Opatření rektora č. 24/2015 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Změna opatření rektora č. 6/2013 K provedení: - Účinnost: 1. červen 2015 ****************************************************************************************** * Změna opatření rektora č. 6/2013 ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Čl. 1 *========================================================================================= Opatření rektora č. 6/2013 „Spisový řád Univerzity Karlovy“, ve znění opatření rektora č. takto: 1.Čl. 2 odst. 2 včetně poznámky pod čarou č. 2 zní: „2. Číslo jednací je evidenčním znakem obsahuje zkratku označení původce (UK) a jeho součásti dle čl. 3 odst. 3, pořadové číslo dokumentu v základní evidenční pomůcce, označení roku a případně další údaje. Je-li doku ve sběrném archu podle odstavce 14, je v čísle jednacím za pořadovým číslem zápisu dokum evidenční pomůcce uvedena pomlčka nebo lomítko a˙pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběr -- 2  § 11 odst. 1 vyhlášky.“. 2.V čl. 2 odst. 9 poznámka pod čarou č. 6 zní: „6. § 8 odst. 1 vyhlášky“. 3.V čl. 2 odst. 13 poznámka pod čarou č. 8 zní: „8. § 8 odst. 2 vyhlášky.“. 4.V čl. 2 se za odstavec 13 vkládá nový odstavec 14, který včetně poznámky pod čarou č. 8a Sběrný arch je samostatná evidenční pomůcka, v níž jsou evidovány dokumenty tvořící spis evidované ve sběrném archu s výjimkou iniciačního dokumentu spisu nejsou evidovány v zák pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů.8a -- 8a § 8 odst. 3 vyhlášky.“. Dosavadní odstavce 14 až 26 se označují jako odstavce 15 až 27. 5.V čl. 3 odstavec 1 včetně poznámek pod čarou č. 15 a 16 zní: „1. Spisová služba na UK je elektronických systémech spisové služby.15 Dále je na UK používán systém pro správu doku dle Opatření rektora č. 22/2009 pro komunikaci s Informačním systémem datových schránek „Datový rozcestník“).16 ESSS používaný součástmi UK pro výkon spisové služby musí  splňo zákona, vyhlášky a Národního standardu pro spisové služby a umožnit  propojení s Datovým obousměrným rozhraním pro předávání datových zpráv týkajících se dané součásti UK. Rozhr Datového rozcestníku pro propojení s ESSS zajistí Ústav výpočetní techniky UK. Vyžaduje- povaha působnosti součásti UK nebo její části, může být spisová služba součásti UK nebo vykonávána v listinné podobě. -- 15 Vedení spisové služby v elektronických systémech spisové služby je pro veřejné vysoké podle § 63 odst. 3 zákona. 16 Dle § 2 odst. 2 vyhlášky je příjem datových zpráv součástí elektronického systému spi na něj má automatizovanou vazbu.“. 6.V čl. 3 odst. 5 poznámka pod čarou č. 18 zní: „18. Uvedení výčtu používaných evidencí je 8 odst. 4 vyhlášky.“. 7.V čl. 4 odst. 3 větě druhé se slova „jeho bezodkladné zaevidování“ nahrazují slovy „bezo provedení úkonů stanovených tímto Opatřením v souvislosti s příjmem, označením a evidenc 8.V čl. 4 odstavec 4 včetně poznámky pod čarou č. 21 zní: „4. Datové zprávy jsou přijímány rozhraní ISDS, které je součástí Datového rozcestníku, a následně předávány do ESSS jedn součástí UK. Podrobnosti o příjmu a odesílání datových zpráv stanoví Opatření rektora č. „Zavedení datových schránek na UK“, případně Opatření pro výkon spisové služby. Doručená se ukládá v Datovém rozcestníku a v ESSS ve tvaru, v němž byla doručena.21 -- 21 § 6 odst. 1 vyhlášky.“. 9.V čl. 4 odst. 9 poznámka pod čarou č. 24 zní: „24 § 6 odst. 2 vyhlášky.“. 10V čl. 4 odst. 10 poznámka pod čarou č. 26 zní: „26 § 4 odst. 4 vyhlášky.“. 11V čl. 4 odst. 12 poznámka pod čarou č. 27 zní: „27 § 4 odst. 5 vyhlášky.“. 12V čl. 4 odst. 13 poznámka pod čarou č. 28 zní: „28 § 4 odst. 6 vyhlášky.“. 13V čl. 4 odst. 14 poznámka pod čarou č. 29 zní: „29 § 4 odst. 7 vyhlášky.“. 14V čl. 5 odst. 4 se poznámka pod čarou č. 32 zrušuje. 15V čl. 5 odst. 5 poznámka pod čarou č. 33 zní: „33 Jde o základní údaje dle § 10 odst. 1 16V čl. 5 odst. 6 poznámka pod čarou č. 34 zní: „34 § 10 odst. 3 vyhlášky.“. 17V čl. 5 se za odstavec 10 vkládá nový odstavec 11, který zní: „11. Dokumenty tvořící spi pomocí sběrného archu nejsou s výjimkou iniciačního dokumentu evidovány v základní evide nebo samostatné evidenci dokumentů. Jejich evidování probíhá v samostatné evidenční pomů Dosavadní odstavce 11 až 15 se označují jako odstavce 12 až 16. 18V čl. 5 odst. 12 poznámka pod čarou č. 37 zní: „37 § 7 odst. 4 vyhlášky.“. 19V čl. 5 odst. 13 poznámka pod čarou č. 38 zní: „38 § 8 odst. 7 vyhlášky.“. 20V čl. 5 odst. 14 poznámka pod čarou č. 39 zní: „39 § 10 odst. 3 a 5 vyhlášky.“. 21Čl. 6 včetně názvu a poznámky pod čarou č. 41 zní: Čl. 6 - Tvorba spisu41 1.Spisy jsou vytvářeny spojováním dokumentů týkajících se jedné záležitosti nebo pomocí 2.V případě vedení spisu spojováním dokumentů má každý dokument ve spisu vlastní čj. a P dokumentů do spisu je v ESSS nebo podacím deníku vyznačena odkazy (vazbami). 3.V případě vedení spisu pomocí sběrného archu je iniciační dokument spisu evidován v zá pomůcce spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně je iniciační dokument evi archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu jsou evidovány pouze v archu. Ve sběrném archu jsou vedeny údaje stanovené v čl. 5 odst. 5 nebo 6, a to podle pomůcky, ve které je dokument evidován. Sběrný arch je součástí spisu. 4.Spisy mohou být označovány spisovou značkou, která je odvozena od čísla jednacího inic dokumentu vloženého ve spisu, případně je vytvářena jiným způsobem uvedeným v příslušn výkon spisové služby. Další podrobnosti tvorby spisové značky stanoví příslušné Opatře spisové služby. 5.Součástí vyřízeného spisu je dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyř 6.Vlastník spisu uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzes sestupně. V odůvodněných případech může dokumenty uspořádat jiným způsobem, pokud tak pro výkon spisové služby. 7.O spisu jsou v ESSS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje a.jednoznačný identifikátor spisu, b.stručný obsah spisu, c.spisová značka spisu, d.datum založení spisu, e.datum uzavření spisu, f.spisový znak spisu, g.skartační režim spisu, h.údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podob spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis, i.informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umí j.informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jak k.identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální podobě, který byl vybr archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv. 8.V případě vedení spisové služby v listinné podobě jsou údaje dle odstavce 7 s výjimkou odstavce 7 písm. a), i), j) a k) uvedena na obálce spisu. -- 41 Tvorba spisu je upravena § 12 vyhlášky.“. 22V čl. 9 odst. 5 se slova „prvopis nebo druhopis tohoto dokumentu, popřípadě jejich stejn slovy „stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu dokumentu“. 23V čl. 11 odst. 2 se slova „eSSL UK“ nahrazují slovy „Datového rozcestníku“. 24V čl. 14 odst. 5 poznámka pod čarou č. 60 zní: „60 § 6 odst. 1 a 2 vyhlášky.“. 25Za čl. 15 se vkládá nový čl. 15a, který včetně názvu a poznámky pod čarou č. 61a zní: „Čl. 15a Vedení spisové služby v mimořádných situacích61a Způsob vedení spisové služby v mimořádných situacích určí děkani fakult, kvestor a ředit „Opatření pro výkon spisové služby“ vydaném podle čl. 16 odst. 1. -- 61a § 26 vyhlášky.“. 26V čl. 17 odst. 1 se slova „uvádění eSSL UK“ nahrazují slovy „uvádění ESSS“ a slova „na e nahrazují slovy „na Datový rozcestník“. 27V příloze č. 1 se za bod A VII/4 vkládá nový bod AVII/5, který zní: „A VII/5  Vnitřní V 10“. kontrola 28V příloze č. 1 body C VII/2 a C VII/3 znějí: „C VII/2  Ediční V 10 záležitosti, redakční a ediční rady (UK, fakult, dalších součástí UK a Nakladatelství Karolinum) C VII/3 Příprava V 25“. publikací, vydavatelská agenda (Nakladatelství Karolinum, nakladatelství součástí UK)             29V příloze č. 1 body D V, D V/1 a D V/2  znějí: D V  Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace („nost D V/1 Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace („nost D V/2 Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělávání a kvalifikace („no 30V příloze č. 1 bod D X zní: „D X Styk s absolventy (Spolky absolventů) 31V příloze č. 1 se na konec doplňují body Z, Z I a Z II, které znějí: „Z – Dokumenty neprocházející skartačním řízením Z I  Trvalý skartační souhlas Z II Dokumenty přeevidované do jiné evidence       *========================================================================================= * Čl. 2 *========================================================================================= 1.Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. června 2015. 