Opatření rektora UK č. 4/2014 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Zpracování osobních údajů studentů, uchazečů o studium a zaměstnanců Univerzi K provedení: - Účinnost: 1. únor 2014 ****************************************************************************************** * Zpracování osobních údajů studentů, uchazečů o studium a zaměstnanců Univerzity Karlovy ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Čl. 1 Úvodní ustanovení *========================================================================================= 1.Univerzita Karlova (dále jen „univerzita“) zpracovává osobní údaje studentů univerzity, o studium na univerzitě a osob v pracovněprávním vztahu s univerzitou nebo její fakultou součástí (dále jen „zaměstnanci“), v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobn o změně některých zákonů, v platném znění, a na základě zákona o vysokých školách, zákon zákonů souvisejících, zejména zákona o pojistném na sociální zabezpečení, zákona o veřej pojištění a zákona o důchodovém pojištění. 2.Ukládání a vyřazování osobních údajů upravuje Opatření rektora č. 6/2013 – Spisový řád U Karlovy v Praze. *========================================================================================= * Část I. Osobní údaje studentů *========================================================================================= *========================================================================================= * Čl. 2 Osobní údaje studentů *========================================================================================= 1.Osobní údaje studentů jsou primárně zpracovávány ve studijním informačním systému univer rovněž úlohu matriky studentů ve smyslu zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v pl (dále jen „zákon“). 2.Osobní údaje studentů jsou ze studijního informačního systému propagovány do dalších sys zejména do centrální personální aplikace a do centrální autentizační služby. 3.Je-li osoba současně studentem a zaměstnancem, jsou její údaje v centrální personální ap pouze jednou a každá změna v těchto údajích se promítá do obou agend – studijní i person *========================================================================================= * Čl. 3 Rozsah evidovaných osobních údajů *========================================================================================= 1.Rozsah a struktura evidovaných údajů vyplývá ze zákona, který ukládá vysokým školám vést studentů, a odpovídá struktuře informační věty stanovené Ministerstvem školství, mládeže ČR na základě tohoto zákona. Matrika studentů obsahuje údaje o jednotlivých studentech v zapsaných do bakalářského nebo magisterského nebo doktorského studijního programu. Zápis studentů do matriky se provádí neprodleně po zápisu studenta do studia v příslušném stud (§ 88 odst. 4, § 51 odst. 1 zákona). 2.V informačním systému jsou o osobě studenta evidovány tyto osobní údaje: a.příjmení a jméno (resp. všechna aktuální příjmení a jména, je-li jich více), b.dřívější jména a příjmení po dobu studia, c.rodné příjmení, d.tituly před jménem, tituly za jménem, e.rodné číslo, resp. rodný kód cizince pro celostátní matriku studentů (dále jen „SIMS“) f.datum narození (je automaticky odvozováno z rodného čísla), g.pohlaví (je automaticky odvozováno z rodného čísla), h.místo a stát narození, i.státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.), j.rodinný stav, k.číslo občanského průkazu nebo identifikačního dokladu občana EU/EHS nebo cestovního pa l.příznak, zda má osoba trvalý pobyt v ČR, m.adresa trvalého pobytu a její změny po dobu studia, n.adresa dočasného pobytu v ČR (u osob nemajících trvalý pobyt v ČR) a její změny po dob o.adresa pro doručování písemností, p.údaj o ubytování na koleji a číslu pokoje, q.soukromé telefonní číslo (mobilní síť, pevná linka), r.soukromá e-mailová adresa, s.adresa soukromých webových stránek studenta (URL), t.bankovní spojení (údaje nutné pro vnitrostátní anebo mezinárodní platební styk), u.číslo osoby přidělené UK – údaj je generován centrální personální aplikací a nelze jej v.číslo průkazu studenta UK (obsažené v čárovém kódu na průkazu), datum převzetí průkazu aktuální stav průkazu a datum poslední změny tohoto stavu – údaje se přenášejí z centr průkazů UK, studijní oddělení je oprávněno nastavovat pouze vybrané stavy průkazu (při průkazu studenta studijnímu oddělení a při opětovném vydání průkazu studentovi v přípa opětovného nástupu do studia), w.univerzitní login (slouží jako login do Centrální autentizační služby UK) – údaj gener autentizační služba UK, x.e-mailová adresa přidělená univerzitou, y.dosažené vzdělání, z.