Pravidla pro čerpání prostředků z 4EU+ ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Tato pravidla jsou sestavena 4EU+ Local Office EC-OVaV (dále jen 4EU+ LO). Jsou závazná pr žadatele o podporu z 4EU+ rozpočtu, fakultní koordinátory a 4EU+ administrátory. Pravidla ke stažení v PDF [ URL "UK-13404-version1-4eu_pravidla_cerpani_financni_podpory.pdf"] . Pravdila zároveň slouží jako návod na to, jakým způsobem čerpat podporu v konkrétních situ Doporučujeme proto vždy překontrolovat, zda postup, který uplatňujete, odpovídá pravidlům, uznatelný. V případě sebemenších nejasností vždy konzultujte 4EU+ LO na e-mailové adrese 4 [ URL "mailto:4euplus@cuni.cz"] . 1. Obecné pokyny 2. Mobility (vyjíždějící pracovníci, studenti, přijíždějící hosté) 3. Osobní náklady (odměny, DPP/DPČ) 4. Ostatní náklady (stipendia, nákup majetku, občerstvení, režie) 5. Financování a refundace (jak postupovat při vyúčtování) 6. Reporting (jak a co reportovat) 7. Dokumenty ke stažení 8. Kontakty ****************************************************************************************** * 1. Obecné pokyny ****************************************************************************************** 1.Čerpat je možné pouze z projektů nebo mimoprojektových aktivit, které byly schváleny v r jim oficiálně přidělena finanční podpora. 2.Čerpání projektů se vždy řídí oficiálně vyhlášenými pravidly daného projektu, která jsou webových stránkách UK (https://cuni.cz/UK-11716.html [ URL "https://cuni.cz/UK-11716.htm pravidla jsou nadřazena zde uvedeným obecným pravidlům. Liší-li se tedy tyto dva dokumen mají vždy pravidla daného projektu. 3.Čerpání mimoprojektových aktivit se řídí těmito pravidly a/nebo domluvou s 4EU+ LO. 4.Čerpat lze pouze na aktivity spojené s daným projektem nebo mimoprojektovou aktivitou, r schváleného rozpočtu i cílů projektu/aktivity. 5.Při veškerých dotazech, žádostech atd., vztažených k projektu/aktivitě, je nutné používa číslo projektu/aktivity. 6.Všechny změny v projektu/aktivitě, či rozpočtu je nutné předem konzultovat s 4EU+LO a če finance až po písemném odsouhlasení 4EU+LO. Žádost o změnu projektu [ URL "UK-13404-vers zadost_o_zmenu_v_projektu_4eu.docx"] pošlete na adresu 4euplus@cuni.cz [ URL "mailto:4eu 7.Hlavní řešitel projektu je za čerpání rozpočtu zodpovědný a veškeré finanční prostředky s jeho souhlasem. 8.Je-li projekt/aktivita řešen na některé z fakult UK, je fakulta zodpovědná za řádné zaúč finančních prostředků dle těchto pravidel a řádně zaslané žádosti o refundace v souladu pravidly. Hlavní řešitel je povinen o podání žádosti o podporu v rámci projektových sché získání financování z mimoprojektových aktivit informovat fakultního koordinátora. [ URL cuni.cz/UK-11795.html"] Řešitelům z fakult důrazně doporučujeme konzultovat záměr podat z 4EU+, a to včetně sestavení rozpočtu, s příslušným fakultním koordinátorem [ URL "http UK-11795.html"] . ****************************************************************************************** * 2. Mobility ****************************************************************************************** Projektová mobilita vyplývá ze záměru projektu, může být tedy uskutečněna pouze se souhlas řešitele projektu. Pravidla pro čerpání mobilitních nákladů se řídí Pravidly daného projek Ta naleznete na https://cuni.cz/UK-12949.html [ URL "UK-12949.html "] .  Hlavní řešitel je informovat fakultního koordinátora o pracovních cestách zaměstnanců, které se v rámci proj Mgr. Terezu Vosejpkovou (tereza.vosejpkova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:tereza.vosejpkova@ruk všech cestách vyjíždějících studentů (a to vč. jmenného seznamu osob). Mimoprojektová mobilita se řídí pravidly pro mimoprojektovou mobilitu, která jsou k dispoz cuni.cz/UK-12949.html [ URL "https://cuni.cz/UK-12949.html"] . Kontaktní osobou je Mgr. Te (tereza.vosejpkova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:tereza.vosejpkova@ruk.cuni.cz"] ). Neříkají-li pravidla projektového schématu či mimoprojektové mobility jinak, postup pro zp je následující: *========================================================================================= * Postup u vyjíždějících studentů UK *========================================================================================= Studenti vyjíždějí s částečnou finanční podporou na mobilitu (stipendium), jejíž výše je určena 4EU+ sazebníkem. Student vyplní žádost o stipendium na krátkodobou mobilitu [ URL "https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx? id=2naS4DT5hkC_CIgWogQUogVV411yNYVHl2KvgejsotNUM08zOUZHSzFBOFRQR0xKNUdMMDU3SEFWWS4u"] , na je vyhotoveno Rozhodnutí o přidělení stipendia a Mobility Grant Agreement, který musí stud podepsat. Stipendium v odpovídající výši studentovi přiznává a vyplácí RUK. Kontaktní osob Vosejpková ( tereza.vosejpkova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:tereza.vosejpkova@ruk.cuni.cz"] ). *========================================================================================= * Postup u vyjíždějících zaměstnanců fakult *========================================================================================= Cestovné je propláceno fakultou dle zákona a dle fakultních pravidel. Kontaktní osobou pro pracovních cest je příslušný fakultní koordinátor [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . V rámci mobilit souvisejícími s 4EU+ je maximální cena ubytování v zahraničí stanovena na výjimkou hotelů zajišťovaných organizátory akce. Pokud není možné zajistit ubytování za tu cena zdůvodněna a doložena printscreeny alespoň 3 dalších nabídek ubytování). *========================================================================================= * Postup u vyjíždějících zaměstnanců RUK *========================================================================================= Cestovné je propláceno dle zákona, cestovní příkaz musí být vyhotoven v aplikaci MOBILITY v IS Věda, kontaktní osobou je Mgr. Tereza Vosejpková (tereza.vosejpkova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:tereza.vosejpkova@ruk.cuni.cz"] ). *========================================================================================= * Postup u vyjíždějících externistů *========================================================================================= Není-li v pravidlech daného projektového schématu řečeno jinak, cestovné externím osobám ( zaměstnanců či ne-studentů na UK workshopy, konference, aj.) je vypláceno dle fakultních p na základě tzv. nepojmenované smlouvy. Kontaktní osobou pro vyřízení takových výjezdů je p fakultní koordinátor [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . V případě cest externistů ko přímo na RUK kontaktujte pro postup 4euplus@cuni.cz [ URL "mailto:4euplus@cuni.cz"] . *========================================================================================= * Postup u přijíždějících studentů *========================================================================================= Náklady na cestovné hradí vysílající univerzita. *========================================================================================= * Postup u přijíždějících hostů *========================================================================================= Host je zejména hostující přednášející, pozvaný externista (a to i mimo alianci). Náklady na cestovní výdaje jsou hrazené podle fakultních pravidel, většinou na základě tzv smlouvy. Výdaje jsou placeny z rozpočtové kategorie “ostatní náklady”. Kontaktní osobou pr takových příjezdů je příslušný fakultní koordinátor [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] Ve výjimečných a odůvodněných případech lze tímto způsobem hradit i náklady přijíždějících studentů. Doporučujeme předem kontaktovat a konzultovat 4EU+ LO na adrese 4euplus@cuni.cz "mailto:4euplus@cuni.cz"] . ****************************************************************************************** * 3. Osobní náklady ****************************************************************************************** Pravidla pro čerpání osobních nákladů se řídí Pravidly daného projektového schématu. Ta na https://cuni.cz/UK-12949.html. [ URL "https://cuni.cz/UK-12949.html"] Osobní náklady se proplácí pouze tehdy, pokud to umožňují pravidla daného projektu. Osobní náklady je možné proplácet buď formou odměn na základě odsouhlasených Timesheetů, n na základě DPP/DPČ uzavřené na RUK. *========================================================================================= * Zaměstnanci UK pracující na projektu *========================================================================================= Zaměstnanci UK (bez ohledu na fakultní příslušnost) jsou vypláceni formou odměn na základě odsouhlasených timesheetů [ URL "UK-13404-version1-ts_1core_vzor.xlsx"] zaslaných na e-mai 4EUTS@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:4EUTS@ruk.cuni.cz"] , a tov těchto termínech: • odměny za 1. – 3. měsíc daného roku nejpozději do 5.dubna • odměny za 4. – 6. měsíc daného roku nejpozději do 5. července • odměny za 7. – 9. měsíc nejpozději do 5. října • odměny za 10. – 12. měsíc nejpozději do 20.prosince Pokud daný projekt umožňuje vyplácení osobních nákladů nebo odměn, je potřeba při tvorbě r výši osobních nákladů včetně všech odvodů platných pro danou fakultu/součást. Důrazně dopo řešitelům přípravu rozpočtu osobních nákladů konzultovat s příslušným fakultním koordináto *========================================================================================= * Pracovníci UK na DPP/DPČ *========================================================================================= Odměnu nelze vyplatit pracovníkům UK, kteří nejsou v zaměstnaneckém poměru (tedy práci vyk DPČ). V případě, že v zamýšleném projektu figurují pracovníci UK kontraktovaní na DPP/DPČ nebo j UK externí, obraťte se před podáním žádosti o financování s žádostí o konzultaci možností nákladů na 4euplus@cuni.cz [ URL "mailto:4euplus@cuni.cz"] . ****************************************************************************************** * 4. Ostatní náklady ****************************************************************************************** Pravidla pro čerpání ostatních nákladů se řídí Pravidly daného projektového schématu. Ta n https://cuni.cz/UK-12949.html. [ URL "https://cuni.cz/UK-12949.html."] Mezi ostatní náklady se řadí náklady nutné na realizaci cílů schváleného projektu, tedy pr zařízení, náklady související s propagací aktivit, náklady na vydání publikací atp. V příp vždy doporučujeme kontaktovat příslušného fakultního koordinátora [ URL "https://cuni.cz/U nebo 4EU+ LO v dostatečném předstihu. *========================================================================================= * Stipendia *========================================================================================= Pokud daný projekt či aktivita vyžaduje a umožňuje vyplácení odměn za práci studentů (ať u při organizaci či stipendia zvláštního zřetele hodná), je tato odměna vyplácena formou sti fakultou dle fakultních pravidel. Výše stipendia se stanoví dle počtu předpokládaných odpr dané hodinové sazby 200 Kč/hod. Upozorňujeme, že studentská výpomoc se považuje za ostatní náklady, nikoli za náklady osob prosím v patrnosti při sestavování rozpočtů v žádostech o podporu. *========================================================================================= * Nákup majetku *========================================================================================= Nestanovují-li pravidla daného projektového schématu jinak, pak není možné nakupovat majet tak dlouhodobý). Je vyloučen nákup investičního majetku, veškeré elektroniky, kancelářskýc atp. V případě, že pravidla daného projektu nákup majetku umožňují, je vždy nutné nákup předem a zdůvodnit, respektive podat žádost o Schválení nákupu drobného majetku [ URL "UK-13404-v zadost_o_schvaleni_nakupu_drobneho_majetku.docx"] . Pořízení drobného majetku lze provést tohoto formuláře podepsaného příslušnými pracovníky 4EU+ LO.  