2025-01-01 Jednotná pravidla pro čerpání a refundaci nákladů projektů 4EU+ ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** The English translation of the rules is available here [ URL "UK-15435-version1- harmonised_rules_for_the_utilisation_of_funds_and_reimbursement_of_expenses_for_.pdf"] . T is for reference only, and the original Czech version is binding. ****************************************************************************************** * Platná od 1.1.2025* ****************************************************************************************** Tato pravidla jsou sestavena 4EU+ Local Office EC-OVaV (dále jen "4EU+ LO"). Jsou závazná pro všechny žadatele o podporu z 4EU+ rozpočtu, fakultní koordinátory a 4EU+ administrátory. Pravidla jsou dostupná i ke stažení v PDF [ URL "UK-15435- version1-2025_04_01_oprava_prilohy_v6_final_pravidla_pro_refundace_projektu_4eu.pdf"] . Pravdila zároveň slouží jako návod na to, jakým způsobem čerpat podporu v konkrétních situ Doporučujeme proto vždy překontrolovat, zda postup, který uplatňujete, odpovídá pravidlům, uznatelný. V případě sebemenších nejasností vždy konzultujte 4EU+ LO na e-mailové adrese 4 [ URL "mailto:4euplus@cuni.cz"] . 1. Obecné pokyny 2. Proplácení nákladů projektů v průběhu realizace 3. Náklady na mobility (cestovní náklady studentů a zaměstnanců UK) 4. Osobní náklady (odměny) 5. Ostatní náklady (občerstvení, stipendia, nákup majetku, cestovné jiných osob) 6. Refundace nákladů fakultám 7. Reporting 8. Afiliace a dedikace 9. Užitečné informace 10. Kontakty Přílohy ke stažení * 4EU+ Local Office si vyhrazuje právo tato pravidla měnit. O změně budou vždy informováni koordinátoři e-mailem. Důrazně doporučujeme ověřit s fakultním koordinátorem či na této st pracujete s aktuální verzí dokumentu. ****************************************************************************************** * 1. Obecné pokyny ****************************************************************************************** Refundace nákladů projektů 4EU+ (EDU, SEED, VP, ostatní podpořené aktivity – dále jen „pro zapojeným do projektů 4EU+ se řídí těmito pravidly a uzavřenými Dohodami o přidělení finan na jednotlivé projekty. Čerpat finanční prostředky lze pouze na aktivity spojené s daným projektem dle schváleného projektu. Hlavní řešitel projektu je zodpovědný za čerpání rozpočtu a veškeré finanční pro čerpány s jeho souhlasem. Při veškerých dotazech, žádostech o refundaci atd., vztažených k projektu je nutné používa projektu. Všechny změny v projektu, či rozpočtu je nutné předem konzultovat s 4EU+Local Office (dále LO”) a čerpat finance až po písemném odsouhlasení 4EU+LO. Žádost o změnu projektu (Příloha "https://cuni.cz/UK-13891-version1-priloha_c_8___zadost_o_zmenu_rozpoctu.docx"] ) pošlete 4euplus(zavinac)cuni.cz [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz"] . Je-li projekt řešen na některé z fakult UK, je fakulta zodpovědná za řádné zaúčtování fina dle těchto pravidel a řádně zaslané žádosti o refundace v souladu s těmito pravidly. Hlavn povinen o podání žádosti o podporu v rámci projektových schémat nebo o získání jakékoli ji + aktivity informovat fakultního koordinátora [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . Řeš důrazně doporučujeme konzultovat záměr podat žádost o podporu z 4EU+, a to včetně sestaven příslušným fakultním koordinátorem [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . Žádosti o refu fakultní koordinátor. Projekty zaměstnanců RUK budou řešeny individuálně. Hlavní řešitel je povinen obrátit se n prvním čerpáním na 4EU+ LO a požádat o instrukce pro vyúčtování jednotlivých nákladů. ****************************************************************************************** * 2. Proplácení nákladů projektů v průběhu realizace ****************************************************************************************** Náklady na projekty jsou hrazeny fakultami a následně refundovány ze strany