Opatření rektora č. 60/2018 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Spisový řád Univerzity Karlovy K provedení: § 66 odst. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb Účinnost: 1. ledna 2019 [změněno OR č. 17/2019 [ URL "UK-9778.html "] ] ****************************************************************************************** * Spisový řád Univerzity Karlovy ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Článek 1 - Základní ustanovení *========================================================================================= 1.Univerzita Karlova (dále jen „univerzita“ nebo též „UK“) vydává v souladu s § 66 odst. 1 č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném z „zákon“), a v souladu s vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby znění (dále jen „vyhláška“), Spisový řád, jehož součástí je spisový a skartační plán. 2.Tento Spisový řád upravuje výkon spisové služby na UK, kterým se rozumí příjem, evidence rozdělování, oběh, odesílání, vyřizování, ukládání a vyřazování úředních dokumentů doruč univerzitě vyhotovených. 3.Tento spisový řád se nevztahuje na doručování, příjem a manipulaci s dokumenty, které ob informace. Pro utajované dokumenty se použije vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativn a o registrech utajovaných informací, v platném znění, a opatření rektora o manipulaci s dokumenty. 4.UK vykonává spisovou službu v elektronické podobě v Elektronickém systému spisové služby Karlovy (dále jen „ESSS UK“). *========================================================================================= * Článek 2 - Vymezení základních pojmů *========================================================================================= 1.Archiv je odborné pracoviště sloužící pro ukládání archiválií a k všestranné péči o ně. spisové služby UK a rozhoduje o vyřazování dokumentů ve skartačním řízení. Pro UK je pří Archiv UK (dále jen „AUK“), který je součástí Ústavu dějin UK a archivu UK. 2.Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. 3.Čárový kód je prostředek pro automatizovaný sběr dat. Označování pomocí čárového kódu se doručených v analogové podobě a určených odesílaných zásilek. 4.Číslo jednací je znak jednoznačně a nezaměnitelně identifikující dokument v rámci ESSS U zkratku označení původce (UK) a jeho součásti, pořadové číslo dokumentu, označení roku a údaje. 5.Datová schránka je elektronické úložiště dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úk autorizované konverzi dokumentů, v platném znění, (dále jen „zákon č. 300/2008 Sb.)“, kt a.doručování orgány veřejné moci, b.provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, c.dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. 6.Datovou zprávou jsou ve smyslu § 19 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. dokumenty orgánů veře doručované prostřednictvím datové schránky, úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci pr datové schránky a dokumenty fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických o prostřednictvím datové schránky. Datovou zprávu tvoří obálka s metadaty a další digitáln (obsah zprávy). 7.Dokumentem se rozumí každý obrazový, zvukový a textový záznam, ať již v analogové, či di který vznikl na UK v rámci úřední činnosti nebo byl na UK doručen. 8.Druhopis je dokument odvozený od prvopisu, od nějž se obsahem neliší, avšak jeho pravost autenticky jako na prvopisu, ale jiným zákonem předepsaným způsobem. 9.Elektronický systém spisové služby (dále jen „ESSS“) je informační systém pro výkon spis který umožňuje evidenci, správu, vyřizování, ukládání a vyřazování dokumentů. ESSS musí požadavky předepsané Zákonem, Vyhláškou, Národním standardem pro elektronické systémy sp (dále NSESSS) a dalšími prováděcími předpisy. ESSS je základní evidenční pomůckou pro ve služby v elektronické podobě. 10Evidenční číslo je znak jednoznačně a nezaměnitelně identifikující dokument v informační pro správu dokumentů a samostatné evidenci dokumentů. Musí splňovat stejné nároky jako j identifikátor a obsahuje zkratku označení evidence. 11Exemplářem dokumentu se rozumí jedno z obsahově identických vyhotovení dokumentu (stejno nebo dokument vzniklý autorizovanou konverzí dokumentu). 12Hybridní spis je spis obsahující dokumenty v digitální i analogové podobě. 13Jednoznačný identifikátor (dále též „JID“) je alfanumerický kód, který jednoznačně ident v rámci ESSS a zajišťuje její nezaměnitelnost. Je přidělován následujícím entitám: a) sp jako celku, b) věcné skupině, c) spisu, d) typovému spisu, e) součásti typového spisu, f typového spisu, g) dokumentu, h) exempláři dokumentu, i) každému datovému souboru, který j) skartačnímu režimu a dalším případným entitám. Jednoznačný identifikátor obsahuje vžd původce (UK) 14Jmenný rejstřík je součást ESSS, obsahuje údaje o odesílatelích dokumentů doručených UK dokumentů odesílaných z UK. 15Metadata jsou data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a spisů a jejich času, tj. soubor informací o dokumentu a spisu. Jsou spravována a ukládána v ESSS UK. 16Opatřením pro výkon spisové služby se rozumí opatření děkana fakulty, opatření kvestora ředitele součásti UK upravující podrobnosti o výkonu spisové služby na dané fakultě, rek součásti UK, vydané dle čl. 23 odst. 5. 17Podací deník je základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě. 18Podací razítko slouží k označování doručených dokumentů v analogové podobě, 19Podatelna je místo určené pro příjem, evidenci a rozdělování dokumentů. Jako centrální p slouží podatelna rektorátu UK. Svoji podatelnu dále zřizuje každá fakulta a součást UK v spisovou službu s výjimkou součástí UK, pro něž funkci podatelny vykonává podatelna rekt Součástí podatelny je výpravna určená k odesílání dokumentů. 20Prvopis je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen její podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem (např. zá 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, v platném zněn interních digitálních dokumentů UK a výhradně pro vnitřní potřebu UK je uznávaným projev skutečnost, že dokument je odeslán či vyřízen touto osobou (tj. pod uživatelským účtem o 21Skartační režim je původcem stanovený systém vyřazování dokumentů a spisů, který vymezuj ukládání (skartační lhůta) a určuje typ skartační operace (skartační znak: A – návrh na V – předložení k přezkumu, S – zničení), popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačn jiné skutečnosti, kterou původce stanoví jako spouštěcí událost. 22Skartační řízení je činnost, kterou se oddělují dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (a dokumentů bez trvalé hodnoty. 23Spis je souborem chronologicky či jinak logicky uspořádaných dokumentů vztahujících se k Jednotlivé dokumenty obsažené ve spisu jsou provázány metadaty. Spis je možné tvořit pom archu nebo priorací. Sběrný arch je založen iniciačním dokumentem, ke kterému jsou vklád dokumenty. Jednotlivé dokumenty jsou ve sběrném archu rozlišeny pořadovým číslem. Priora spojování dokumentů k téže věci. Spojení dokumentů je vyznačené v ESSS. 24Spisovna je funkční součástí spisové služby, která zajišťuje uložení a správu vyřízených uzavřených spisů. Správa dokumentů a spisů je zpravidla zajišťována prostřednictvím přís ESSS UK. Pro uložení analogových dokumentů a spisů jsou využívány depozitáře spisovny, p digitálních dokumentů a spisů slouží samotný ESSS UK. 25Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů doručených na UK nebo na U zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, p odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činno 26Spisový a skartační plán je přílohou Spisového řádu UK. Strukturu spisového a skartačníh hierarchicky uspořádané věcné skupiny. Věcné skupiny na nejnižší úrovni obsahují dokumen uspořádané podle věcných charakteristik. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu jso spisovým znakem. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu uvedené na nejnižší úrovni obsahují skartační režim. Spisový a skartační plán tvoří jeden z číselníků ESSS UK a dal nichž fakulty a součásti UK vykonávají spisovou službu. 27Spisový uzel je pracovištěm výkonu spisové služby, tedy místem pro evidenci a vyřizování nebo odesílaných dokumentů. Zpravidla jej tvoří organizační jednotka součásti UK uvedená součásti UK nebo v jejím organizačním řádu. Vedoucím spisového uzlu je pak vedoucí (ředi organizační jednotky nebo jím pověřená osoba. Vedoucí spisového uzlu může jmenovat jedno svých zástupců. 28Spisový uzel s právem podatelny je spisový uzel, který má v ESSS z organizačních nebo ge důvodů práva přijímat a evidovat doručené dokumenty. 