Zápis ze zasedání Komise pro IT AS UK ze dne 9. října 2024 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Přítomni: RNDr. Andrej Farkaš (MFF), Bc. Marek Boňko (FSV), PharmDr. Eduard Jirkovský, Ph. Rashovska (1.LF), Jonáš Vala (3.LF), RNDr. Daniel Toropila, Ph.D. (ÚVT) Hosté: Ing. Milan Kubín (ÚVT), Ing. Marek Kalika, Ph.D. (ÚVT), Ing. Jakub Malina (ÚVT), Mi (ÚVT), Mgr. Petr Šimůnek (MFF), doc. Mgr. Marek Kapička, Ph.D. (CERGE), Mgr. Martin Maňáse Program: 1.Zahájení 2.Znovuschválení zápisu ze dne 19.06.2024 po dalších došlých připomínkách A. Vohradské 3.Informace o krizovém řešení webu UK 4.Informace a další vývoj ve věci elektronické revalidace ISIC/Alive 5.Informace o pilotním zapojení fakult k jednotným e-mailům 6.Informace o napojení na centrální registry 7.Různé *========================================================================================= * 1. Schválení programu a zápisu z minulého zasedání *========================================================================================= Předseda Komise pro IT AS UK, RNDr. Andrej Farkaš přivítal všechny přítomné a zahájil zase Informoval, že mu byly doručeny podněty ve věci komplikací s prodlužováním validací ISIC/A aplikace a obecně vydávání validačních známek. Dr. Farkaš se dotázal, zda má někdo z členů komise připomínky k navrženému programu zasedá nikdo nevznesl. Dr. Farkaš informoval, že k zápisu z minulého zasedání byla vznesena připomínka od kolegy byla do zápisu doplněna. Dr. Farkaš se sám zároveň vyjádřil, že mu nepřišlo vhodné, jakým jeho absenci prezentovány jeho vnitřní myšlenkové pochody. Vyjádřil potřebu se od těchto p distancovat. Nikdo další připomínky nevznesl. Zápis schválen tichým souhlasem. *========================================================================================= * 2. Postup v řešení studentských e-mailů a jednotné komunikace *========================================================================================= RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK uvedl bod jednání a avizoval, že materiá problematice byl členům Komise předložen a schválen rovněž ze strany CePIT. Následně předa Kalikovi. Dr. Kalika uvedl, že cílem navrhovaného řešení je vytvoření garantovaného spojení mezi vyu a studenty, čímž by se předešlo problémům způsobeným blacklisty a omezeními vyplývajícími komunikace. Zdůraznil, že využití prostředí Microsoft 365 umožňuje zlepšení komunikace pro dalších aplikací, zejména MS Teams. Současně upozornil, že tento přístup je limitován smlu dodavatelem, přičemž každé tři roky dochází k aktualizaci smluvních podmínek. Dále objasni přínosem tohoto přístupu je zajištění komunikace na úrovni garantované služby mezi student Dr. Farkaš informoval, že MFF, 2. LF a FTVS již plánují zavedení tohoto režimu v plném roz Senátor Vala vznesl dotaz, zda 2. LF plánuje kompletní migraci do prostředí M365. Na tento pan Briežnik s tím, že se aktuálně neplánuje kompletní migrace, ale pouze přechod students služby budou do prostředí M365 přeneseny až v budoucnosti, přičemž do té doby zůstanou zac řešení. Senátor Vala dále položil otázku týkající se využívání licencí na jednotlivých fakultách. existenci tabulky, která uvádí počty licencí zakoupených pro vyučující a studenty, a zajím to s licencemi pro neakademické pracovníky. Pan Briežnik odpověděl, že situace se liší fak Obvykle však neakademičtí pracovníci disponují nižší, neplacenou licencí, která však umožň využívání e-mailové schránky, byť s menší kapacitou a omezenými službami. Dr. Farkaš shrnul, že současná situace na fakultách je stále v procesu úprav. Uvedl, že po koncepci jednotné komunikace, bude zapotřebí přijmout opatření děkana, které by tento syst ukotvilo. Rektorát přislíbil podporu fakultám při zavádění těchto opatření, aby si mohly p pravidla jednotné komunikace dle svých