuvedení nových info 3.Oznámení lze také podat prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spra tomto případě oznámení přijímá a posuzuje Ministerstvo spravedlnosti. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 5 - Příslušná osoba ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.K přijímání oznámení, posouzení jeho důvodnosti, prošetřování oznámení, navrhování opatř jakož i k dalšímu postupu souvisejícímu s podaným oznámením, se určuje příslušná osoba. 2.Příslušnou osobu určuje zpravidla z řad zaměstnanců univerzity rektor univerzity. Vzor u osoby je přílohou č. 2 tohoto opatření. 3.Příslušnou osobou je určena osoba, která splňuje odborné a osobnostní předpoklady nezbyt svědomitý výkon práce příslušné osoby. Příslušná osoba musí splňovat podmínku bezúhonnos plné svéprávnosti po celou dobu jejího určení příslušnou osobou. V případě, že příslušná podmínku bezúhonnosti a plné svéprávnosti, je povinna toto zaměstnavateli oznámit bez zb odkladu. 4.Příslušná osoba je náležitě poučena o svých právech a povinnostech při přijímání a šetře jak vyplývá z tohoto opatření; o tomto poučení se sepisuje s příslušnou osobou záznam. V poučení příslušné osoby o jejích právech a povinnostech je přílohou č. 3 tohoto opatření ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 6 - Zastupující příslušná osoba a další příslušná osoba ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Pro případ nepřítomnosti příslušné osoby v práci trvající déle než 5 pracovních dnů nebo příslušná osoba mohla být při prošetřování oznámení ve střetu zájmů, se určuje zastupují osoba. 2.Jestliže oznámení nemůže prošetřit příslušná osoba ani zastupující příslušná osoba, určí jednotlivý případ další příslušná osoba. 3.Při prošetřování oznámení, jakož i dalším postupu souvisejícím s podaným oznámením, má z příslušná osoba nebo další příslušná osoba postavení příslušné osoby. 4.Pro zastupující příslušnou osobu a další příslušnou osobu se ustanovení tohoto opatření příslušné osoby použijí obdobně. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 7 - Práva a povinnosti příslušné osoby ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Příslušná osoba přijímá oznámení a prošetřuje jeho důvodnost. Je-li oznámení důvodné, ne důvodné, pak navrhuje opatření k nápravě. Příslušná osoba dále informuje oznamovatele o oznámení, o výsledcích šetření a opatřeních přijatých k nápravě. 2.Při výkonu činností souvisejících s podaným oznámení postupuje příslušná osoba v souladu právními předpisy a tímto opatřením. 3.Příslušná osoba vykonává svou činnost nezávisle, nestranně a s obezřetností a nepřijímá zaměstnavatele nebo jiného nadřízeného v souvislosti s výkonem činností příslušné osoby či pokyny. Její pracovní hodnocení nesmí záviset na výsledku prošetření oznámení. 4.Příslušná osoba je povinna bez zbytečného odkladu informovat rektora o své nepřítomnosti trvající déle než 5 pracovních dnů. 5.Příslušná osoba nesmí prošetřovat takové oznámení, u kterého by jeho podstata u ní mohla střet zájmů. Zpravidla to bude v případě, kdy se příslušná osoba účastnila na projednává oznamované věci. V případě rizika střetu zájmů je příslušná osoba toto povinna oznámit r univerzity bez zbytečného odkladu. 6.Příslušná osoba je povinna zachovávat mlčenlivost o informacích, o kterých se v rámci po a při jeho prošetřování dozví. Mlčenlivost může být prolomena, stanoví-li tak zákon. 7.Příslušná osoba je povinna zachovat utajení totožnosti oznamovatele, jiných osob uvedený jakož i osob, které například pomáhaly při zjišťování důvodnosti informací tvrzených v o 8.Komunikuje-li příslušná osoba s oznamovatelem písemně v listinné podobě, činí tak prostř zásilky zasílané doporučeně. 9.Příslušná osoba předloží rektorovi vždy do 1. března následujícího kalendářního roku pís zprávu o své činnosti za uplynulý kalendářní rok. V této zprávě příslušná osoba uvede a.celkový počet přijatých oznámení a údaj, kolik z tohoto počtu jich bylo anonymních, b.počet oznámení prošetřovaných ve smyslu směrnice a tohoto opatření a údaj, kolik z toh bylo anonymních, c.obecné vymezení skutků tvrzených v oznámení prošetřovaných ve smyslu směrnice a tohoto d.počet oznámení prošetřovaných ve smyslu směrnice a tohoto opatření, a údaj, kolik z to bylo shledáno jako důvodné, kolik jako částečně důvodné a kolik jako nedůvodné nebo ne e.opatření přijatá k nápravě nežádoucího stavu. Při zpracování a předložení zprávy příslušná osoba dbá, aby byla chráněna totožnost ozna osob uvedených v oznámení, jakož i osob, které například pomáhaly při zjišťování důvodno tvrzených v oznámení. 