29Spisový znak je označením věcné skupiny ve spisovém a skartačním plánu. 30Stejnopis je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuj doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační pro připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný (např. zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění). 31Typový spis je soubor dokumentů s předem stanovenou strukturou, členěný na věcné, podle součásti, které jsou dále členěny na díly, do kterých se zatřiďují dokumenty nebo vkláda odkazy na spisy. Typový spis se týká jedné nebo více agend. Základním odlišujícím znakem je skutečnost, že příslušný typový spis je vždy výsledkem stejnorodých opakujících se pr stavební spisy budov, zdravotnická dokumentace, personální spisy), má obdobný obsah nebo dalším znakům typových spisů patří skutečnost, že a.mají předvídatelnou strukturu svého obsahu, b.jsou početné, c.používají se a jsou spravovány v rámci známého a předem stanoveného procesu, d.jejich označení názvem nemá vazbu na evidenci dokumentů v ESSS UK. *========================================================================================= * Článek 3 - Organizace spisové služby na UK *========================================================================================= 1.Organizaci výkonu spisové služby na UK zajišťuje koordinátor spisové služby UK jmenovaný Koordinátor spisové služby UK vykonává především tyto činnosti: a.Participuje na tvorbě vnitřních předpisů UK v oblasti spisové služby, připomínkuje pře spisové služby fakult a součástí UK a vydává k nim závazné stanovisko. b.Podílí se na rozvoji elektronického systému spisové služby UK a schvaluje zásadní meto technické změny v tomto systému. c.Vytváří metodické pokyny a doporučení v oblasti spisové služby pro zaměstnance UK. d.Koordinuje lokální koordinátory spisové služby fakult a součástí UK. e.Vede dokumentaci ESSS UK (tzv. typový spis ESSS UK). 2.Fakulty a součásti UK povinně zřizují podatelny a spisovny. Podrobnosti výkonu funkce po spisovny upravují Opatření pro výkon spisové služby děkanů fakult a ředitelů součástí UK a.Na UK je zřízena centrální podatelna. b.Na fakultách a součástech UK je zřízena hlavní podatelna. c.Na fakultách a součástech UK mohou být pro jednotlivé spisové uzly zřízeny spisovny sp Správou spisovny spisového uzlu je pověřen vedoucí spisového uzlu. Vedoucí spisového u jmenovat jednoho nebo více svých zástupců. d.Na fakultách a součástech UK je zřízena hlavní spisovna. Správou hlavní spisovny je po zaměstnanec fakulty nebo součásti UK, který komunikuje s AUK při realizaci skartačního 3.Organizaci výkonu spisové služby na fakultách a součástech UK zajišťují lokální koordiná služby jmenovaní děkanem fakulty nebo ředitelem součásti UK. Lokální koordinátor spisové především tyto činnosti: a.Dohlíží na řádný výkon spisové služby na fakultě nebo součásti UK. b.V oblasti spisové služby metodicky vede zaměstnance fakulty nebo součásti UK. c.Zjištěné nedostatky při výkonu spisové služby řeší samostatně, popř. ve spolupráci s t fakulty / ředitelem součásti UK. d.Zajišťuje školení uživatelů ESSS UK. e.Vytváří metodické pokyny v oblasti spisové služby pro fakultu nebo součást UK. f.Zajišťuje první úroveň technické podpory v ESSS UK. g.Vykonává roli správce hlavní spisovny fakulty nebo součásti UK, není-li pozice správce samostatně personálně obsazena. 4.Technickou a organizační podporu ESSS UK zajišťuje hlavní správce ESSS UK. Hlavní správc vykonává především tyto činnosti: a.Zajišťuje technickou správu a centrální nastavení ESSS UK. Spolupracuje s lokálními ko nastavení ESSS UK na úrovni fakulty/součásti UK. b.Poskytuje technickou a uživatelskou podporu lokálním koordinátorům spisové služby faku UK, popř. přímo uživatelům ESSS UK na fakultě/součásti UK. c.Na základě doporučení koordinátora spisové služby UK, lokálních koordinátorů spisové s vlastních zjištění definuje a předává k realizaci požadavky na rozvoj či úpravu ESSS U s koordinátorem spisové služby UK určuje prioritu pro realizaci těchto požadavků a úpr 5.Pokud fakulta nebo součást UK vykonává elektronickou spisovou službu v jiném systému než její povinností jmenovat vlastního správce, který na této fakultě či součásti UK zajišťu organizační podporu lokálního systému elektronické spisové služby. 6.Dohledem nad výkonem spisové služby na UK je pověřen AUK. AUK vykonává především tyto či a.Připomínkuje vnitřní předpisy UK v oblasti spisové služby, zejména spisový řád a opatř spisové služby. b.Provádí spisové prohlídky na všech součástech UK. V rámci těchto prohlídek dohlíží na služby, ukládání dokumentů a jejich vyřazování. c.Podílí se na realizaci skartačních řízení a rozhoduje o vyřazování dokumentů a spisů. 7.Správu jmenného rejstříku ESSS UK zajišťuje správce jmenného rejstříku ESSS UK. Správce rejstřík obsahoval pouze nezbytně nutné osobní údaje, a aby byla správa těchto údajů v s Nařízením GDPR. 8.Vykonává-li fakulta či součást UK spisovou službu v jiném elektronickém systému spisové ESSS UK, jmenuje vlastního správce jmenného rejstříku. 9.Na výkonu spisové služby se podílejí všichni zaměstnanci UK, kteří v rámci své pracovní zpracovávají úřední dokumenty a spisy. Zaměstnanci se pro účely Spisového řádu UK rozumí pracovněprávním vztahu s UK či její součástí (tedy zaměstnanci s pracovní smlouvou a pra pracující na základě dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce), studenti UK a osoby, které zacházejí s dokumenty podléhajícími Spisovému řádu UK, pokud pro ně povinno Spisového řadu vyplývá z platného smluvního vztahu s UK. 10Všechny dokumenty a spisy (a jejich metadata) zpracovávané při výkonu spisové služby mus zabezpečeny proti přístupu neoprávněných osob. Proti přístupu neoprávněných osob musí bý všechny prostory, v nichž jsou ukládány analogové dokumenty a spisy. Za toto zabezpečení vedoucí spisových uzlů a všichni zaměstnanci, kteří spravují dokumenty a spisy. Všichni také odpovídají za řádné nakládání se svými přístupovými údaji do ESSS UK a dalších info určených pro zpracování dokumentů. 11Fakulty a součásti UK jsou v ESSS UK rozlišeny pomocí prefixu čísla jednacího, který tvo a.Katolická teologická fakulta – UKKTF b.Evangelická teologická fakulta – UKETF c.Husitská teologická fakulta – UKHTF d.Právnická fakulta – UKPF e.1. lékařská fakulta – UK1LF f.2. lékařská fakulta – UK2LF g.3. lékařská fakulta – UK3LF h.Lékařská fakulta v Plzni – UKLFP i.Lékařská fakulta v Hradci Králové – UKLFHK j.Farmaceutická fakulta v Hradci Králové – UKFAF k.Filozofická fakulta – UKFF l.Přírodovědecká fakulta – UKPRF m.Matematicko-fyzikální fakulta – UKMFF n.Pedagogická fakulta – UKPEDF o.Fakulta sociálních věd – UKFSV p.Fakulta tělesné výchovy a sportu – UKFTVS q.Fakulta humanitních studií – UKFHS r.Centrum pro ekonomický výzkum a doktorské studium – UKCER s.Ústav jazykové a odborné přípravy – UKUJOP t.Koleje a menzy – UKKAM u.Rektorát – UKRUK 12Při výkonu určitých agend na UK jsou úřední dokumenty spravovány v jiných informačních s správu dokumentů. Aktualizovaný seznam těchto systémů je veden na úřední desce podatelny koordinátor spisové služby fakulty/součásti oznámí vedoucímu oddělení spisové služby kan UK případnou změnu používaného informačního systému pro správu dokumentů a ten tuto změn zanese. 13Tyto systémy jsou zpravidla integrovány s ESSS UK, který zajišťuje jejich evidenci a spr metadat. 14Správa úředních dokumentů v jiných informačních systémech pro správu dokumentů, kromě sy v odst. 12, je možná pouze se souhlasem Archivu UK a koordinátora spisové služby UK. 15Vedení spisové služby v jiném systému elektronické spisové služby na UK, než je ESSS UK, pokud: a.Jiný systém plní aktuální legislativní požadavky a dodržuje nároky kladené Národním st elektronické systémy spisové služby (dále jen „NSESSS“). b.Jiný systém používá jednotný spisový a skartační plán UK a to včetně JID přidělených E Jakékoliv úpravy spisového plánu v elektronickém systému, včetně jeho doplnění, jsou m souhlasem koordinátora spisové služby UK a Archivu UK. c.Jiný systém disponuje standardizovaným rozhraním pro propojení s ESSS UK v souladu s p včetně přenosu veškerých metadat. d.Jiný systém umí přijímat dokumenty z ESSS UK a informačních systémů pro správu dokumen odst. 12 a 14. e.Jiný systém přiděluje dokumentům JID a číslo jednací ve tvaru běžně používaném na UK z prostřednictvím rozhraní dle písm. c). f.Používání jiného systému elektronické spisové služby na UK je možné pouze za předpokla všech podmínek uvedených v písm. a) až e). Používání jiného systému schvaluje kvestor doporučení koordinátora spisové služby UK. 16Vyžaduje-li to zvláštní povaha působnosti organizační složky fakulty nebo součásti, může služba této organizační složky vykonávána v listinné podobě. 