Opatření rektora UK č. 22/2009 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Zavedení datových schránek na UK K provedení: zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi d Účinnost: 1. červenec 2009 ****************************************************************************************** * Zavedení datových schránek na UK ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Čl. 1 - Úvodní ustanovení *========================================================================================= 1.Univerzitě Karlově se podle § 5 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech konverzi dokumentů, v platném znění (dále jen „zákon“), automaticky zřizuje datová schrá 2.Univerzitě Karlově se zřizuje společná datová schránka pro UK, všechny fakulty UK a osta (čl. 8 odst. 7).2) 3.Datová schránka UK je určena k doručování dokumentů určených UK orgány veřejné moci3) a úkonů ze strany UK vůči orgánům veřejné moci.4) 4.Dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datové schránky a úkony provádě veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy.5) 5.K přístupu do datové schránky UK a k přístupu ke všem datovým zprávám doručeným do datov včetně datových zpráv určených do vlastních rukou adresáta, je oprávněn rektor UK.6) 1) § 2 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi do v platném znění (dále jen „zákon“). 2) § 5 odst. 3 zákona. 3) § 1 odst. 1 písm. a) zákona. [za orgány veřejné moci jsou dle tohoto ustanovení zákona orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkového fondu České republiky a jiných st zdravotních pojišťoven, Českého rozhlasu, České televize, samosprávných komor zřízených zá soudních exekutorů] 4) § 2 odst. 1 zákona. 5) § 19 odst. 1 zákona. 6) § 8 odst. 3 a odst. 5 zákona. *========================================================================================= * Čl. 2 - Administrátor *========================================================================================= 1.Rektor jmenuje osobu, která bude oprávněná činit všechny úkony související s datovou sch vztahu k pověřeným osobám dle čl. 3, oprávněným uživatelům dle čl. 4 a k Ministerstvu vn správci datových schránek, které jsou dle zákona vyhrazeny rektorovi (dále jen „administ 2.Rektor může jmenovat zástupce administrátora. Zástupce administrátora vykonává práva a p administrátora, kterými byl pověřen a zastupuje administrátora v jeho nepřítomnosti. 7) § 8 odst. 7 zákona. *========================================================================================= * Čl. 3 - Pověřené osoby *========================================================================================= 1.Administrátor jmenuje pověřené osoby8) oprávněné k přístupu do datové schránky UK a stan oprávnění těchto osob k datové schránce.9) 2.Nestanoví-li administrátor jinak, mají pověřené osoby v systému pro správu dokumentů pří pro UK jako celek. 8) § 8 odst. 6 písm. b) a § 8 odst. 7 zákona. 9) srv. též § 8 odst. 8 zákona. *========================================================================================= * Čl. 4 - Oprávnění uživatelé *========================================================================================= 1.Děkani fakult a ředitelé dalších součástí jmenují oprávněné uživatele systému pro správu danou fakultu nebo ostatní součást UK (dále jen „oprávněný uživatel“) a tyto nahlásí adm 2.Administrátor zajistí přístup oprávněných uživatelů do systému pro správu dokumentů tak, uživatel za danou fakultu nebo za danou ostatní součást UK bude mít přístup výhradně ke fakulty nebo ostatní součásti a k dokumentům v ní uloženým. *========================================================================================= * Čl. 5 - Provoz datové schránky *========================================================================================= 1.Rektor UK, administrátor a pověřené osoby budou k datové schránce UK přistupovat prostře pro správu dokumentů, který bude s datovou schránkou UK komunikovat prostřednictvím k to speciálního rozhraní. 2.V systému pro správu dokumentů budou definovány schránky pro jednotlivé fakulty a ostatn schránka pro UK jako celek. Tyto schránky budou určeny pro příjem, zpracování a odesílán 3.Rozhraním podle odstavce 1 budou datové zprávy doručené do datové schránky UK automatick systému pro správu dokumentů, a to tak, že datové zprávy, v jejichž obálce bude uvedena fakulty nebo ostatní součásti UK, budou zařazeny přímo do schránky příslušné fakulty neb součásti a ostatní datové zprávy budou zařazeny do schránky UK jako celku. 4.Pověřené osoby jsou povinny pravidelně kontrolovat přijaté datové zprávy zařazené do sch základě jejich obsahu je zařazovat do schránky příslušné fakulty nebo ostatní součásti U stanoví administrátor. 5.Při příjmu datových zpráv postupem dle odstavců 3 a 4 zajistí systém pro správu dokument pověřená osoba, ověření platnosti zaručeného elektronického podpisu nebo platnosti uznáv značky, byl-li doručený dokument tímto podpisem podepsán, resp. touto značkou označen. O podpisu nebo značky učiní záznam do systému pro správu dokumentů. 6.Další zpracování přijatých a odesílaných datových zpráv a dokumentů v nich obsažených, j zařazování do spisů, ukládání a archivace se řídí platným Spisovým a skartačním řádem UK fakult a dalších součástí UK je zajistit u datových zpráv, které jsou předmětem skartačn jejich převedení do podoby určené pro skartační řízení odpovídající požadavkům zákona č. archivnictví a spisové službě, v platném znění. 