RUK. Náklady v jednotlivé projekty jsou propláceny na základě prvotních účetních dokladů. Náklady, které jednotlivých projektů, se mohou lišit co do druhu a výše uznatelnosti. Proto je potřeba př o refundaci nákladů postupovat dle jednotlivých projektových schémat. Z projektů je možno hradit cestovní náklady zaměstnanců UK, náklady na studentské mobility cestovní výdaje hrazené na základě Smlouvy o úhradě cestovních výdajů, dále pak osobní nák dané projektové schéma umožňuje), studentská stipendia (pokud to dané projektové schéma um náklady (povoleny jsou služby a další náklady související přímo s řešením projektu, nikoli jsou běžně zahrnovány do nepřímých nákladů a režie). Z projektů není možné proplácet jakék (cestovné, odměny atd.) zaměstnancům nebo studentům jiných univerzit. Z projektů není možn náklady na subdodávky (subcontracting). Subdodávkou se myslí situace, kdy řešitel projektu s třetí stranou (subdodavatelem) na provedení konkrétní části úkolů projektu. Pokud bude fakulta v rámci projektu nakupovat služby nebo zboží interně (občerstvení, ubyt být tato fakultní vnitrofaktura typu B.   Fakultám budou náklady propláceny z RUK formou refundací Vnitrofakturou typu B. ****************************************************************************************** * 3. Náklady na mobility (Travel costs) ****************************************************************************************** Náklady na fyzické mobility – financování dle kategorie účastníka: *========================================================================================= * a) student: *========================================================================================= Krátkodobé mobility (<60 dní/2 měsíce) studentů v rámci 4EU+ jsou podpořeny na základě sch sazebníku v následující výši:  Living Allowance: - 1-14 dní: 79 EUR/den - 15-30 dní: 56 EUR/den - 30 dní–2 měsíce: 150 EUR za každý započatý týden   Travel Allowance: - 0–500 km: 180 EUR - 500–2 000 km: 275 EUR Studenti vyjíždějí s částečnou finanční podporou na mobilitu (stipendium), jejíž výše je u sazebníkem (vizte výše). Student vyplní žádost o stipendium na krátkodobou mobilitu, na je je vyhotoveno Rozhodnutí o přidělení stipendia a Mobility Grant Agreement (Příloha č. 2 [ cuni.cz/UK-13891-version1-4eu_mga_new_logos.pdf"] ), který musí student fyzicky podepsat. v odpovídající výši studentovi přiznává a vyplácí RUK. Kontaktní osobou je Mgr. Tereza Vos (tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz [ MAIL "tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz"] ). *========================================================================================= * b) zaměstnanec RUK: *========================================================================================= Cestovné je propláceno dle zákona a příslušného opatření rektorky/kvestora, cestovní příka musí být vyhotoven v aplikaci MOBILITY v IS Věda, kontaktní osobou je Mgr. Tereza Vosejpko (tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz [ MAIL "tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz"] ). *========================================================================================= * c) zaměstnanec fakulty: *========================================================================================= Cestovné je propláceno fakultou dle zákona a následně je refundováno RUK (cestovní příkaz fakultě a následně zahrnut do Žádosti o refundaci). Maximální cena ubytování v zahraničí je stanovena na 120 EUR/noc s výjimkou hotelů zajišťo organizátory akce, letenky economy třídy bez odbaveného zavazadla, nevyžadují-li to další Pokud není možné zajistit ubytování za tuto cenu, musí být cena zdůvodněna a doložena průz doložit printscreeny alespoň 3 dalších nabídek ubytování.  