17ESSS UK je integrována s Datovou schránkou UK (dále jen „DS UK“). Všechny fakulty a souč jednu datovou schránku. 18Identifikátor datové schránky UK je: piyj9b4. 19K přístupu do DS UK a k přístupu ke všem datovým zprávám (dále jen „DZ“) doručeným do DS určených do vlastních rukou adresáta, je oprávněn rektor UK. 20Rektor UK je oprávněn jmenovat osobu, která bude vykonávat administraci DS UK (dále jen „administrátor“). a.Administrátor je oprávněn činit všechny úkony související s DS UK ve vztahu k pověřený odstavce 21 a k Ministerstvu vnitra jakožto správci datových schránek. b.Pokud se rektor rozhodne jmenovat administrátora, určí zároveň jeho zástupce. Zástupce vykonává v době nepřítomnosti administrátora všechna jeho práva a povinnosti. 21Administrátor DS UK jmenuje pověřené osoby oprávněné k přístupu do modulu Datový rozcest *========================================================================================= * Článek 4 - Příjem dokumentů *========================================================================================= 1.K příjmu dokumentů dochází zpravidla na podatelně. 2.Funkci centrální podatelny UK vykonává podatelna RUK, která je organizační součástí oddě služby kanceláře rektora UK. Zde je zajištěn příjem DZ doručených do DS UK. 3.Dokumenty jsou na UK přijímány jedním z následujících způsobů: a.Prostřednictvím České pošty nebo jiného držitele poštovní licence. b.Prostřednictvím DS UK. c.Prostřednictvím elektronické pošty (e-mailu). d.Prostřednictvím rozhraní určených informačních systémů. e.Osobním převzetím. f.Prostřednictvím kurýra. g.Ústním podáním. Dokument vytvořený z podání nebo podnětu učiněného ústně formou protok za dokument doručený podatelně a podatelna o tomto podání nebo podnětu vyhotoví záznam možné učinit výhradně na podatelně, nestanoví-li fakulta nebo součást UK další místa p h.Prostřednictvím funkcionality ESSS UK Interní pošta. Prostřednictvím funkcionality Int přijímat pouze dokumenty zasílané v rámci UK. 4.Na UK jsou přijímány dokumenty v digitální a analogové podobě. 5.Příjem dokumentů v digitální podobě probíhá prostřednictvím DS UK, interní pošty, elektr (e-mail), rozhraní určených informačních systémů nebo osobně na příslušném nosiči dat. Z dat jsou digitální dokumenty a spisy nahrány do ESSS UK. Po nahrání je nosič dat zpravid odesilateli, pokud to není možné, tak je zničen. 6.Příjem dokumentů v analogové podobě probíhá prostřednictvím podatelny, na spisovém uzlu podatelny nebo osobním doručením mimo podatelnu. a.Podatelny přijímají veškerou doručenou korespondenci, kterou rozlišují na korespondenc součásti a korespondenci adresovanou na jméno zaměstnance UK. b.Pracovníci podatelen otevírají příchozí korespondenci adresovanou UK nebo její součást stanoveno jinak. Taková korespondence má na obálce na prvním řádku adresáta uvedenou U nebo pracoviště. Jméno je v takovém případě uvedeno až za těmito údaji. c.Podatelny neotvírají korespondenci: i.je-li adresovaná na jméno zaměstnance UK, tato korespondence je považována za osobní iije-li zásilka určena do vlastních rukou, iije-li na zásilce uvedeno „neotvírat“; obálku takové zásilky pouze označí evidenčním čárovým kódem, ivjedná-li se o utajovaný dokument a na zásilce je vyznačen příslušný stupeň utajení, dokument příslušnému vedoucímu jednacího protokolu, v.jeví-li se obsah zásilky jako nebezpečný. V takovém případě pracovníci podatelny UK příslušného bezpečnostního referenta fakulty nebo součásti UK, vistanovuje-li tak jiný předpis. d.Obálka je ponechána u dokumentu v analogové podobě, pokud: i.je dokument v souladu s jiným právním předpisem doručován UK do vlastních rukou, iije to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl U způsobem, iiúdaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele, ivje opatřena otiskem podacího razítka. 7.Dojde-li k příjmu úředních dokumentů (digitálních i analogových) mimo podatelnu, je adre tj. zaměstnanec UK, povinen bezodkladně zajistit evidenci dokumentu v ESSS UK. 8.UK a jednotlivé fakulty a součásti UK mají povinnost uveřejnit na své úřední desce údaje příjmu dokumentů. UK a jednotlivé fakulty a součásti UK zveřejní na své úřední desce: a.adresu pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně i adresou pro do dokumentů v digitální podobě doručovaných na fyzických nosičích (tato adresa je zpravi podatelny), b.úřední hodiny podatelny, c.elektronickou adresu podatelny, kterou je zpravidla e-mailová adresa, d.identifikátor datové schránky UK, e.případné další možnosti elektronické komunikace (jsou-li zřízeny), zejména rozhraní in systémů pro příjem dokumentů, f.přehled datových formátů, ve kterých jsou přijímány dokumenty v digitální podobě, včet technických, případně jiných parametrů, g.přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých jsou přijímány dokumenty v digit včetně jejich technických parametrů, h.způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového f závady, i.důsledky doručení neúplného anebo poškozeného dokumentu v analogové podobě nebo dokume podobě, které nejsou podáním nebo podnětem a nelze je vyřídit podle jiného právního př *========================================================================================= * Článek 5 - Evidence a označování dokumentů *========================================================================================= 1.Na UK jsou povinně evidovány veškeré doručené a vytvořené úřední dokumenty. 2.Evidence úředních dokumentů probíhá v ESSS UK, případně v jiném informačním systému pro dokumentů. 3.O dokumentu jsou vedeny tyto údaje: a.Jednoznačný identifikátor dokumentu, který je dokumentu generován automaticky při evid tvořen označením UK a jednotným alfanumerickým kódem, b.Pořadové číslo v evidenci ESSS UK, které je součástí čísla jednacího (viz odst. 4, pís článku, c.Datum doručení dokumentu UK, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas dokumentu, rovněž čas jeho doručení, nebo datum vytvoření dokumentu UK; datem vytvořen se rozumí datum jeho zaevidování v ESSS, d.Informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podob e.Údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokument rejstříku (viz čl. 18); jde-li o dokument vytvořený UK, uvede se „dokument z vlastního f.Identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen, g.Údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu i.Počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě, iiPočet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě, iiPočet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokument podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje h.Stručný obsah dokumentu, i.Označení organizační součásti UK, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je urč dokumentu fyzická osoba, uvede se současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení, j.Údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu i.Způsob vyřízení, iiIdentifikace adresáta v rozsahu údajů stanovených pro vedení údajů o adresátovi doku jmenném rejstříku (viz čl. 18), iiDatum odeslání, ivPočet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh přílo případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit, k.Spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartač popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, které so zpracovatel stanoví jako spouštěcí událost, l.Informaci o tom, zda byl dokument zařazen do skartačního řízení a zda byl dokument vyb archiválie, m.Identifikátor, který dokumentu, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní arc 4.Číslo jednací je automaticky generováno při evidenci dokumentu v ESSS, obsahuje označení pořadové číslo záznamu a kalendářní rok, ve kterém byl dokument evidován ve formátu UKZK případně další znaky, kde: a.označení původce „UKZKR“ se skládá ze zkratky UK a zkratky fakulty nebo součásti UK ev dokument. Seznam zkratek je uveden v čl. 3 odst. 11., b.pořadové číslo dokumentu „Č“ ESSS UK přiděluje z jednotné vzestupné číselné řady v rám časového období (kalendářního roku) společné pro celou univerzitu, c.kalendářní rok „RRRR“ označuje rok zaevidování dokumentu. 5.U doručených dokumentů v digitální podobě je při zaevidování do ESSS UK automaticky ověř uznávaného elektronického podpisu nebo platnost uznávané elektronické pečeti, byl-li dor tímto podpisem podepsán, resp. touto pečetí opatřen. Toto ověření je automaticky zazname 6.Evidenci DZ automaticky zajišťuje ESSS UK. 7.Přijaté úřední dokumenty v analogové podobě jsou evidovány na podatelně, spisovém uzlu s podatelny nebo spisovém uzlu s právem pro evidenci příchozích dokumentů. Dokumenty přija poštou vždy podléhají evidenci. 