údaje o absolvované střední škole: i.IZO střední školy, iiobor střední školy – KKOV, iistát střední školy, ivrok maturity, aaúdaje o předchozím studiu na vysoké škole: i.název vysoké školy a fakulty, iistudijní program a studijní obor nebo obory, iirok zahájení a rok ukončení studia, ivudělený titul, v.stát vysoké školy, abúdaj o zdravotním omezení a případná poznámka ke zdravotnímu stavu, pokud student vysl zpracováním těchto údajů souhlas, acfotografie – zpravidla odpovídající fotografii na průkazu studenta, implicitně se přen evidence průkazů UK, adúdaje související s evidencí uznané doby rodičovství studenta dle Opatření rektora č. základě podané žádosti studenta o evidenci uznané doby rodičovství), aeúdaj, že student splňuje podmínky pro přiznání sociálního stipendia (na základě podané studenta). 3.V informačním systému má být každý student univerzity evidován pouze jednou, bez ohledu fakultách univerzity studuje či studoval. *========================================================================================= * Čl. 4 Údaje, které může student o sobě změnit *========================================================================================= 1.Student přihlášený do systému může nastavit či změnit hodnoty těchto údajů, které jsou o evidovány: a.rodinný stav, b.adresa pro doručování písemností, c.údaj o ubytování na koleji a číslu pokoje, d.soukromé telefonní číslo (mobilní síť, pevná linka), e.soukromá e-mailová adresa, f.adresa soukromých webových stránek studenta (URL), g.bankovní spojení (údaje nutné pro vnitrostátní anebo mezinárodní platební styk). 2.Údaje dle odstavce 1 může v systému měnit i studijní oddělení fakulty, na níž student st však učinit pouze na žádost studenta při jeho osobní návštěvě studijního oddělení. *========================================================================================= * Čl. 5 Zveřejňované údaje *========================================================================================= 1.Anonymní uživatel informačního systému UK nebo přihlášený uživatel, který není zaměstnan nebo vyučujícím (dále jen „anonymní uživatel“), může vyhledat studenta podle zadaných kr nestanovil-li vyhledávaný student postupem dle odstavce 2 pro případ přístupu anonymního jinak, a zobrazit si jeho osobní a základní studijní údaje dle odstavce 3. 2.Student může po svém přihlášení do systému nastavit, zda údaje o jeho osobě má mít možno uživatel vyhledat; implicitně je vyhledání povoleno. 3.Pokud je vyhledání studenta povoleno, zobrazí se o něm tyto osobní a základní studijní ú a.příjmení a jméno (resp. příjmení a jména), b.tituly před jménem, tituly za jménem, c.fakulta, d.studijní program a studijní obor, e.ročník studia, f.v případě již ukončených studií akademický rok ukončení studia. 4.Pokud je vyhledání studenta povoleno, může student po svém přihlášení do systému dále na další údaje mají o něm být viditelné. Student takto může povolit zveřejnění těchto údajů a.rodné příjmení, b.státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.), c.rodinný stav, d.příznak, zda má trvalý pobyt v ČR, e.adresu trvalého pobytu (nebo její část, např. obec), f.adresu dočasného pobytu v ČR (nebo její část, např. obec), g.adresu pro doručování písemností (nebo její část, např. obec), h.údaj o ubytování na koleji a číslu pokoje, i.soukromé telefonní číslo nebo čísla (mobilní síť, pevná linka) – zveřejnění každého z povoluje samostatně, j.soukromou e-mailovou adresu nebo adresy, k.adresu soukromých webových stránek studenta (URL), l.číslo osoby přidělené UK, m.univerzitní login, n.číslo průkazu studenta UK (obsažené v čárovém kódu na průkazu), o.fotografii, p.typ studijního programu, formu studia, aktuální studijní stav a studijní skupinu (kruh 5.Všechny údaje dle odstavce 4 jsou implicitně neveřejné. 6.Pro osoby, které na UK studovaly a jejichž studium již bylo ukončeno, zůstává v platnost nastavení přístupnosti údajů dle odstavců 3 a 4, které provedly. Změnu tohoto nastavení dvojím způsobem: a.osoba může požádat o změnu nastavení prostřednictvím mailové adresy helpdesk@is.cuni.c b.pokud studium osoby bylo ukončeno v akademickém roce 2007/2008 nebo později, může se s do studijního informačního systému a zakázat vyhledání svého záznamu přímo v nastavení 7.Pro osoby, které odevzdaly závěrečnou práci k obhajobě po 1. 1. 