Představujeme odbory a projekty ****************************************************************************************** * #1 Odbor spisové služby ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Odbor spisové služby – víte, kdo se za ním skrývá? *========================================================================================= Věděli jste, že Odbor spisové služby netvoří pouze podatelna? Že jeho agendy mají daleko š by mohlo být na první pohled vidět? Pojďme se společně podívat, kdo se pod odborem skrývá zde řeší. Odbor spisové služby je relativně mladý. Vznikl na základě novely organizačního řádu v kvě Formálně žádná oficiální oddělení nemá, sdružuje však v sobě pracoviště Centrální podateln Centrální spisovny RUK. Aktuálně na odboru pracuje sedm stálých zaměstnankyň a dvě stipend V čele Odboru spisové služby stojí absolventka Fakulty humanitních studií UK Bc. Pavla Šín má nejen formální záležitosti a zajištění řádného fungování odboru, ale řeší též péči o do které naše univerzita produkuje i přijímá. Dohlíží na postupy evidence, vyřizování, archiv dokumentů. Osobně se s ní aktuálně můžete potkat na školeních k Elektronickému systému spi (ESSS UK), kde vás provede všemi jeho záludnostmi. Její snahou je, aby spisová služba neby nutné zlo, ale jako samozřejmá pomůcka správy dokumentů, bez níž se neobejdeme a kterou ne protože chyby v práci s dokumenty nás mohou vytrestat i po mnoha letech. Mapováním procesů na univerzitě a přípravou analýz a metodických pokynů se zabývají dvě me – Mgr. Hana Dostálová a Mgr. Jitka Jančíková. Hana primárně mapuje práci na jednotlivých o autorkou řady metodik, např. metodiky podpisového a schvalovacího workflow. Jitka připravu půdu pro projekty jako je Jednotná digitální brána nebo napojení na základní registry. Obě začínají připravovat a budou zajišťovat školení k životnímu cyklu dokumentů a k elektronic elektronickým pečetím a časovým razítkům. Příjem a vypravování analogových i elektronických dokumentů spadá pod Centrální podatelnu setkat s věčně pozitivním a usměvavým trojlístkem našich kolegyň: Lucií Jerglovou, Anastas a Evou Smolíkovou, které doplňuje pečlivá Jaroslava Hasmanová, jež má primárně na starosti rozdělování datových zpráv. Spisy, které prošly svým životním cyklem a byly uzavřeny, se ukládají do Centrální spisovn našem případě sídlí prozatím v Petrské ulici a připravuje se její stěhování do nových pros se nově starají rovněž pečlivé a zodpovědné kolegyně Ing. Monika Sekaninová a Bc. Lucie Mu době by se tým měl rozrůst ještě o jednu pracovní pozici, a to lokálního koordinátora Elek služby RUK, který na rektorátu bude poskytovat první úroveň technické a metodické podpory UK. *========================================================================================= * Spisová služba není jenom zadávání informací do Elektronického systému spisové služby UK *========================================================================================= Věděli jste, že číslo jednací je tu s námi už od 16. století? Že spisová služba není výdob doby k trápení úředníka? Pokud ne, tak vám spisovou službu jako nepostradatelného pomocník představíme. Spisová služba je klíčovým prvkem administrativních procesů a je nezbytnou oporou mající d agend a činností Univerzity Karlovy. Máme-li hovořit o nakládání s dokumenty ve spisové sl především o příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, schvalování, po odesílání, ukládání (archivaci) a vyřazování (skartaci) dokumentů. Životní cyklus dokument vznikem a končí jeho skartací či archivací. Ze zákona musíme vést spisovou službu elektronicky. Ačkoli jde o elektronický systém, evid životní cyklus jak elektronických, tak i listinných dokumentů. Univerzita využívá svůj vla Elektronický systém spisové služby UK (ESSS UK). Díky němu můžeme na jednom místě spravova odchozí dokumenty. Každému dokumentu evidovanému ve spisové službě je přidělováno číslo jednací, které je ide dokumentu a zajišťuje jeho nezaměnitelnost. Dokument je součástí spisu. Spis je vlastně ta v elektronickém systému spisové služby, do kterého vkládáme dokumenty týkající se téže věc vytváříme spisy formou iniciačního dokumentu, tzn. číslo prvního dokumentu je shodné s čís archu. Další vkládané dokumenty do sběrného archu pak mají modulová čísla dle pořadí vlože spisové služby je především podpora elektronizace a centralizovaná evidence dokumentů. *========================================================================================= * Jak mohou zaměstnanci Odbor spisové služby využít? *========================================================================================= Odbor spisové služby je už ze své podstaty službou pro ostatní odbory. Snažíme se, abychom všechny náležitosti, které nám předpisy ukládají v souvislosti s životním cyklem dokumentů současnosti také chceme využít co nejvíce komfortu, který uživatelům nabízí eGovernment. *========================================================================================= * Jaký problém/projekt jsme jako odbor ve své agendě řešili naposledy? *========================================================================================= Jedním z významných projektů, na kterém se Odbor spisové služby podílí, je zavedení Jednot brány (SDG) na naší univerzitě. Jde o projekt, který by měl přinést zjednodušení při výměn vysokými školami a uchazeči o studium při přijímacím řízení a studenty při podávání žádost Univerzita Karlova do projektu vstoupila společně s dalšími 25 českými školami. Dále připr SharePoint OSS jakožto pilotní projekt intranetu UK. *========================================================================================= * Online konzultace *========================================================================================= Máte v rámci svého účtu v ESSS UK záznamy, které jste reálně již vyřídili, ale v systému s uzavřít? Netušíte, jak „poslat“ záznam k elektronickému podpisu svému nadřízenému? Tápete spisových a skartačních znaků? Pokud si v praxi nevíte rady s konkrétními otázkami týkajícími se spisové služby a ESSS UK poradit, můžete se s námi spojit formou pravidelných online konzultací. • kdy: každý poslední čtvrtek v měsíci • kde: vždy přes MS Teams • v kolik: 10.00 hod. První konzultace se uskuteční ve čtvrtek 29. 6. 2023. Bližší informace naleznete na ShareP spisové služby [ URL "https://cunicz.sharepoint.com/sites/ruk-odborspisovesluzby/"] . *========================================================================================= * Školení základní uživatelské znalosti ESSS UK *========================================================================================= Už několik měsíců jsou ve Vzdělávacím portálu UK pravidelně vypisovány termíny školení Ele systém spisové služby UK (základní uživatelské funkce). Školení je určeno nejen všem nově zaměstnancům RUK, přihlásit se mohou všichni, kteří by si rádi oživili své znalosti systém *========================================================================================= * Nový SharePoint Odboru spisové služby RUK *========================================================================================= Odbor spisové služby spouští svůj vlastní SharePoint. Obsah budeme postupně doplňovat, nic můžete seznámit se základními informacemi vztahujícími se k odboru a jeho agendám.