8.U přijatých úředních dokumentů jsou podatelnou povinně evidovány údaje dle čl. 5 odst. 3 c), d), g) a h). Zbývající údaje doplní zpracovatel dokumentu. 9.U dokumentů, které podatelna neotevírá, zaeviduje pouze ty údaje, které je možné zjistit dokumentu. 10Obdrží-li zaměstnanec UK úřední dokument mimo podatelnu, případně zjistí, že koresponden jako osobní je úřední povahy, zajistí zaměstnanec UK bezodkladné zaevidování dokumentu n na spisovém uzlu s právem podatelny. Pokud je dokument doručen prostřednictvím e-mailu, zaměstnanec (adresát e-mailu) přímo v ESSS UK. 11Dokumenty v analogové podobě jsou při zaevidování opatřeny podacím razítkem. Podací razí generováno z ESSS UK v podobě štítku, který je zpravidla umístěn do pravého horního rohu stránku dokumentu nebo tam, kde nebrání čitelnosti obsahu dokumentu. 12Podací razítko vygenerované v ESSS UK obsahuje: a.název UK a součásti UK, které byl dokument v analogové podobě doručen, b.datum doručení dokumentu a čas zaevidování dokumentu, c.přidělené číslo jednací, d.počet listů a počet příloh, e.druh příloh, f.JID dokumentu v podobě čárového kódu. 13Pokud není podatelna nebo spisový uzel s právem podatelny technicky vybaven pro tisk pod jsou dokumenty v analogové podobě opatřeny ručním podacím razítkem, kdy jsou vyplněny úd písm. a) až e). 14Po opatření dokumentu podacím razítkem pracovník podatelny dokument naskenuje, umožňuje- dokumentu. Sken dokumentu je přílohou záznamu o dokumentu v ESSS UK. 15Digitální dokumenty nejsou opatřovány podacím razítkem. 16Evidenci v ESSS UK nepodléhají dokumenty neúředního charakteru a dále zejména následujíc a.korespondence a e-maily neúředního charakteru, b.nevyžádané obchodní nabídky a letáky, c.pozvánky, d.dovolenky, e.neschopenky, f.tuzemské cestovní příkazy g.rukopisy vědeckých prací a jejich přípravný materiál, h.časopisy a denní tisk, i.dokumenty vznikající za účelem poskytnutí čtenářských služeb, j.písemné zkoušky, testy, eseje, kvalifikační práce apod., k.další typy dokumentů, které nepodléhají evidenci, mohou být uvedeny v opatření děkana/ součásti/kvestora pro výkon spisové služby. *========================================================================================= * Článek 6 - Rozdělování a oběh dokumentů *========================================================================================= 1.Rozdělování a předávání dokumentů mezi spisové uzly fakulty nebo součásti UK provádí zpr podatelna. 2.Předání analogových dokumentů je potvrzeno technickými prostředky ESSS UK. 3.Přidělování dokumentů k vyřízení provádí zpravidla vedoucí spisového uzlu. 4.Pokud zaměstnanec UK zjistí, že mu přidělený dokument nepřísluší, má povinnost jej neodk zpět vedoucímu spisového uzlu. Vedoucí spisového uzlu zajistí další přidělení dokumentu. dokument nepřísluší spisovému uzlu, vrátí vedoucí spisového uzlu dokument neodkladně k n podatelně. Podatelna zajistí přidělení dokumentu na jiný příslušný spisový uzel, případn jiné fakulty či součásti. 5.Předání dokumentu je evidováno v ESSS UK spolu s datem provedení jednotlivých úkonů s do 6.Distribuci DZ na fakulty a součásti UK provádí pověření zaměstnanci z oddělení spisové s rektora UK. 7.ESSS UK umožňuje předání DZ do jiného systému elektronické spisové služby vedeného na fa součásti UK. 8.Opatření fakulty nebo součásti UK pro výkon spisové služby může stanovit podrobnosti týk rozdělování a oběhu dokumentů. *========================================================================================= * Článek 7 - Vyřizování dokumentů a uzavírání spisů *========================================================================================= 1.Dokument vyřizuje osoba určená vedoucím spisového uzlu, na který byl dokument předán k v 2.Dokument může být vyřízen: a.jiným dokumentem (odpovědí), b.postoupením, c.vzetím na vědomí, d.záznamem na dokumentu, e.dalšími způsoby uvedenými v příslušném opatření fakulty nebo součásti UK pro výkon spi jiném vnitřním předpisu UK. 3.Dokument je vyřízen v ESSS UK nebo v integrovaném informačním systému pro správu dokumen zajistí propsání informace o způsobu vyřízení včetně všech metadat do ESSS UK. 4.Opatření fakulty nebo součásti UK pro výkon spisové služby může s ohledem na obecně plat předpisy stanovit lhůty pro vyřízení jednotlivých kategorií dokumentů. Lhůty mohou vychá opatření rektora. 5.Nejpozději při vyřízení dokumentu musí být přidělen spisový znak a skartační režim podle skartačního plánu UK, který je přílohou č. 1 tohoto Spisového řádu. Tyto údaje se vyznač případně v jiné evidenci, případně také přímo na dokumentu. Pokud je dokument součástí s znak a skartační režim vyznačován na úrovni spisu a všechny dokumenty je přejímají. 6.Pokud právní závazek přijatý UK (smlouva o financování, podmínky projektu apod.) požaduj nebo spisu delší skartační lhůtu nebo přísnější skartační znak, než jsou stanoveny ve Sp skartačním plánu UK, platí skartační režim uvedený v přijatém právním závazku. Zpracovat skartační režim vyznačí v ESSS UK, případně v jiné evidenci, případně také přímo na doku 7.Spis může být uzavřen po vyřízení všech v něm obsažených dokumentů. 8.V případě, že byl spis vyřízen dokumentem, je součástí spisu vyřizující dokument. 9.Díl součásti typového spisu musí být uzavřen před založením dalšího dílu (v rámci jedné typového spisu může být otevřen jen jeden díl). Součást typového spisu může být uzavřena zavřeny všechny díly této součásti. Jednotlivé součásti typového spisu jsou uzavírány sa spis je uzavřen po uzavření poslední otevřené součásti typového spisu. 10V případě organizačních nebo personálních změn zajistí vedoucí spisového uzlu, případně neodkladné vyřízení nevyřízeného dokumentu nebo neuzavřeného spisu nebo jejich přidělení zaměstnanci. • *========================================================================================= * Článek 8 - Vyhotovování dokumentů *========================================================================================= 1.Dokumenty jsou zpravidla vyhotovovány pomocí šablon v ESSS UK. Vzniká-li dokument mimo E odpovídat pravidlům jednotného vizuálního stylu UK. 2.Na každém vyhotoveném dokumentu je nutné vyznačit: a.přidělené číslo jednací nebo evidenční číslo dokumentu ze samostatné evidence dokument b.číslo jednací doručeného dokumentu nebo evidenční číslo doručeného dokumentu ze samost dokumentů, pod kterými je doručený dokument evidován u svého odesílatele, je-li vyhoto odpovědí na doručený dokument a pokud je v doručeném dokumentu toto číslo uvedeno, c.datum vyhotovení nebo datum podpisu dokumentu, d.počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě, e.počet příloh, f.počet listů příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelis jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě, g.jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem. 3.Při vyhotovování dokumentu určí původce jeho finální podobu, tj. bude-li vyhotoven v ana digitální podobě. Při rozhodování musí původce postupovat podle způsobu odeslání dokumen charakteru. 4.Původce vyhotoví vždy digitální dokument, bude-li jej adresovat: a.Orgánům veřejné moci b.Fyzickým osobám, podnikajícím fyzickým osobám nebo právnickým osobám se zřízenou datov uvedou-li tyto osoby datovou schránku jako preferovaný způsob doručení. 5.Původce dokumentu si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dok popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu. Digitální dokument je vžd ESSS. 6.Původce odesílá adresátovi vyhotoveného dokumentu zpravidla prvopis nebo druhopis tohoto popřípadě jejich stejnopisy. *========================================================================================= * Článek 9 - Schvalování dokumentů *========================================================================================= 1.Dokument je schválen prostřednictvím technických prostředků ESSS UK, případně vyznačením analogovém dokumentu. 2.V opatření děkanů fakult a ředitelů součástí UK pro výkon spisové služby je možné dále u schvalovací proces pro úřední dokumenty. *========================================================================================= * Článek 10 - Podepisování dokumentů, užívání úředních razítek, časových razítek a elektro *========================================================================================= 1.Podpisová práva, pověření k podpisu a vyhotovování plných mocí budou upraveny samostatný rektora, opatřeními děkanů fakult, ředitelů součástí, resp. opatřeními kvestora. 2.Podmínky užívání úředních razítek – kulatá s malým státním znakem a znaleckých pečetí un součástí UK a postup vedení evidence úředních razítek budou upraveny samostatným opatřen rámci tohoto opatření opatřeními děkanů a ředitelů součástí. 