10Příslušná osoba má k dispozici náležité vybavení, technické zázemí, pracovní i materiáln potřebné pro řádný výkon funkce příslušné osoby. 11Příslušná osoba má v souvislosti s prošetřováním oznámení právo na součinnost od jiných právo a.na přístup ke spisovému materiálu k prošetřované věci, a b.požadovat od jiných zaměstnanců univerzity v souvislosti s prošetřovanou věcí vyjádřen *========================================================================================= * Část třetí - Posouzení oznámení a jeho prošetřování *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 8 - Posouzení oznámení a potvrzení jeho přijetí ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Příslušná osoba posuzuje oznámení nejprve z toho hlediska, zda se skutkově jedná o oznám protiprávního jednání spočívajícího v porušení práva Evropské unie ve smyslu směrnice a opatření. Pokud nikoli, dál oznámení ve smyslu směrnice a tohoto opatření neprošetřuje a informuje oznamovatele. 2.Jestliže se skutkově jedná o oznámení ve smyslu směrnice a Čl. 2.2 tohoto opatření, přís přijetí oznámení písemně potvrdí oznamovateli nejpozději do 7 dnů od jeho přijetí, ledaž a.oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby mu přijetí oznámení nepotvrzovala, b.je zřejmé, že potvrzením přijetí oznámení by mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznam 3.Při telefonickém a osobním podání oznámení se za potvrzení přijetí oznámení považuje záp oznámení a jeho obsahu, jehož jeden výtisk byl předán oznamovateli. 4.Vzor potvrzení přijetí oznámení je přílohou č. 4 tohoto opatření. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 9 - Prošetřování oznámení ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Pokud se skutkově jedná o oznámení ve smyslu směrnice a Čl. 2.2 tohoto opatření, prošetř osoba jeho důvodnost. 2.Shledá-li příslušná osoba oznámení důvodným nebo částečně důvodným, předá rektorovi výsl prošetřování a navrhne možná opatření k předejití nebo nápravě nežádoucího stavu. Příslu komunikuje s rektorem takovým způsobem, aby nedošlo k vyzrazení totožnosti oznamovatele, uvedených v oznámení, jakož i osob, které například pomáhaly při zjišťování důvodnosti i tvrzených v oznámení. Rektor sdělí příslušné osobě v přiměřené lhůtě, jaké opatření navr příslušnou osobou nebo jiné vhodné opatření k předejití nežádoucího stavu nebo nápravě b 3.Příslušná osoba informuje oznamovatele o výsledku šetření a přijatých opatřeních v přimě která by měla činit nejdéle 30 dnů od přijetí oznámení. Ve zvlášť složitých případech mů prodloužena až o 60 dnů. O prodloužení lhůty musí být oznamovatel informován před jejím 8.2 se použije obdobně. Vzor sdělení výsledku šetření je přílohou č. 5 tohoto opatření. 4.Jestliže příslušná osoba po posouzení informací tvrzených oznamovatelem vyhodnotí oznáme nedůvodné nebo nepravdivé, vyrozumí o tom oznamovatele bez zbytečného odkladu. *========================================================================================= * Část čtvrtá - Ochrana před odvetným opatřením *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 10 ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Vůči oznamovateli, osobě blízké oznamovateli, příslušné osobě, jakož i dalším osobám uve nebo účastnícím se na prošetřování oznámení, nesmí být učiněno odvetné opatření souvisej oznámení nebo jeho prošetřováním. Za takové opatření, pokud by bylo učiněno v souvislost by mohlo být považováno zejména a.skončení pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, b.zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní č c.odvolání z místa vedoucího zaměstnance, d.snížení mzdy nebo nepřiznání odměny, e.úprava pracovní doby nebo jiná změna pracovních podmínek, f.negativní hodnocení zaměstnance, g.diskriminace, nerovné či nespravedlivé zacházení, h.bezdůvodné vyžadování lékařského vyšetření, i.nátlak, zastrašování nebo jiné nevhodné jednání. 2.Ochrany před odvetným opatřením se nemůže domáhat osoba, která podala vědomě nepravdivé poskytla vědomě nepravdivé informace nebo osoba, která by podané oznámení zamýšlela jako omezení výkonu práv a povinností zaměstnavatele podle zákoníku práce. *========================================================================================= * Část pátá - Vedení evidence a nakládání s dokumenty *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 11 - Vedení evidence oznámení ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Příslušná osoba vede pro každý kalendářní rok v elektronické podobě evidenci přijatých o ke které má přístup pouze příslušná osoba. Vzor evidence přijatých oznámení je přílohou opatření. Eviduje se rovněž anonymní oznámení, jakož opakovaně podávané oznámení, které informace. 2.Evidence oznámení obsahuje a.číslo jednací oznámení z elektronického systému spisové služby univerzity, b.datum přijetí oznámení, c.jméno, příjmení, adresa pro doručování písemností, e-mail oznamovatele, toto vše v roz to známo, d.jméno a příjmení příslušné osoby, která oznámení přijala, e.shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li zn f.datum odeslání potvrzení o přijetí oznámení oznamovateli, pokud je ve smyslu Čl. 8 pot odesíláno, g.datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a výsledek šetření, h.opatření přijaté k předejití nebo nápravě nežádoucího stavu, i.datum, kdy bylo oznamovateli odesláno sdělení o výsledku šetření a opatřeních přijatýc j.jméno a příjmení příslušné osoby, která oznámení prošetřovala. 3.Příslušná osoba vede spis vztahující se k oznámení odděleně od ostatních spisů. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 12 - Uchovávání dokumentů ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Příslušná osoba uchovává oznámení a další dokumenty s ním související zabezpečeným způso listinné dokumenty má k dispozici uzamykatelnou skříň, či trezor. Elektronické dokumenty zabezpečeny heslováním, kryptografickým šifrováním nebo jiným odpovídajícím způsobem. K dokumentům s ním souvisejícím má přístup příslušná osoba. 2.Oznámení a další dokumenty s oznámením související jsou uchovávány jen po nezbytně nutno dobu, která činí alespoň 5 let ode dne přijetí oznámení. 3.Vyřazování oznámení a dalších dokumentů s oznámením souvisejících se uskuteční pod dohle osoby a ve skartačním režimu S 5. V ostatním se postupuje podle Spisového řádu Univerzit obdobně. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 13 - Zpracování osobních údajů ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Jakékoli zpracování osobních údajů v souvislosti s vnitřním oznamovacím systémem je třeb souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů, se zákonem o zpracování osobních ú rektora k zásadám a pravidlům ochrany osobních údajů. 2.V rámci prošetřování oznámení je třeba zpracovávat pouze takové osobní údaje, jejichž zp je nezbytné a účelné. Osobní údaje, které jsou pro vyřízení daného oznámení zjevně nepod neshromažďují, a jsou-li získány náhodou, jsou bez zbytečného odkladu vymazány. 3.V případě uplatnění práv subjektů údajů podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů dbát práva na utajení totožnosti oznamovatele, jiných osob uvedených v oznámení, jakož i například pomáhaly při zjišťování důvodnosti informací tvrzených v oznámení. *========================================================================================= * Část šestá - Přechodná a závěrečná ustanovení *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 14 ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Prošetřování oznámení, která byla přijata před účinností tohoto opatření, se dokončí po opatření. 2. Určení příslušné osoby učiněné před účinností tohoto opatření, se považuje za určení př podle tohoto opatření. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 15 - Účinnost ------------------------------------------------------------------------------------------ Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. června 2022. .pdf ke stažení [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21.pdf"] .doc ke stažení [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21.docx"] Přílohy: Příloha č. 1 Vzor – Zápis o přijetí oznámení .doc [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21_pril [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21_pril_1.pdf"] Příloha č. 2 Vzor – Určení příslušné osoby .doc [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21_pril_2 [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21_pril_2.pdf"] Příloha č. 3 Vzor – Záznam o poučení příslušné osoby o jejích právech a povinnostech .doc version1-or_2022_21_pril_3.docx"] .pdf [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21_pril_3.pdf"] Příloha č. 4 Vzor – Potvrzení o přijetí oznámení .doc [ URL "UK-11850-version1- or_2022_21_pril_4.docx"] .pdf [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21_pril_4.pdf"] Příloha č. 5 Vzor – Sdělení k výsledku šetření .doc [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21_pr [ URL "UK-11850-version1-or_2022_21_pril_5.pdf"] ? Viz Článek 2 směrnice a Příloha Například zák. č. 141/1961 Sb., trestní řád. Opatření rektora č. 60/2018. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzick souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrn (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Opatření rektora č. 16/2018.