Opatření rektora č. 35/2017 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Vnitřní kontrolní systém na Univerzitě Karlově K provedení: - Účinnost: 1. května 2017 ****************************************************************************************** * Vnitřní kontrolní systém na UK ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Čl. 1 - Úvodní ustanovení *========================================================================================= Cílem tohoto opatření rektora je zlepšit vnitřní kontrolní systém při nakládání s veřejným univerzitě. Toto opatření stanovuje rozsah pravomocí a odpovědnosti vedoucích zaměstnanců odst. 2 písm. a) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. *========================================================================================= * Čl. 2 - Zavedení a udržování vnitřního kontrolního systému na fakultách, dalších součást *========================================================================================= 1.V souladu s § 24 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, a Statutem UK je za zaveden vnitřního kontrolního systému odpovědný: a.na fakultě děkan, b.na další součásti, jejímuž řediteli je svěřen výkon správy majetku, ředitel, c.na další součásti, jejímuž řediteli není svěřen výkon správy majetku a na rektorátě kv 2.Odpovědný vedoucí pracovník podle odst. 1 je povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní a.vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon činností univerzity, b.je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a vznikající v souvislosti s plněním záměrů a cílů univerzity, c.zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu záv nedostatků a přijímaných a plněných opatření k jejich nápravě. 3.Odpovědný vedoucí pracovník podle odst. 1 zejména: a.stanoví rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnan s veřejnými prostředky, včetně úplného a přesného vymezení povinností ve vztahu k jimi b.zajistí oddělení pravomocí a odpovědností při přípravě, schvalování, provádění a kontr zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymá c.zajistí, aby o všech operacích a kontrolách byl proveden záznam a vedena příslušná dok d.přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně veřejných prostředků, e.zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků v souladu se zás spolehlivého řízení uvedenými v odstavci 2, f.sleduje a zajišťuje plnění rozhodujících úkolů součásti k dosažení záměrů a cílů unive 4.Všichni vedoucí zaměstnanci univerzity jsou v rámci vymezených povinností, pravomocí a o povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Současně jsou povinni podávat řediteli nebo kvestorovi včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při pln úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti univerzity a o při plněných opatřeních k jejich nápravě. *========================================================================================= * Čl. 3 - Řídicí kontrola *========================================================================================= 1.Odpovědná osoba podle čl. 2 odst. 1 určí, kdo je příkazcem operace, správcem rozpočtu a na dané součásti. 2.Příkazcem operace může být děkan nebo jiný vedoucí pracovník pověřený k nakládání s veře (např. tajemník, vedoucí katedry, řešitel projektu apod.). 3.Správcem rozpočtu může být vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za správu součásti (např. tajemník – pokud není příkazcem operace, vedoucí ekonomického útvaru apo zaměstnanec. 4.Hlavním účetním může být vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za vedení úč součásti (např. hlavní účetní) nebo jiný zaměstnanec. 5.Uvnitř součásti musí být zajištěna předběžná, průběžná i následná kontrola. *========================================================================================= * Čl. 4 - Vnitřní audit *========================================================================================= 1.Vnitřní audit dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění, na Unive (dále jen „UK“) zajišťuje oddělení vnitřního auditu jako funkčně nezávislý útvar organiz od řídících výkonných struktur (dále jen útvar vnitřního auditu) zřízený opatřením rekto organizačním řádem rektorátu UK, v platném znění. 2.Na fakultách a dalších součástech UK může vykonávat vnitřní audit dle zákona č. 320/2001 kontrole, v platném znění, samostatný útvar vnitřního auditu. Pokud je takový útvar zříz nebo ředitel další součásti výkon interního auditu svým opatřením. *========================================================================================= * Čl. 5 - Předmět činnosti vnitřního auditu *========================================================================================= 1.Předmětem činnosti útvaru vnitřního auditu je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyh operací a vnitřního kontrolního systému, které zjišťuje, zda a.právní předpisy, příslušné vnitřní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou dodržovány, b.rizika vztahující se k činnosti UK jsou včas rozpoznávána a zda jsou přijímána odpovíd jejich vyloučení nebo zmírnění, c.