specifických potřeb a mohly je zavázat svým student zdůraznil, že tento proces bude nadále probíhat a vyvíjet se. Návrh usnesení: Komise pro IT AS UK bere na vědomí postupy v řešení studentských e-mailů a jednotné komuni Schváleno tichým souhlasem *========================================================================================= * 3. Postup v zavádění M365 na UK *========================================================================================= RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK uvedl bod jednání a předal slovo Michalu Michal Briežnik prezentoval aktuální stav. Informoval, že jsou připravovány dvě aplikace p správce na fakultách. Jednu z nich vytváří subdodavatel, který je však poměrně nespolehliv se hlavně na e-mailové funkce. Druhou aplikaci má na starosti ÚVT a její zaměření je na zá Upozornil na problém, že některé fakulty čerpají licence, které si nezakoupily. Z tohoto d zavedeno pravidlo, že aplikace jim nedovolí přiřadit licenci, kterou nemají zakoupenou. Zá udržet fond volných licencí. Dále představil aktuální přehled dostupných aplikací M365 pro přihlášené uživatele, jejich věnoval se detailněji adresáři v M365 v kontextu nařízení GDPR. V souvislosti s návazností M365 na Studijní informační systém uvedl, že vyučující mohou za v MS Teams pro jednotlivé předměty, ačkoliv proces není automatizovaný. Archivace ani výma není automatická a probíhá pouze na individuální žádost vyučujících. Pan Briežnik upozornil, že v červnu 2025 vyprší smlouva na stávající zálohovací systém. De univerzitě zálohuje velké množství dat, pohybující se v jednotkách TB. Zachování těchto ka vyžádalo zhruba 20 milionů korun na licence zálohovacího systému a dalších 400 tis. Kč roč Z toho důvodu by bylo vhodné zvážit snížení objemu zálohovaných dat, protože aktuálně se z všechny uživatele. Bylo zdůrazněno, že je nutné předem určit, která data se budou zálohova dobu. Dále upozornil, že nové studentské e-mailové adresy zvýší spotřebu dat pouze v nižších jed Podpora platformy M365 je poskytována UVT centrálně, avšak pouze na úrovni infrastruktury. podpory o uživatelský servis by si vyžádalo vyřešení rozsahu a personálního zajištění podp nedostatek ovlivňuje i dlouhé reakční lhůty na žádosti fakult. Pro rok 2025 je v rozpočtu UVT návrh na posílení týmu o 1,5 pracovního úvazku, což by mohl rychlost a kvalitu služeb pro fakulty. Pan Briežnik ukončil prezentaci. Dr. Farkaš vznesl dotaz k zálohám, zda je nutné, aby univerzita platila za zálohovací apli si zálohy spravovala sama. Pan Briežnik odpověděl, že licence a podpora byly zakoupeny na Software funguje na infrastruktuře univerzity a umožňuje zálohovat data v cloudu. Dr. Farkaš podotkl, že s novými e-maily nebude nutné zálohovat vše, pokud bude předem jasn co se zálohuje a co nikoli. Senátor Vala souhlasila a dodala, že objem zálohovaných dat je příliš vysoký a je třeba hledat optimální řešení. Pan Briežník uvedl, že největším zdrojem dat je OneDrive, který je zároveň jedinou službou obnovami dat. Dr. Farkaš navrhl diskusi o tom, co konkrétně a na jak dlouho by mělo být zálohováno. Pan že rozhodnutí o zálohách je nutné učinit brzy, ještě před vypsáním výběrového řízení, kter náročné. To by mělo být vypsáno do měsíce. *========================================================================================= * 4. Postup v zavádění nového SIS *========================================================================================= RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK uvedl bod jednání a předal slovo Ing. Ja Ing. Malina přednesl prezentaci, ve které seznámil přítomné s aktuálním stavem projektu, h modernizace SIS a plánovaným postupem včetně tetování celého systému. Součástí prezentace grafické podoby SIS. Ing. Malina rovněž zdůraznil klíčová rizika a podmínky implementace n