2.Spisový řád Univerzity Karlovy ve znění platném k 1. červnu 2015 je uveden v příloze toh V Praze dne 19. května 2015 .doc ke stažení [ URL "UK-6848-version1-op_rektora_15_24.doc"] ****************************************************************************************** * Příloha Opatření rektora č. 24/2015 ****************************************************************************************** ****************************************************************************************** * Spisový řád Univerzity Karlovy ve znění opatření rektora č. 6/2013, č. 14/2015 a č. 24/2 ****************************************************************************************** Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Tento Spisový řád upravuje příjem, evidenci, označování, rozdělování, oběh, odesílání, ukládání a vyřazování úředních dokumentů doručených Univerzitě Karlově (dále jen „univerzi „UK“) nebo na univerzitě vyhotovených v listinné (analogové) nebo digitální podobě. 2. Na Spisovou službu UK se vztahují ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a s znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech služby, v platném znění (dále jen „vyhláška“). Čl. 2 Vymezení základních pojmů 1. Archiv je odborné pracoviště sloužící pro ukládání archiválií a k všestranné péči o ně. "#_ftn1"] Pro UK je příslušným archivem Archiv UK, který je součástí Ústavu dějin UK a arc 2. Číslo jednací je evidenčním znakem dokumentu, obsahuje zkratku označení původce (UK) a dle čl. 3 odst. 3, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce, označení další údaje. Je-li dokument evidován ve sběrném archu podle odstavce 14, je v čísle jednac číslem zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce uvedena pomlčka nebo lomítko a˙pořado dokumentu ve sběrném archu.[34] 3. Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, a listinné (analogové) či digitální, který vznikl na UK v rámci úřední činnosti nebo byl na [ URL "#_ftn3"] . 4. Exemplářem dokumentu se rozumí jedno z obsahově identických vyhotovení dokumentu (stejn dokument vzniklý převedením listinného dokumentu na dokument v digitální podobě nebo dokum převedením digitálního dokumentu na dokument v listinné podobě). 5. Elektronický systém spisové služby (dále jen „ESSS“) je informační systém pro podporu v služby, který umožňuje evidenci, správu, vyřizování, ukládání a vyřazování dokumentů. ESSS požadavky předepsané zákonem, vyhláškou a dalšími prováděcími předpisy. ESSS je základní e pro vedení spisové služby v elektronické podobě.[36] [ URL "#_ftn4"] 6. Informační systém datových schránek (dále jen „ISDS“) je informační systém zřízený dle 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějš který slouží pro doručování dokumentů úředního charakteru elektronickou formou. 7. Jednoznačný identifikátor (nebo též prvotní identifikátor, dále jen „PID“) je znak jedn identifikující dokument v rámci UK. PID obsahuje zkratku označení původce (UK) a jeho souč odst. 3 a alfanumerický kód.[37] [ URL "#_ftn5"] Při splnění podmínek uvedených v čl. 5 od plnit rovněž funkci čísla jednacího. 8. Jmenný rejstřík je součást ESSS, obsahuje údaje o odesílatelích dokumentů doručených UK dokumentů odesílaných z UK. 9. Podací deník je základní evidenční pomůckou pro vedení spisové službě v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem univerzity univerzity, pro kterou je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů "#_ftn6"] 10. Podatelna je místo určené pro příjem a evidenci dokumentů. Jako centrální podatelna UK Rektorátu UK. Svoji podatelnu dále zřizuje každá fakulta a ostatní součást UK (čl. 16 odst ostatní součásti UK jsou dále souhrnně označovány jako „součásti UK“. 11. Prvopis je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen je podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem (např. záko Sb., o elektronickém podpisu).[39] [ URL "#_ftn7"] 12. Příruční registratura je ukládací místo na jednotlivých spisových uzlech, kde jsou ukl spisy, které spisový uzel ještě bezprostředně potřebuje pro svoji další činnost. 13. Samostatná evidence dokumentů slouží k evidenci typově specifických dokumentů. Samosta dokumentů může být vedena v elektronické podobě (v jiném systému než v ESSS, případně i pr ESSS) nebo v listinné podobě.[40] [ URL "#_ftn8"] 14. Sběrný arch je samostatná evidenční pomůcka, v níž jsou evidovány dokumenty tvořící sp evidované ve sběrném archu s výjimkou iniciačního dokumentu spisu nejsou evidovány v zákla pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů.8a [ URL "#_ftn9"] 15. Skartační lhůta určuje dobu, po kterou je dokument uchováván ve spisovně nebo v příruč před jeho zařazením do skartačního řízení. Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledn následujícího po spouštěcí události, kterou je zpravidla vyřízení dokumentu, uzavření spis platnosti dokumentu). Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. Skartační zkracovat.[41] [ URL "#_ftn10"] 16. Skartační řízení je činnost, kterou se oddělují dokumenty trvalé dokumentární hodnoty dokumentů bez trvalé hodnoty. 17. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu zařazen „nejpřísnějším“ skartačním znakem („přísnost“ skartačního znaku je dána pořadím A, V, S) a od toho dokumentu zařazeného ve spisu, který má nejdelší skartační lhůtu. Skartační znak „ označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k do archivu. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve ska posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartač [42] [ URL "#_ftn11"] 18. Opatřením pro výkon spisové služby se rozumí opatření děkana fakulty, opatření kvestor ředitele ostatní součásti UK upravující podrobnosti o výkonu spisové služby na dané fakult nebo ostatní součásti UK, vydané dle čl. 16 odst. 1. 19. Spis je souborem dokumentů týkajících se téže věci. 20. Spisovna je místo určené k ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů, které spi bezprostředně nepotřebují pro svoji další činnost, do uplynutí jejich skartačních lhůt.[43 "#_ftn12"] 21. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů doručených na UK nebo na zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, pod odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činnost "#_ftn13"] 22. Spisový a skartační plán je součástí Spisového řádu UK. Obsahuje seznam typů dokumentů spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Typy dokumentů jsou hierarchicky věcných skupin.[45] [ URL "#_ftn14"] Spisový a skartační plán tvoří jeden z číselníků ESSS 23. Spisový uzel je pracovištěm výkonu spisové služby, tedy místem pro evidenci a vyřizová odesílaných dokumentů. Zpravidla jej tvoří organizační jednotka součásti UK uvedená ve sta UK nebo v jejím organizačním řádu. Vedoucím spisového uzlu je pak vedoucí (ředitel) příslu jednotky. 24. Spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. 25. Stejnopis je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokument autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k n tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předp zákon č. 500/2004 Sb., správní řád). Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se který shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, al podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem, popří autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem.[46] [ URL "#_ftn15"] 26. Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Vý jako součást podatelny, v případě potřeby však může jako výpravna sloužit kterýkoli spisov UK. 27. Zaměstnanci se pro účely Spisového řádu UK rozumí osoby v pracovněprávním vztahu s UK (tedy zaměstnanci s pracovní smlouvou a pracovníci pracující na základě dohod o pracovní č o provedení práce), studenti UK a případně další osoby, které zacházejí s dokumenty podléh řádu UK, pokud pro ně povinnost dodržování Spisového řadu vyplývá z platného smluvního vzt Čl. 3 Organizace spisové služby na UK 1. Spisová služba na UK je vedena v elektronických systémech spisové služby.[47] [ URL "#_ na UK používán systém pro správu dokumentů UK dle Opatření rektora č. 22/2009 pro komunika systémem datových schránek (dále též „Datový rozcestník“).[48] [ URL "#_ftn17"] ESSS použí pro výkon spisové služby musí  splňovat požadavky zákona, vyhlášky a Národního standardu p a umožnit  propojení s Datovým rozcestníkem obousměrným rozhraním pro předávání datových z se dané součásti UK. Rozhraní na straně Datového rozcestníku pro propojení s ESSS zajistí techniky UK. Vyžaduje-li to zvláštní povaha působnosti součásti UK nebo její části, může b součásti UK nebo její části vykonávána v listinné podobě. 2. Součásti UK upravují konkrétní podmínky pro výkon spisové služby v Opatřeních pro výkon služby, vydaných dle čl. 16 odst. 1. V těchto opatřeních upraví zejména specifikaci použív (v odůvodněných případech stanoví vedení spisové služby v listinné podobě), výčet samostat dokumentů, strukturu čísla jednacího, strukturu PID používaných v ESSS, výčet či jiné vyme uzlů v rámci součásti UK (např. odkazem na statut součásti UK a její organizační řád) a př podrobnosti. 