7.Datová schránka neslouží pro dlouhodobé ukládání a archivaci doručených datových zpráv a obsažených dokumentů. Doručené datové zprávy budou uloženy v datové schránce pouze po do ode dne, kdy se do datové schránky přihlásila osoba, která má s ohledem na rozsah svého k dokumentu obsaženému v datové zprávě přístup.10) 10) § 6 vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informační datových schránek. *========================================================================================= * Čl. 6 - Účinky doručení dokumentu do datové schránky *========================================================================================= 1.Dokument, který byl dodán do datové schránky UK, je doručen okamžikem, kdy se do datové přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokument Nepřihlásí-li se do datové schránky tato osoba ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty; to neplatí, právní předpis náhradní doručení.12) 2.Doručení dokumentu podle odstavce 1 má stejné právní účinky jako doručení do vlastních r 11) § 17 odst. 3 zákona. 12) § 17 odst. 4 zákona. 13) § 17 odst. 6 zákona. *========================================================================================= * Čl. 7 - Odesílání dokumentů *========================================================================================= 1.Dokumenty směrované z UK vůči orgánům veřejné moci mohou být nadále odesílány poštou jak včetně odpovědí na datové zprávy a dokumenty v nich obsažené doručené prostřednictvím da UK. 2.Rozhodne-li se fakulta nebo ostatní součást pro odeslání dokumentu určenému orgánu veřej prostřednictvím datové schránky UK, může tak oprávněný uživatel za fakultu nebo ostatní v systému pro správu dokumentů, a to vložením odesílaného dokumentu do tohoto systému a způsobu jeho vypravení, pokud před tím ověřil prostředky systému pro správu dokumentů, ž schránka příslušného orgánu veřejné moci je zpřístupněna. Formát a velikost tohoto dokum splňovat požadavky stanovené prováděcími předpisy pro provoz datových schránek, zejména stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. 3.V případě odeslání dokumentu postupem dle odstavce 2 systém pro správu dokumentů zajistí do formátu datové zprávy a odeslání této zprávy prostřednictvím datové schránky UK, a to automaticky, anebo poloautomaticky po přihlášení pověřené osoby za UK do systému pro spr Po odeslání datové zprávy bude do systému pro správu dokumentů zanesena informace o úspě a doručení datové zprávy. Pokud se dokument nepodaří odeslat do datové schránky, je odpo nebo ostatní součásti UK zajistit jeho náhradní doručení jiným způsobem. 4.Pokud povaha dokumentu odesílaného postupem dle odstavce 2 vyžaduje opatření dokumentu e podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu14), opatří jej oprávněný uživatel za fa ostatní součást UK tímto podpisem při vložení dokumentu do systému pro správu dokumentů. 5.Pokud povaha dokumentu odesílaného postupem dle odstavce 2 vyžaduje označení dokumentu e značkou založenou na kvalifikovaném certifikátu, zajistí označení dokumentu elektronicko pro správu dokumentů na základě vyznačení této skutečnosti u dokumentu v systému pro spr 14) § 12 zákona č. 227/2000, o elektronickém podpisu, v platném znění. *========================================================================================= * Čl. 8 - Společná, přechodná a závěrečná ustanovení *========================================================================================= 1.Datová schránka bude Univerzitě Karlově zřízena nejpozději do 29. září 2009.15) 2.Datová schránka UK je zpřístupněna prvním přihlášením rektora UK do datové schránky, nej dnem 1. 11. 2009.16) K tomuto zpřístupnění dojde v období mezi 21. 9. 2009 a 1. 11. 2009 patnáctý den po dni doručení přístupových údajů rektorovi UK. Přesné datum zpřístupnění UK bude fakultám a ostatním součástem UK předem oznámeno. 3.Administrátor a případně též zástupce administrátora bude rektorem jmenován do 2. červen 4.Pověřené osoby budou administrátorem jmenovány do 31. července 2009. 5.Oprávnění uživatelé budou jmenováni do 20. srpna 2009. 6.Pověřeným osobám a oprávněným uživatelům bude zajištěno školení o práci s datovou schrán zabezpečení tohoto školení odpovídá administrátor. 7.Pro účely tohoto Opatření se ostatními součástmi UK rozumí Centrum pro teoretická studia ekonomický výzkum a doktorské studium, Ústav jazykové a odborné přípravy, Centrum pro ot prostředí, Agentura Rady vysokých škol, Koleje a menzy, Arcibiskupský seminář a Rektorát další součásti UK zajišťuje činnosti dle tohoto opatření Rektorát UK. 8.Vydávání kvalifikovaných certifikátů oprávněným uživatelům zajistí, na základě smlouvy u UK a Českou poštou, s.p., Oddělení pro Informační systém UK Ústavu výpočetní techniky UK „Oddělení pro IS UK“). 9.Technickou realizaci provozu datové schránky UK zabezpečuje Oddělení pro IS UK. 10Věcný záměr tohoto opatření byl projednán v kolegiu rektora dne 11. května 2009, v rozší rektora dne 18. května 2009 a, po vyhlášení zákona č. 190/2009 Sb., kterým se mj. noveli opětovně v kolegiu rektora dne 29. června 2009. 15) § 31 odst. 1 zákona. 16) § 10 odst. 2 a § 31 odst. 1 zákona. *========================================================================================= * Čl. 9 - Účinnost *========================================================================================= Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. července 2009. V Praze dne 29. června 2009 .doc ke stažení [ URL "UK-3254-version1-or0922.doc"]