Pokud si nejste jistí, zda j náklad uznatelný, kontaktujte 4EU+ LO v dostatečném předstihu. V zásadě doporučujeme nejprve ověřit, zda není možné si na dobu trvání projektu potřebný m či pronajmout. Náklady na pronájem či výpůjčku majetkujsou uznatelné pouze za dobu trvání Pokud součástí projektu či aktivity je organizování nějaké akce na půdě UK, 4EU+ LO může p propagační materiály a bannery 4EU+ v závislosti na aktuálním stavu skladových zásob, příp zprostředkovat jejich výrobu. V případě zájmu nás kontaktujte na 4euplus(zavinac)cuni.cz [ "4euplus(zavinac)cuni.cz"] . *========================================================================================= * Občerstvení a catering *========================================================================================= Nestanovují-li pravidla daného projektového schématu jinak, není možné hradit občerstvení V případě, že pravidla daného schématu umožňují hradit občerstvení, je nutné předložit při seznam účastníků akce. Z rozpočtu není možné hradit alkohol. *========================================================================================= * Režijní náklady *========================================================================================= Režijní náklady nejsou přípustné. ****************************************************************************************** * 5. Financování a refundace ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Projekty a aktivity zaměstnanců a studentů fakult UK *========================================================================================= S výjimkou studentských mobilit (viz výše) a nestanovují-li pravidla daného projektového s probíhá účtování nákladů projektů na fakultách dle fakultních pravidel, přičemž 4EU+ LO za refundaci nákladů fakultěprostřednictvím Vnitrofaktury typu B. Žádosti o refundaci [ URL "UK-13404-version1-zadost_o_refundaci.docx"] posílají fakultní k průběžně během celého roku bezprostředně po skončení dílčí aktivity daného projektu. Posle pro akceptaci žádosti o refundaci je 30. listopad.  Termíny posledního čerpání financí při projekt je tedy nutno přizpůsobit tomuto termínu tak, aby fakultní účtárna stihla vše zpra koordinátor stihl na RUK včas odeslat žádost o refundaci, včetně všech podkladů. Zejména u v průběhu podzimu důrazně doporučujeme řešitelům projektu konzultovat postup s příslušným koordinátorem [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . V odůvodněných případech lze termín pro podání žádosti mírně posunout. V takovém případě j v dostatečném předstihu požádat a konzultovat důvod posunutí 4EU+ LO na 4euplus@cuni.cz [ "mailto:4euplus@cuni.cz"] . Upozorňujeme fakulty, že na pozdě či nesprávně podané žádosti o refundace nebude brán zřet proplaceny. Postup refundace: 1.Fakultní koordinátor připraví Žádost o refundaci podepsanou hlavním řešitelem projektu, 2.Fakultní koordinátor v součinnosti s fakultní účtárnou připraví vnitrofakturu typu B, so [ URL "UK-13404-version1-soupiska_ucetnich_dokladu.xlsx"] a kopie všech prvotních doklad účtenky, nabídky, průzkum trhu, schválení nákupu drobného majetku), 3.Neprodleně po skončení akce  fakultní koordinátor zašle žádost spolu s vnitrofakturou a e-mailem Ing. Ivoně Přečkové (ivona.preckova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:ivona.preckova@ru 4.Po kontrole a potvrzení ze strany Ing. Přečkové bude refundace vyřízena na účtárně RUK a nejbližším možném termínu poukázána na účet fakulty. Na všech podkladech doprovázející žádost o refundaci musí být uvedeno číslo projektu. V př kopií prvotních dokladů nebude refundace ze strany RUK provedena. Refundace je možná pouze v CZK. *========================================================================================= * Projekty a aktivity zaměstnanců RUK *========================================================================================= Projekty zaměstnanců RUK budou řešeny individuálně. Obraťte se před prvním čerpáním na 4EU dostanete přesné instrukce pro vyúčtování jednotlivých nákladů. ****************************************************************************************** * 6. Reporting ****************************************************************************************** Pokud pravidla projektového schématu neříkají jinak, do 1 měsíce po skončení projektu před závěrečnou zprávu [ URL "UK-13404-version1-4eu_sablona_zaverecne_zpravy.docx"] obsahující uskutečněných aktivitách, zapojených partnerech, výstupech, vynaložených nákladech a další