Čl. 1 - Úvodní ustanovení

1. Univerzitě Karlově se podle § 5 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění (dále jen „zákon“), automaticky zřizuje datová schránka.¹⁾

2. Univerzitě Karlově se zřizuje společná datová schránka pro UK, všechny fakulty UK a ostatní součásti UK (čl. 8 odst. 7).²⁾

   
   

3. Datová schránka UK je určena k doručování dokumentů určených UK orgány veřejné moci³⁾ a k provádění úkonů ze strany UK vůči orgánům veřejné moci.⁴⁾

4. Dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datové schránky a úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy.⁵⁾

5. K přístupu do datové schránky UK a k přístupu ke všem datovým zprávám doručeným do datové schránky UK, včetně datových zpráv určených do vlastních rukou adresáta, je oprávněn rektor UK.⁶⁾

¹⁾ § 2 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění (dále jen „zákon“).

²⁾ § 5 odst. 3 zákona.

³⁾ § 1 odst. 1 písm. a) zákona. [za orgány veřejné moci jsou dle tohoto ustanovení zákona považovány státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkového fondu České republiky a jiných státních fondů, zdravotních pojišťoven, Českého rozhlasu, České televize, samosprávných komor zřízených zákonem, notářů a soudních exekutorů]

⁴⁾ § 2 odst. 1 zákona.

⁵⁾ § 19 odst. 1 zákona.

⁶⁾ § 8 odst. 3 a odst. 5 zákona.

Čl. 2 - Administrátor

1. Rektor jmenuje osobu, která bude oprávněná činit všechny úkony související s datovou schránkou UK ve vztahu k pověřeným osobám dle čl. 3, oprávněným uživatelům dle čl. 4 a k Ministerstvu vnitra jakožto správci datových schránek, které jsou dle zákona vyhrazeny rektorovi (dále jen „administrátor“).⁷⁾

2. Rektor může jmenovat zástupce administrátora. Zástupce administrátora vykonává práva a povinnosti administrátora, kterými byl pověřen a zastupuje administrátora v jeho nepřítomnosti.

⁷⁾ § 8 odst. 7 zákona.

Čl. 3 - Pověřené osoby

1. Administrátor jmenuje pověřené osoby⁸⁾ oprávněné k přístupu do datové schránky UK a stanoví přístupová oprávnění těchto osob k datové schránce.⁹⁾

2. Nestanoví-li administrátor jinak, mají pověřené osoby v systému pro správu dokumentů přístup ke schránce pro UK jako celek.

8) § 8 odst. 6 písm. b) a § 8 odst. 7 zákona.

9) srv. též § 8 odst. 8 zákona.

Čl. 4 - Oprávnění uživatelé

1. Děkani fakult a ředitelé dalších součástí jmenují oprávněné uživatele systému pro správu dokumentů za danou fakultu nebo ostatní součást UK (dále jen „oprávněný uživatel“) a tyto nahlásí administrátorovi.

2. Administrátor zajistí přístup oprávněných uživatelů do systému pro správu dokumentů tak, že oprávněný uživatel za danou fakultu nebo za danou ostatní součást UK bude mít přístup výhradně ke schránce této fakulty nebo ostatní součásti a k dokumentům v ní uloženým.

Čl. 5 - Provoz datové schránky

1. Rektor UK, administrátor a pověřené osoby budou k datové schránce UK přistupovat prostředky systému pro správu dokumentů, který bude s datovou schránkou UK komunikovat prostřednictvím k tomu určeného speciálního rozhraní.

2. V systému pro správu dokumentů budou definovány schránky pro jednotlivé fakulty a ostatní součásti UK a schránka pro UK jako celek. Tyto schránky budou určeny pro příjem, zpracování a odesílání dokumentů.

3. Rozhraním podle odstavce 1 budou datové zprávy doručené do datové schránky UK automaticky načítány do systému pro správu dokumentů, a to tak, že datové zprávy, v jejichž obálce bude uvedena identifikace fakulty nebo ostatní součásti UK, budou zařazeny přímo do schránky příslušné fakulty nebo ostatní součásti a ostatní datové zprávy budou zařazeny do schránky UK jako celku.

4. Pověřené osoby jsou povinny pravidelně kontrolovat přijaté datové zprávy zařazené do schránky UK a na základě jejich obsahu je zařazovat do schránky příslušné fakulty nebo ostatní součásti UK; podrobnosti stanoví administrátor.

5. Při příjmu datových zpráv postupem dle odstavců 3 a 4 zajistí systém pro správu dokumentů, resp. pověřená osoba, ověření platnosti zaručeného elektronického podpisu nebo platnosti uznávané elektronické značky, byl-li doručený dokument tímto podpisem podepsán, resp. touto značkou označen. O ověření tohoto podpisu nebo značky učiní záznam do systému pro správu dokumentů.

6. Další zpracování přijatých a odesílaných datových zpráv a dokumentů v nich obsažených, jejich evidence, zařazování do spisů, ukládání a archivace se řídí platným Spisovým a skartačním řádem UK. Povinností fakult a dalších součástí UK je zajistit u datových zpráv, které jsou předmětem skartačního řízení, jejich převedení do podoby určené pro skartační řízení odpovídající požadavkům zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění.

7. Datová schránka neslouží pro dlouhodobé ukládání a archivaci doručených datových zpráv a v nich obsažených dokumentů. Doručené datové zprávy budou uloženy v datové schránce pouze po dobu 90 dnů ode dne, kdy se do datové schránky přihlásila osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění k dokumentu obsaženému v datové zprávě přístup.¹⁰⁾

¹⁰⁾ § 6 vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.

