Zápis ze zasedání Komise pro informační technologie AS UK ze dne 11. října 2023 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Přítomní: Mgr. Andrej Farkaš (MFF), Mgr. Anna Altová (PřF), Bc. Marek Boňko (FSV), prof. R Ph.D. (PřF), PharmDr. Eduard Jirkovský, Ph.D. (FaF), Karel Mikulčák (LFP), Matouš Ettler ( Švandelík (MFF), RNDr. Daniel Toropila, Ph.D. (ÚVT), Jan Vavřiník (FHS) Hosté: prof. Tomáš Skopal, Ph.D. (KR), Ing. Marek Kalika, Ph.D. (ÚVT), ****************************************************************************************** * Program: ****************************************************************************************** 1. Zahájení a schválení zápisu z IT komise 21.6.2023 2. Upravená strategie pro IT 3. Podnět z CePITu ke tvaru studentských e-mailových adres 4. Úprava modulu přihlášek a modulu stipendií 5. Průběh zápisů v SIS do zimního semestru 6. Informace prorektora pro IT a. postup ve vývoji nových modulů SIS b. nová mobilní aplikace – plán rozvoje c. úprava vztahu s dodavatelem aktuálního systému SIS 7. Různé ****************************************************************************************** * 1. Zahájení a schválení zápisu z IT komise 21.6.2023 ****************************************************************************************** Předseda komise Mgr. Andrej Farkaš přivítal všechny přítomné a zahájil zasedání komise. Mgr. Farkaš se dotázal, zda má někdo z členů komise připomínky k zápisu ze zasedání Komise 21. června 2023. Připomínky nikdo nevznesl, zápis byl schválen tichým souhlasem. ****************************************************************************************** * 2. Upravená strategie pro IT ****************************************************************************************** Prof. Skopal – Tento materiál byl již na této komisi předjednán. Co se týče změn oproti pů tak došlo ke zpřesnění u kapitoly tykající se tvorby akčního plánu, více se specifikoval p a toho, jak by se mělo celé řízení IT rozložit na více osob. Akční plán nyní také vzniká, součástí strategie, ale je to provozní plán toho, co se na RUK děje. V současné době je ji za rektorátní odbory, jsou v něm přiřazeni garanti a řešitelé – věcní (ze strany dodavatel IT součásti (ÚVT). Strategie je dle jeho názoru již rámcově hotová a následným krokem bude platformy, na které budou konkrétní osoby pracovat. Chceme jim poskytnout platformu ať již helpdesku, kde by bylo možné ve vláknech sledovat vývoj jednotlivých požadavků. Zakomponuj helpdesk pro požadavky na SIS. Vytvoříme i sdílený prostor na SharePointu, aby byl jednotn všechny projekty. Mgr. Farkaš – Nyní má tedy komise možnost zaslat komentáře ke změnám, které byly zapracová Zajímá jej však kdy bude akční plán hotov? Dr. Kalika – Akční plán je již dokončen v první verzi, nyní běží 14 dní na připomínky toho přináleží (garanti, věcní řešitelé či IT řešitelé). Jakmile dokončí na konci příštího týdn tak naimplementují na helpdesk projektovou část, kde následně bude probíhat komunikace mez osobami. Budeme zároveň upřesňovat, jak budou probíhat určité prioritizační procedury. V p zahrnutých v plánu budeme potřebovat pomoc od gestorů z hlediska priorit, jelikož při nace vytváření harmonogramů dojde ke kolizím priorit. Bude to ale transparentní a pro každou ob následně existovat žebříček důležitosti. Pokusíme se v rámci tohoto přidat technologické v vyplývají z toho, že některá témata nejdou dořešit bez předchozího dokončení tématu jiného to dostat do stavu, kdy bude jasná struktura, kterou budeme moci komunikovat ven. Ta bude pro zaměstnance RUK, tak i pro fakulty. Spolupracujeme se zástupci vybraných fakult, máme podporu rozjet pro univerzitu jako celek. Je tam nahráno všech 150 tisíc identit, které by na