3. Zkratky součástí UK pro účely spisové služby tvořící prefix PID, čísla jednacího a spis včetně zkratky UK, jsou a) Katolická teologická fakulta – UKKTF b) Evangelická teologická fakulta – UKETF c) Husitská teologická fakulta – UKHTF d) Právnická fakulta – UKPF e) 1. lékařská fakulta – UK1LF f) 2. lékařská fakulta – UK2LF g) 3. lékařská fakulta – UK3LF h) Lékařská fakulta v Plzni – UKLFP i) Lékařská fakulta v Hradci Králové – UKLFHK j) Farmaceutická fakulta v Hradci Králové – UKFAF k) Filozofická fakulta – UKFF l) Přírodovědecká fakulta – UKPRF m) Matematicko-fyzikální fakulta – UKMFF n) Pedagogická fakulta – UKPEDF o) Fakulta sociálních věd – UKFSV p) Fakulta tělesné výchovy a sportu – UKFTVS q) Fakulta humanitních studií – UKFHS r) Centrum pro teoretická studia – UKCTS s) Centrum pro ekonomický výzkum a doktorské studium – UKCER t) Ústav jazykové a odborné přípravy – UKUJOP u) Centrum pro otázky životního prostředí – UKCOZP v) Agentura Rady vysokých škol – UKARVS w) Koleje a menzy – UKKAM x) Arcibiskupský seminář – UKARS y) Rektorát – UKRUK 4. Dohledem nad výkonem spisové služby na UK je pověřen Archiv UK.[49] [ URL "#_ftn18"] 5. Koordinací (řízením) výkonu spisové služby na UK je pověřen koordinátor spisové služby spisové služby UK jmenuje rektor UK. Koordinátor spisové služby UK metodicky koordinuje vý služby součástí UK. Koordinátor spisové služby UK vede seznam všech evidencí dokumentů (zá evidenčních pomůcek a samostatných evidencí dokumentů) používaných na UK, který je pravide a zveřejněn na webových stránkách UK.[50] [ URL "#_ftn19"] 6. Koordinací (řízením) výkonu spisové služby na součásti UK je pověřen koordinátor spisov UK, jehož jmenuje děkan fakulty, kvestor nebo ředitel součásti UK. Koordinátor spisové slu UK koordinuje výkon spisové služby na dané součásti UK a komunikuje s koordinátorem spisov Koordinátor spisové služby součásti UK je povinen oznamovat koordinátorovi spisové služby evidence dokumentů (základní evidenční pomůcky či samostatné evidence dokumentů), případně to dopředu před jejím zřízením, resp. zrušením. 7. Spisovou službu vykonávají správci spisových uzlů určení vedoucími spisových uzlů, příp určení zástupci. Za organizaci činností souvisejících s výkonem spisové služby a jejich ko vedoucí spisových uzlů. 8. Na spisové službě se podílejí všichni zaměstnanci UK, kteří přijímají, vyřizují a vytvá úředního charakteru. Čl. 4 Příjem dokumentů 1. Univerzita zveřejní na své úřední desce:[51] a) adresu pro doručování dokumentů v listinné (analogové podobě), která je současně i adre doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na fyzických nosičích (tato adresa je adresou podatelny), b) úřední hodiny podatelny, c) elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty, d) identifikátor datové schránky UK, e) případné další možnosti elektronické komunikace (jsou-li zřízeny), f) přehled datových formátů dokumentů, obsažených v datové zprávě, ve kterých jsou přijímá digitální podobě, včetně jejich technických, případně jiných parametrů, g) přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých jsou přijímány dokumenty v digitá případně včetně jejich technických parametrů, h) způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového fo závady, i) důsledky doručení neúplného anebo poškozeného dokumentu v analogové podobě nebo dokumen podobě, které nejsou podáním nebo podnětem a nelze je vyřídit podle jiného právního předpi 2. Součást UK zveřejní na své úřední desce: a) adresu pro doručování dokumentů v listinné (analogové podobě), která je současně i adre doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na fyzických nosičích (tato adresa je adresou podatelny), b) úřední hodiny podatelny, c) elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty, d) identifikátor datové schránky UK, e) údaje dle odstavce 1 písm. e) až i) v případě, že jsou na součásti UK nastaveny odlišně na úřední desce UK. 3. Doručené dokumenty se přijímají v podatelnách součástí UK. V případě dokumentu předanéh podatelnu (včetně dokumentu doručeného mailem nebo faxem) a dokumentu vytvořeného z podání učiněného ústně, který se považuje za dokument doručený, zajistí příjemce takového dokumen provedení úkonů stanovených tímto Opatřením v souvislosti s příjmem, označením a evidencí ESSS prostřednictvím správce věcně příslušného spisového uzlu nebo jej předá podatelně dan zaevidování.[52] [ URL "#_ftn21"] 4. Datové zprávy jsou přijímány prostřednictvím rozhraní ISDS, které je součástí Datového a následně předávány do ESSS jednotlivých součástí UK. Podrobnosti o příjmu a odesílání da stanoví Opatření rektora č. 22/2009 „Zavedení datových schránek na UK“, případně Opatření služby. Doručená datová zpráva se ukládá v Datovém rozcestníku a v ESSS ve tvaru, v němž b [ URL "#_ftn22"] 5. Další způsoby přijímání digitálních dokumentů stanoví Opatření pro výkon spisové služby případě, že byl dokument předán mimo podatelnu, zajistí příjemce jeho bezodkladné předání jeho zaevidování v příslušném spisovém uzlu. 6. Dokument úředního charakteru lze přijmout jedním z následujících způsobů a) datovou schránkou, b) doporučenou poštou, c) kurýrní službou, d) obyčejnou poštou, e) elektronickou poštou, f) osobním předáním, g) telefonickým doručením (o tomto doručení a jeho obsahu je nutné vyhotovit písemný zázna h) faxem, i) jiným způsobem uvedeným v příslušném Opatření pro výkon spisové služby. 7. Obálka doručeného dokumentu se ponechává jako jeho součást a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka obsahující dokument doručována rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka obsahující dokument podána k poštovní př byla doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele.[54] 8. Pokud je v adrese na doručené obálce uvedeno nad názvem UK nebo součásti UK, případně o jednotky UK, jméno (popřípadě jména) a příjmení fyzické osoby, předá podatelna obálku adre jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné označení a zae předáním zpět podatelně k evidenci. Pokud byl dokument v digitální podobě úředního charakt adresu elektronické pošty zřízenou UK, součástí UK nebo organizační jednotkou UK, která ne podle čl. 4 odst. 1 písm. c) nebo odst. 2 písm. c) jako elektronická adresa podatelny, pos obdobně podle věty druhé.[55] [ URL "#_ftn24"] 9. Stanoví-li tak Opatření pro výkon spisové služby, převede podatelna doručený dokument v do dokumentu v digitální podobě.[56] [ URL "#_ftn25"] Způsob tohoto převodu se řídí ustano [57] [ URL "#_ftn26"] Podrobnosti týkající se způsobu převodu analogového dokumentu do dig případně digitálního dokumentu do podoby analogové, stanoví příslušné Opatření pro výkon s 10. U datové zprávy doručené datovou schránkou pověřená osoba dle Opatření rektora č. 22/2 a) datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveř 4 odst. 1 písm. f) a g), b) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem neb uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. "#_ftn27"] 11. U datové zprávy doručené jiným způsobem než datovou schránkou podatelna zjišťuje, zda a) datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveř 4 odst. 1 písm. f) a g) nebo odst. 2 písm. f) a g), b) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem neb uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. 12. Pověřená osoba, resp. podatelna ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kva certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické znač kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založen kvalifikovaného časového razítka. Opatřením rektora nebo v Opatření pro výkon spisové služ odst. 4 stanovit, že se pro potřeby UK, resp. součásti UK, využívá elektronický podpis, el nebo časové razítko, které nebyly založeny na kvalifikovaných certifikátech, popřípadě kva systémových certifikátech vydávaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb. V stanoví postup ověřování jejich platnosti opatření rektora nebo Opatření pro výkon spisové [ URL "#_ftn28"] 13. Pověřená osoba, resp. podatelna zaznamená údaje o výsledcích zjištění podle odstavců 1 ESSS. Pokud součást UK vykonává spisovou službu v listinné podobě, opatří těmito údaji způ v Opatření pro výkon spisové služby dokument v analogové podobě, který vznikl převedením d dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají.[60] [ URL "#_ftn29"] 14. Záznam o výsledku ověření podle odstavce 12 obsahuje alespoň a) název nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas j c) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu, d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikova na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifik systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikova razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certif kterému byla platnost certifikátů ověřována.[61] [ URL "#_ftn30"] 15. Zjištění dle odstavce 10 nebo 11, ověření dle odstavce 12 a záznam dle odstavců 13 a 1 pokud to dané technické prostředky umožňují, realizovat automaticky. Čl. 5 Označování a evidence dokumentů[62] [ URL "#_ftn31"] 1. Doručené nebo vytvořené dokumenty úředního charakteru musí být evidovány v ESSS, v urče evidenci dokumentů, nebo v podacím deníku spisové služby vedené v listinné podobě. Evidují dokumenty doručené a odeslané doporučenou poštou, datovou schránkou UK, dokumenty, jejichž zakládá úřední jednání, a další dokumenty důležité pro fungování UK. Další vymezení evidov případně výčet dokumentů, které nepodléhají evidenci, je uveden v příslušném Opatření pro služby. 