3.Úřední razítka a znalecké pečeti jsou po pozbytí důvodu užívání ukládány na Bezpečnostní po uplynutí skartační lhůty zařadí do skartačního řízení. 4.Podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické pečeti a kva časového razítka a postup vedení evidence kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditov poskytovateli certifikačních služeb, jichž je UK držitelem a na nichž jsou založeny užív elektronické podpisy, a dále kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditova poskytovateli certifikačních služeb, jichž je UK držitelem a na nichž jsou založeny užív elektronické pečeti, budou upraveny opatřením rektora v souladu s Nařízením eIDAS a souv zákony. 5.Pro interní dokumenty UK, výlučně pro vnitřní potřebu UK, nahrazuje odeslání či vyřízení dokumentu osobou oprávněnou k podpisu (tj. prostřednictvím účtu této osoby v ESSS UK) el podpis, elektronickou pečeť a elektronické časové razítko. 6.Pokud je podepisující osobou jiná osoba, než zpracovatel, je postoupení vyhotoveného dok zpravidla evidováno v ESSS UK. Pokud odeslání či vyřízení digitálního dokumentu dle odst článku nahrazuje pro interní potřebu UK elektronický podpis, elektronickou pečeť a elekt razítko, je nutné tento dokument předat v ESSS UK před odesláním či vyřízením osobě oprá tohoto dokumentu. *========================================================================================= * Článek 11 - Odesílání dokumentů *========================================================================================= 1.Úřední dokumenty jsou z UK odesílány těmito způsoby: a.Prostřednictvím České pošty nebo jiného držitele poštovní licence. b.Prostřednictvím DS UK, odeslání je zajištěno prostřednictvím rozhraní ESSS UK. c.Prostřednictvím elektronické pošty (e-mailu). d.Prostřednictvím rozhraní určených informačních systémů. e.Osobním vypravením. f.Prostřednictvím kurýra. g.Prostřednictvím funkcionality ESSS UK Interní pošta, jímž lze odesílat dokumenty pouze 2.O odchozím dokumentu jsou vedeny údaje dle čl. 5 odst. 3. 3.Odeslání dokumentu musí být zaevidováno v ESSS UK. 4.Dokumenty v analogové podobě jsou odesílány zpravidla z podatelny nebo ze spisového uzlu podatelny, případně je odesílá přímo vyhotovitel dokumentu. 5.DZ vypravují prostřednictvím ESSS UK všichni zaměstnanci UK s příslušným oprávněním. 6.Další podrobnosti odesílání dokumentů může upravit příslušné opatření děkana fakulty neb součásti UK pro výkon spisové služby. *========================================================================================= * Článek 12 - Konverze a kopie dokumentů *========================================================================================= 1.Konverzí dokumentů na UK se rozumí autorizovaná konverze dokumentů (jejímž výstupem je a dokumentu nebo digitální podoba dokumentu – pouze ve formátu PDF nebo ZFO) zprostředkova CzechPoint, notářem, případně advokátem. 2.Originálem dokumentu se rozumí podoba dokumentu v okamžiku jeho přijetí, případně vyhoto digitální dokument má povahu pracovní kopie, není samostatně evidován a není zařazován d řízení. 3.Při autorizované konverzi dochází k úplnému převedení dokumentu z listinné podoby do dig nebo k úplnému převedení digitálního dokumentu do listinné podoby. Dokument, který prove vznikl, má stejné právní účinky jako původní dokument. 4.Autorizovaná konverze dokumentů je možná pouze u dokumentů, u kterých ji umožňuje poskyt 5.Autorizovanou konverzi dokumentů zajišťují jednotliví zaměstnanci UK, vyplyne-li tato po fázi zpracování dokumentu. Finanční náklady na autorizovanou konverzi dokumentů nesou je organizační složky fakult a součástí UK, není-li stanoveno jinak. 6.Zaměstnanec UK je povinen učinit záznam o autorizované konverzi dokumentu u záznamu doku Pokud má konverze podobu převodu z analogové podoby do digitální, je zaměstnanec povinen i výsledný digitální soubor včetně potvrzení o provedené konverzi. *========================================================================================= * Článek 13 - Tvorba spisu *========================================================================================= 1.Na UK jsou spisy vytvářeny přednostně formou sběrného archu. Spisy mohou být vytvářeny i 2.Spisovou značku tvoří číslo jednací přidělené iniciačnímu dokumentu sběrného archu, příp jednací prvního dokumentu spisu tvořeného priorací. 3.Pokud je spis vytvářen formou sběrného archu, jednotlivé dokumenty obdrží číslo jednací spisové značky spisu, přičemž první dokument obsahuje za základem čísla jednacího pomlčk číslo 1. Dalším dokumentům přidělí ESSS číslo jednací obsahující za pomlčkou číslo navýš vzestupné řadě. 4.Pokud je do spisu přidán již zaevidovaný dokument, automaticky po zařazení do sběrného a číslo jednací iniciačního dokumentu a příslušné pořadové číslo dle odst. 3. Zpracovatel takovém dokumentu vyznačit nové číslo jednací tak, aby původní číslo jednací zůstalo čit 5.Spis na UK může být veden v hybridní podobě. Do jednoho spisu mohou být vkládány dokumen digitální podobě. 6.Všechny dokumenty zařazené ve spisu přejímají spisový znak a skartační režim, který zpra spisu. 7.UK má pro určité agendy nadefinovanou přesnou podobu spisu v ESSS UK. Podstatou nadefino spisu je určení povinných dokumentů, které spis musí obsahovat. Spis lze uzavřít po vlož povinných dokumentů spisu. 8.Jednotlivé fakulty a součásti UK ve spolupráci s koordinátorem spisové služby UK a Archi nadefinovat přesnou podobu spisů pro další agendy. Tato podoba pak bude pro danou fakult UK nastavena v ESSS UK. *========================================================================================= * Článek 14 - Tvorba typového spisu *========================================================================================= 1.UK má ve svém Spisovém a skartačním plánu nadefinovány typové spisy. 2.Spisovou značku typových spisů tvoří alfanumerický kód generovaný zpravidla jiným inform mimo ESSS UK. Podobu spisové značky definuje koordinátor spisové služby UK. 3.Typový spis je soubor dokumentů a spisů v rámci konkrétní věcné skupiny s předem stanove členěný na věcné, podle obsahu stanovené části nazývané součásti, které mohou být členěn základě časového rozsahu). Dokumenty jsou vkládány do dílů v rámci jednotlivých součástí v případě, že nejsou díly používány, přímo do jednotlivých součástí typového spisu. 4.Součásti jsou pojmenovány shodně ve všech typových spisech příslušné věcné skupiny a jso spisovým znakem. 5.Součást typového spisu, případně typový spis, může být uzavřen a považován za vyřízený a a vyřízení všech povinných dokumentů nadefinovaných pro jednotlivé součásti typového spi *========================================================================================= * Článek 15 - Ukládání dokumentů a spisů ve spisovnách *========================================================================================= 1.Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy jsou předávány spisovně. Spisovnu zřizuje fakulta ne UK. Jednotlivé spisové uzly mohou zároveň zřizovat své vlastní spisovny. Spisovna je fun spisové služby, která zajišťuje uložení a správu vyřízených dokumentů a uzavřených spisů dokumentů a spisů je zpravidla zajišťována prostřednictvím příslušného modulu ESSS UK. P analogových dokumentů a spisů jsou využívány depozitáře spisovny, pro uložení digitálníc spisů slouží samotný ESSS UK. 2.Budova, v níž jsou umístěny depozitáře spisovny, musí splňovat požadavky stanovené zákon zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění. Jedna spisovna více depozitářů. Jeden depozitář může být spravován více spisovnami. Prostory pro ukládá musí být kromě jiného zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvo člověka (např. průnik vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemickýc látek). 3.Dokumenty a spisy jsou předávány do spisovny spisového uzlu zpravidla do dvou měsíců od (vyřízení). Dokumenty a spisy ze spisovny spisového uzlu jsou předávány do spisovny faku součásti UK zpravidla po uplynutí lhůty jednoho roku od uzavření, nejpozději však v roce uplyne skartační lhůta dokumentu či spisu. Výjimku tvoří pracovní kopie a multiplicitní které se vztahuje trvalý skartační souhlas v souladu se Spisovým a skartačním plánem. 4.Zpracovatel před uložením vyřízeného dokumentu nebo uzavřeného spisu do spisovny kontrol a.označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a úplnost všech polo razítka, b.označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem, c.kompletnost spisu obsahujícího dokumenty v analogové podobě, d.počet listů dokumentu v analogové podobě, počet analogových příloh dokumentu a počet l příloh, e.celkový počet listů analogových spisů, f.převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu, g.uvedení spisového znaku a skartačního znaku a lhůty, h.