univerzitě ve stavu, který synchronizaci vyžaduje. Nyní se budeme snažit naplnit strukt jednotlivých aktivit. Potřebujeme přenést podporu helpdesku na SIS. Spadnou do něj i další které teprve vnikají a k nimž budeme potřebovat transparentní komunikaci. Prof. Černý – Je zde bohužel jediný zástupce těch, kteří si pamatují fungování univerzity elektronizací. Nefungovala hůře, fungovala zkrátka jinak. Je aktivním bojovníkem proti ele jelikož obvykle přináší jen zvýšení administrativních požadavků na všech úrovních. Je zde papírových a elektronických systémů. Materiál si pečlivě pročetl, líbí se mu na úrovni ide to dobrý směr, ale má strach z přeelektronizace agent, aby se z akademického prostředí nev autentičnost – zejména komunikace mezi lidmi. Některé věci jsou nyní elektronicky pouze v je velmi snadné vytvořit novou agendu, která zde nikdy nebyla. Byl by rád, kdyby součástí nadřazená analýza toho, kde to skutečně odstraní práci a kde již nebude potřeba vést dupli evidenci. Např. typický uživatel v SIS používá sotva 10 % jeho funkcionalit. Navrhoval by, za to zrušit 50 % SIS a zamyslet se skutečně nad tím, co má smysl. Přeelektronizaci univer větší hrozbu než ne-doelektronizaci. Doplní, že elektronizace není jen o naší ekologické s být horší než vedení papírových evidencí. Mgr. Farkaš – Souhlasí s tím, že má elektronizace probíhat tak, aby nahrazovala papírovou být jejím cílem přetavit administrativu do jednoduší a rychlejší podoby. Prof. Skopal – To, co jsme identifikovali a to, co považuje za dobré systematické řešení, a správa procesů na univerzitě. Chceme si sjednotit a zelektronizovat postupy a procesy na ale zjišťujeme, že samotné procesy probíhají různě. Je však třeba, aby nám to fungovalo vš bude trvat déle to nastavit. Elektronizace je katalyzátorem změny. Např. SIS nám bobtná, p klonů pro jednotlivé fakulty. Administrativa skutečně roste, avšak často z důvodu zvyšován požadavků, které však nejsou jen důsledkem digitalizace. Prof. Černý – Je skeptický k tomu, že jednotné řešení SIS bude lepší než několik lokálních o to, že by procesy nefungovaly, jen fungují jinak. V mnoha ideových bodech nesouhlasí s c normalizací univerzity. Dr. Kalika – My jsme k tomu nuceni i vnějším prostředím. Např. máme závazek v rámci EWP (E Paper), kdy pokud nebudeme součástí digitalizačního procesu, tak nemůžeme ani vyměňovat st programu Erasmu. Jedná se o program na úrovni EU, která tlačí na to, aby účastníci byli pr vyřešili identity apod. Prof. Skopal – Procesy samozřejmě zůstanou různé tam, kde to má smysl. Chceme ale změnit t změně ze svévole a kde rozdílnost nemá žádný hlubší význam. Mgr. Farkaš – Nyní v rámci komise sesbíráme k materiálu podněty a zašleme Vám je. Stačí to jednání Komise pro IT, tedy do 7.11.? Členy komise zároveň prosí o zasílání komentářů přím je vedení hromadně. Prof. Skopal – Rozhodně, protože finální verze bude prezentováno na CePIT 28.11. a následn Mgr. Farkaš – Děkuje. Prosí také o zaslání akčního plánu k náhledu, ať známe rozdělení age garantů a víme, na koho konkrétního se máme v případě dotazů obrátit. ****************************************************************************************** * 3. Podnět z CePITu ke tvaru studentských e-mailových adres ****************************************************************************************** Mgr. Farkaš – Materiál byl komisi zaslán k seznámení se. Rozhodnutí konvergovalo k loginu „login@st.cuni.cz“. Provedl průzkum i v rámci fakultních SKAS. Např. SKAS MFF doporučil, a login ve tvaru „jmeno.prijmeniX@student.cuni.cz“, kdy X je číslem odlišujícím od sebe osob jménem i příjmením. Nejedná se o login ani o UKČO. Studenti ostatních SKAS preferují, aby mailu byla ve tvaru „@student.cuni.cz“, před @ studenti