K proplacení cestovních nákladů fakulty je třeba zaslat k refundaci celý cestovní příkaz včetně všech prvotních účetních d služební cesty popisující účel a přínos služební cesty a doložit program akce/setkání (vče akce), kterého se zaměstnanec účastnil. *========================================================================================= * d) Jiné osoby: *========================================================================================= Cestovní náklady hrazené jiné osobě na základě Smlouvy o úhradě cestovních výdajů/ Contract of Travel Expenses (Příloha 4 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1- priloha_c_4___contract_of_travel_expenses_vzor.docx"] ) spadají do kategorie „ostatních ná costs)“. Pro postup vyúčtování vizte kapitolu “5. Ostatní náklady” níže. ****************************************************************************************** * 4. Osobní náklady (Staff costs) ****************************************************************************************** Osobní náklady je možné proplácet pouze pokud je dané projektové schéma umožňuje a pokud b součástí smluvně dohodnutého rozpočtu. Osobní náklady je možné vyplácet pouze formou odměn vyplácených z RUK na fakultu. Odměny se vyplácejí pouze zaměstnancům UK v zaměstnaneckém p pracujícím na HPP, kteří se podílejí na řešení projektu. Odměnu nelze vyplatit pracovníkům kteří nejsou v zaměstnaneckém poměru (tedy práci vykonávají na DPP/DPČ). Odměny jsou z RUK kvartálně na základě vyplněné tabulky odměn (Příloha 6 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-ver priloha_c_6___formular_fakulty_odmeny___dopl2.xlsx"] ) a vyplněných timesheetů (Příloha č. [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1-priloha_c_7___ts_vzor.xlsx"] ) podepsaných zaměst hlavním řešitelem daného projektu zaslaných na e-mailovou adresu: ivona.preckova@ruk.cuni. "mailto:ivona.preckova@ruk.cuni.cz"] a to v těchto termínech: • odměny za 1. – 3. měsíc daného roku nejpozději do 5.dubna • odměny za 4. – 6. měsíc daného roku nejpozději do 5. července • odměny za 7. – 9. měsíc nejpozději do 5. října • odměny za 10. – 12. měsíc nejpozději do 15.prosince Hodinová sazba: Organizační činnost - 200 Kč/hod. Asistentská odborná činnost - 300 Kč/hod. Odborná činnost - 400 Kč/hod. Výše osobních nákladů je kalkulována včetně všech odvodů platných pro danou fakultu/součás doporučujeme řešitelům přípravu rozpočtu osobních nákladů konzultovat s příslušným fakultn [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . Překročení plánovaného rozpočtu z důvodu špatně n celkových osobních nákladů není důvodem pro navýšení rozpočtu osobních nákladů nebo přesun jiných kategorií do osobních nákladů. Pokud hlavní manažer/ka projektu (zaměstnanec/kyně RUK) neschválí zaslané TS, odměny nebud Odměny nejsou nárokové. ****************************************************************************************** * 5. Ostatní náklady (Other Costs) ****************************************************************************************** *========================================================================================= * a) Občerstvení *========================================================================================= Občerstvení na hromadných akcích realizovaných v souvislosti s řešením projektu spadá do k costs. V případě, že příslušná projektová výzva umožňuje úhradu občerstvení, je nutné vypl (Příloha č. 5 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1-priloha_c_5___zduvodneni.docx"] ) a které akce se občerstvení podávalo, a přiložit seznam osob (prezenční listinu), kterým byl poskytnuto včetně uvedení jména jejich domácí instituce. Alkohol není uznatelným nákladem. Celková výše nákladů vynaložených na občerstvení nesmí přesáhnout 15 % z celkových nákladů *========================================================================================= * b) Najímání studentských asistentů: *========================================================================================= Studenti pracující na projektu jsou vypláceni formou stipendia uděleného fakultou, které j refundováno. Stipendia spadají do kategorie Other