souvislosti s podpořenou aktivitou. V průběhu řešení projektu/aktivity žádáme řešitele, aby informovali fakultní koordinátory cuni.cz/UK-11795.html"] anebo 4EU+ LO [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz"] o termínech plánov (letní školy, workshopy, přednášky atp.). ****************************************************************************************** * 7. Dokumenty ke stažení ****************************************************************************************** Pravidla pro čerpání prostředků v PDF [ URL "UK-13404-version1-4eu_pravidla_cerpani_financ Timesheet pro stanovení výše odměny [ URL "UK-13404-version1-ts_1core_vzor.xlsx"] Žádost o refundaci [ URL "UK-13404-version1-zadost_o_refundaci.docx"] Žádost o změnu v projektu [ URL "UK-13404-version1-zadost_o_zmenu_v_projektu_4eu.docx"] Žádost o nákup drobného majetku [ URL "UK-13404-version1-zadost_o_schvaleni_nakupu_drobneh Soupiska nákladů [ URL "UK-13404-version1-soupiska_ucetnich_dokladu.xlsx"] Žádost o krátkodobou mobilitu [ URL "https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx? id=2naS4DT5hkC_CIgWogQUogVV411yNYVHl2KvgejsotNUM08zOUZHSzFBOFRQR0xKNUdMMDU3SEFWWS4u"] 4EU+ Learning Agreement [ URL "UK-13404-version1-4eu_learning_agreement_cu_final.docx"] Formulář závěrečné zprávy [ URL "UK-13404-version1-4eu_sablona_zaverecne_zpravy.docx"] ****************************************************************************************** * 8. Užitečné informace ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Afiliace a dedikace *========================================================================================= Ve všech publikačních a jiných výstupech spojených s aktivitami projektu musí být uvedena Univerzitě Karlově případně dalším zapojeným univerzitám a Alianci 4EU+. V případě projekt musí být uvedena i dedikace tomuto projektu. *========================================================================================= * Ubytování *========================================================================================= 4EU+ LO neposkytuje možnost centrálního zajištění ubytování pro příchozí hosty. Řešitelé m rezervaci zajistit sami. Je možné využít služeb ubytovacího zařízení RUK v Opitzově domě ( uken-289.html [ URL "https://cuni.cz/uken-289.html"] ). *========================================================================================= * Rezervace prostor pro akce *========================================================================================= 4EU+ LO neposkytuje možnost rezervace prostor. Pro akce pořádané v rámci projektů a aktivi rezervovat prostory na RUK, není-li akce organizována pod záštitou RUK. Doporučujeme ověři vaší fakultě s fakultním koordinátorem [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . Mezi osvěd patří také Kampus Hybernská (https://www.kampushybernska.cz/ [ URL "https://www.kampushybe *========================================================================================= * Marketing *========================================================================================= 4EU+ LO rád zprostředkuje diseminaci informací o projektu či aktivitách na aliančních i un kanálech. Na akci rádi poskytneme i bannery a propagační materiály 4EU+/UK. V případě zájm 4euplus@cuni.cz [ URL "mailto:4euplus@cuni.cz"] . ****************************************************************************************** * 9. Kontakty ****************************************************************************************** 4EU+ LO 4euplus@cuni.cz [ URL "mailto:4euplus@cuni.cz"] Finanční manažerka Ivona Přečková ivona.preckova@cuni.cz [ URL "mailto:ivona.preckova@cuni.cz" Mobility Tereza Vosejpková tereza.vosejpkova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:tereza.vosejpkova@ruk.c Projektová schémata Dana Miková dana.mikova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:dana.mikova@ruk.cuni.cz Marketing a komunikace Kristýna Kolínová kristyna.kolinova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:kristyna.kolinova@ruk.c Fakultní koordinátoři https://cuni.cz/UK-11795.html [ URL "https://cuni.cz/ UK-11795.html"]