2. Seznam evidencí dokumentů (základních evidenčních pomůcek a samostatných evidencí dokum na všech součástech UK je pravidelně aktualizován a zveřejněn na webových stránkách UK. Te každé aktualizaci zasílán ve vytištěné podobě Archivu UK. 3. Doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený na UK je který je s dokumentem spojen prostředky ESSS.[63] [ URL "#_ftn32"] 4. Dokument doručený v analogové podobě podatelna nebo příjemce opatří podacím razítkem (p technologickým prostředkem stanoveným v Opatření pro výkon spisové služby) a zhotovený oti Vyplněný otisk obsahuje a) název UK a součásti UK, b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručen c) číslo jednací (resp. evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů), d) PID (pokud není evidence dokumentů vedena v listinné podobě), e) počet listů dokumentů (v případě svazku dokumentů je použita konstanta „99“), f) počet listinných příloh a počet listů těchto příloh, g) počet a druh příloh, které nejsou v listinné podobě.[64] [ URL "#_ftn33"] 5. Při zaevidování jsou o dokumentu v ESSS nebo v podacím deníku vedeny tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu (tvoří součást čísla jednacího nebo PIDu), b) PID (pokud je evidence vedena v elektronické podobě), c) datum doručení dokumentu nebo datum vytvoření dokumentu; stanoví-li tak jiný právní pře doručení dokumentu (datem vytvoření dokumentu se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci d) údaje o odesílateli, v případě, že jde o dokument vytvořený, se vyznačí slovo „vlastní“ e) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele (je-li jí dokument opatřen), f) počet listů dokumentu (v případě svazku dokumentů je použita konstanta „99“), počet pří druh příloh, g) stručný obsah dokumentu (předmět, věc), h) označení spisového uzlu nebo jméno osoby, která dostala dokument k vyřízení, i) způsob vyřízení, údaje o adresátovi a datum odeslání, j) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku a skartač k) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě l) záznam o vyřazení dokumentu.[65] [ URL "#_ftn34"] 6. Evidence dokumentů v samostatné evidenci dokumentů může probíhat zjednodušeným způsobem evidenci dokumentů jsou zpracovávány alespoň údaje stanovené v odstavci 5 písm. c), d), g) podobu evidence v samostatné evidenci dokumentů stanoví příslušné Opatření pro výkon spiso případně provozní norma samostatné evidence dokumentů.[66] 7. Pokud jsou splněny následující podmínky, může PID v rámci ESSS součásti UK plnit rovněž jednacího (čj.) a) PID obsahuje zkratku označení původce (UK) a součásti UK dle čl. 3 odst. 3, pořadové čí pořadových čísel začíná vždy na začátku kalendářního roku číslem „1“ a je složena z celých nepřetržitě po sobě jdoucích) a kalendářní rok, b) vyřizující dokument (odpověď) je vyhotovován vždy pod novým PID (čj.), vztah podání a o vyznačen pouze vazbou v ESSS, c) jsou-li na součásti UK vedeny samostatné evidence dokumentů elektronicky, je v nich pou řada PID. 8. Pokud neplní PID roli čísla jednacího (dokumentu jsou přidělovány oba identifikátory, t čj.), může být u vyřizujícího dokumentu (odpovědi na dokument) použito číslo jednací podán případě, že je k jednomu doručenému dokumentu vyhotovován jeden vyřizující dokument. Totéž odpovědi na doručený dokument evidovaný v samostatné evidenci dokumentů.[67] [ URL "#_ftn3 9. Podrobnosti o struktuře a postupu přidělování čj. a PID stanoví příslušné Opatření pro služby. 10. Dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů je přiděleno evidenční číslo ze evidence dokumentů; strukturu evidenčního čísla stanoví Opatření pro výkon spisové služby. ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat minimálně podmínky stanovené pro jednoznačn dle čl. 2 odst. 7.[68] [ URL "#_ftn37"] 11. Dokumenty tvořící spis vytvářený pomocí sběrného archu nejsou s výjimkou iniciačního d evidovány v základní evidenční pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů.  Jejich evidová samostatné evidenční pomůcce. 12. Při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě podle čl. 4 změně datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitál dokumentu v analogové podobě je zachován PID převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý Převedený dokument je novým exemplářem, identifikátor tohoto exempláře je doplněn o rozliš znak dle čl. 9 odst. 6. 13. Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, je povinnou součástí dokumentů jejich seznam s vysvětlivkami.[70] [ URL "#_ftn39"] 14. Pokud je evidence dokumentů prováděna v listinné podobě, pověřený zaměstnanec zabezpeč a další evidenční pomůcky proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilé zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Pověřený zaměs zápisy v podacím deníku a dalších evidenčních pomůckách srozumitelně, přehledně, čitelně a zaručujícím jejich trvanlivost; chybný zápis škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu škrtu. V případě potřeby doplní chybný zápis správným zápisem. U provedené opravy zabezpeč data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedl deníku a dalších evidenčních pomůckách pověřený zaměstnanec prázdné řádky pod posledním zá kalendářního roku proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním pořadovém čísle; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“.[71] 15. Pokud je dokument zaevidován v jedné evidenci dokumentů a poté evidenčně převeden do j dokumentů, je původní evidenční záznam ukončen poznámkou o přeevidování dokumentu včetně u evidenčního čísla dokumentu v nové evidenci (v ESSS prostřednictvím odkazů).[72] [ URL "#_ 16. V případě, že je po zaevidování dokumentu v ESSS, samostatné evidenci dokumentů či pod zjištěno, že dokument zaevidován být neměl, je provedeno storno evidence dokumentu, které do příslušné evidence. PID ani čj. stornovaného dokumentu nemůže být následně použito pro s výjimkou případu, kdy stornovaný dokument byl jediným vyřizujícím dokumentem k nestornov dokumentu – v takovém případě může být  za předpokladu, že PID neplní roli čísla jednacího doručeného dokumentu použito pro jeden nový vyřizující dokument k tomuto podání, pokud tak vznikne. Čl. 6 Tvorba spisu[73] [ URL "#_ftn42"] 1. Spisy jsou vytvářeny spojováním dokumentů týkajících se jedné záležitosti nebo pomocí s 2. V případě vedení spisu spojováním dokumentů má každý dokument ve spisu vlastní čj. a PI dokumentů do spisu je v ESSS nebo podacím deníku vyznačena odkazy (vazbami). 3. V případě vedení spisu pomocí sběrného archu je iniciační dokument spisu evidován v zák pomůcce spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně je iniciační dokument evidová archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu jsou evidovány pouze ve sb sběrném archu jsou vedeny údaje stanovené v čl. 5 odst. 5 nebo 6, a to podle druhu evidenč které je dokument evidován. Sběrný arch je součástí spisu. 4. Spisy mohou být označovány spisovou značkou, která je odvozena od čísla jednacího inici vloženého ve spisu, případně je vytvářena jiným způsobem uvedeným v příslušném Opatření pr služby. Další podrobnosti tvorby spisové značky stanoví příslušné Opatření pro výkon spiso 5. Součástí vyřízeného spisu je dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyří 6. Vlastník spisu uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzest sestupně. V odůvodněných případech může dokumenty uspořádat jiným způsobem, pokud tak stan výkon spisové služby. 7. O spisu jsou v ESSS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě v a) jednoznačný identifikátor spisu, b) stručný obsah spisu, c) spisová značka spisu, d) datum založení spisu, e) datum uzavření spisu, f) spisový znak spisu, g) skartační režim spisu, h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podobě t popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis, i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístě j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako a k) identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální podobě, který byl vybrán přidělil Národní archiv nebo digitální archiv. 8. V případě vedení spisové služby v listinné podobě jsou údaje dle odstavce 7 s výjimkou odstavce 7 písm. a), i), j) a k) uvedena na obálce spisu. Čl. 7 Rozdělování a oběh dokumentů[74] [ URL "#_ftn43"] 1. Rozdělování dokumentů mezi spisové uzly součásti UK provádí zpravidla podatelna. 2. Přidělování dokumentů k vyřízení provádí zpravidla vedoucí spisového uzlu. 3. Předání dokumentu je evidováno v ESSS, v podacím deníku, samostatné evidenci dokumentů pomůcce spisové služby vykonávané v listinné podobě. V případě evidence v ESSS je evidován provedení jednotlivých úkonů s dokumentem. 4. Předání dokumentu jiné součásti UK (respektive přijetí od jiné součásti UK) je realizov odeslání (resp. doručení) dokumentu. Takto doručený dokument je znovu zaevidován (přeevido přijímající součásti UK (dokument získává nový PID a číslo jednací nebo evidenční číslo).[ "#_ftn44"] 5. Opatření pro výkon spisové služby může stanovit podrobnosti týkající se rozdělování a o Čl. 8 Vyřizování dokumentů a spisů[76] [ URL "#_ftn45"] 1. Dokument (spis) vyřizuje osoba určená vedoucím spisového uzlu, na který byl dokument př 2. Dokument (spis) může být vyřízen a) dokumentem, b) postoupením, c) vzetím na vědomí, d) záznamem na dokumentu, e) dalšími způsoby uvedenými v příslušném Opatření pro výkon spisové služby či jiném vnitř [77] [ URL "#_ftn46"] 3. Opatření pro výkon spisové služby může s ohledem na obecně platné právní předpisy stano vyřízení jednotlivých kategorií dokumentů. 