Office manager s AJ pro CERGE-EI ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Jsme CERGE-EI, společné pracoviště Centra pro ekonomický výzkum a doktorské studium Univer Ekonomického ústavu AV ČR, v.v.i. a dlouhodobě se umisťujeme mezi institucemi produkujícím ekonomický výzkum. Propojujeme vzdělávání a špičkový výzkum ve všech oblastech teoretické ekonomie, včetně oblastí spojených s ekonomickým rozvojem a veřejnými politikami. Nyní hledáme pro tým, který zabepečuje chod kanceláře ředitele a slouží jako podpora pro v v instituci, vedoucí Sekretariátu ředitele CERGE-EI. Nejdůležitější vlastnosti, které budete potřebovat pro spolupráci s námi jsou pečlivost, s věci vpřed a schopnost se neustále učit. Podmínkou je Vaše znalost anglického jazyka, který budete intenzivně používat. Co bude patřit do Vaší pracovní náplně? • Vedení sekretariátu ředitele za pomoci dvou kolegyň asistentek • Organizace kalendáře ředitele, sjednávání schůzek apod. • Vyřizování institucionální korespondence – kontrola všech dokumentů, které ředitel podep stylisticky a gramaticky správně a obsahovaly všechny náležitosti • Příprava a vypravování oficiálních dopisů, odpovědí, žádostí a jmenování • Pořizování zápisů z porad všech orgánů instituce, jejich distribuce a evidence • Příprava materiálů na jednání všech orgánů instituce • Hlídání a kontrola termínů • Příprava výroční zprávy a dalších reportů instituce • Organizace menších eventů (teambuildingy, workshopy, apod.) • Zajišťování cateringu, včetně průzkumu trhu pro akce organizované institucí • Sledování změn vnitřních předpisů a kontrola jejich dodržování • Úprava, vydávání a koordinace interních směrnic • On-boarding zahraničních výzkumných pracovníků • Aktualizace informací na webových stránkách pracoviště • Správa telefonních tarifů instituce • Koordinátor spisové služby • Koordinátor interního webu Univerzity Karlovy • Podpora při uzavírání smluv organizace s dodavateli a zaručení správnosti smluv • Evidence smluv, včetně agendy registru smluv • Správa a organizace kanceláří a jejich obsazenosti v budově • Správa datové schránky instituce • Tajemník dozorčí rady a rady pracoviště • Správa elektronických podpisů • Správa, kontrola a vylepšování reporting databáze • Vyřizování žádostí dle zákona č. 106/1999 Co od Vás potřebujeme? • Min. SŠ s maturitou (ideálně v oblasti ekonomie, administrativy, apod.) • Pokročilá znalost anglického jazyka min. B2+ (písemně i ústně). • Výborná znalost českého jazyka a gramatiky • Praxe na obdobné pozici velkou výhodou • Nutná znalost práce s počítačem - MS Office, Office 365, ChatGPT, Sharepoint • Zkušenosti s vedení malého týmu výhodou • Pečlivost, spolehlivost a flexibilita, odolnost vůči stresu • Time management • Samostatnost, spolehlivost, pečlivost a systematický přístup • Chuť učit se nové věci a pozitivní přístup k práci, příjemné vystupování • Skvělé komunikační dovednosti a týmového ducha Co Vám můžeme nabídnout? • Zajímavou a odpovědnou práci s rozmanitou náplní a vysokou mírou samostatnosti v přátels a profesionálním prostředí stabilní instituce světového renomé. • Týmovou spolupráci v přátelském prostředí. • Podporu odborného vzdělávání a osobního růstu. • Plný úvazek s pracovní smlouvou na rok s možností prodloužení na dobu neurčitou • Flexibilní pracovní dobu a možnost občasné práce z domova. • Pracoviště přímo v centru Prahy. • 5 týdnů dovolené + dny osobního rozvoje navíc. • Dog-friendly kanceláře. • Zaměstnanecké benefity (zejména stravenkový paušál, MultiSport kartu, příspěvek na produ stáří, zaměstnanecké slevy a další) • Nástup možný dle domluvy. • Nástupní mzda na plný úvazek 50.000 - 60.000,-Kč, dle vzdělání a praxe. Jak poznáte, že se k nám hodíte? Jste samostatná/ý, umíte si zorganizovat práci a komunikovat s různými typy lidí? Rád/a vy znalost anglického jazyka? Potom neváhejte zaslat své CV a motivační dopis do 15. 7. 2025 na email hr(zavinac)cerge-e "hr(zavinac)cerge-ei.cz"] . Těšíme se na Vás! CERGE-EI si vyhrazuje právo zrušit výběrové řízení bez uvedení důvodu. Zasláním svého životopisu dáváte CERGE-EI, v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a R 2016/679) ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osob o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, dále jen „Nařízení“ nebo „GDPR se zpracováním poskytnutých osobních údajů výhradně pro účely daného výběrového řízení, a nezbytném pro jeho plynulý průběh. Váš životopis a veškeré Vaše osobní údaje získané v prů výběrového řízení budou ihned po jeho ukončení skartovány/smazány v případě, že s Vámi neb pracovněprávní vztah.