úplnost údajů zaznamenaných v evidenci dokumentů a spisů v ESSS UK, případně v analogo pomůcce. 5.Je-li zjištěna nesrovnalost, zpracovatel zajistí její odstranění. 6.Analogové spisy a dokumenty musí být před předáním do spisovny vyjmuty z plastových dese musí z nich být odstraněny kancelářské sponky. 7.Analogové dokumenty a spisy jsou do spisovny předávány v ukládacích jednotkách, zpravidl kartony či balíky. Uložení dokumentu či spisu v ukládací jednotce je vyznačeno v ESSS. 8.Předávání dokumentů a spisů mezi spisovým uzlem a spisovnou spisového uzlu a mezi spisov uzlu a spisovnou fakulty nebo součásti UK je evidováno nástroji ESSS UK. Podrobnosti pře a spisů upravují opatření fakult a součástí UK pro výkon spisové služby. 9.Dokumenty a spisy jsou ve spisovně ukládány podle věcných skupin a spisových znaků uvede a skartačním plánu UK. V případě spisovny fakulty nebo součásti může způsob uložení resp rozdělení podle spisových uzlů, které je do spisovny uložily. V rámci těchto spisových u dokumenty ukládány dle věcných skupin a spisových znaků Spisového a skartačního řádu UK. 10Evidence dokumentů a spisů uložených ve spisovnách je vedena v ESSS. Spisovna pro digitá nástrojem ESSS UK. 11Ve zvláštních případech, ve kterých nelze vést evidenci dokumentů a spisů v elektronické je možné využít analogové evidenční pomůcky. Analogová evidenční pomůcka musí obsahovat identifikátor, stručný obsah dokumentu, datum vyřízení, počet listů a příloh, spisový zn znak a lhůtu. 12Pracovník pověřený vedením spisovny spisového uzlu a spisovny fakulty nebo součásti zaji a.odbornou správu dokumentů a spisů uložených ve spisovně, b.dodržování podmínek nahlížení do dokumentů a spisů uložených ve spisovně, c.vedení evidence dokumentů a spisů uložených ve spisovně, d.aktualizaci lokačního plánu, e.vyznačování lokace u nově přijatých dokumentů a spisů v ESSS UK, f.nahlížení do uložených dokumentů a spisů a jejich zapůjčování 13Pracovník pověřený vedením spisovny fakulty nebo součástí dále zajišťuje ve spolupráci s jednotlivých spisových uzlů přípravu skartačního řízení a předložení skartačního návrhu 14Provoz spisoven upravují opatření děkanů UK, kvestora UK a ředitelů součástí UK. *========================================================================================= * Článek 16 - Nahlížení do dokumentů a spisů a jejich zapůjčování *========================================================================================= 1.Do dokumentů a spisů uložených ve spisovně lze za podmínek definovaných dále v tomto člá a pořizovat z nich opisy a výpisy, v odůvodněných případech lze analogový dokument nebo zapůjčit mimo spisovnu. 2.Pracovník pověřený vedením spisovny vede evidenci nahlížení a zapůjčování dokumentů a sp spisovně. Tato evidence je nástrojem ESSS UK. 3.Analogové dokumenty a spisy lze prezenčně předkládat přímo ve spisovně. Digitální dokume zpřístupňovány výhradně prostřednictvím nástrojů ESSS UK. 4.Nahlížet do dokumentů a spisů a zapůjčovat si je může jejich zpracovatel, případně vedou uzlu zpracovatele. Nahlížení do dokumentů a spisů jiného spisového uzlu a jejich zapůjčo na souhlas vedoucího tohoto spisového uzlu. 5.K nahlížení do všech dokumentů a spisů UK a k jejich zapůjčování je dále oprávněn koordi služby UK, kvestor UK a rektor UK. 6.V rámci spisové kontroly a realizace skartačního řízení mohou do všech dokumentů a spisů spisovně nahlížet rovněž vedoucí Archivu UK a zaměstnanci AUK pověření správou archivníc odpovídají organizačním složkám ukládajícím své dokumenty a spisy ve spisovně. 7.Osoby a subjekty mimo UK, které prokáží právní zájem nebo jiný vážný důvod, pokud tím ne některé z osob, která je subjektem dokumentu nebo spisu, nahlíží do dokumentů a spisů ul spisovně na základě žádosti adresované odboru/oddělení původce dokumentu nebo spisu. Pok odboru/oddělení původce nevydá povolení k nahlížení, nelze dokumenty a spisy zpřístupnit 8.Osoby, které nahlížejí do dokumentů a spisů uložených ve spisovně a případně si je zapůj spisovnu, musí dodržovat mlčenlivost a postupovat v souladu s Nařízením GDPR. 9.Před zapůjčením spisu zkontroluje pracovník pověřený vedením spisovny jeho úplnost. 10Dokumenty a spisy je možné zapůjčovat mimo spisovnu po dobu nezbytně nutnou. 11Za bezpečnost a ochranu zapůjčených dokumentů a spisů odpovídá žadatel o zápůjčku. 12Zapůjčené dokumenty a spisy je možné prostřednictvím nástrojů ESSS UK znovu otevřít. 13Při vrácení dokumentů a spisů pracovník pověřený vedením spisovny zkontroluje jejich cel je zjištěn nedostatek, požádá pracovník pověřený vedením spisovny vypůjčitele o jeho ods 14V případě ztráty nebo zničení dokumentu a spisu je tato událost zaznamenána spolu s dalš proběhlém šetření do evidence v ESSS UK. 15Další podmínky nahlížení a zapůjčování analogových dokumentů a spisů upravují opatření p služby děkanů UK, kvestora UK a ředitelů součástí UK. *========================================================================================= * Článek 17 - Vyřazování dokumentů, spisů a úředních razítek ve skartačním řízení *========================================================================================= 1.Dokumenty a spisy evidované v ESSS či jiné evidenci dle tohoto spisového řádu a již nepo razítka lze vyřazovat jen v řádném skartačním řízení. 2.Fakulta nebo součást UK zařadí do skartačního řízení dokumenty, spisy a úřední razítka v roce následujícím po uplynutí jejich skartačních lhůt. 3.Fakulta nebo součást UK zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy obsahující utajov jen pokud jim byl zrušen stupeň utajení a pominul důvod pro utajení informace. 4.Vedoucí spisovny fakulty nebo součásti UK ve spolupráci s koordinátorem spisové služby f součásti UK a pracovníky spisových uzlů, na nichž dokumenty a spisy vznikly, připraví sk jehož vzor je uveden v příloze č. 2 tohoto opatření. Skartační řízení je na fakultě nebo realizováno zpravidla jednou ročně. Do skartačního řízení jsou zařazovány dokumenty, spi razítka všech pracovišť fakulty nebo součásti UK. 5.Všechny digitální dokumenty zařazované do skartačního řízení musí být převedeny do výstu formátů, které jsou uvedeny v § 23 vyhlášky. 6.Přílohou skartačního návrhu je seznam dokumentů a spisů určených k posouzení ve skartačn Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP dle přílohy a obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového dle přílohy č. 2 NSESSS. SIP předkládané v seznamu zpravidla neobsahují datové komponent dokumenty). 7.Pokud jsou k vyřazení ve skartačním řízení navrhovány dokumenty, spisy a úřední razítka v ESSS UK, je přílohou skartačního návrhu seznam dokumentů, spisů a úředních razítek dle č. 2 tohoto opatření. Seznam je uspořádán podle spisových znaků, odděleně jsou uvedeny d skartačním znakem „A“, dokumenty se skartačním znakem „V“ a dokumenty se skartačním znak seznamu je uveden zejména celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů v běžných metrech analogových dokumentů a spisů) a v megabytech (v případě digitálních dokumentů a spisů), byly navrhované dokumenty a spisy vyřizovány a označení jejich uložení v obalech (karton při skartačním řízení. 8.Skartační návrh včetně přílohy zašle fakulta nebo součást UK v digitální podobě prostřed věcně příslušnému archiváři Archivu UK, který dále zajišťuje průběh skartačního řízení. věcně příslušných archivářů Archivu UK je zveřejněn na webové adrese: https://udauk.cuni 9.AUK provede na základě předloženého skartačního návrhu odbornou archivní prohlídku. AUK prostřednictvím žádosti ve formátu XML dle přílohy č. 4 NSESSS předložení vybraných SIP, digitální dokumenty, a předložení vybraných analogových dokumentů spravovaných v ESSS UK 10Pokud byl seznam dokumentů, spisů a úředních razítek zařazených do skartačního řízení zp odst. 8 tohoto článku, vyžádá si AUK vybrané dokumenty, spisy a razítka k předložení for dokumentu zaslaného prostřednictvím ESSS UK. 11AUK při odborné archivní prohlídce: a.posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem „A“ odpovídají požadavkům stanoven k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokument navrženým ke zničení, b.posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu; pokud trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty a spisy navržené k výběru za archiváli c.posoudí zařazení dokumentů a spisů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty a spisy nav za archiválie nebo navržené ke zničení, d.posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou hodnotu. 