řídící kontroly poskytují rektorovi spolehlivé a včasné provozní, finanční a jiné info d.jsou provozní a finanční kritéria plněna, e.zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný, reaguje včas na změny ekonomic provozních a jiných podmínek a f.dosažené výsledky při plnění rozhodujících úkolů UK poskytují dostatečné ujištění, že a cíle budou splněny. 2.Na základě svých zjištění předkládá interní audit rektorovi UK doporučení ke zdokonalová vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik  a k přijetí opatřen zjištěných nedostatků. *========================================================================================= * Čl. 6 - Plány vnitřního auditu *========================================================================================= 1.Na základě vyhodnocení svých zjištění zajišťuje útvar vnitřního auditu tvorbu střednědob plánů interního auditu, které v souladu s cíli UK a jejími potřebami stanoví priority či auditu.  2.Přípravu střednědobých a ročních plánů projednává vedoucí útvaru vnitřního auditu s rekt přitom v úvahu jeho doporučení. Střednědobé a roční plány interního auditu schvaluje rek 3.Při sestavování plánů útvar vnitřního auditu vychází zejména z a.hodnocení rizik u jednotlivých činností UK, b.skutečností zjištěnými předchozími audity útvaru vnitřního auditu nebo jinými kontroln c.doporučení rektora UK, d.návrhů orgánů UK a návrhů vedoucích zaměstnanců na UK a e.potřeby koordinace s kontrolními aktivitami orgánů UK nebo externích kontrolních orgán 4.Na podnět rektora může útvar vnitřního auditu ve zvlášť odůvodněných případech operativn vykonání auditu mimo schválený roční plán. Tento operativní audit má přednost před pláno dle ročního plánu. *========================================================================================= * Čl. 7 - Průběh vnitřního auditu a postupy *========================================================================================= 1.Vnitřní audit je prováděn po předchozím písemném oznámení vedoucímu zaměstnanci pracoviš za auditovanou činnost, které musí být doručeno před zahájením výkonu vnitřního auditu. případech, zejména pokud by předchozím oznámením vnitřního auditu mohl být zmařen jeho c oznámení doručit příslušnému vedoucímu pracovníkovi nebo jeho zástupci současně se zaháj vnitřního auditu. 2.Při výkonu vnitřního auditu auditor získává, ověřuje, analyzuje, vyhodnocuje a zaznamená shromažďuje podklady, na jejichž základě vypracovává písemnou zprávu o zjištěních z vyko 3.Metodickou úpravu postupů interního auditu zajišťuje vedoucí oddělení vnitřního auditu. *========================================================================================= * Čl. 8 - Zpráva o výsledcích vykonaného interního auditu *========================================================================================= 1.O výsledcích a závěrech z vykonaného interního auditu se pořizuje písemná zpráva, kterou auditu předkládá rektorovi. 2.Před předáním příslušné zprávy rektorovi zajistí vnitřní auditor projednání zjištěných z vykonaného auditu s příslušným vedoucím pracovníkem odpovědným za auditovanou činnost. O projednání je sepsán zápis, který je součástí zprávy o výsledcích vykonaného interního a *========================================================================================= * Čl. 9 - Roční zpráva o výsledcích interního auditu *========================================================================================= 1.Výsledky činnosti útvaru vnitřního auditu jsou souhrnně uváděny v roční zprávě předkláda jejímž předmětem jsou především a.hodnocení kvality vnitřního kontrolního systému UK, b.analýza případného výskytu závažných nedostatků, které nepříznivě ovlivnily činnost UK nedostatků ve fungování vnitřního kontrolního systému a které byly důvodem snížení jej výkonnosti, c.případná zjištění o skutečnostech, které by mohly způsobit neúplnost nebo neprůkaznost d.v případě potřeby doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti UK a j kontrolního systému. 2.Výsledky vnitřního auditu obsažené ve zprávě dle odstavce 1 tohoto článku a následná opa v reakci na zjištění vnitřního auditu jsou podkladem pro vypracování roční zprávy UK pod právního předpisu. *========================================================================================= * Čl. 10 - Závěrečná ustanovení *========================================================================================= 1.Vzory formulářů vztahujících se k činnosti útvaru vnitřního auditu vydává vedoucí odděle auditu, který též zajišťuje jejich zveřejnění na webových stránkách UK, v části týkající vnitřního auditu. 2.Opatření rektora č. 25/2014 [ URL "UK-6163.html "] se zrušuje. 3.Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. 5. 2017. V Praze dne 5. dubna 2017 .pdf ke stažení [ URL "UK-8238-version1-or_2017_35.pdf"] § 31 odst. 3 písm. a) až d) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění. § 31 odst. 5 a § 22 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění.