Opatření rektora č. 18/2016 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Postup při uveřejnění smluv v registru smluv K provedení: Zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv (dále jen „zákon“) Účinnost: 1. července 2016 ****************************************************************************************** * Postup při uveřejnění smluv v registru smluv ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Čl. 1 - Předmět registrace *========================================================================================= Předmětem uveřejnění v registru smluv jsou smlouvy uzavírané Univerzitou Karlovou, popř. j a dalšími součástmi, stanoví-li povinnost uveřejnění v registru smluv zákon. Smlouva, na n povinnost uveřejnění podle zákona, musí být uzavřena písemnou formou. Písemnou formou smlo také písemná nabídka a její akceptace formou písemné objednávky nebo písemná objednávka a písemná akceptace.  *========================================================================================= * Čl. 2 - Odpovědné subjekty na UK *========================================================================================= 1.Povinnost uveřejňovat smlouvy v registru smluv zajišťují za Univerzitu Karlovu (dále jen další součásti, včetně rektorátu. 2.Na fakultách odpovídají za splnění povinnosti uveřejnění děkani fakult a na dalších souč odpovídají jejich ředitelé. 3.Na rektorátu UK odpovídají za splnění povinnosti uveřejnění vedoucí útvarů (odborů a odd jejichž kompetenci je příprava smlouvy. *========================================================================================= * Čl. 3 - Postup při zasílání smluv do registru smluv a lhůty *========================================================================================= 1.Před zasláním smlouvy do registru smluv je třeba sjednat s druhou smluvní stranou, která registraci (uveřejnění) v registru smluv. Pro předejití pochybnostem je účelné tuto povi přímo ve smlouvě. V případě, že registraci smlouvy bude zajišťovat druhá smluvní strana, organizační útvar UK, který zajišťoval přípravu smlouvy, povinen si vyžádat od druhé sml potvrzení o uveřejnění smlouvy v registru smluv, nebo se dohodnout s druhou smluvní stra průvodním formuláři kromě identifikace stran a dalších metadat vyplnila i kolonku s ID d naší strany. V takovém případě pak potvrzení o registraci smlouvy obdrží od správce regi strany zároveň. 2.Smlouvy podléhající uveřejnění v registru smluv, jejichž uveřejnění bude zajišťovat UK, fakulty, další součásti a rektorát do systému pro správu dokumentů dle Opatření rektora „Zavedení datových schránek na UK“ a jeho prostřednictvím je odesílají do registru smluv schránku univerzity. Fakulty, další součásti a rektorát, na nichž je zaveden elektronick spisové služby propojený automatizovaným rozhraním se systémem pro správu dokumentů, pro datových zpráv do registru smluv prostřednictvím tohoto elektronického systému spisové s smlouvou se odesílá i průvodní formulář s vyplněnými metadaty dle následujícího odstavce 3.Smlouvy musí být do systému pro správu dokumentů, resp. do elektronického systému spisov vloženy v otevřeném a strojově čitelném formátu. Současně musí být jako první příloha ev záznamu smlouvy do systému pro správu dokumentů, resp. do elektronického systému spisové soubor ve formátu XML vzniklý vyplněním průvodního formuláře publikovaného správcem regi kterým je Ministerstvo vnitra. Do průvodního formuláře, z něhož je soubor ve formátu XML být vložena tato metadata: a.identifikace smluvních stran, b.vymezení předmětu smlouvy, c.cena bez DPH a cena včetně DPH, pokud ji smlouva neobsahuje, hodnota předmětu smlouvy, d.datum uzavření smlouvy. 