2006, jsou zveřejňovány údaje v souvislosti se zveřejňováním závěrečných prací dle §47b zákona. *========================================================================================= * Část II. Osobní údaje uchazečů o studium *========================================================================================= *========================================================================================= * Čl. 6 Osobní údaje uchazečů o studium *========================================================================================= 1.Osobní údaje uchazečů o studium jsou primárně zpracovávány ve studijním informačním syst 2.Osobní údaje uchazečů o studium jsou ze studijního informačního systému propagovány do d univerzity, zejména do centrální autentizační služby a dalších systémů, jejichž uživatel osoby ještě před nabytím statutu studenta a v nichž je zpracování těchto údajů nezbytné. přijímacího řízení jsou údaje osob, které se nezapsaly ke studiu, ve studijním informačn hromadně anonymizovány a z dalších systémů odstraněny. 3.Je-li osoba současně studentem a uchazečem o studium, jsou její údaje v systému udržován každá změna v těchto údajích se promítá do obou agend – studijní i agendy přijímacího ří *========================================================================================= * Čl. 7 Rozsah evidovaných osobních údajů *========================================================================================= 1.1. Rozsah a struktura evidovaných údajů vyplývá ze zákona, z opatření obecné povahy Mini školství, mládeže a tělovýchovy ČR a z podmínek přijímacího řízení. 2.V informačním systému jsou o osobě uchazeče o studium evidovány tyto údaje: a.příjmení a jméno (resp. všechna aktuální příjmení a jména, je-li jich více), b.rodné příjmení, c.tituly před jménem, tituly za jménem, d.rodné číslo, resp. rodný kód cizince, e.datum narození (je automaticky odvozováno z rodného čísla), f.pohlaví (je automaticky odvozováno z rodného čísla), g.místo a stát narození, h.státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.), i.číslo občanského průkazu nebo identifikačního dokladu občana EU/EHS nebo cestovního pa j.příznak, zda má osoba trvalý pobyt v ČR, k.adresa trvalého pobytu a její změny po dobu studia, l.adresa dočasného pobytu v ČR (u osob nemajících trvalý pobyt v ČR) a její změny po dob m.adresa pro doručování písemností v přijímací řízení– tato adresa je používána pouze v přijímacího řízení, je v každé přihlášce ke studiu uložena samostatně a může tedy být přihlášky ke studiu odlišná, není dostupná z aplikací a modulů informačního systému ne přijímacího řízení, n.soukromé telefonní číslo (mobilní síť, pevná linka), o.soukromá e-mailová adresa, p.číslo osoby přidělené UK – údaj je generován centrální personální aplikací a nelze jej q.univerzitní login (slouží jako login do Centrální autentizační služby UK) – údaj gener autentizační služba UK, r.dosažené vzdělání, s.údaje o absolvované střední škole: i.IZO střední školy, iiobor střední školy – KKOV, iistát střední školy, ivrok maturity, v.známky ze střední školy ze sledovaných předmětů, pokud je jejich vyplnění požadováno řízení z důvodu bonifikace (údaje nejsou přístupné z centrální personalistiky), viprůměrný prospěch v jednotlivých ročnících střední školy a maturitní průměr, pokud j vyplnění požadováno v přijímacím řízení z důvodu bonifikace (údaje nejsou přístupné personalistiky), t.údaje o předchozím studiu na vysoké škole: i.název vysoké školy a fakulty, iistudijní program a studijní obor nebo obory, iirok zahájení a rok ukončení studia, ivpředpokládaný termín dokončení studia, v.udělený titul, vistát vysoké školy, u.žádost o zvláštní zacházení z důvodu zdravotního omezení, údaj o zdravotním omezení a poznámka ke zdravotnímu stavu (žádostí o zvláštní zacházení uchazeč současně vyslovuje zpracováním těchto údajů), v.potvrzení zaměstnavatele o průběhu zaměstnání – potvrzení o délce praxe, w.záznamy o zájmu uchazeče ve vztahu ke zvolenému oboru, x.životopis, y.další přílohy přihlášky (např. doklady o absolvovaném vysokoškolském vzdělání, doklady doklady o absolvovaných jazykových zkouškách, doporučující dopisy, motivační dopis, os atd.). 3.V informačním systému má být každý uchazeč o studium na univerzitě evidován pouze jednou to, na kolik fakult univerzity podal přihlášku ke studiu. *========================================================================================= * Čl. 8 Údaje, které může uchazeč o studium o sobě změnit *========================================================================================= Uchazeč o studium nemůže po podání přihlášky již měnit své osobní údaje uložené v systému; osobních údajů oznamuje studijnímu oddělení fakulty, na kterou podal přihlášku. *========================================================================================= * Čl. 9 Zveřejňované údaje *========================================================================================= Údaje o uchazečích ke studiu se nezveřejňují, anonymnímu uživateli není vyhledávání uchaze přístupné. *========================================================================================= * Část III. Osobní údaje zaměstnanců *========================================================================================= *========================================================================================= * Čl. 10 Osobní údaje zaměstnanců *========================================================================================= 1.Osobní údaje zaměstnanců jsou primárně zpracovávány jak v centrální personální aplikaci, studijním informačním systému. Tyto dva systémy jsou vzájemně propojeny a část údajů sdí centrální personální aplikace je část osobních údajů přenášena do mzdového systému. Dalš zaměstnanců jsou zpracovávány mzdovým systémem a nejsou propagovány do dalších systémů. 2.Osobní údaje zaměstnanců jsou z centrální personální aplikace propagovány do dalších sys zejména do centrální autentizační služby a do Centrálního systému pro evidenci publikačn 3.Je-li osoba současně studentem a zaměstnancem, jsou její údaje v centrální personální ap pouze jednou a každá změna v těchto údajích se promítá do obou agend – studijní i person *========================================================================================= * Čl. 11 Rozsah evidovaných osobních údajů *========================================================================================= 1.Rozsah a struktura evidovaných údajů vyplývá ze zákoníku práce a zákonů souvisejících, z o pojistném na sociální zabezpečení, zákona o veřejném zdravotním pojištění a zákona o d pojištění. 2.V centrální personální aplikaci jsou o osobě zaměstnance evidovány tyto údaje: a.příjmení a jméno (resp. všechna aktuální příjmení a jména, je-li jich více), b.dřívější jména a příjmení, c.rodné příjmení, d.tituly před jménem, tituly za jménem, e.rodné číslo, resp. rodný kód přidělený ČSSZ nebo číslo pojištěnce přidělené zdravotní f.datum narození (je automaticky odvozováno z rodného čísla), případně též datum úmrtí, g.pohlaví (je automaticky odvozováno z rodného čísla), h.státní občanství, i.číslo občanského průkazu nebo identifikačního dokladu občana EU/EHS nebo cestovního pa j.místo a stát narození, k.rodinný stav, l.zdravotní pojišťovna, m.příznak, zda má osoba trvalý pobyt v ČR, n.adresa trvalého pobytu a její změny po dobu pracovního vztahu, o.adresa dočasného pobytu v ČR (u osob nemající trvalý pobyt v ČR) a její změny po dobu vztahu, p.údaj „adresa pro evidenční listy důchodového pojištění“ (dále ELDP); u osob s trvalým se pro účel ELDP eviduje adresa místa pobytu na území v ČR, q.adresa pro doručování písemností, r.soukromé telefonní číslo (mobilní síť, pevná linka), s.soukromá e-mailová adresa, t.adresa soukromých webových stránek zaměstnance (URL), u.bankovní spojení (údaje nutné pro vnitrostátní anebo mezinárodní platební styk), v.e-mailová adresa přidělená univerzitou, w.číslo osoby přidělené UK – údaj je generován centrální personální aplikací a nelze jej x.číslo průkazu zaměstnance UK (obsažené v čárovém kódu na průkazu), datum převzetí průk stav průkazu a datum poslední změny tohoto stavu – údaje se přenášejí z centrální evid UK, personální oddělení je oprávněno nastavovat pouze vybrané stavy průkazu (při odevz personálnímu oddělení a při opětovném vydání průkazu zaměstnanci v případě jeho opětov zaměstnání), y.univerzitní login (slouží jako login do Centrální autentizační služby UK) – údaj gener autentizační služba UK, z.dosažená vzdělání: obor a stupeň vzdělání, škola, datum absolvování, případně dosažený závěrečné práce, aaúdaj o přiznání důchodu: starobní, vdovský, sirotčí, sociální, invalidní, za výsluhu, starobní a s tím související údaje, datum platnosti od a do, plátce důchodu a jeho adr číslo dokladu, na základě kterého je důchod vyplácen a diagnóza, abúdaj o zdravotním omezení a případná poznámka ke zdravotnímu stavu, pokud zaměstnanec zpracováním těchto údajů souhlas, acfotografie – zpravidla odpovídající fotografii na průkazu zaměstnance, implicitně se p centrální evidence průkazů UK. 3.Ve mzdovém systému jsou o osobě zaměstnance dále evidovány tyto údaje: a.počet dětí (za účelem stanovení data nároku na starobní důchod), b.evidence rodinných příslušníků (za účelem úlev na daních z příjmů, zákonných srážek ze za účelem evidence mateřské a rodičovské dovolené a s tím související osobní údaje, ja příjmení, vztah k zaměstnanci, datum narození a v oprávněných případech rodné číslo, m název a typ zaměstnavatele/školy, sociální postavení, příznak společné domácnosti, stá a adresa), c.příznak účasti, číslo účastníka a datum vzniku důchodového spoření (II. pilíř), d.příznak snížení důchodového věku, e.u cizích státních příslušníků: i.číslo povolení k pobytu, jeho platnost od a do a popis, iičíslo pracovního povolení, jeho platnost od a do a popis, iičíslo daňové identifikace a nositele daně v zahraničí, pokud nejsou daňovými reziden ivnázev a adresa nositele a identifikátor cizozemského sociálního pojištění, pokud je ČR, v.název a adresa nositele a identifikátor cizozemského zdravotního pojištění, pokud je ČR. *========================================================================================= * Čl. 12 Údaje, které může zaměstnanec o sobě změnit *========================================================================================= 1.Zaměstnanec přihlášený do systému může nastavit či změnit hodnoty těchto údajů, které js systému evidovány: a.adresa pro doručování písemností, b.soukromý telefonní kontakt (telefon, mobil), c.soukromá e-mailová adresa, d.adresa soukromých webových stránek zaměstnance (URL), e.bankovní spojení. 2.Údaje dle odstavce 1 může v systému měnit i personální oddělení fakulty, na níž je zaměs zaměstnán, může to však učinit pouze na žádost zaměstnance. 3.Fakulta či další součást UK může stanovit, že je zaměstnanec oprávněn měnit též pracovní (telefon, mobil, e-mailovou adresu), číslo kanceláře, specializace a konzultační hodiny. *========================================================================================= * Čl. 13 Zveřejňované údaje *========================================================================================= 1.Univerzita zveřejňuje prostřednictvím svých internetových stránek výstupy z informačních univerzity, které obsahují následující osobní údaje o zaměstnancích a základní údaje o j pracovněprávních vztazích: a.jméno, příjmení a tituly, b.druh pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o p c.fakultu nebo další součást univerzity, s níž je pracovněprávní vztah uzavřen, d.pracoviště, tedy organizační součást nebo součásti fakulty nebo další součásti univerz nichž je práce vykonávána, e.pracovní zařazení (profesor, docent, odborný asistent, asistent, lektor atd.), f.funkce na pracovišti a specializace, g.pracovní e-mailovou adresu zaměstnance, h.pracovní telefonní číslo zaměstnance, i.ostatní pracovní kontakty, j.umístění kanceláře zaměstnance, k.konzultační hodiny. 2.Údaje dle odstavce 1 jsou povinně zveřejňovány pro zaměstnance s aktuálně platnou pracov Pro zaměstnance pracující na základě dohody o pracovní činnosti jsou tyto údaje implicit nerozhodne-li nadřízený pracovník zaměstnance jinak. Pro zaměstnance pracující na základ o provedení práce jsou údaje o zaměstnanci a jeho pracovněprávním vztahu implicitně nezv nerozhodne-li nadřízený pracovník zaměstnance jinak. 3.Zaměstnanec sám může elektronickou formou povolit zveřejnění dalších údajů, a to: a.fotografie, b.soukromé e-mailové adresy, c.soukromého telefonního čísla, d.adresy soukromých webových stránek, e.strukturovaného životopisu zaměstnance. *========================================================================================= * Část IV. Přechodná a závěrečná ustanovení *========================================================================================= *========================================================================================= * Čl. 14 Přechodné ustanovení *========================================================================================= Rozsah údajů, které zaměstnanec může sám změnit, jakož i rozsah osobních údajů o zaměstnan o pracovněprávních vztazích, které univerzita zveřejňuje, bude uveden do souladu s tímto o návaznosti na plnění Harmonogramu nasazování nové části centrální personální aplikace UK u uzavírání pracovněprávních vztahů na jednotlivé fakulty a další součásti univerzity. *========================================================================================= * Čl. 15 Společná a závěrečná ustanovení *========================================================================================= Za dodržování tohoto opatření odpovídá ÚVT UK a jednotlivé fakulty a další součásti. Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. února 2014. V Praze dne 20. ledna 2014 prof. RNDr. Václav Hampl, DrSc. rektor .doc ke stažení [ URL "UK-5585-version1-op_rektora_1404.doc"]