Přílohy k Opatření rektora UK č. 6/2013 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Příloha č. 1 *========================================================================================= Spisový a skartační plán Univerzity Karlovy v Praze Spisový znak: Věcná skupina (charakteristika) typů dokumentů: ------------------------------------------------------------------------------------------ A – Organizace, záležitosti vedení UK a jednotlivých pracovišť ------------------------------------------------------------------------------------------ A I Legislativa a organizační normy A I/1 Základní předpisy UK a součástí UK (statuty a vnitřní předpisy podle VŠ zákon A I/2 Další předpisy UK, fakult a dalších součástí UK (opatření rektora, kvestora, A I/3 Zřizování fakult, ústavů (institutů), kateder a dalších pracovišť, jejich ruš A II Agenda akademických funkcionářů A II/1 Agenda akademických funkcionářů UK – rektora, prorektorů, děkanů, proděkanů, porad, zásadní dokumenty vznikající při výkonu funkce) A II/2 Agenda akademických funkcionářů UK – rektora, prorektorů děkanů, proděkanů, ř (korespondence, podklady, další méně významné dokumenty) A III Akademické senáty A III/1 Akademické volby (protokoly volebních komisí, seznamy kandidátů, volební prog kampaně) A III/2 Akademický senát (zápisy a záznamy z jednání, zásadní korespondence) A III/3 Akademický senát (podklady, ostatní korespondence) A IV Vedení univerzity a fakult (další orgány) A IV/1 Kolektivní orgány vedení UK, fakult a dalších součástí UK – správní rada, věd komise (protokoly, zápisy ze zasedání, projednávané dokumenty) Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů. A IV/2 Kolektivní orgány vedení UK, fakult a dalších součástí UK – správní rada, věd komise (korespondence, podkladové dokumenty) Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů. A V Kvestor a tajemníci fakult A V/1 Agenda kvestora, tajemníků fakult (zápisy z porad, zásadní dokumenty vznikají A V/2 Agenda kvestora, tajemníků fakult (korespondence, podklady, další méně význam A VI Sekce, moduly, instituty, katedry, ústavy, kliniky, odbory, oddělení A VI/1 Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů dlouhodobé plány činnosti, zásadní dokumenty) A VI/2 Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů korespondence, podklady) A VI/3 Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů korespondence, pomocné a podkladové dokumenty) A VII Hodnocení a kontrola A VII/1 Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (konečné výstupy) A VII/2 Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (podklady, dílčí řeše A VII/3 Vnitřní audit – zprávy o auditu A VII/4 Vnitřní audit – plány, pracovní dokumentace A VIII Univerzitní ocenění, slavnosti a soutěže A VIII/1 Čestné doktoráty, emeritní profesury, hostující profesury A VIII/2 Vyznamenání a udělování medailí UK, vědecké tituly udělované in memoriam A VIII/3 Univerzitní a fakultní slavnosti A VIII/4 Univerzitní soutěže a ceny (vědecké, studentské, odborné) A IX Publicita a propagace UK A IX/1 Tiskové zprávy, významné PR výstupy A IX/2 Styk s novináři, ostatní propagace UK ------------------------------------------------------------------------------------------ B – Personální agenda ------------------------------------------------------------------------------------------ B I Systemizace míst B II Přijímání a hodnocení zaměstnanců B II/1 Přijímání a vyřazování pracovníků – obecné záležitosti (inzeráty, konkurzy, ž B II/2 Odborné hodnocení pracovníků – obecné záležitosti, souhrnné zprávy B III Dokumentace pracovních vztahů B III/1 Osobní spisy zaměstnanců (dohoda o vzniku pracovněprávního vztahu, průběh zam pobyty v zahraničí, platové výměry, ukončení pracovního poměru apod.) Po dohodě s archivem je možné osobní spisy zaměstnanců rozdělit na akademické Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě. B III/2 Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. – dohody a vyúčtování B III/3 Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. – návrhy, podklady B IV Řízení se zaměstnanci B IV/1 Postihy zaměstnanců, suspenze, amnestie, mimosoudní rehabilitace (konkrétní v ukládat i v personáliích zaměstnanců) B IV/2 Odpovědnost za vzniklou škodu B V Docházka a dovolené B V/1 Přehledy, rozpisy dovolených B V/2 Evidence docházky B VI Statistiky, přehledy zaměstnanců UK B VII Sociální záležitosti a kolektivní vyjednávání B VII/1 Kolektivní vyjednávání a smlouvy B VII/2 Závodní preventivní péče B VIII Bezpečnost práce B VIII/1 Bezpečnost práce (směrnice, koncepce, přehledy za období roční a delší, knihy B VIII/2 Bezpečnost práce (lehké úrazy, knihy úrazů, odškodňovací komise) B VIII/3 Bezpečnost práce (výkazy, podklady, školení) ------------------------------------------------------------------------------------------ C – Vědecko-výzkumná činnost ------------------------------------------------------------------------------------------ C I Koncepce vědecké činnosti, zásadní normy, programy, korespondence s MŠMT (výz projekty, návrhy, hodnocení) C II Granty C II/1 Interní programy podpory vědy UK – koncepce, činnost C II/2 Interní programy podpory vědy UK – přijaté projekty – návrhy, posudky, smlouv (včetně tištěných výstupů z informačních systémů) C II/3 Interní programy podpory vědy UK – nepřijaté projekty, návrhy, posudky (včetn informačních systémů) Doporučeným způsobem výběru je ponechání kompletního souboru nepřijatých proj rok 0/1 a 5/6) C II/4 Interní programy podpory vědy UK – podklady a přípravný materiál C II/5 Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další projektové financová UK) – smlouvy, zprávy, zásadní dokumenty C II/6 Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další projektové financová UK) – podklady a přípravný materiál C III Výzkum a spolupráce C III/1 Dílčí výzkumné úkoly (fakultní, katedrové, ústavní) – zadání, smlouvy, souhrn C III/2 Vědecká spolupráce s jinými vědeckými a pedagogickými institucemi v ČR (s výj souhrnné zprávy, zásadní dokumenty C III/3 Spolupráce se zahraničními vědeckými a pedagogickými institucemi v oblasti vě grantů) – smlouvy, souhrnné zprávy, zásadní dokumenty C III/4 Aplikovaný výzkum – spolupráce s výrobními podniky, zdravotnickými zařízeními závěrečné zprávy apod.) C III/5 Základní a aplikovaný výzkum (pracovní korespondence, další dokumentace, průb C IV Znalecká činnost C IV/1 Znalecká činnost – znalecké posudky C IV/2 Znalecká činnost – ostatní C V Léčebná činnost – kliniky, ústavy C VI Vědecko-pedagogické tituly C VI/1 Docentury a habilitační řízení, habilitační práce C VI/2 Profesury a jmenovací řízení C VII Vydavatelská činnost C VII/1 Ediční plány, autorské smlouvy, přehledy vydaných publikací (fakult UK a Nakl C VII/2 Ediční záležitosti, příprava publikací, vydavatelská agenda, redakční a edičn součástí UK a Nakladatelství Karolinum) C VIII Knihovny C VIII/1 Univerzitní fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – konc důležité předpisy, zprávy o činnosti za roční a delší období C VIII/2 Univerzitní, fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – ost C IX Vědecké konference C IX/1 Vědecké konference – zápisy z jednání, souhrnné zprávy, konferenční sborníky C IX/2 Vědecké konference – běžná agenda ------------------------------------------------------------------------------------------ D – Studijní záležitosti ------------------------------------------------------------------------------------------ D I Akreditace a studijní plány D I/1 Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů, žádosti, schválení, zásadní povahy D I/2 Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů – pracovní a pomocná D I/3 Karolinky (Seznamy přednášek, Základní informace o fakultě...) D II Přijímací řízení a zápis do studia D II/1 Přijímací řízení – podmínky přijímacího řízení, zadání testů a správné odpově přijatých a nepřijatých uchazečů (s uvedením výsledků zkoušek) D II/2 Přezkumné řízení v přijímacím řízení D II/3 Přijímací řízení – dotazníky, výsledky testů, zkoušek – nepřijatí uchazeči (Pozn.: Před skartací nutno revidovat a vyjmout originály vysvědčení. Doporuč ponechání kompletního souboru přijímacího řízení vždy jednou za 5 let, tj. ro D II/4 Zápis do studia D III Evidence studentů, účastníků rigorózního řízení a programů CŽV D III/1 Spisy studentů bakalářského, magisterského, doktorského studijního programu, řízení (včetně protokolů o státních zkouškách a dokladu o splněných studijníc Spisy je po dohodě s Archivem UK možné členit podle typu studijního programu, studia. Spisy jsou řazeny abecedně v rámci akademického roku ukončení studia/ do Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě. D III/2 Matriky studentů, matriky absolventů, matriky rigorózního řízení UK D III/3 Celkové seznamy studentů jednotlivých fakult UK v daném akademickém roce (kat výstupy z informačního systému D III/4 Celoživotní vzdělávání zaměřené zájmově, včetně Univerzity třetího věku – sou přehledy účastníků programů CŽV, přehledy vypsaných kursů D III/5     Celoživotní vzdělávání zaměřené na výkon povolání – včetně atestací lékařů (s atestacích a získané kvalifikaci) V případě souběhu s odborným studiem se materiály ukládají do spisu studenta. D IV Rozhodování ve věcech studia – řízení zahajovaná na žádost i z vlastního podn řízení, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení (včetně soudního) ve věcech stu zakládá do