4.Strojově čitelným formátem se pro účely zákona a tohoto opatření rozumí formáty : a) Portable Document Format - .pdf ( obsahující textovou vrstvu b) Word 97-2003 - .doc c) Office Open XML - .docx d) Rich Text Format - .rtf e) OpenDocument Text - .odt f) Plain Text - .txt Smlouva se do registru smluv odesílá v nepodepsané formě, která musí být obsahově, texto totožná (s výjimkou údajů podléhajících ochraně osobních údajů nebo obchodního tajemství která byla podepsána zástupci smluvních stran. Naskenovaná smlouva se nepřipouští, výjim uvedená dále v příloze č. 2, odst. 4. a 5. Za shodu nepodepsané verze smlouvy se smlouvou, která byla podepsána zástupci smluvních fakulta, další součást či rektorát, který smlouvu odesílá. 5.Lhůta k zaslání smlouvy do registru smluv činí dle zákona maximálně 30 dní od uzavření s Smlouvy uzavírané na základě zadávacího řízení na veřejnou zakázku, které má UK coby zad uveřejnit dle § 147a, odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném z 1. 10. 2016 dle § 219 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v pl nutné i v registru smluv zveřejnit do 15 dnů od jejich uzavření. 6.Na rektorátu UK musí být každá smlouva, která se bude registrovat dle zákona, předložena rektorátu UK ke kontrole náležitostí potřebných ke zveřejnění smlouvy. 7.Datová zpráva, kterou správce registru smluv potvrzuje uveřejnění smlouvy, je zpracována správu dokumentů dle Opatření rektora č. 22/2009. V tomto systému bude zajištěno automat této datové zprávy fakultě, další součásti nebo rektorátu, který smlouvu do registru sml Datová zpráva o uveřejnění smlouvy se připojuje (jako součást spisu) k originálu smlouvy ukládá k archivaci na fakultě, další součásti nebo v právním odboru rektorátu. *========================================================================================= * Čl. 4 - Společná a závěrečná ustanovení *========================================================================================= 1. Nedílnou součástí tohoto opatření rektora jsou následující přílohy: Příloha č. 1: Vzor doložky do smlouvy - vzorový text ustanovení, které by se mělo doplňo smlouvy, která bude svou povahou a obsahem určena k registraci v registru smluv. Příloha č. 2: Metodický pokyn - obsahující některá specifika registrace smluv. 2.Toto opatření rektora č. 18/2016 nabývá účinnosti dne 1. 7. 2016. V Praze dne 27. června 2016 .pdf ke stažení [ URL "UK-7544-version1-or_2016_18.pdf"] *********************************************************** *========================================================================================= * Příloha 1 - Vzor doložky do smlouvy *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Varianta A – registraci zajišťuje druhá smluvní strana: ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. xy - Registrace Smluvní strany berou na vědomí, že tato smlouva ke své účinnosti vyžaduje uveřejnění v reg smluv podle zákona č. 340/2015 Sb. a s tímto uveřejněním souhlasí. Zaslání smlouvy do regi smluv se …………………………………………..(druhá strana smlouvy) zavazuje zajistit neprodleně po podpisu ………………………………………….(druhá smluvní strana) se současně zavazuje informovat Univerzitu Karlovu registrace tak, že zašle Univerzitě Karlově kopii potvrzení správce Registru smluv o uveře bez zbytečného odkladu poté, kdy sama potvrzení obdrží, popř. již v průvodním formuláři vy kolonku s ID datové schránky Univerzity Karlovy (v takovém případě potvrzení od správce re provedení registrace smlouvy obdrží obě smluvní strany zároveň). ------------------------------------------------------------------------------------------ Varianta B – registraci zajišťuje UK: ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. xy - Registrace Smluvní strany berou na vědomí, že tato smlouva ke své účinnosti vyžaduje uveřejnění v reg podle zákona č. 340/2015 Sb. a s tímto uveřejněním souhlasí. Zaslání smlouvy do registru