4. Způsob vyřízení dle odstavce 2, datum vyřízení, odkaz na vyřizující dokument (odpověď) identifikace adresáta musí být vyznačeny v příslušné evidenci. 5. Nejpozději při vyřízení dokumentu (spisu) musí být přidělen spisový znak, skartační rež podle Spisového a skartačního plánu UK, který je součástí tohoto Spisového řádu. Tyto údaj příslušné evidenci, případně přímo na dokumentu (spisu). U dokumentů stejného druhu zařaze mohou být spisový znak, skartační režim a lhůta převzaty ze spisu.[78] [ URL "#_ftn47"] Čl. 9 Vyhotovování dokumentů[79] [ URL "#_ftn48"] 1. Dokumenty se zpravidla vyhotovují na hlavičkovém papíře příslušné součásti UK. 2. Vyhotovený dokument, který podléhá evidenci, je nutné zaevidovat podle čl. 5 Spisového 3. Každý vyhotovený úřední dokument musí obsahovat označení původce (UK a součásti UK), PI jednací), datum a místo vzniku dokumentu, resp. podpisu dokumentu, jméno (název) adresáta, stručný popis předmětu (věc), který je dokumentem vyřizován, jméno, příjmení a funkce zamě dokument vyřizuje/podepisuje, PID nebo číslo jednací původního dokumentu (podání) a počet [80] 4. Původce dokumentu si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného do popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu.[81] [ URL "#_ftn50"] 5. Původce odesílá adresátovi vyhotoveného dokumentu zpravidla stejnopis prvopisu tohoto d druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto dokumentu.[82] [ URL "#_ftn51"] 6. Stejnopisy dokumentu jsou exempláře dokumentu dle čl. 2 odst. 4. Jednotlivé exempláře d stejný PID dokumentu, ale jsou v ESSS rozlišeny pomocí rozdílných identifikátorů exemplářů tvořených zpravidla pomocí pořadového čísla nebo jiného znaku připojeného za PID. Způsob o exemplářů dokumentu může být upraven v Opatření pro výkon spisové služby. Čl. 10 Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek[83] [ URL "#_ftn52"] 1. Podpisová práva jsou stanovena opatřeními rektora, opatřeními děkanů fakult, resp. opat 2. Podmínky užívání úředních razítek univerzity a součástí UK a postup vedení evidence úře jsou upraveny opatřením rektora a v rámci tohoto opatření opatřeními děkanů. 3. Podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kv časového razítka a postup vedení evidence kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovan certifikačních služeb, jichž je UK držitelem a na nichž jsou založeny užívané uznávané ele podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli c služeb, jichž je UK držitelem a na nichž jsou založeny užívané uznávané elektronické značk opatřením rektora. 4. Opatřením rektora, případně v Opatření pro výkon spisové služby, je možné dále upravit zvláštních technologických prostředků, kterými lze, výlučně pro vnitřní potřeby UK, resp. nahradit podpis, uznávaný elektronický podpis, uznávanou elektronickou značku nebo kvalifi razítko; tyto zvláštní technologické prostředky musí umožnit zjištění jakékoli následné zm dokumentu a jednoznačně ověřit identitu osoby, která je k němu připojila. Čl. 11 Odesílání dokumentů[84] [ URL "#_ftn53"] 1. Dokumenty v analogové podobě jsou odesílány prostřednictvím výpravny součásti UK, jejíž podatelna součásti UK nebo spisové uzly součásti UK určené v Opatření pro výkon spisové sl 2. Dokumenty v digitální podobě jsou odesílány prostřednictvím datové schránky UK, a to z přímo z Datového rozcestníku. Dále mohou být dokumenty v digitální podobě odesílány z elek podatelen zveřejněných podle čl. 4 odst. 1 písm. c), čl. 4 odst. 2 písm. c), případně z da elektronické pošty zaměstnanců UK. 3. Odeslání dokumentu musí být zaevidováno v příslušné evidenci (v ESSS, v samostatné evid nebo v podacím deníku spisové služby vedené v listinné podobě). 4. Další podrobnosti odesílání dokumentů může upravit příslušné Opatření pro výkon spisové Čl. 12 Ukládání dokumentů[85] [ URL "#_ftn54"] 1. Uzavřené spisy a vyřízené dokumenty se ukládají v příruční registratuře spisového uzlu nezbytnou, tato doba zpravidla není delší než jeden rok. 2. Příruční registraturu spravuje pověřený pracovník spisového uzlu, který odpovídá za obs řádné vedení registratury vedoucímu spisového uzlu. 3. Po uplynutí doby uvedené v odstavci 1 ukládá správce příruční registratury dokumenty do součásti UK nebo do zabezpečených prostor součásti UK, které tvoří součást decentralizovan součásti UK. Uložení dokumentu je evidováno v ESSS, v samostatné evidenci dokumentů, v pod nebo jiné pomůcce spisové služby vykonávané v listinné podobě. Spisovna a zabezpečené pros UK, které tvoří součást decentralizované spisovny, musí splňovat podmínky předepsané zákon "#_ftn55"] 4. Roli registratury a spisovny pro digitální dokumenty plní datové úložiště, které je sou 5. Pracovník spisového uzlu před uložením spisu nebo dokumentu do spisovny kontroluje uzav vyřízený dokument, jsou-li úplné, zda jsou v evidenci dokumentů správně zpracovány všechny zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu.[87] [ URL "#_ftn56"] 6. Evidence dokumentů uložených ve spisovně je vedena v ESSS, případně v pomůcce spisové s v listinné podobě.[88] [ URL "#_ftn57"] Za vedení spisovny a vedení evidence dokumentů a s ve spisovně odpovídá koordinátor spisové služby součásti UK, případně určený pracovník pod pracovník určený děkanem fakulty, kvestorem nebo ředitelem ostatní součásti UK. 7. Spisy a dokumenty jsou ve spisovně organizovány podle věcných skupin a spisových znaků Spisovém a skartačním plánu UK, případně též podle spisových uzlů, které je do spisovny ul 8. Pracovník pověřený vedením spisovny vede evidenci zapůjčování a nahlížení do dokumentů ve spisovně. Tato evidence je součástí ESSS, v případě, že je spisová služba vedena v list tato evidence vedena v listinné podobě.[89] Čl. 13 Vyřazování dokumentů a skartační řízení[90] [ URL "#_ftn59"] 1. Skartační lhůta (vyjádřená číslem – počtem let) uvedená ve Spisovém a skartačním plánu celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po spouštěcí události. 2. Spouštěcí událostí je zpravidla vyřízení dokumentu, uzavření spisu, případně pozbytí pl dokumentu. Podrobnosti týkající se stanovení spouštěcí události může součást UK upravit v výkon spisové služby. 3. Pokud není spisu stanovena skartační lhůta přímo ve spisovém plánu, přebírá spis skarta dokumentu v něm uloženém, který má nejdelší skartační lhůtu. 4. Pokud právní závazek přijatý UK (smlouva o financování, podmínky projektu apod.) požadu nebo spisu delší skartační lhůtu nebo přísnější skartační znak, než jsou stanoveny ve Spis plánu UK, platí skartační lhůta a spisový znak uvedený v přijatém právním závazku. 5. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační razítka vyřazená z evidence.[91] [ URL "#_ftn60"] U spisů je v rámci přípravy skartačního prohlídka, v jejímž průběhu jsou dokumenty uložené ve spisu rozděleny do skupin podle skar Touto prohlídkou zpravidla neprochází osobní spisy studentů a zaměstnanců a další typy spi Opatřením pro výkon spisové služby součásti UK. Pokud v rámci součásti UK bylo uloženo víc (případně kopií) dokumentu, je do skartačního řízení zařazován jen první stejnopis, ostatn mohou být zničeny podle uvážení spisového uzlu, který dokument vyřizoval nebo vytvořil. Do řízení rovněž nejsou zařazovány digitální dokumenty, které vznikly převodem z dokumentu v 6. Skartační řízení organizuje koordinánotor spisové služby součásti UK. Skartační řízení dvakrát ročně v pravidelných termínech v rámci součásti UK 7. Pověřený pracovník spisového uzlu připraví seznam skupin dokumentů (podle spisových zna ke skartačnímu řízení, který je řazen podle skartačních znaků. U kategorií dokumentů, kter vyjmenovány ve Spisovém a skartačním plánu UK, připraví také jejich podrobný soupis. Tento postoupí pracovníku součásti UK, který je pověřen správou spisovny. Ten zajistí další průb řízení. 8. Pracovník pověřený vedením spisovny dle čl. 12 odst. 5 připraví podle vzoru, který je p Spisového řádu, skartační návrh, jehož součástí je seznam dokumentů strukturovaný podle od článku, a seznam úředních razítek vyřazených z evidence. 9. Pracovník pověřený vedením spisovny dle čl. 12 odst. 5 v určených termínech (zpravidla předloží skartační návrh Archivu UK. 10. Za účasti pracovníka Archivu UK, koordinátora spisové služby součásti UK, pracovníka s UK, případně určeného pracovníka spisového uzlu, proběhne odborná archivní prohlídka, na j pracovník Archivu UK vyhotoví protokol o skartačním řízení. 11. Dokumenty a úřední razítka trvalé hodnoty uvedené v protokolu o skartačním řízení jsou do Archivu UK. Předání dokumentů a úředních razítek je vyznačeno v protokolu o skartačním dokumenty a úřední razítka budou na základě souhlasu Archivu UK zničeny. Archivace respekt dokumentů je vyznačeno v ESSS, v případě, že je spisová služba vedena v listinné podobě, v dalších pomůckách (především v evidenci dokumentů uložených ve spisovně). 