Čl. 6 - Účinky doručení dokumentu do datové schránky

1. Dokument, který byl dodán do datové schránky UK, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu.¹¹⁾ Nepřihlásí-li se do datové schránky tato osoba ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty; to neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení.¹²⁾

2. Doručení dokumentu podle odstavce 1 má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.¹³⁾

¹¹⁾ § 17 odst. 3 zákona.

¹²⁾ § 17 odst. 4 zákona.

¹³⁾ § 17 odst. 6 zákona.

Čl. 7 - Odesílání dokumentů

1. Dokumenty směrované z UK vůči orgánům veřejné moci mohou být nadále odesílány poštou jako dosud, a to včetně odpovědí na datové zprávy a dokumenty v nich obsažené doručené prostřednictvím datové schránky UK.

2. Rozhodne-li se fakulta nebo ostatní součást pro odeslání dokumentu určenému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky UK, může tak oprávněný uživatel za fakultu nebo ostatní součást učinit v systému pro správu dokumentů, a to vložením odesílaného dokumentu do tohoto systému a vyznačením způsobu jeho vypravení, pokud před tím ověřil prostředky systému pro správu dokumentů, že datová schránka příslušného orgánu veřejné moci je zpřístupněna. Formát a velikost tohoto dokumentu musí splňovat požadavky stanovené prováděcími předpisy pro provoz datových schránek, zejména Vyhláškou o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.

3. V případě odeslání dokumentu postupem dle odstavce 2 systém pro správu dokumentů zajistí jeho konverzi do formátu datové zprávy a odeslání této zprávy prostřednictvím datové schránky UK, a to buď zcela automaticky, anebo poloautomaticky po přihlášení pověřené osoby za UK do systému pro správu dokumentů. Po odeslání datové zprávy bude do systému pro správu dokumentů zanesena informace o úspěšnosti odeslání a doručení datové zprávy. Pokud se dokument nepodaří odeslat do datové schránky, je odpovědností fakulty nebo ostatní součásti UK zajistit jeho náhradní doručení jiným způsobem.

4. Pokud povaha dokumentu odesílaného postupem dle odstavce 2 vyžaduje opatření dokumentu elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu¹⁴⁾, opatří jej oprávněný uživatel za fakultu nebo ostatní součást UK tímto podpisem při vložení dokumentu do systému pro správu dokumentů.

5. Pokud povaha dokumentu odesílaného postupem dle odstavce 2 vyžaduje označení dokumentu elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném certifikátu, zajistí označení dokumentu elektronickou značkou systém pro správu dokumentů na základě vyznačení této skutečnosti u dokumentu v systému pro správu dokumentů.

¹⁴⁾ § 12 zákona č. 227/2000, o elektronickém podpisu, v platném znění.

Čl. 8 - Společná, přechodná a závěrečná ustanovení

1. Datová schránka bude Univerzitě Karlově zřízena nejpozději do 29. září 2009.¹⁵⁾

2. Datová schránka UK je zpřístupněna prvním přihlášením rektora UK do datové schránky, nejpozději však dnem 1. 11. 2009.¹⁶⁾ K tomuto zpřístupnění dojde v období mezi 21. 9. 2009 a 1. 11. 2009, nejdříve však patnáctý den po dni doručení přístupových údajů rektorovi UK. Přesné datum zpřístupnění datové schránky UK bude fakultám a ostatním součástem UK předem oznámeno.

3. Administrátor a případně též zástupce administrátora bude rektorem jmenován do 2. července 2009.

4. Pověřené osoby budou administrátorem jmenovány do 31. července 2009.

5. Oprávnění uživatelé budou jmenováni do 20. srpna 2009.

6. Pověřeným osobám a oprávněným uživatelům bude zajištěno školení o práci s datovou schránkou; za zabezpečení tohoto školení odpovídá administrátor.

7. Pro účely tohoto Opatření se ostatními součástmi UK rozumí Centrum pro teoretická studia, Centrum pro ekonomický výzkum a doktorské studium, Ústav jazykové a odborné přípravy, Centrum pro otázky životního prostředí, Agentura Rady vysokých škol, Koleje a menzy, Arcibiskupský seminář a Rektorát UK. Pro jiné další součásti UK zajišťuje činnosti dle tohoto opatření Rektorát UK.

8. Vydávání kvalifikovaných certifikátů oprávněným uživatelům zajistí, na základě smlouvy uzavřené mezi UK a Českou poštou, s.p., Oddělení pro Informační systém UK Ústavu výpočetní techniky UK (dále jen „Oddělení pro IS UK“).

9. Technickou realizaci provozu datové schránky UK zabezpečuje Oddělení pro IS UK.

10. Věcný záměr tohoto opatření byl projednán v kolegiu rektora dne 11. května 2009, v rozšířeném kolegiu rektora dne 18. května 2009 a, po vyhlášení zákona č. 190/2009 Sb., kterým se mj. novelizuje zákon, opětovně v kolegiu rektora dne 29. června 2009.

¹⁵⁾ § 31 odst. 1 zákona.

¹⁶⁾ § 10 odst. 2 a § 31 odst. 1 zákona.

Čl. 9 - Účinnost

Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. července 2009.

V Praze dne 29. června 2009

.doc ke stažení