s UK neprodleně po podpisu smlouvy. UK se současně zavazuje informovat druhou smluvní stranu registrace tak, že zašle druhé smluvní straně kopii potvrzení správce registru smluv o uve bez zbytečného odkladu poté, kdy sama potvrzení obdrží, popř. již v průvodním formuláři vy kolonku s ID datové schránky druhé smluvní strany (v takovém případě potvrzení od správce provedení registrace smlouvy obdrží obě smluvní strany zároveň). Do závěrečných ustanovení smlouvy vložit větu: „Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu poslední smluvní strany a účinnosti dnem uveře smluv podle zákona o registru smluv.“ (Pokud smluvní strany nemají zájem na tom, aby účinnost smlouvy nastala ještě později.) *========================================================================================= * Příloha 2 – metodický pokyn *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Některá důležitá specifika ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Předmětem registrace (uveřejnění) v registru smluv jsou veškeré smlouvy v písemné podobě plnění více jak 50.000,-Kč bez DPH. 2.Splňuje-li smlouva podmínku hodnoty vyšší jak 50.000,- Kč a současně se na takovou smlou i jedna z výjimek uvedených v zákoně, nebude tato smlouva podléhat povinnosti registrace povinnosti registrace (uveřejnění) jsou stanoveny v § 3 zákona. Uveřejnění v registru sm zejména pracovněprávní smlouvy, smlouvy s fyzickými osobami mimo rámec jejich podnikatel smlouvy uzavřené s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo um (např. dle zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon, v platném znění, nebo § 2358 zákona č občanský zákoník). Uveřejnění dále nepodléhají některé části smluv, zejména různé techni projektová dokumentace, modely, vzory a výpočty, které obvykle tvoří přílohy smlouvy. 3.Pokud smlouva obsahuje více předmětů smluvního závazku, z nichž některé podléhají uveřej nikoli, bude se také uveřejňovat, přičemž platí zásada, že v pochybnostech se smlouva uv 4.V případě, že smlouva nebude obsahovat ustanovení, která smluvní strana zajistí registra registru smluv, doporučuje se, aby příslušný organizační útvar UK zajistil tuto registra se může stát, že totéž učiní i druhá smluvní strana. Smlouvu mohou uveřejnit (registrova strany současně, ale potom tato smlouva bude mít jiný, odlišný identifikační kód (ID). V sice bude tato jedna smlouva uvedena  2x, ale povinnost stanovená zákonem o registru bud 5.Pokud existuje smlouva uzavřená před datem 1. 7. 2016 a po tomto datu se k této smlouvě dodatek, musí být zaslána do registru smluv i tato původní smlouva. Nicméně zde platí ur ze strany zákona o registru smluv. Zatímco nový dodatek ke smlouvě se musí zaslat do reg požadovaném formátu spolu s metadaty, tato původní smlouva může být poslána třeba již je podobě, tj. nemusí se u ní splnit požadovaná forma strojově čitelného formátu. 6.Obdobně, jako v předchozím odstavci se postupuje např. i u rámcových smluv, k nimž se po uzavírají jen tzv. dílčí smlouvy. 7.Pokud již je smlouva v registru smluv registrována a k této smlouvě se uzavírají dodatky na průvodním formuláři, na základě kterého se smlouvy zasílají do registru smluv, označi identifikátor ID již registrované smlouvy tak, aby tento dodatek byl přiřazen (spárován) „mateřskou“ smlouvou. 8.Objednání plnění od druhé smluvní strany prostřednictvím objednávek zasílaných e-mailem že nedojde k písemnému potvrzení z druhé smluvní strany, a dojde rovnou již k plnění, se nedovoluje. Vždy musí být zajištěna buď písemná nabídka a její písemná akceptace formou objednávky, objednávka a její písemné potvrzení tak, aby byla dodržena povinnost písemně uzavřené sm písemnou podobu se považuje také e-mailová korespondence. Je-li odesilatel nebo adresát fyzickou osobou, v zájmu ochrany osobních údajů (zákon č. 101/2000 Sb., v platném znění) dokumentu (v otevřeném a strojově čitelném formátu) zasílaném do registru znečitelnit je adresu. 