12. Dokumenty trvalé hodnoty musí být předávány do Archivu UK v očíslovaných balících nebo předané dokumenty nesmí být uloženy v plastových deskách nebo obalech. 13. Součásti UK mohou požádat Archiv UK o udělení trvalého skartačního souhlasu pro vybran dokumentů. Tyto kategorie jsou poté uvedeny v Opatření pro výkon spisové služby součásti U 14. Bez řádného skartačního řízení, respektive bez uděleného trvalého skartačního souhlasu ničeny ani jinak vyřazovány žádné úřední dokumenty UK. Čl. 14 Digitální dokumenty 1. Dokumenty, které jsou doručeny na UK nebo vznikají z činnosti UK v digitální podobě (be originálu) jsou přikládány k evidenčnímu záznamu v ESSS jako příloha v digitálním formátu 1 písm. f) nebo odst. 2 písm. f) tak, aby byly zachovány případné certifikáty a elektronic kterými je digitální dokument opatřen. Pokud je spisová služba vykonávána v listinné podob dokumenty vytištěny, popřípadě převedeny na analogovou podobu autorizovanou konverzí, vyža právní předpis. 2. Pokud digitální dokument vznikl převedením doručeného dokumentu v analogové podobě, je dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě a do skartačního originál dokumentu v analogové podobě. 3. Digitální dokumenty, které nevznikly převedením dokumentu v analogové podobě, nesoucí v skartační znak A, případně skartační znak V a S se skartační lhůtou 10 let a delší, jsou p skartačního řízení po vyřízení převedeny do analogové podoby (vytištěny). Skartační řízení jejich analogovými kopiemi. 4. Ostatní digitální dokumenty (tj. digitální dokumenty se skartačním znakem V a S a lhůto let) jsou vyřazovány v digitální podobě. Pokud je v průběhu skartačního řízení rozhodnuto vybraných dokumentů z této skupiny, jsou vybrané dokumenty převedeny do analogové podoby ( 5. Datová zpráva je uchována ve tvaru, v němž byla doručena, po dobu nejméně tří let ode d pokud obsah dokumentu v ní obsaženého není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě je datová zpráva uchována po dob jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto Čl. 15 Jmenný rejstřík[93] [ URL "#_ftn62"] 1. Součástí ESSS je jmenný rejstřík dle čl. 2 odst. 8. 2. Přístup do jmenného rejstříku má každý uživatel ESSS, který je oprávněn evidovat dokume do tohoto rejstříku je povinen dodržovat příslušná ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o oc údajů, ve znění pozdějších předpisů. 3. V případě, že jsou o odesílateli dokumentu doručeného na UK vedeny údaje ve jmenném rej ESSS při příjmu dalšího dokumentu od téhož odesílatele ověří správnost vedených údajů, pop neúplné údaje do jmenného rejstříku; obdobně se postupuje při odesílání dokumentů. 4. Děkan fakulty, kvestor nebo ředitel ostatní součásti UK může jmenovat správce jmenného dané součásti UK, kteří ověřují přesnost údajů vedených ve jmenném rejstříku o odesílatelí dokumentů evidovaných v ESSS, případně v dalších evidencích dokumentů, tyto údaje doplňují i za použití dalších dostupných zdrojů dat. Čl. 15a Vedení spisové služby v mimořádných situacích61a [ URL "#_ftn63"] Způsob vedení spisové služby v mimořádných situacích určí děkani fakult, kvestor a ředitel „Opatření pro výkon spisové služby“ vydaném podle čl. 16 odst. 1. Čl. 16 Společná ustanovení 1. Děkani fakult, kvestor a ředitelé ostatních součástí UK dle odstavce 2 vydají opatření „Opatření pro výkon spisové služby na fakultě/rektorátě/ostatní součásti UK“. V tomto opat upraveny zejména ty skutečnosti, o nichž je tak stanoveno v tomto Spisovém řádu. Před vydá opatření bude jeho návrh i případné pozdější změny projednán s koordinátorem spisové služb UK. Jeden výtisk vydaného opatření nebo jeho změny se zasílá Archivu UK. 2. Vzor opatření dle odstavce 1 bude zveřejněn nejpozději do tří měsíců ode dne vydání toh řádu. 3. Pro účely Spisového řádu se ostatními součástmi UK rozumí Centrum pro teoretická studia ekonomický výzkum a doktorské studium, Ústav jazykové a odborné přípravy, Centrum pro otáz prostředí, Agentura Rady vysokých škol, Koleje a menzy, Arcibiskupský seminář a Rektorát U další součásti UK vykonává funkci podatelny a spisovny podatelna a spisovna Rektorátu UK a služby na těchto součástech se vztahuje Opatření pro výkon spisové služby na rektorátě UK. 4. Spisový a skartační plán UK, který je přílohou tohoto Spisového řádu UK, mohou součásti a specifikovat s ohledem na charakter své úřední agendy. Tyto úpravy musí být projednány a Archivem UK a koordinátorem spisové služby UK. V rámci těchto úprav není možné snižovat sk zkracovat skartační lhůty. 5. Ředitelé (vedoucí) společných pracovišť UK a dalších zřizovatelů, po projednání s Archi koordinátorem spisové služby UK stanoví, zda budou vykonávat spisovou službu podle Spisové podle spisového řádu svého dalšího zřizovatele. Čl. 17 Přechodná ustanovení 1. Součinnost součástem UK při uvádění ESSS do provozu na těchto součástech a při napojová jednotlivých součástí UK na Datový rozcestník bude poskytovat Ústav výpočetní techniky. 2. Fakulty a ostatní součásti UK uvedou výkon své spisové služby do souladu s tímto Spisov čl. 16 odst. 1 vydají Opatření pro výkon spisové služby nejpozději do 31. prosince 2017. B přechodného období se na činnost fakult a ostatních součástí UK při výkonu spisové služby ustanovení tohoto Spisového řádu, která upravují výkon spisové služby v listinné podobě, a dosavadní opatření fakult a ostatních součástí pro výkon spisové služby. Čl. 18 Zrušovací a závěrečná ustanovení 1. Zrušuje se Spisový a skartační řád Univerzity Karlovy ze dne 30. října 1998. 2. Dosavadní opatření děkanů fakult a ředitelů součástí UK upravující výkon spisové služby ostatních součástech UK, která nebyla vydána na základě tohoto Spisového řádu, budou zruše datu účinnosti Opatření pro výkon spisové služby dle čl. 16 odst. 1. 3. Tento Spisový řád nabývá účinnosti dnem 1. dubna 2013.[94] Seznam příloh: 1) Spisový a skartační plán UK 2) Vzor skartačního návrhu    Prof. MUDr. Tomáš Zima, DrSc., v.r.             rektor Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Univerzity Karlovy Spisový       Věcná skupina (charakteristika) typů dokumentů:                                   Skartační znak:                                                                                        znak a                                                                                              lhůta: A – Organizace, záležitosti vedení UK a jednotlivých pracovišť A I Legislativa a organizační normy A I/1 Základní předpisy UK a součástí UK (statuty a vnitřní předpisy podle VŠ zákon A I/2 Další předpisy UK, fakult a dalších součástí UK (opatření rektora, kvestora, A I/3 Zřizování fakult, ústavů (institutů), kateder a dalších pracovišť, jejich ruš A II Agenda akademických funkcionářů A II/1 Agenda akademických funkcionářů UK – rektora, prorektorů, děkanů, proděkanů, porad, zásadní dokumenty vznikající při výkonu funkce) A II/2 Agenda akademických funkcionářů UK – rektora, prorektorů děkanů, proděkanů, ř (korespondence, podklady, další méně významné dokumenty) A III Akademické senáty A III/1 Akademické volby (protokoly volebních komisí, seznamy kandidátů, volební prog kampaně) A III/2 Akademický senát (zápisy a záznamy z jednání, zásadní korespondence) A III/3 Akademický senát (podklady, ostatní korespondence) A IV Vedení univerzity a fakult (další orgány) A IV/1 Kolektivní orgány vedení UK, fakult a dalších součástí UK – správní rada, věd komise (protokoly, zápisy ze zasedání, projednávané dokumenty) Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů. A IV/2 Kolektivní orgány vedení UK, fakult a dalších součástí UK – správní rada, věd komise (korespondence, podkladové dokumenty) Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů. A V Kvestor a tajemníci fakult A V/1 Agenda kvestora, tajemníků fakult (zápisy z porad, zásadní dokumenty vznikají A V/2 Agenda kvestora, tajemníků fakult (korespondence, podklady, další méně význam A VI Sekce, moduly, instituty, katedry, ústavy, kliniky, odbory, oddělení A VI/1 Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů dlouhodobé plány činnosti, zásadní dokumenty) A VI/2 Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů korespondence, podklady) A VI/3 Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů korespondence, pomocné a podkladové dokumenty) A VII Hodnocení a kontrola A VII/1 Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (konečné výstupy) A VII/2 Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (podklady, dílčí řeše A VII/3 Vnitřní audit – zprávy o auditu A VII/4 Vnitřní audit – plány, pracovní dokumentace A VII/5 Vnitřní kontrola A VIII Univerzitní ocenění, slavnosti a soutěže A VIII/1 Čestné doktoráty, emeritní profesury, hostující profesury A VIII/2 Vyznamenání a udělování medailí UK, vědecké tituly udělované in memoriam A VIII/3 Univerzitní a fakultní slavnosti A VIII/4 Univerzitní soutěže a ceny (vědecké, studentské, odborné) A IX Publicita a propagace UK A IX/1 Tiskové zprávy, významné PR výstupy A IX/2 Styk s novináři, ostatní propagace UK B – Personální agenda B I Systemizace míst B II Přijímání a hodnocení zaměstnanců B II/1 Přijímání a vyřazování pracovníků – obecné záležitosti (inzeráty, konkurzy, ž B II/2 Odborné hodnocení pracovníků – obecné záležitosti, souhrnné