preferují login (např. mrkvicj@). To, o čem zde jednáme, je jednotný alias, který bude všem studentům přidělován plošně. Fak stále mohou vytvořit vlastní fakultní aliasy. E-mailová schránka však s člověkem zůstává, stane studentem jiné fakulty nebo zaměstnancem. Je tak možné, že bude mít jedna osoba např aliasy, ale všechny zůstanou napojené na jednotnou schránku. Dr. Kalika – Na pozadí vždy zároveň vzniká i e-mailová adresa UKČO@cuni.cz, která se tvoří se však bavíme o „hezčí“ alternativě k tomuto loginu, který by pomohl při komunikaci. Prof. Skopal – Navíc se bude jednat o aliasy, které je navíc možné na žádost změnit. Jeden pro studenty, ale tento tvar aliasu bude sloužit i ostatním, kteří si díky tomu budou moci najít ostatní lidi v rámci celé UK. Mgr. Farkaš – Schránky budou tedy jednotné, byť bude více aliasů, a to minimálně u fakult, řešení od Microsoft. Prof. Skopal – Všechny fakulty mají Microsoft účty pro studenty zdarma v rámci zaměstnanec Pokud se fakulty rozhodnou vytvořit si fakultní aliasy, tak je to nijak zatíží, nebude nut provozovat na vlastních serverech, jelikož se bude jednat o schránku jedinou. Mgr. Farkaš – Sjednocení usnadní i komunikaci mezi studenty navzájem, například v rámci se Prof. Skopal – Argumentem pro zavedení studentských emailů je také to, že budeme vědět, s studenty je často třeba komunikovat trochu jinou formou než s akademiky. Prof. Černý – Jemu osobně nevadí, že není v e-mailech dodatek „student“, jelikož stejně vš maily musí otevřít a přečíst. Dovede si ale představit, že někteří akademici budou možná ř zaměstnanecké e-maily před těmi studentskými. Prof. Skopal – K tomu by docházet samozřejmě nemělo. Ještě závěrem doplní, že bude možné p maily v běhu i pro Alumni studenty, kteří sice ze schránek již nebudou moci aktivně odesíl ale bude možné např. e-maily přijímat a zůstat tak s univerzitou v kontaktu. Prof. Černý – I přes přednesené argumenty stále nesouhlasí s dodáním slova „student“ do e- dle něj je to nadbytečné, a naopak by to mohlo vést k nemilým výsledkům. Návrh usnesení: Komise pro IT AS UK doporučuje přijmout mail ve tvaru „jmeno.prijmeniČÍSLO@student.cuni.cz Hlasování 10-0-2 Schváleno ****************************************************************************************** * 4. Úprava modulu přihlášek a modulu stipendia ****************************************************************************************** Dr. Kalika – V rámci projektu SDG (Single digital gateway), do nějž je zapojeno 26 českých k 30.9. jeho zprovoznění na všech zapojených školách, tedy i na UK. V tuto chvíli jsme nap přihlašování přes Národní identifikační autoritu (NIA). Pokud si chci zažádat o nějakou fi nebo se hlásím do studia, tak mohu využít NIA. Je to nyní již implementováno do SIS. Vypad že výsledkem je PDF s žádostí, které je opečetěné v rámci systému. Zašle komisi prezentaci seznámili KR. Tato prezentace je zároveň vypracována i v anglickém jazyce. Mgr. Farkaš – Směřujeme tedy k tomu, že veškerá data uchazeče přihlášeného přes NIA dostan Bude to napojené na centrální registr v takovém stavu, že dojde k automatickému přepsání d Dr. Kalika – Když se přihlašuji přes NIA, tak je možné propsat jen čtyři konkrétně vybrané přesně určená sada dat, které lze z registru předat. Zmenšuje se při přihlašování počet ch data ověřená a správná. V rámci SDG by měly probíhat další postupné kroky, které jsou koor veřejnými VŠ v ČR. Koncem roku by měla být napojen i modul stipendií, následně bude navázá komunikační linka. Je však stále zachována možnost upravit si v přihlášce data manuálně. ****************************************************************************************** * 5. Průběh zápisů v SIS do zimního semestru ****************************************************************************************** Mgr. Farkaš – Proběhl pouze jeden větší pád, a to na FSV. Byl způsoben tím, že se našel pr se předtím neodhalil. Na konci zápisu byla rozeslána stručná anketa, ve které byli student to, jak zápis proběhl. Polovina studentů, která byla se zápisem „zcela nespokojených“, byl na jediné fakultě, kde SIS spadl. Osobně to vnímá jako velmi pozitivní změnu, a to zejména Právnické fakultě SIS nespadl. Více jak polovina všech studentů je se zápisy spokojena či Dr. Kalika – Povedlo se zhruba zdvojnásobit rychlost zapisování. Narazili však nově na pro se blokuje více předmětů a tím se v databázi zamyká „zámeček“ a to zpomaluje systém. Řetěz přihlášení a nedocházelo k odstranění „zámečku“ po odhlášení a znovupřihlášení uživatelů, tvořil po svém novém přihlášení „zámečky“ nové. Při 4 500 studentů se nám jich nahromadilo Prof. Černý – Osobně vnímá klikací závody jako velký problém, a to i přes to, že chápe, že některých seminářích omezené kapacity. Veškeré alternativní semináře by měly být rovnocené neměli rozhodovat pouze dle pedagoga. Přijde mu, že když je alternativa 10 seminářů, tak j dle času, ale nepišme k tomu, kdo jej učí a vyučující k nim následně přidělme náhodně lose správné dělat „lex PF“, ale vyřešme klikací závody jako systémový problém. Mgr. Farkaš – Můžeme to poslat Studijní komisi, aby se k tomuto problému vyjádřila. Komisi spíše jen technologická stránka zápisu. Návrh usnesení: Komise pro IT AS UK žádá Studijní komisi AS UK o řešení problému „klikacích závodů“ při zá Hlasování 11-0-0 Schváleno ****************************************************************************************** * 6. Informace prorektora pro IT ****************************************************************************************** *========================================================================================= * a. postup ve vývoji nových modulů SIS *========================================================================================= Prof. Skopal – Probíhá specifikace nových modulů SIS. Na KR byl řešen problém, že se stále garant produktu či „vlastník SIS“, kterého nyní nemáme. Nejvíce o SIS ví Erudio, u kterého aby bylo jeho „vlastníkem“, je jen dodavatelem. Vznikne koncepční komie pro SIS, jejíž hla Jakub Malina, náš analytik. Chceme zároveň, aby koordinoval veškeré procesní věci, které s systémy. Souvisí to i s procesním portálem, který se má realizovat příští rok a který by m knowledge base všech procesů na UK, které sice již existují, ale je třeba je popsat. Potře jednotně nejen IT zakázky, ale i pro další účely – auditní, harmonizační a další. Tato kon SIS (KoKoS) je již nyní neformálně založená, ale je třeba ji formálně ustavit. Nechceme, a poradní skupina bez pravomocí. Naopak chceme, aby mohla rozhodovat na základě zadání o tom jednotlivé moduly vypisovat, co po nich chceme a jak. *========================================================================================= * b. nová mobilní aplikace – plán rozvoje *========================================================================================= Prof. Skopal – Řešíme nyní projekt Karlovka, kterou jsme se rozhodli rozdělit na dvě samos jedna bude sloužit pro IT, která bude mít dvoufázové ověření. Druhou bude aplikace Karlovk která bude trochu plnit funkci mobilního SIS. Nyní se však objevila nabídka firmy Unison, provozuje pro několik univerzit mobilní aplikaci. Je to napojené na STAG, ale zahrnuje dob podmnožina funkcionalit. Měli jsme s nimi jednání a bylo nám řečeno, že by byli schopni tu napojit na náš SIS. Probíhá s nimi nyní technická komunikace, zjistíme technické možnosti. mít tak, aby se to napojovalo na SIS jako nový modul, aby si to pro data nesahalo