costs. Výše stipendia se stanoví dle poč předpokládaných odpracovaných hodin a níže uvedené hodinové sazby pro studenty (200 Kč/hod o refundaci musí být přiložen sken Rozhodnutí o přidělení stipendia s odůvodněním práce na projektu č. (číslo projektu), vyplněný Timesheet (Příloha č. 7 [ URL "https://cuni.cz/UK-1 priloha_c_7___ts_vzor.xlsx"] ), a bankovní výpis dokládající, že fakulta odeslala finanční účet studenta. V Rozhodnutí o stipendiu musí být řádně specifikována činnost, kterou bude vykonávat a musí být jasně popsána její návaznost na projekt 4EU+. Maximální výše stipendia vyplaceného jednomu studentovi pracujícímu na projektu je 20 000 100 hodinám odpracovaným na projektu). *========================================================================================= * c) Spotřební materiál (Consumables and Supplies, Scientific Equipment): *========================================================================================= Spotřební materiál nebo drobný hmotný a nehmotný majetek, který po odborné stránce nezbytn projektu, je způsobilým nákladem. Tyto náklady však musí být přesně specifikovány a musí b jejich nezbytnost v rozpočtu při podání Žádosti o projekt. Tyto náklady musí být předem př nákladu písemně schváleny ze strany 4EU+ LO na formuláři – Zdůvodnění (Příloha č. 5 [ URL UK-13891-version1-priloha_c_5___zduvodneni.docx"] ).  Mezi tyto náklady nepatří běžná elek jsou počítače, telefony, kabely, papíry, karty do telefonu, fotoaparátu atd. Nákup drobného hmotného a nehmotného majetku není možný, pokud to explicitně neumožňuje př projektů není možné nakupovat dlouhodobý majetek *========================================================================================= * d) Cestovní náklady jiných osob: *========================================================================================= Jinou osobou se rozumí osoba, která není zaměstnancem ani studentem UK, účastnila se akce/ v projektu a řešitel/pořadatel akce se v souladu se zněním výzvy rozhodl, že za tuto osobu výdaje a/nebo ubytování.   Cestovní náklady hrazené jiné osobě spadají náklady do kategorie dalších nákladů (Other co kategorie Travel Cost. Pokud nemá daný projekt schváleny prostředky v kategorii Other cost toto v projektu realizovat.   S jinou osobou je nutné uzavřít Smlouvu o úhradě cestovních výdajů/Contract of travel expe č. 4 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1-priloha_c_4___contract_of_travel_expenses_vz Na základě Smlouvy o úhradě cestovních výdajů se proplácí pouze reálné náklady na cestovné podložené účetními doklady (náklady není možné hradit paušálem).  Diety/Subsistence nebo P neproplácí. Dále je třeba vyplnit odpovídající část dokumentu Zdůvodnění (Příloha č. 5 [ U cuni.cz/UK-13891-version1-priloha_c_5___zduvodneni.docx"] ) a zdůvodnit, proč se řešitel r cestovní výlohy jiné osobě. K žádosti o refundaci je nutné přiložit všechny prvotní účetní byly proplaceny na základě Smlouvy o cestovních výdajích (faktura za letenku a hotel včetn výpisu dokládajícího, že náklady byly uhrazeny). Pro refundaci nákladů jiných osob vyplýva o úhradě cestovních výdajů platí stejná pravidla, jako pro zaměstnance RUK a fakult, tj. m ubytování v zahraničí je stanovena na 120 EUR/noc s výjimkou hotelů zajišťovaných organizá letenky economy třídy bez odbaveného zavazadla, nevyžadují-li to další okolnosti cesty.   Cesty jiných osob mimo UK jsou povoleny výhradně v případě, že je explicitně vyžaduje pods záměru projektu. ****************************************************************************************** * 6. Refundace nákladů fakultám ****************************************************************************************** Žádosti o refundace musí být z fakult předávány na RUK bez zbytečného odkladu průběžně běh účetního období, nejpozději však do 2 měsíců od vzniku nákladu.  Pokud nebude fakultou o r zažádáno do dvou měsíců od jejich vynaložení, nebudou tyto náklady refundovány. Poslední t podkladů pro refundaci v každém roce je datum 30. 