12Po posouzení AUK zašle fakultě nebo součásti UK seznam (ve formátu XML dle přílohy č. 4 dokumentů a spisů určených k trvalému uložení a dokumentů určených ke zničení. V případě dokumenty, spisy a úřední razítka neevidované v ESSS, je seznam zaslán formou textového zaslaného prostřednictvím ESSS. 13Fakulta nebo součást UK na základě seznamu upraveného postupem dle odst. 12. tohoto člán datové balíčky SIP, které obsahují digitální dokumenty a spisy (včetně komponent) a jeji datové balíčky SIP obsahující metadata analogových dokumentů a spisů, analogové dokument razítka, která byla vybrána k archivaci. O předání AUK vyhotoví úřední záznam. 14Po uložení balíčků SIP předaných dle odst. 13 tohoto článku zašle AUK fakultě nebo součá formátu XML dle přílohy č. 4 NSESSS, který obsahuje identifikátory digitálního archivu p uložené balíčky SIP. 15Fakulta nebo součást UK nahraje seznam dle odst. 14 tohoto článku do ESSS. V ESSS násled digitální dokumenty a spisy a jejich metadata a metadata analogových dokumentů a spisů e ESSS určených k archivaci a zničení dle tohoto seznamu, s výjimkou hlavičky metadat, kte čl. 6.3.15 NSESSS). Zároveň zničí analogové dokumenty, spisy a úřední razítka, která Arc dle odst. 12 tohoto článku určil ke zničení. Zničení, archivace a identifikátory digitál jsou v rozsahu požadovaném NSESSS zapsány do hlavičky metadat v ESSS. Zničení a archivac spisů a razítek evidovaných v jiné evidenci mimo ESSS (v analogové či digitální podobě) archivace či zničení vyznačena v této evidenci. *========================================================================================= * Článek 18 - Jmenný rejstřík *========================================================================================= 1.Součástí ESSS je jmenný rejstřík určený pro vyhledávání, ověřování a automatické zpracov adresách odesílatelů a adresátech dokumentů evidovaných v ESSS. 2.Ve jmenném rejstříku jsou vedeny adresné údaje o odesílatelích a adresátech dokumentů ev ESSS, a to v rozsahu a.jméno, popřípadě jména, příjmení, jedná-li se o fyzickou osobu, jméno a příjmení, popř odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se zpravidla k této osobě podnikání, jedná-li se o podnikající fyzickou osobu nezapsanou v obchodním rejstříku, nebo název, jedná-li se o podnikající fyzickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku ne osobu, a adresa pro doručování, b.identifikační číslo osoby, pokud bylo odesílateli přiděleno, c.identifikátor datové schránky, pokud byla odesílateli zřízena, d.v případě adresátů nebo odesílatelů z UK pracovní zařazení na UK (příslušnost ke spiso fakultě či součásti UK), skutečnost, zda se jedná o zaměstnance UK nebo studenta UK, a WhoIS. 3.V případě, že jsou o odesílateli dokumentu doručeného na UK vedeny údaje ve jmenném rejs ESSS při příjmu dalšího dokumentu od téhož odesílatele ověří správnost vedených údajů, p neúplné údaje do jmenného rejstříku. Obdobně se postupuje při odesílání dokumentu. 4.Každý uživatel ESSS má přístup k rejstříkovým záznamům, které se týkají jím zpracovávaný Při přístupu do tohoto rejstříku je povinen dodržovat příslušná ustanovení Nařízení GDPR 5.Přístup ke všem rejstříkovým záznamům je umožněn rektorovi UK, kvestorovi UK, hlavnímu s koordinátorovi spisové služby UK, pověřenci pro ochranu osobních údajů a správci jmennéh UK. 6.Za účelem kontroly výkonu spisové služby na součásti je lokálním koordinátorům umožněn p rejstříkovým záznamům, které se týkají všech záznamů součásti. 7.Správu jmenného rejstříku ESSS UK zajišťuje správce jmenného rejstříku ESSS UK. Správce rejstřík obsahoval pouze nezbytně nutné osobní údaje. U osobních údajů, které jsou nadby zajišťuje jejich vymazání. U osobních údajů, které jsou nepřesné nebo neaktuální, správc jejich opravu. Správce spolupracuje s pověřencem pro ochranu osobních údajů a při správě rejstříku se řídí jeho pokyny. 8.Správu jmenného rejstříku jiného systému elektronické spisové služby, než je ESSS UK, za jmenného rejstříku tohoto systému. Správce dohlíží, aby rejstřík obsahoval pouze nezbytn údaje. U osobních údajů, které jsou nadbytečné, správce zajišťuje jejich vymazání. U oso které jsou nepřesné nebo neaktuální, správce zajišťuje jejich opravu. Správce spolupracu pro ochranu osobních údajů a při správě jmenného rejstříku se řídí jeho pokyny. Pověřenc osobních údajů umožní správce přímý přístup do jmenného rejstříku jiného systému elektro služby. 9.Správce jmenného rejstříku ESSS UK jmenuje rektor UK. Organizačně je zařazen v oddělení kanceláře rektora UK. 10Správce jmenného rejstříku jiného systému elektronické spisové služby jmenuje děkan faku součásti, kde je tento systém používán. *========================================================================================= * Článek 19 - Vedení spisové služby v listinné podobě *========================================================================================= 1.Na UK je ve výjimečných případech možné vykonávat spisovou službu v listinné podobě, pok služby v ESSS UK není možný z geografického hlediska a chybějícího technického zázemí. 2.Organizační složka fakulty nebo součásti UK požadující výjimku ve vedení spisové služby souhlas kvestora UK. Podmínky pro výkon spisové služby a evidenci v ESSS UK ověří koordi služby UK ve spolupráci s AUK. Společně vydají souhlasné či zamítající vyjádření, které kvestorovi UK. Kvestor UK má oprávnění udělit výjimku ve vedení spisové služby. Po uděle organizační složka UK spisovou službu v listinné podobě. 3.Evidence spisové služby v listinné podobě je vedena v podacím deníku. Vedením podacího d pověřen zaměstnanec organizační složky UK žádající o výjimku dle čl. 2. Pověřený zaměstn podací deník proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Pověřený zaměstnanec prov podacím deníku srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivos škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby dop správným zápisem. U provedené opravy zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jme podpisu fyzické osoby, která opravu provedla. 4.O dokumentu jsou v podacím deníku vedeny tyto údaje: a.pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku, b.datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas do dokumentu, rovněž čas jeho doručení, nebo datum vytvoření dokumentu; datem vytvoření d rozumí datum jeho zaevidování v podacím deníku, c.údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokument 2., d.identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen, e.údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu i.počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě, iipočet listů nebo počet příloh v listinné podobě, iipočet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokument podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje f.stručný obsah dokumentu, g.označení organizační jednotky UK, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je UK vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede UK současně její jméno a příjmení, h.údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu i.způsob vyřízení, iiidentifikace adresáta v rozsahu údajů stanovených pro vedení údajů o adresátovi doku odst. 2., iidatum odeslání, ivpočet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh přílo případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit, i.spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartač popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení. 5.Číslo jednací dokumentu evidovaného v podacím deníku, obsahuje zkratku součásti UK, ozna složky UK, pořadové číslo a rok (UKZKRORG/1/2018). 6.Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození neb dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživate způsobem, poznamená UK tuto skutečnost do poznámky podacího deníku. V případě ztráty dok obsahujícího osobní údaje zaměstnanec UK neprodleně vyrozumí pověřence pro ochranu osobn 7.V podacím deníku po uplynutí určeného časového období (zpravidla kalendářního roku) pově prázdné řádky pod posledním zápisem na konci kalendářního roku proškrtne a doplní záznam provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se uvede ve tva dne ..... pořadovým číslem .....“. Pod tento zápis připojí pověřený zaměstnanec své jmén podpis. *========================================================================================= * Článek 20 - Vedení spisové služby v mimořádné situaci *========================================================================================= 1.Fakulty a součásti UK v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havári mimořádné situace, v jejichž důsledku je fakultám a součástem UK znemožněno po omezené č vykonávat spisovou službu způsobem uvedeným v předchozích článcích tohoto Spisového řádu službu náhradním způsobem v listinné podobě a evidují dokumenty ve zvláštní evidenční po podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“). 