zahrnující personální a další kapacitní omezení. Uvedl, že modernizace by měla být dokonče rozsahu do 30. června 2025. Dr. Farkaš poděkoval za prezentaci a ocenil viditelný pokrok, který směřuje k brzkému pilo systému. Vznesl dotaz na sladění uživatelské přístupnosti jednotlivých modulů se zamýšleno stránkou. Ing. Malina vysvětlil, že tato otázka bude záviset na obsahu rámcové smlouvy s d ekonomických ukazatelích a celkové finanční situaci projektu. Dále uvedl, že ÚVT disponuje částečné zajištění kompletního servisu nezávisle na dodavateli. Do diskuse se dále zapojil Bc. Boňko, který ocenil vizuální stránku desktopového rozhraní mobilní verzi systému. Dr. Kalika vysvětlil, že na mobilních zařízeních bude nutné zvažovat omezenější zobrazení. zápis předmětů na mobilu není praktický a studenti jej zpravidla provádějí na PC. Dále uve responsivním zobrazením desktopové verze a samostatnou mobilní aplikací, která bude určena a optimalizaci notifikací. Mobilní aplikace je momentálně ve vývoji, přičemž základní stud měla být spuštěna v prvním čtvrtletí roku 2025. Dalším plánovaným krokem je implementace d ověřování z důvodu kybernetické bezpečnosti. Senátor Vala se dotázal na časový horizont dokončení knihovny komponent pro případné využi aplikacích UK. Ing. Malina uvedl, že zadání pro dodavatele by mělo být definováno během dvou týdnů a zákl by mohly být hotové do konce roku 2024, v závislosti na kapacitách dodavatele. Další dotaz senátora Valy směřoval na dvoufaktorové ověřování – konkrétně na jeho integrac aplikace. Dr. Kalika odpověděl, že dvoufaktorové ověřování je v současnosti v testovacím provozu a v CAS. Samostatná mobilní aplikace již byla dodána, ale kvůli legislativním požadavkům na ve bylo nutné rozdělit projekt na dvě části. Aplikace bude sloužit zejména pro vzdálené podep certifikovaným ověřením. Senátor Vala dále vznesl dotaz, proč nebylo možné využít běžně používané aplikace, jako je Authenticator. Dr. Kalika vysvětlil, že hlavním cílem bylo maximálně zjednodušit uživatelské rozhraní a v komplikacím spojeným s přepisováním dat. Kolega Briežnik dodal, že aplikace UK využívá obe což umožňuje její propojení s aplikacemi třetích stran, avšak bez garance podpory při příp problémech. Bc. Boňko se zeptal, jak by bylo možné prezentaci více zpřístupnit veřejnosti. Ing. Malina zdůraznil citlivost tématu a nutnost důkladné komunikační strategie, aby nedoš informací z kontextu, což by mohlo projekt poškodit. Uvedl, že v horizontu několika měsíců dispozici prezentovatelné materiály lépe zapadající do celkové komunikační strategie, kter ve fázi příprav. *========================================================================================= * 5. Elektronické diplomy *========================================================================================= RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK uvedl bod jednání a předal slovo Ing. Ma Ph.D. Dr. Kalika prezentoval stávající podoby diplomů a jejich vztah k plánované nové koncepci, na jazykové mutace a elektronické podpisy. Představil přínosy elektronických diplomů zejmé prevence ztráty listinných verzí, manipulace s diplomy a zajištění snadné dostupnosti. Dr. Kalika dále představil účel nové modulární aplikace, která bude zajišťovat funkcionali realizaci a podporu procesů spojených se zpracováním a vydáváním dokladů o absolvování vys studia. Funkce aplikace budou rozděleny do dvou fází, kdy zatímco první fáze bude zaměřena pokrývající potřeby čerstvých absolventů, tak druhá fáze pokryje procesy zaměřené na potře s delším časovým odstupem od ukončení studia. Zdůraznil, že zadání pro ÚVT nezahrnuje sprá studentů ani právu údajů o absolventských dokladech. Dále prezentoval harmonogram realizac plánovaným dokončením v průběhu roku 2024 a první poloviny roku 2025. Dr. Kalika také informoval o