11. daného roku. Pokud nebude žádost o r fakultou řádně a nejpozději v tomto termínu, nebude možné její proplacení. Za řádně předan považuje pouze refundace předaná přesně dle těchto pravidel (včetně všech požadovaných pří dokladech, které budou fakulty v rámci refundace předávat, musí být uvedeno číslo projektu   Fakultní koordinátor předává Žádost o refundaci (Příloha č. 1 [ URL "https://cuni.cz/UK-13 priloha_c_1___zadost_o_refundaci.docx"] ) podepsanou řešitelem daného projektu. Fakulta mu Vnitrofakturu typu B, ke které přiloží čitelné kopie všech prvotních účetních dokladů (fak nabídky, průzkum trhu atd.), které požaduje proplatit. Žádosti o refundace se předávají el mailem Ing. Ivoně Přečkové (ivona.preckova@ruk.cuni.cz [ URL "mailto:ivona.preckova@ruk.cu všech těchto náležitostí nemůže být refundace ze strany RUK provedena. Pokud fakulta reali více projektů, musí být žádost o refundaci vystavena pro každý projekt zvlášť.   Vzhledem k tomu, že se refundované náklady od fakult účtují do účetnictví RUK jako prvotní účetní doklady na příslušné “pětkové” nákladové účty (každý jednotlivý účetní doklad zvláš nikoliv celková částka požadovaná při refundaci), je potřeba, aby k požadavku na refundaci přiložena Soupiska účetních dokladů (Příloha č. 3 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1 priloha_c_3___soupiska_ucetnich_dokladu_dopl.xlsx"] ). Řádek v Soupisce označuje číslo úče dokladu, kterým musí být označen příslušný zaslaný sken účetního dokladu, jakož i název so kterým je tento sken uložen. Názvy zaslaných skenů účetních dokladů musí respektovat jmenn souborů uvedenou na listu Instrukce v Příloze č. 3 Soupiska [ URL "https://cuni.cz/UK-1389 priloha_c_3___soupiska_ucetnich_dokladu_dopl.xlsx"] .   Všechny doklady se soupisky musí být obsaženy také na vnitrofaktuře, kde pak tedy bude uve dle jednotlivých dokladů nebo typu nákladů. Např. bude-li fakulta žádat refundaci pracovní na vnitrofaktuře celková částka vyúčtování cestovního příkazu rozdělena na částky za cesto stravné. Při nákupu zboží a služeb musí být dodržena pravidla efektivnosti, účelnosti a hospodárnos částce od 50 000 Kč - 100 000 Kč musí být doloženy 3 nabídky. Nákup zboží a služeb nad 100 Opatřením rektora č.30/2020 Pravidla pro zadávání veřejných zakázek v rámci Univerzity Kar cuni.cz/UK-10608.html [ URL "https://cuni.cz/UK-10608.html"] .   Refundace je možná vždy pouze v CZK. ****************************************************************************************** * 7. Reporting ****************************************************************************************** Do 1 měsíce po skončení projektu předkládá řešitel závěrečnou zprávu (Příloha č. 9 [ URL " UK-13891-version1-priloha_c_9___zaverecna_zprava_vzor.docx"] ) obsahující informace o usku aktivitách, zapojených partnerech, výstupech, vynaložených nákladech a dalších plánech v s podpořenou aktivitou. V průběhu řešení projektu/aktivity žádáme řešitele, aby informovali fakultní koordinátory cuni.cz/UK-11795.html"] a 4EU+ LO [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz"] o termínech plánovanýc školy, workshopy, přednášky atp.). ****************************************************************************************** * 8. Afiliace a dedikace ****************************************************************************************** Ve všech publikačních a jiných výstupech spojených s aktivitami projektu musí být uvedena Univerzitě Karlově případně dalším zapojeným univerzitám a Alianci 4EU+. V případě projekt musí být uvedena i dedikace tomuto projektu. ****************************************************************************************** * 9. Užitečné informace ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Ubytování *========================================================================================= 4EU+ LO neposkytuje možnost centrálního zajištění ubytování pro příchozí