Opatření rektora č. 17/2019 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Doplnění přílohy č. 3 k opatření rektora č. 60/2018 [ URL "UK-9485.html Vzorové opatření pro výkon spisové služby na rektorátu UK, fakultách a d K provedení: Čl. 22 odst. 5 opatření rektora č. 60/2018 - Spisový řád Univerzity Karl Účinnost: 15. května 2019 ****************************************************************************************** * Doplnění přílohy č. 3 k opatření rektora č. 60/2018 ****************************************************************************************** K opatření rektora č. 60/2018 [ URL "UK-9485.html "] (Spisový řád UK) se doplňuje příloha uvedeném v příloze tohoto opatření. Toto opatření nabývá účinnosti dne 15. května 2019. V Praze dne 9. května 2019 .pdf ke stažení [ URL "UK-9778-version1-or_2019_17.pdf"] ****************************************************************************************** * ***** Příloha č. 3 ***** ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Vzorové opatření pro výkon spisové služby na rektorátu UK, fakultách a dalších součástec *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 1 - Základní ustanovení ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Toto opatření je vydáno v souladu s čl. 22 odst. 5. Opatření rektora č. 60/2018 - Spisov Karlovy (dále jen „Spisový řád UK“). 2.Výkon spisové služby na fakultě/součásti UK se řídí Spisovým řádem UK a platnou legislat opatření upravuje podrobnosti výkonu spisové služby na fakultě/součásti UK v souladu se UK. 3.Další podrobnosti výkonu spisové služby na fakultě/součásti UK mohou být upraveny metodi které musí být v souladu s platnou legislativou, Spisovým řádem UK a tímto opatřením. ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 2 - Organizace výkonu spisové služby ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Organizaci výkonu spisové služby na fakultě/součásti UK zajišťuje lokální koordinátor sp jmenovaný děkanem fakulty/ředitelem součásti UK, který vykonává především činnosti podle Spisového řádu UK. 2.Lokální koordinátor spisové služby je organizačně zařazen název oddělení/odboru a přímo pracoviště podatelny a spisovny fakulty/součásti UK. (Zde nutné případně uvést také vešk pracoviště, na která lokální koordinátor dohlíží, nebo která mu přímo podléhají.) 3.V souladu s čl. 3 odst. 2. Spisového řádu UK fakulta/součást upraví organizaci podatelen pokud fakulta/součást zřizuje více než jednu podatelnu nebo spisovnu, je uveden jejich v další podrobnosti týkající se např. skenování dokumentů po jejich evidenci. 4.Správou hlavní spisovny fakulty/součásti UK je pověřen zaměstnanec název oddělení/odboru odstavec uvést pouze pokud není správou hlavní spisovny pověřen lokální koordinátor spis 5.Na fakultě/součásti UK je spisová služba vykonávána na níže uvedených spisových uzlech: být uveden trvale v tomto opatření nebo v podobě pravidelně aktualizované přílohy). ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 3 - Evidence dokumentů ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.V souladu s čl. 5 odst. 16., písm. k) Spisového řádu UK evidenci v ESSS UK na fakultě/so nepodléhají následující dokumenty: (seznam uvedený v čl. 5 odst. 16. může být rozšířen o dokumentů, které nepodléhají evidenci. Výčet dokumentů musí být vždy projednán s koordin služby UK a Archivem UK). ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 4 - Rozdělování a oběh dokumentů ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.V souladu s čl. 6 odst. 8. Spisového řádu UK jsou stanoveny podrobnosti týkající se rozd dokumentů: a.Kdo a jakým způsobem doručuje dokumenty na podatelnu. b.Kdo a jakým způsobem rozděluje dokumenty doručené na podatelnu na jednotlivé spisové u uvedena praxe skenování příchozích dokumentů, pokud k ní dochází na uvedeném pracovišt c.Kdo a jakým způsobem rozděluje dokumenty v rámci spisového uzlu. d.Kdo a jakým způsobem navrací dokumenty na podatelnu k redistribuci. ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 5 - Vyřizování dokumentů a uzavírání spisů ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.V souladu s čl. 7 odst. 2., písm. e) Spisového řádu UK, je možné dokumenty vyřizovat (mi uvedené v čl. 7 odst. 2., písm. a) až d)) dalšími následujícími způsoby: doplní fakulta/ 2.V tomto odstavci mohou být dle čl. 7 odst. 4. Spisového řádu UK stanoveny závazné lhůty jednotlivých dokumentů. Tyto lhůty musí respektovat platné předpisy UK (Opatření rektora Lhůty pro vyřizování podání doručených Univerzitě Karlově) a platnou legislativu. ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 6 - Schvalování dokumentů ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.V souladu s čl. 9 odst. 2. Spisového řádu UK děkan fakulty/ředitel součásti UK může nast proces pro schvalování dokumentů. Ke schvalovacímu procesu dochází prostřednictvím techn prostředků ESSS UK. (Vykonává-li fakulta/součást UK spisovou službu v jiném systému pro dokumentů, je schvalovací proces nastaven prostřednictvím technických prostředků tohoto 2.U níže uvedených dokumentů musí před jejich vypravením, případně vyřízením, dojít ke sch oprávněnými osobami: (Schvalovací proces může být stanoven pro jednotlivé kategorie úřed mohou být určeny osoby oprávněné ke schválení.). ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 7 - Odesílání dokumentů ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.V souladu s čl. 11 odst. 6. Spisového řádu UK může fakulta/součást uvést další podrobnos dokumentů nad rámec čl. 11 odst. 1. až 5. Spisového řádu UK. ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 8 - Konverze dokumentů ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.S ohledem na čl. 12 Spisového řádu UK mohou být stanoveny podrobnosti a používaná techno autorizovanou konverzi dokumentů. Autorizovaná konverze dokumentů musí probíhat v soulad 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdě ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 9 - Ukládání dokumentů a spisů ve spisovně, nahlížení a zápůjčky ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Fakulta/součást UK může v souladu s čl. 15 odst. 8. a 14. upravit podrobnosti předávání spisů do spisoven a provoz spisoven. 2.Fakulta/součást UK může v souladu s čl. 16 odst. 15. Spisového řádu UK stanovit další po rámec podmínek uvedených v čl. 16 odst. 1. až 14. Spisového řádu UK pro nahlížení do dok jejich zápůjčky. (např. stanovuje okruh osob oprávněných k nahlížení do dokumentů na sou ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 10 - Vedení spisové služby v listinné podobě ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.V případě, že je organizační složce fakulty/součásti UK dle čl. 19 odst. 2. Spisového řá výjimka pro vedení spisové služby v listinné podobě, bude v tomto článku uvedeno: a.Název organizační složky fakulty/součásti UK, které byla výjimka povolena. b.Č. j. a název souhlasu kvestora s vedením spisové služby v listinné podobě, které obsa o vedení spisové služby v listinné podobě. Tento souhlas se stává přílohou tohoto opat ředitele součásti. ------------------------------------------------------------------------------------------ Článek 11 - Přechodná a závěrečná ustanovení ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Toto opatření je v souladu s čl. 22 odst. 4. Spisového řádu UK a ruší dosavadní opatření kvestorky/ředitele součásti UK pro výkon spisové služby na fakultě/ součásti UK. 2.Toto opatření je závazné pro všechny zaměstnance fakulty/ součásti UK. 3.Toto opatření bylo v souladu s čl. 3 odst. 1, písm. a) a odst. 6 písm., a) Spisového řád s Archivem UK a koordinátorem spisové služby UK, kteří k němu vydali dne DD. měsíc 2019 stanovisko pod č. j. xxxx. 4.Nedílnou součástí tohoto opatření děkana/ředitele součásti jsou případné přílohy se souh vedením spisové služby v listinné podobě dle čl. 10 tohoto opatření. 5.Toto opatření bylo schváleno děkanem fakulty/kvestorkou/ředitelem součásti UK a vydáno d 2019 s účinností k DD. měsíc 2019. Vysvětlivky: Text uvedený kurzívou – text bude ve znění opatření fakulty/součásti UK ponechán, jeho zně kurzívou fakulta/součást pouze upřesní. Text uvedený tučně – text může fakulta/součást UK specifikovat dle vlastních stanovených p Příloha č. 3 - .docx ke stažení [ URL "UK-9778-version1-or_2019_17_pril_3.docx"] Zde uveďte celý název fakulty, příp. součásti UK se závorkou „dále jen zkratka fakulty, př