zprávy B III Dokumentace pracovních vztahů B III/1 Osobní spisy zaměstnanců (dohoda o vzniku pracovněprávního vztahu, průběh zam pobyty v zahraničí, platové výměry, ukončení pracovního poměru apod.) Po dohodě s archivem je možné osobní spisy zaměstnanců rozdělit na akademické Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě. B III/2 Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. – dohody a vyúčtování B III/3 Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. – návrhy, podklady B IV Řízení se zaměstnanci B IV/1 Postihy zaměstnanců, suspenze, amnestie, mimosoudní rehabilitace (konkrétní v ukládat i v personáliích zaměstnanců) B IV/2 Odpovědnost za vzniklou škodu B V Docházka a dovolené B V/1 Přehledy, rozpisy dovolených B V/2 Evidence docházky B VI Statistiky, přehledy zaměstnanců UK B VII Sociální záležitosti a kolektivní vyjednávání B VII/1 Kolektivní vyjednávání a smlouvy B VII/2 Závodní preventivní péče B VIII Bezpečnost práce B VIII/1 Bezpečnost práce (směrnice, koncepce, přehledy za období roční a delší, knihy B VIII/2 Bezpečnost práce (lehké úrazy, knihy úrazů, odškodňovací komise) B VIII/3 Bezpečnost práce (výkazy, podklady, školení) C – Vědecko-výzkumná činnost C I Koncepce vědecké činnosti, zásadní normy, programy, korespondence s MŠMT (výz projekty, návrhy, hodnocení) C II Granty C II/1 Interní programy podpory vědy UK – koncepce, činnost C II/2 Interní programy podpory vědy UK – přijaté projekty – návrhy, posudky, smlouv (včetně tištěných výstupů z informačních systémů) C II/3 Interní programy podpory vědy UK – nepřijaté projekty, návrhy, posudky (včetn informačních systémů) Doporučeným způsobem výběru je ponechání kompletního souboru nepřijatých proj rok 0/1 a 5/6) C II/4 Interní programy podpory vědy UK – podklady a přípravný materiál C II/5 Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další projektové financová UK) – smlouvy, zprávy, zásadní dokumenty C II/6 Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další projektové financová UK) – podklady a přípravný materiál C III Výzkum a spolupráce C III/1 Dílčí výzkumné úkoly (fakultní, katedrové, ústavní) – zadání, smlouvy, souhrn C III/2 Vědecká spolupráce s jinými vědeckými a pedagogickými institucemi v ČR (s výj souhrnné zprávy, zásadní dokumenty C III/3 Spolupráce se zahraničními vědeckými a pedagogickými institucemi v oblasti vě grantů) – smlouvy, souhrnné zprávy, zásadní dokumenty C III/4 Aplikovaný výzkum – spolupráce s výrobními podniky, zdravotnickými zařízeními závěrečné zprávy apod.) C III/5 Základní a aplikovaný výzkum (pracovní korespondence, další dokumentace, průb C IV Znalecká činnost C IV/1 Znalecká činnost – znalecké posudky C IV/2 Znalecká činnost – ostatní C V Léčebná činnost – kliniky, ústavy C VI Vědecko-pedagogické tituly C VI/1 Docentury a habilitační řízení, habilitační práce C VI/2 Profesury a jmenovací řízení C VII Vydavatelská činnost C VII/1 Ediční plány, autorské smlouvy, přehledy vydaných publikací (fakult UK a Nakl C VII/2 Ediční záležitosti, redakční a ediční rady (UK, fakult, dalších součástí UK a C VII/3 Příprava publikací, vydavatelská agenda (Nakladatelství Karolinum, nakladatel C VIII Knihovny C VIII/1 Univerzitní fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – konc důležité předpisy, zprávy o činnosti za roční a delší období C VIII/2 Univerzitní, fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – ost C IX Vědecké konference C IX/1 Vědecké konference – zápisy z jednání, souhrnné zprávy, konferenční sborníky C IX/2 Vědecké konference – běžná agenda D – Studijní záležitosti D I Akreditace a studijní plány D I/1 Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů, žádosti, schválení, zásadní povahy D I/2 Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů – pracovní a pomocná D I/3 Karolinky (Seznamy přednášek, Základní informace o fakultě...) D II Přijímací řízení a zápis do studia D II/1 Přijímací řízení – podmínky přijímacího řízení, zadání testů a správné odpově přijatých a nepřijatých uchazečů (s uvedením výsledků zkoušek) D II/2 Přezkumné řízení v přijímacím řízení D II/3 Přijímací řízení – dotazníky, výsledky testů, zkoušek – nepřijatí uchazeči (Pozn.: Před skartací nutno revidovat a vyjmout originály vysvědčení. Doporuč ponechání kompletního souboru přijímacího řízení vždy jednou za 5 let, tj. ro D II/4 Zápis do studia D III Evidence studentů, účastníků rigorózního řízení a programů CŽV D III/1 Spisy studentů bakalářského, magisterského, doktorského studijního programu, řízení (včetně protokolů o státních zkouškách a dokladu o splněných studijníc Spisy je po dohodě s Archivem UK možné členit podle typu studijního programu, studia. Spisy jsou řazeny abecedně v rámci akademického roku ukončení studia/ do Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě. D III/2 Matriky studentů, matriky absolventů, matriky rigorózního řízení UK D III/3 Celkové seznamy studentů jednotlivých fakult UK v daném akademickém roce (kat výstupy z informačního systému D III/4 Celoživotní vzdělávání zaměřené zájmově, včetně Univerzity třetího věku – sou přehledy účastníků programů CŽV, přehledy vypsaných kursů D III/5     Celoživotní vzdělávání zaměřené na výkon povolání – včetně atestací lékařů (s atestacích a získané kvalifikaci) V případě souběhu s odborným studiem se materiály ukládají do spisu studenta. D IV Rozhodování ve věcech studia – řízení zahajovaná na žádost i z vlastního podn řízení, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení (včetně soudního) ve věcech stu zakládá do spisu studenta) D V Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace („nostrifikace“) D V/1 Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace („nostrifikace“) D V/2 Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělávání a kvalifikace („nostrifikace D VI Kvalifikační práce a doklady D VI/1 Kvalifikační práce – bakalářské, diplomové, dizertační, rigorózní, (Doporučuj a řadit podle signatur přidělených při knihovnickém zpracování, při předání d elektronický soupis předávaných prací) D VI/2 Dílčí zkoušky a zkušební výkazy D VI/3 Studijní potvrzení vystavovaná na žádost žadatele a úřadů D VI/4 Osvědčení o dodatečném udělení titulů (Mgr., Ph.D., Th.D.) D VI/5 Duplikáty studijních dokladů, dokladů o získané VŠ kvalifikaci D VII Úrazy a úmrtí studentů D VIII Mimosoudní rehabilitace D IX Studentské, fakultní a univerzitní spolky D X Styk s absolventy (Spolky absolventů) D XI Poplatky spojené se studiem a jiné úhrady D XI/1 Poplatky spojené se studiem – souhrnné přehledy D XI/2 Poplatky spojené se studiem – výběr, evidence, ostatní dokumentace D XII Stipendia D XII/1 Stipendia – souhrnné přehledy D XII/2 Stipendia – žádosti, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení, udělování, dílčí D XIII Koleje – ubytování studentů D XIII/1 Koleje – souhrnné přehledy D XIII/2 Koleje (přidělování míst) E – Mezinárodní vztahy E I Zahraniční vztahy E I/1 Uzavírání smluv a dohod se zahraničními univerzitami a jinými vědecko-pedagog E I/2 Zahraniční smlouvy a dohody – plnění (mimo pobyty) E I/3 Statistika a plánování mezinárodních vztahů E I/4 Členství v mezinárodních nevládních organizacích – přihlášky, zásadní dokumen E I/5 Členství v mezinárodních nevládních organizacích – korespondence, další dokum E I/6 Propagace UK v zahraničí E I/7 Významné akce a zahraniční návštěvy na UK (ve spolupráci s diplomatickým sbor institucemi) E II Zahraniční mobilita E II/1 Programy pro podporu mobility studentů a zaměstnanců UK a pobytů zahraničních zahraničních VŠ na UK – smlouvy, vyhlášení, stanovení podmínek a další zásadn E II/2 Pobyty studentů UK v zahraničí organizované UK – doklady dokumentující druh, atestace E II/3 Pobyty studentů zahraničních VŠ na UK – doklady dokumentující druh, dobu poby E II/4 Pobyty zaměstnanců UK v zahraničí (včetně zpráv ze zahraničních cest), pobyty zásadní doklady E II/5 Pobyty studentů a zaměstnanců UK v zahraničí organizované UK, pobyty cizinců agenda (včetně zamítnutých žádostí) F – Právní záležitosti F I Právní záležitosti (mimo rozhodování o studiu) F I/1 Právní spory a zastupování (rozhodnutí soudů, zásadní spisy) F I/2 Právní záležitosti (pracovní dokumentace, podklady) G – Investice, rozvoj, projektové práce, generální opravy G I Plány, styk s dodavateli a orgány státní správy G I/1 Výhledové a roční plány G I/2 Projednávání a styk s dodavateli G I/3 Projednávání a styk s ministerstvem školství G I/4 Projednávání a styk s dalšími orgány státní správy a samosprávy G I/5 Smlouvy s dodavateli G II Investiční záměry a generální opravy G II/1 Investiční záměry, schvalovací řízení, zprávy o realizaci G II/2 Generální opravy (časové plány, výběrová řízení, dokumentace) G III Rozvojové projekty a programy financované z externích zdrojů G III/1 Návrhy, žádosti, smlouvy, závěrečné zprávy a další zásadní dokumenty G III/2 Podklady, přípravný materiál, korespondence s poskytovatelem G IV Arbitráž a statistika G IV/1 Arbitráž a penalizace G IV/2 Statistika H – Rozpočet, finanční hospodaření a účetnictví H I Účetnictví H I/1 Dokumentace účtů (zřizování, výpisy) H I/2 Účetní závěrka a výroční zpráva (podle § 31, odst. 