hosty. Řešitelé m rezervaci zajistit sami. Je možné využít služeb ubytovacího zařízení UK v Opitzově domě (h uken-289.html [ URL "https://cuni.cz/uken-289.html"] ). *========================================================================================= * Rezervace prostor pro akce *========================================================================================= 4EU+ LO neposkytuje možnost rezervace prostor. Pro akce pořádané v rámci projektů a aktivi rezervovat prostory na RUK, není-li akce organizována pod záštitou RUK. Doporučujeme ověři vaší fakultě s fakultním koordinátorem [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . Mezi osvěd patří také Kampus Hybernská (https://www.kampushybernska.cz/ [ URL "https://www.kampushybe *========================================================================================= * Marketing *========================================================================================= 4EU+ LO rád zprostředkuje diseminaci informací o projektu či aktivitách na aliančních i un kanálech. Na akci rádi poskytneme i bannery a dle aktuální dostupnosti také propagační mat případě zájmu kontaktujte 4euplus(zavinac)cuni.cz [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz"] . ****************************************************************************************** * 10. Kontakty ****************************************************************************************** *========================================================================================= * 4EU+ Local Office: *========================================================================================= 4euplus(zavinac)cuni.cz [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz "] https://cuni.cz/UK-12974.html [ URL "https://cuni.cz/UK-12974.html"] Mgr. Karolína Šedivcová - projektová manažerka 4EU+ Ing. Ivona Přečková [ MAIL "ivona.preckova(zavinac)ruk.cuni.cz"] – finanční manažerka 4EU+ RNDr. Dana Miková [ MAIL "dana.mikova(zavinac)ruk.cuni.cz"] – administrátorka grantových s Mgr. Tereza Vosejpková [ MAIL "Tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz"] – koordinátorka 4EU *========================================================================================= * Fakultní koordinátoři: *========================================================================================= https://cuni.cz/UK-11795.html [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] ****************************************************************************************** * Přílohy ****************************************************************************************** Úplné znění pravidel v PDF [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1- v6_final_pravidla_pro_refundace_projektu_4eu.pdf"] Příloha č. 1 - Žádost o refundaci [ URL "UK-15435-version1-priloha_c_1___zadost_o_refundac Příloha č. 2 - Mobility Grant Agreement [ URL "UK-15435-version1-4eu_mga_new_logos.pdf"] Příloha č. 3 - Soupiska dokladů [ URL "UK-15435-version1- priloha_c_3___soupiska_ucetnich_dokladu_dopl.xlsx"] Příloha č. 4 - Contract of travel expenses VZOR [ URL "UK-15435-version1- priloha_c_4___contract_of_travel_expenses_vzor.docx"] Příloha č. 5 - Zdůvodnění [ URL "UK-15435-version1-priloha_c_5___zduvodneni.docx"] Příloha č. 6 - Tabulka odměn [ URL "UK-15435-version1-priloha_c_6___formular_fakulty_odmen Příloha č. 7 - Timesheet VZOR [ URL "UK-15435-version1-uk_13891_version1_priloha_c_7___ts_ Příloha č. 8 – Žádost o změnu projektu [ URL "UK-15435-version1- priloha_c_8___zadost_o_zmenu_rozpoctu.docx"] Příloha č. 9 – Závěrečná zpráva VZOR [ URL "UK-15435-version1-priloha_c_9___zaverecna_zpra ****************************************************************************************** * Archiv pravidel ****************************************************************************************** Dříve platná a archivovaná pravidla pro čerpání prostředků z 4EU+ naleznete v Archivu prav "UK-14261.html "] .