9.Je nutno mít zásadně na paměti, že zákon o registru smluv nehovoří o ceně ve výši 50.000 hodnotě ve výši 50.000,- Kč. Např. pokud se bude prodávat osobní automobil za cenu nižší Kč, ale jeho hodnota je zjevně, nebo dle orientačních cenových tabulek, či znaleckého po 50.000,- Kč, je třeba takovou smlouvu registrovat v registru smluv. Nebo u smluv s opaku např. u nájemních smluv, je nutné vynásobit měsíční nájem 12 měsíci a dále 5 lety. Např. smluv, pokud bude nájemné za měsíc rovno 834,- Kč nebo částce vyšší, je nutné smlouvu re 10Zásadně je třeba mít na paměti, že nestačí zajistit pouze registraci samotné smlouvy v r ale podle zákona o registru smluv je nutno zveřejnit (doplnit do průvodního formuláře) i která povinně jsou čtyři (4) : a.identifikace smluvních stran (identifikují se pouze ostatní strany, identifikaci UK do smluv automaticky dle identifikátoru datové schránky, z níž je smlouva do registru zas b.předmět smlouvy, c.hodnota (cena) bez DPH i včetně DPH, d.datum uzavření smlouvy (nabytí platnosti, resp. datum posledního podpisu). V případě, že do registru smluv bude zaslána smlouva a nebudou společně s ní zaslána  po bude sice tato smlouva v registru smluv registrována a univerzita obdrží i potvrzení o p registrace, ale na tuto smlouvu se bude hledět, jakoby registrována (uveřejněna) nebyla. registru smluv bude, ale de iure nikoliv, takže ze zákona smlouva nenabude účinnosti a b 11Pokud dojde ze strany organizačního útvaru UK, zajišťujícího registraci smlouvy k nějaké odesílané smlouvy, např. bude odeslána jiná verze smlouvy než finální a konečná, není mo chybně odeslanou smlouvu vzít z registru smluv zpět, ale je možné ji nechat tzv. znečite ostatním subjektům. Tj. smlouva bude čitelná jen pro UK a nikoliv již pro kohokoliv dalš na znečitelnění se uskuteční přes kontaktní formulář registru smluv. 12V průvodním formuláři, jehož výstup se zasílá spolu se smlouvou do registru smluv a ve k vyplňují především identifikační údaje o odesílateli a výše uvedená metadata, bude také kolonka pro vyplnění e-mailové adresy odesílajícího pracovníka. Pokud bude e-mailová adr vyplněna, zpětné potvrzení od správce registru smluv o uveřejnění smlouvy (registraci) d jak prostřednictvím datové zprávy do datové schránky, tak i na tento e-mail. 13Při vyplňování identifikačních údajů v průvodním formuláři se používá tzv. inteligentní po vyplnění identifikátoru ID datové schránky sám doplní identifikační údaje odesílající Je nutno však vyplnit jen ID datové schránky, pokud se vyplní jiná kolonka, např. IČ, k doplnění náležitostí nedojde. 14Zákon o registru smluv stanoví, že se prostřednictvím registru smluv neuveřejňují inform nelze poskytnout podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím (tedy zejména č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění). Jde zejména o osob údaje, které jsou obchodním tajemstvím. Tyto informace musí být znečitelněny stejně tak vyřizování žádosti podle výše citovaného zákona o svobodném přístupu k informacím. 15Vzhledem k tomu, že registr smluv automaticky označuje jako jednu ze stran smlouvy UK na identifikátoru její datové schránky, nelze do identifikace smluvních stran uvést, které další součásti UK se smlouva týká. Doporučuje se proto označení fakulty nebo další součá formě zkratky na začátek pole „Předmět smlouvy“. 16Další informace k postupu při odesílání datových zpráv o zveřejňované smlouvě, možnosti u již odeslané nebo zveřejněné smlouvy, uvedení jednotlivých možných formátů registrovan další informace jsou dostupné na webových stránkách Ministerstva vnitra v sekci eGovernm Registr smluv. podrobněji viz Přílohu č. 2 odst. 14.