spisu studenta) D V Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace („nostrifikace“) D VI Kvalifikační práce a doklady D VI/1 Kvalifikační práce – bakalářské, diplomové, dizertační, rigorózní, (Doporučuj a řadit podle signatur přidělených při knihovnickém zpracování, při předání d elektronický soupis předávaných prací) D VI/2 Dílčí zkoušky a zkušební výkazy D VI/3 Studijní potvrzení vystavovaná na žádost žadatele a úřadů D VI/4 Osvědčení o dodatečném udělení titulů (Mgr., Ph.D., Th.D.) D VI/5 Duplikáty studijních dokladů, dokladů o získané VŠ kvalifikaci D VII Úrazy a úmrtí studentů D VIII Mimosoudní rehabilitace D IX Studentské, fakultní a univerzitní spolky D X Styk s absolventy (Spolek Carolinum) D XI Poplatky spojené se studiem a jiné úhrady D XI/1 Poplatky spojené se studiem – souhrnné přehledy D XI/2 Poplatky spojené se studiem – výběr, evidence, ostatní dokumentace D XII Stipendia D XII/1 Stipendia – souhrnné přehledy D XII/2 Stipendia – žádosti, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení, udělování, dílčí D XIII Koleje – ubytování studentů D XIII/1 Koleje – souhrnné přehledy D XIII/2 Koleje (přidělování míst) ------------------------------------------------------------------------------------------ E – Mezinárodní vztahy ------------------------------------------------------------------------------------------ E I Zahraniční vztahy E I/1 Uzavírání smluv a dohod se zahraničními univerzitami a jinými vědecko-pedagog E I/2 Zahraniční smlouvy a dohody – plnění (mimo pobyty) E I/3 Statistika a plánování mezinárodních vztahů E I/4 Členství v mezinárodních nevládních organizacích – přihlášky, zásadní dokumen E I/5 Členství v mezinárodních nevládních organizacích – korespondence, další dokum E I/6 Propagace UK v zahraničí E I/7 Významné akce a zahraniční návštěvy na UK (ve spolupráci s diplomatickým sbor institucemi) E II Zahraniční mobilita E II/1 Programy pro podporu mobility studentů a zaměstnanců UK a pobytů zahraničních zahraničních VŠ na UK – smlouvy, vyhlášení, stanovení podmínek a další zásadn E II/2 Pobyty studentů UK v zahraničí organizované UK – doklady dokumentující druh, atestace E II/3 Pobyty studentů zahraničních VŠ na UK – doklady dokumentující druh, dobu poby E II/4 Pobyty zaměstnanců UK v zahraničí (včetně zpráv ze zahraničních cest), pobyty zásadní doklady E II/5 Pobyty studentů a zaměstnanců UK v zahraničí organizované UK, pobyty cizinců agenda (včetně zamítnutých žádostí) ------------------------------------------------------------------------------------------ F – Právní záležitosti ------------------------------------------------------------------------------------------ F I Právní záležitosti (mimo rozhodování o studiu) F I/1 Právní spory a zastupování (rozhodnutí soudů, zásadní spisy) F I/2 Právní záležitosti (pracovní dokumentace, podklady) ------------------------------------------------------------------------------------------ G – Investice, rozvoj, projektové práce, generální opravy ------------------------------------------------------------------------------------------ G I Plány, styk s dodavateli a orgány státní správy G I/1 Výhledové a roční plány G I/2 Projednávání a styk s dodavateli G I/3 Projednávání a styk s ministerstvem školství G I/4 Projednávání a styk s dalšími orgány státní správy a samosprávy G I/5 Smlouvy s dodavateli G II Investiční záměry a generální opravy G II/1 Investiční záměry, schvalovací řízení, zprávy o realizaci G II/2 Generální opravy (časové plány, výběrová řízení, dokumentace) G III Rozvojové projekty a programy financované z externích zdrojů G III/1 Návrhy, žádosti, smlouvy, závěrečné zprávy a další zásadní dokumenty G III/2 Podklady, přípravný materiál, korespondence s poskytovatelem G IV Arbitráž a statistika G IV/1 Arbitráž a penalizace G IV/2 Statistika ------------------------------------------------------------------------------------------ H – Rozpočet, finanční hospodaření a účetnictví ------------------------------------------------------------------------------------------ H I Účetnictví H I/1 Dokumentace účtů (zřizování, výpisy) H I/2 Účetní závěrka a výroční zpráva (podle § 31, odst. 2, písm. a/ zák. č. 563/19 H I/3 Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, účetní záznamy (podle § 31, ods 563/1991 Sb. o účetnictví) H II Rozpočty H II/1 Specifikace rozpočtových dat H II/2 Rozpisy rozpočtů UK, fakult a dalších součástí UK H II/3 Rozpisy rozpočtů nižších organizačních složek UK H II/4 Rozpočtové změny H II/5 Roční a pololetní statistické údaje H III Fakturace (včetně podkladů pro fakturaci) H IV Výběrová řízení a zakázky H IV/1 Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (nadlimitní zakázky) H IV/2 Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (ostatní zakázky) H IV/3 Objednávky, smlouvy (včetně smluv o dílo) H V Mzdy H V/1 Mzdové listy H V/2 Podklady ke mzdám H VI Pokladní služba H VII Evidenční listy důchodového pojištění H VIII Dary a darovací smlouvy ------------------------------------------------------------------------------------------ J – Vnitřní správa (správa budov, technické záležitosti) ------------------------------------------------------------------------------------------ J I Budovy J I/1 Správa budov, smlouvy, nákupy, prodeje, dary, odkazy J I/2 Pasportizace budov (včetně výstupů z informačního systému) – při založení nov zásadní rekonstrukci J II Nájmy nemovitostí J II/1 Pronájmy a nájmy budov a místností, pozemků J II/2 Nájemníci, služební byty J III Revizní a kontrolní zprávy zásadního významu J IV Nadace (nadační dary, správa nadačního jmění) J V Údržba a provoz J V/1 Údržba, údržbářské dílny J V/2 Autoprovoz J V/3 Drobné opravy J VI Inventarizace J VI/1 Inventarizace – hlavní inventarizační zápis J VI/2 Inventarizace – inventurní soupisy J VII Přístrojové vybavení, stroje, zařízení, nehmotný majetek (včetně záznamů o je J VIII Správa ubytovacích zařízení J VIII/1 Správa kolejí a menz J VIII/2 Domovní knihy ubytovacích, výcvikových a rekreačních zařízení J IX Spisová služba J IX/1 Spisovna a podatelna, evidence dokumentů (v listinné podobě, tištěné výstupy služby), rejstříky aj. pomůcky spisové služby J IX/2 Archiv (převzetí spisů fakult a jednotlivých pracovišť) J X Požární ochrana J X/1 Požární ochrana, ochrana budov – směrnice, koncepce, výkazy za období roční a J X/2 Požární ochrana, ochrana budov – periodická hlášení a výkazy, školení ------------------------------------------------------------------------------------------ K – Informační systémy a výpočetní technika ------------------------------------------------------------------------------------------ K I Dlouhodobé koncepce zavádění výpočetní techniky, plány a souhrnné zprávy o či delší období K II Projektová, technická a uživatelská dokumentace informačních systémů K II/1 Dokumentace celouniverzitních, celofakultních a dalších informačních systémů, data mající trvalou (archivní) hodnotu K II/2 Dokumentace ostatních informačních systémů K III IT infrastruktura a síťové trasy K III/1 Projektová dokumentace K III/2 Dokumentace skutečného provedení (včetně vyjádření a souhlasů s provozem) K IV Pracovní dokumentace a dílčí zprávy *============================================================================= * Příloha č. 2 *============================================================================= Vzor skartačního návrhu Univerzita Karlova v Praze Fakulta (součást)                                                                                Čj.:                                                                                  V ……dne ...                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             1                                                                                                    Skartační návrh      Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o zm znění pozdějších předpisů, a v souladu s příslušnými ustanoveními Spisového řá navrhujeme vyřazení dokumentů dle připojeného seznamu.      Žádáme o provedení odborné archivní prohlídky, o souhlas se zničením doku a vybraných položek se skartačním znakem V a o uložení dokumentů trvalé hodnot Seznam dokumentů navrhovaných k vyřazení, resp. k převzetí do Archivu UK   Stručný obsah:                                 spis. znak:       časový rozs kartonů:                                          objem dat Skartační znak A: 1. Akademický senát                                 A III/2           2005-200   2 balíky 2. Koncepce vědecké činnosti                   C I                 2000-2002   kartony   .  .                                                                              . Skartační znak V:                                                                                1. Bezpečnost práce (lehké úrazy)           B  VIII/1         2005-2007        balíky  .            Skartační znak S: 1. Studijní potvrzení                                  D VII/1           2005-2007                            2 kartony 2. Rozpočtové změny                               H II/4              2000-200 4 MB  .  .  . Celkem je navrhováno k vyřazení XX balíků (kartonů), tj. XX  bm dokumentů v li znakem A, XX balíků (kartonů), tj. XX bm dokumentů v listinné podobě se skarta (kartonů), tj. XX bm dokumentů v listinné podobě a XX MB digitálních dokumentů                                                                                megabyte běžných metrů