2.U doručených dokumentů podatelna fakulty nebo součásti UK zajistí následující: a.Podatelna opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku otiskem p případně je ručně zaznamenáno datum doručení a podpis odpovědné osoby z podatelny. b.U doručeného dokumentu v digitální podobě zajistí pracovníci podatelny převod dokument podoby, pokud je provedení převodu dokumentu technicky možné. Výstup převodu dokumentů podobě podatelna opatří otiskem podacího razítka. Není-li možné provedení převodu doku doručený dokument v digitální podobě uloží na přenosný technický nosič dat. 3.Náhradní evidence má podobu podacího deníku a obsahuje náležitosti dle čl. 19 odst. 4 Op 4.Fakulty a součásti UK zasažené mimořádnou situací uzavřou náhradní evidenci bezodkladně mimořádné situace. 5.Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci: a.méně než 48 hodin, fakulty a součásti UK evidenčně převedou dokumenty evidované v náhr ESSS UK, b.déle než 48 hodin, fakulty a součásti UK je ponechají zaevidované v náhradní evidenci. které nelze vyřídit v náhradní evidenci, budou převedeny do ESSS UK. 6.Všichni zaměstnanci UK, kteří nakládají s úředními dokumenty v rámci vykonávání své agen povinnost zajistit evidenci úředních dokumentů v náhradní evidenci, a to prostřednictvím fakulty nebo součásti UK. 7.Evidenci dokumentů v náhradní evidenci provádí zpravidla pracovník podatelny fakulty/sou Pověřeného pracovníka zodpovědného za náhradní evidenci určuje tajemník fakulty, ředitel kvestor. 8.Řízení spisové služby v mimořádné situaci koordinuje koordinátor spisové služby UK. Na f součástech UK spolupracuje koordinátor spisové služby UK s lokálním koordinátorem spisov nebo součásti UK. 9.Fakulty a součásti UK uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci a náhradn příslušné spisovně společně s ostatními dokumenty. *========================================================================================= * Článek 21 - Spisová rozluka *========================================================================================= 1.Spisová rozluka je realizována při odchodu fakulty, součásti nebo jiné organizační složk Spisovou rozluku realizuje určený pracovník vystupující součásti ve spolupráci s koordin služby UK dle plánu schváleného Archivem UK. 2.Při spisové rozluce se postupuje dle ustanovení § 68a zákona č. 499/2004 Sb. v platném z vyhlášky č. 259/2012 Sb. v platném znění. Tato ustanovení se použijí i při začlenění nov do svazku UK, pokud tato součást před svým začleněním vykonávala spisovou službu či jina dokumenty. *========================================================================================= * Článek 22 - Přechodná a závěrečná ustanovení *========================================================================================= 1.Hierarchické věcné skupiny Spisového a skartačního plánu UK mohou součásti UK dále rozvé specifikovat na nižší úroveň s ohledem na charakter své úřední agendy. Tyto úpravy musí a doporučeny Archivem UK a koordinátorem spisové služby UK. V rámci těchto úprav není mo skartační znaky a zkracovat skartační lhůty. Tyto úpravy (rozvedení na nižší úroveň) je až po začlenění do číselníku ESSS UK, který obsahuje Spisový a skartační plán UK. 2.Ředitelé (vedoucí) společných pracovišť UK a dalších zřizovatelů, po projednání s Archiv koordinátorem spisové služby UK stanoví, zda budou vykonávat spisovou službu podle Spiso nebo podle spisového řádu svého dalšího zřizovatele. 3.Opatření rektora č. 22/2009 a č. 6/2013, se ruší. 4.Dosavadní opatření děkanů fakult a ředitelů součástí UK upravující výkon spisové služby součástech UK, která nebyla vydána na základě tohoto opatření, budou zrušena nejpozději opatření pro výkon spisové služby fakulty nebo součásti UK vydaného dle tohoto Spisového 5.Nová opatření děkanů fakult a ředitelů součástí UK upravující výkon spisové služby na fa součástech UK budou vydána na základě tohoto opatření nejpozději k 1. červenci 2019. Vzo pro fakulty/součásti UK bude vydáno k 1. květnu 2019. 6.Veškeré informační systémy pro správu dokumentů budou upraveny v souladu s tímto spisový nejpozději k 1. lednu 2020. 7.Toto opatření nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2019. 8.Toto opatření je závazné pro všechny zaměstnance UK. 9.Nedílnou součástí tohoto opatření jsou dále uvedené přílohy. ------------------------------------------------------------------------------------------ Seznam příloh: ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Spisový a skartační plán UK [ URL "UK-9485-version1-or_2018_60_pril_1.pdf"] 2.Vzor skartačního návrhu [ URL "UK-9485-version1-or_2018_60_pril_2.pdf"] 3.Vzorové opatření pro výkon spisové služby na rektorátu UK, fakultách a dalších součástec "UK-9485-version1-or_2019_17_pril_3.docx"] (účinnost od 15.5.2019) - viz OR č. 17/2019 [ URL "UK-9778.html "] V Praze dne 18. prosince 2018 .pdf ke stažení [ URL "UK-9485-version1-or_2018_60.pdf"] Koordinátor spisové služby UK je organizačně zařazen do Oddělení spisové služby kanceláře Jako centrální podatelna UK slouží podatelna rektorátu UK. Roli koordinátora spisové služby rektorátu UK plní vedoucí oddělení spisové služby kancelá Hlavní správce ESSS UK je organizačně zařazen v Ústavu výpočetní techniky UK. Správce jmenného rejstříku ESSS UK je organizačně zařazen v oddělení spisové služby kancel Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzick souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrn Dále v textu jen „Nařízení GDPR“. V rámci společného pracoviště Univerzity Karlovy a Národohospodářského ústavu AV ČR, v. v. CERGE-EI, vykonává spisovou službu v ESSS UK také Národohospodářský ústav AV ČR, v. v. i. své dokumenty prefix UKNHU. Spisovou službu v rámci součásti rektorát UK vykonává také Agentura rady vysokých škol (AR otázky životního prostředí (COŽP), Centrum pro přenos poznatků a technologií (CPPT), Centr studia (CTS), Nakladatelství Karolinum (NAKL), Sportovní centrum (SC), Správa budov a zaří dějin a Archiv UK (ÚDAUK), Ústřední knihovna UK (ÚK UK) a Ústav výpočetní techniky (ÚVT). Součástí budoucích veřejných zakázek na UK na pořízení či vývoj aplikace nebo systému pro musí být uvedena podmínka na integrální propojení takového systému s ESSS UK podle rozhran Příloze č. 1 NSESSS. Viz čl. 19 tohoto opatření „Vedení spisové služby v listinné podobě“. DS UK byla UK automaticky zřízena na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkon autorizované konverzi dokumentů, v platném znění a jeho prováděcí vyhlášky č. 194/2009 Sb. podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějš o DS orgánu veřejné moci dle § 6 zákona č. 300/2008 Sb., v platném znění. ESSS UK disponuje modulem Datový rozcestník. Datový rozcestník automaticky načítá doručené v pracovní dny od 8 do 16 hodin a v okamžiku odeslání datové zprávy. Datové zprávy odesíla odeslány bezprostředně po jejich odeslání z ESSS UK. Např. Studijní informační systém. Dle vyhlášky č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných inf znění. Viz čl. 5 tohoto opatření „Evidence a označování dokumentů“. Výjimkou mohou být analogové dokumenty doručené ve formátu, který technicky neumožňuje ske pečetě apod.). Neexistují žádná konkrétní omezení, která by bránila skenování dokumentů z obsahu. Dokumenty mající výjimku z evidence v ESSS UK, které patří do věcných skupin Spisového a s UK, je nutné uchovávat a skartovat v souladu se Spisovým řádem UK a Spisovým a skartačním Evidenci v ESSS UK podléhají pozvánky na jednání kolektivních orgánů UK, fakult a součástí Např. přihlášky do jednotlivých knihoven UK, přehledy výpůjček jednotlivých osob, upozorně výpůjční lhůty apod. Pravidla a podrobnosti distribuce datových zpráv upraví příslušné opatření kvestorky UK. Např. Opatření rektora č. 18/2014 – Lhůty pro vyřizování podání doručených Univerzitě Karl Viz opatření rektora č. 31/2016. Nařízení Evropského parlamentu a Rady Evropské unie č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a směrnice 1999/93/ES. Např. Studijní informační systém. Konverzi dokumentů upravuje §22-§26 zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a auto dokumentů, v platném znění. Např. UKRUK/1234/2018-3, kdy číslo 3 tvoří pořadové číslo a značí, že se jedná o třetí dok Dále též čl. 19 odst. 1 tohoto Opatření. V souladu s čl. 12 tohoto opatření „Konverze dokumentů“.