2, písm. a/ zák. č. 563/19 H I/3 Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, účetní záznamy (podle § 31, ods 563/1991 Sb. o účetnictví) H II Rozpočty H II/1 Specifikace rozpočtových dat H II/2 Rozpisy rozpočtů UK, fakult a dalších součástí UK H II/3 Rozpisy rozpočtů nižších organizačních složek UK H II/4 Rozpočtové změny H II/5 Roční a pololetní statistické údaje H III Fakturace (včetně podkladů pro fakturaci) H IV Výběrová řízení a zakázky H IV/1 Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (nadlimitní zakázky) H IV/2 Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (ostatní zakázky) H IV/3 Objednávky, smlouvy (včetně smluv o dílo) H V Mzdy H V/1 Mzdové listy H V/2 Podklady ke mzdám H VI Pokladní služba H VII Evidenční listy důchodového pojištění H VIII Dary a darovací smlouvy J – Vnitřní správa (správa budov, technické záležitosti) J I Budovy J I/1 Správa budov, smlouvy, nákupy, prodeje, dary, odkazy J I/2 Pasportizace budov (včetně výstupů z informačního systému) – při založení nov zásadní rekonstrukci J II Nájmy nemovitostí J II/1 Pronájmy a nájmy budov a místností, pozemků J II/2 Nájemníci, služební byty J III Revizní a kontrolní zprávy zásadního významu J IV Nadace (nadační dary, správa nadačního jmění) J V Údržba a provoz J V/1 Údržba, údržbářské dílny J V/2 Autoprovoz J V/3 Drobné opravy J VI Inventarizace J VI/1 Inventarizace – hlavní inventarizační zápis J VI/2 Inventarizace – inventurní soupisy J VII Přístrojové vybavení, stroje, zařízení, nehmotný majetek (včetně záznamů o je J VIII Správa ubytovacích zařízení J VIII/1 Správa kolejí a menz J VIII/2 Domovní knihy ubytovacích, výcvikových a rekreačních zařízení J IX Spisová služba J IX/1 Spisovna a podatelna, evidence dokumentů (v listinné podobě, tištěné výstupy služby), rejstříky aj. pomůcky spisové služby J IX/2 Archiv (převzetí spisů fakult a jednotlivých pracovišť) J X Požární ochrana J X/1 Požární ochrana, ochrana budov – směrnice, koncepce, výkazy za období roční a J X/2 Požární ochrana, ochrana budov – periodická hlášení a výkazy, školení K – Informační systémy a výpočetní technika K I Dlouhodobé koncepce zavádění výpočetní techniky, plány a souhrnné zprávy o či delší období K II Projektová, technická a uživatelská dokumentace informačních systémů K II/1 Dokumentace celouniverzitních, celofakultních a dalších informačních systémů, data mající trvalou (archivní) hodnotu K II/2 Dokumentace ostatních informačních systémů K III IT infrastruktura a síťové trasy K III/1 Projektová dokumentace K III/2 Dokumentace skutečného provedení (včetně vyjádření a souhlasů s provozem) K IV Pracovní dokumentace a dílčí zprávy Z – Dokumenty neprocházející skartačním řízením Z I Trvalý skartační souhlas Z II Dokumenty přeevidované do jiné evidence Příloha č. 2 Vzor skartačního návrhu Univerzita Karlova Fakulta (součást)                                                                                            Čj.:                                                                                              V ……dne ...                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          1                                                                                                                                              Skartační návrh      Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některýc ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s příslušnými ustanoveními Spisového řádu Univer navrhujeme vyřazení dokumentů dle připojeného seznamu.      Žádáme o provedení odborné archivní prohlídky, o souhlas se zničením dokumentů se ska a vybraných položek se skartačním znakem V a o uložení dokumentů trvalé hodnoty do Archivu Seznam dokumentů navrhovaných k vyřazení, resp. k převzetí do Archivu UK k trvalému   Stručný obsah:                                 spis. znak:       časový rozsah:          kartonů:                                          objem dat Skartační znak A: 1. Akademický senát                                 A III/2           2005-2007              2 balíky 2. Koncepce vědecké činnosti                   C I                 2000-2002               kartony   .  .                                                                                          . Skartační znak V:                                                                                            1. Bezpečnost práce (lehké úrazy)           B  VIII/1         2005-2007                    balíky  .            Skartační znak S: 1. Studijní potvrzení                                  D VII/1           2005-2007                            2 kartony 2. Rozpočtové změny                               H II/4              2000-2002            4 MB[95]  .  .  .                     Celkem je navrhováno k vyřazení XX balíků (kartonů), tj. XX  bm[96] [ URL "#_ftn66"] dokumentů v listinné podobě se skartačním znakem A, XX balíků (kartonů), tj. XX bm dokumentů v listinné podobě se skartačním znakem V, XX balíků (kartonů), tj. XX bm dokumentů v listinné podobě a XX MB digitálních dokumentů se skartačním znakem S.                                                                                            [33] [ URL "#_ftnref1"]   § 2 písm. c) zákona. [34] [ URL "#_ftnref2"]   § 11 odst. 1 vyhlášky. [35] [ URL "#_ftnref3"]   § 2 písm. e) zákona. [36] [ URL "#_ftnref4"]   § 8 odst. 1 vyhlášky. [37] [ URL "#_ftnref5"]   § 7 odst. 1 vyhlášky. [38] [ URL "#_ftnref6"]   § 8 odst. 1 vyhlášky. [39] [ URL "#_ftnref7"]   § 16 odst. 3 vyhlášky. [40] [ URL "#_ftnref8"]   § 8 odst. 2 vyhlášky. 8a [ URL "#_ftnref9"] § 8 odst. 3 vyhlášky. [41] [ URL "#_ftnref10"]   § 15 odst. 4 vyhlášky. [42] [ URL "#_ftnref11"]   § 15 odst. 3 vyhlášky. [43] [ URL "#_ftnref12"]   § 68 odst. 1 zákona. [44] [ URL "#_ftnref13"]   § 2 písm. l) zákona. [45] [ URL "#_ftnref14"]   § 66 odst. 2 zákona. [46] [ URL "#_ftnref15"]   § 16 odst. 3 vyhlášky. [47] [ URL "#_ftnref16"] Vedení spisové služby v elektronických systémech spisové služby j vysoké školy povinné podle § 63 odst. 3 zákona. [48] [ URL "#_ftnref17"] Dle § 2 odst. 2 vyhlášky je příjem datových zpráv součástí elektr spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu. [49] [ URL "#_ftnref18"]   § 51 odst. 1, § 52 písm. b) a § 80 odst. 4 zákona. [50] [ URL "#_ftnref19"] Uvedení výčtu používaných evidencí je povinné podle § 8 odst. 4 v [51] [ URL "#_ftnref20"] Zveřejnění údajů uvedených v čl. 4 odst. 1 a 2 je předepsáno v § vyhlášky. [52] [ URL "#_ftnref21"]   § 2 odst. 1 vyhlášky. [53] [ URL "#_ftnref22"]   § 6 odst. 1 vyhlášky. [54] [ URL "#_ftnref23"]   § 5 odst. 2 vyhlášky. [55] [ URL "#_ftnref24"]   § 5 odst. 1 vyhlášky. [56] [ URL "#_ftnref25"]   § 6 odst. 2 vyhlášky. [57] [ URL "#_ftnref26"]   § 69a zákona a § 7 odst. 6 a § 24 odst. 1 vyhlášky. [58] [ URL "#_ftnref27"]   § 4 odst. 4 vyhlášky. [59] [ URL "#_ftnref28"]   § 4 odst. 5 vyhlášky. [60] [ URL "#_ftnref29"]   § 4 odst. 6 vyhlášky. [61] [ URL "#_ftnref30"]   § 4 odst. 7 vyhlášky. [62] [ URL "#_ftnref31"] Postup při označování a evidenci dokumentů vychází z § 7 a 8 vyhl [63] [ URL "#_ftnref32"]   § 7 odst. 3 vyhlášky. [64] [ URL "#_ftnref33"] zrušena [65] [ URL "#_ftnref34"] Jde o základní údaje dle § 10 odst. 1 a 2 vyhlášky. [66] [ URL "#_ftnref35"]   § 10 odst. 3 vyhlášky. [67] [ URL "#_ftnref36"]   § 11 odst. 3 vyhlášky. [68] [ URL "#_ftnref37"]   § 11 odst. 2 vyhlášky. [69] [ URL "#_ftnref38"]   § 7 odst. 4 vyhlášky. [70] [ URL "#_ftnref39"]   § 8 odst. 7 vyhlášky. [71] [ URL "#_ftnref40"]   § 10 odst. 3 a 5 vyhlášky. [72] [ URL "#_ftnref41"]   § 9 odst. 1 vyhlášky. [73] [ URL "#_ftnref42"] Tvorba spisu je upravena § 12 vyhlášky. [74] [ URL "#_ftnref43"] Článek vychází z § 13 vyhlášky. [75] [ URL "#_ftnref44"] § 9 odst. 1 vyhlášky. [76] [ URL "#_ftnref45"] Článek vychází z § 14 vyhlášky. [77] [ URL "#_ftnref46"] Způsoby vyřízení jsou stanoveny v § 14 odst. 2 vyhlášky. [78] [ URL "#_ftnref47"] Povinnost dle § 14 odst. 4 vyhlášky. [79] [ URL "#_ftnref48"] Článek vychází z § 16 vyhlášky. [80] [ URL "#_ftnref49"] Náležitosti vyhotovovaného dokumentu vycházejí z § 16 odst. 1 a 2 [81] [ URL "#_ftnref50"]   § 16 odst. 3 vyhlášky. [82] [ URL "#_ftnref51"]   § 16 odst. 4 vyhlášky. [83] [ URL "#_ftnref52"] Článek vychází z § 17 vyhlášky. [84] [ URL "#_ftnref53"] Článek vychází z § 18 vyhlášky. [85] [ URL "#_ftnref54"] Článek vychází z § 68 zákona a § 19 vyhlášky. [86] [ URL "#_ftnref55"]   § 68 odst. 4 zákona. [87] [ URL "#_ftnref56"]   § 19 odst. 2 vyhlášky. [88] [ URL "#_ftnref57"]   § 19 odst. 3 vyhlášky. [89] [ URL "#_ftnref58"]   § 19 odst. 4 vyhlášky. [90] [ URL "#_ftnref59"] Článek vychází z § 20 a 21 vyhlášky. [91] [ URL "#_ftnref60"]   § 20 odst. 1 vyhlášky. [92] [ URL "#_ftnref61"]   § 6 odst. 1 a 2 vyhlášky. [93] [ URL "#_ftnref62"] § 64 odst. 4 až 7 zákona a z § 25 vyhlášky. 61a [ URL "#_ftnref63"] § 26 vyhlášky. [94] [ URL "#_ftnref64"] Změna tohoto Spisového řádu nabyla účinnosti dne 22. února 2015 ( Změna tohoto Spisového řádu nabývá účinnosti dne 1. června 2015 (OR č. 24/2015). [95] [ URL "#_ftnref65"] megabyte [96] [ URL "#_ftnref66"] běžných metrů .doc ke stažení [ URL "UK-6848-version1-op_rektora_15_24.doc"]