propojení agendy elektronických diplomů s projektem DGS. Před report tohoto projektu včetně funkcionalit systému AIS UKREX, komunikačního schématu a plá postupu. Dr. Farkaš poděkoval za prezentaci a poznamenal, že téma eDiplomů se v Komisi pro IT řeší 2020. Ocenil předložený konkrétní harmonogram a zmínil velký přínos této iniciativy. Vznes řešení eDiplomů pro absolventy – zda půjde o opisy s novým číslem jednacím. Dr. Kalika odpověděl, že tato otázka je stále předmětem analýzy. Uvedl, že první fáze proj správné procesy vydávání dokumentů a přístupy ověřené prostřednictvím NIA. Pan kvestor upozornil na problém s daty u tarších absolventů, kdy chybí kompletní údaje, n informace o rektorovi, děkanovi a promotorovi, což znemožňuje vytvoření identických opisů Dr. Kalika potvrdil, že retrospektivní řešení pro starší absolventy je problematické. Zdůr nově zavedený mechanismus významně zjednoduší agendu diplomů, což umožní zavedení jednoduc pro tzv. „on-demand“ dokumenty. Pan Kvestor dodal, že využitelnost tohoto systému by se mohla vztahovat od roku 2019, kdy matrika diplomů. Dr. Kalika doplnil, že zjednodušení procesů a omezení nadbytečných podpisů významně přispě minimalizaci problémů při vydávání jak nových diplomů, tak potenciálních opisů. Návrh usnesení: Komise pro IT AS UK bere na vědomí informace v oblasti elektronických diplomů. Schváleno tichým souhlasem *========================================================================================= * 6. Různé *========================================================================================= V bodu různé vystoupil předseda Komise pro IT AS UK, RNDr. Andrej Farkaš, a otevřel bod př podnětu ohledně revalidačních známek ISIC/Alive, které nebyly prodlouženy na fyzických kar byli odkázáni na digitální aplikaci. Upozornil na nedostatečnou informovanost studentů o t zmínil, že aktuální praxe je v rozporu s opatřením rektorky č. 39/2023, které stanoví použ přelepky pro prodloužení platnosti licence. Zdůraznil, že průkaz ISIC zakládá v mnohém nár jiné služby pro studenty, které jsou poskytovány třetími stranami. Vyjádřil znepokojení po průkaz k dispozici pouze v mobilní formě, závislé na přísunu elektrické energie. Pan kvestor přiznal, že digitalizace nebyla spuštěna z iniciativy univerzity, ale na zákla společnosti GTS Alive, která je distributorem ISIC. Dále zdůraznil, že proces zavádění dig revalidací byl nedostatečně komunikován, což způsobilo zmatek mezi studenty. Uvedl, že nov rektorky byla přijata 30. září 2024, ale dosud nebyla zveřejněna, což situaci komplikuje. není možné zvrátit, jelikož fyzické revalidační přelepky zkrátka nejsou. Dr. Kalika informoval, že UK Point nabízí možnost vydání nových karet s vyznačenou platnos cenu, ale toto řešení je pouze dočasné. Pan kvestor dodal, že toto přechodné období je nav rok, s možností prodloužení dle potřeby. Bc. Boňko upozornil, že přechod na digitální verzi může způsobit komplikace při uplatňován slev, například u dopravy, kdy se ISIC podmínkou pro přiznání slevy. Kvestor uvedl, že exi alternativní způsoby doložení nároku, jako je potvrzení o studiu nebo průkaz dopravce, ale dále řešit. Bc. Boňko dále otevřel otázku shromažďování dat studentů společností GTS Alive a možných p ochranou soukromí. Pan kvestor ujistil, že univerziza poskytuje pouze data nutní k vydání informace vyžadované aplikací jsou přímo v kompetenci vztahu mezi studentem a GTS Alive. Senátor Vala v neposlední řadě upozornil, že na lékařských fakultách jsou fyzické ISIC kar identifikační průkaz v nemocnicích. Pan kvestor senátora Valu ujistil, že plastové karty n pouze revalidační známky. Zapsal: Jan Jirmus, tajemník Legislativní komise AS UK Za správnost: RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK Zápis ke stažení zde [ URL "UK-14547-version1-it_zapis_241009_final.pdf"]