vždy pří Bylo by však třeba to stihnout do poloviny roku 2024. Jednání se nyní vedou, dostaneme k t testovacího prostředí. Bude třeba tuto aplikaci samozřejmě vysoutěžit. V této aplikaci jso pro PR agendu, jelikož přes ni je možné sdílet i novinky apod. Ettler – Má dotaz ohledně aplikace. Stávající Karlovka využívá v rámci PR agendy velmi hoj které často spamují i věcmi, které se studentů netýkají. Bude možné je vypnout? Dr. Kalika – Bude to technologicky zcela jiný technologický základ, Karlovka by se zlikvid se o zcela novou aplikaci s upravenými funkcionalitami. Mgr. Farkaš – Požadavkem Komise pro IT zcela jistě bude, aby notifikace bylo možné upravit nastavení. Dále by byl rád, kdyby byl komisi poskytnut přístup do testovacího prostředí. *========================================================================================= * c. úprava vztahu s dodavatelem aktuálního systému SIS *========================================================================================= Mgr. Farkaš – Včera došlo k podpisu dodatku s firmou Erudio. Kdo by měl zájem, tomu může d zároveň však máme povinnost jej zveřejnit. Pro rok 2024 to pro nás znamená úsporu asi 10 m Dr. Kalika – Nejedná se o finance, které by nám byly k dispozici, z těchto financí nejprve dluhů (tiketů), které již existují a které jsou ve smlouvě položkově vypsány. Nacenění tik součástí smlouvy. Prof. Černý – Osobně by byl rád, kdyby byl tento právní vztah externě auditován. Máme zde dlouhou budoucnost tunelování univerzity Erudiem. Dr. Kalika – Nyní se tento vztah snažíme osekat a minimalizovat. Mgr. Farkaš – Již na minulé komisi se přišlo na to, že fakulty často zadávaly práci napřím o tom ÚVT vědělo a tyto požadavky schválilo. Nahromadila se tak zadání, na nichž byla prác o jejichž existenci jsme netušili. Fakulty si tak vyžádali práci, kterou měl následně zapl ten se však o tom dozvěděl až zpětně. Dr. Kalika – Lidé z fakult si bohužel neuvědomovali, že si objednávají věci, které se nema Erudio mělo v rámci smlouvy paušální objem práce, na to byly navázány vícepráce, které byl mimo to, a právě ty způsobily tyto problémy. Nyní jsme rádi, že se nám povedlo stáhnout o Prof. Černý – Rád by viděl rozpoložkovaně tento dluh, který bude omezovat rozvoj IT na uni si, že by to měla tato komise vidět. Dr. Kalika – Nyní se již nevyřeší minulost a musíme ji jen vyřešit a ukončit. Za sebe je r povedlo dluh srazit. Velmi nepříjemné jsou i vlivy inflace, ale jsme na trajektorii, kdy v konci tunelu. Tím, že si nyní zavedeme vlastní helpdesk, tak oddělíme vnitrouniverzitní ko která jde přímo na Erudio. Budeme mít v rukou kompletní objednávání. Nyní je sice již stop již práce objednávat každý, ale vlastní helpdesk nám velmi pomůže v eliminaci nepotřebných ****************************************************************************************** * 7. Různé ****************************************************************************************** Prof. Černý – Má dotaz na to, jaké má univerzita centrální řešení stran ukládání dat. Jsou novinky? Mění se publikační nároky, je to živé téma a máme zde požadavek na aktivní úložiš komunikace s uživateli. Máme zde ideový záměr, ale zajímal by jej harmonogram řešení. Dr. Kalika – Repozitáře má v kompetenci ÚKUK, ÚVT poskytuje jen technickou podporu a hardw Prof. Černý – Nejde mu jen o repozitáře, ale i o aktivní data, se kterými se neustále prac vyžaduje jiné technologické řešení než úložiště bakalářek a diplomek. Mgr. Farkaš – Děkuje za podnět, je možné dr. Římanovou pozvat na další jednání komise. Předseda komise Mgr. Andrej Farkaš poděkoval přítomným za účast a zasedání ukončil. Zapsala: Amáta Vohradská, tajemnice AS UK Schválil: Mgr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK