Bc. Andrej Farkaš (MFF), Mgr. Jakub Horký (PF), Mgr. Jan Pačes (PřF), Martin Pehr (1.LF), Vojtěch Švandelík (MFF)
JUDr. Tomáš Horáček, Ph.D. (kvestor UK), Mgr. Marek Buday (Odbor veřejných zakázek), Mgr. Zdeněk Cvejn (Odbor veřejných zakázek), Ing. Hana Chaloupková (Ekonomický odbor), Mgr. Martin Maňásek (ÚVT), Mgr. Michael Glogr (PF), Bc. Martin Čihák (FF), Mgr. Jan Kretschmer (PřF)
Zahájení a schválení programu
Schválení zápisu ze zasedání komise ze dne 19. listopadu 2020
Rezervační systém pro KaM
Zakázka na nový ekonomický systém
Pokroky v kyberbezpečnosti
Různé
Bc. Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK, přivítal všechny připojené a poděkoval jim za jejich čas, který věnují problematice IT a veřejných zakázek. S povděkem kvitoval, že většina připojených má na stole hrnek dobrého čaje. Stručně představil program, ke kterému nebyly žádné námitky.
Bc. Farkaš informoval, že z zápisu z prosincového jednání komise nepřišla žádná námitka. Z přítomných se k zápisu také nikdo nevyjádřil.
Návrh usnesení:
Komise pro IT AS UK schvaluje zápis ze zasedání komise ze dne 19. listopadu 2020.
Schváleno tichým souhlasem
Bc. Farkaš předal slovo JUDr. Horáčkovi, kvestorovi UK, který se ujal představení obou zakázky. V obou případech zvolili postup s předběžnými tržními konzultacemi, které mají dva úkoly: zjistit, jak se na trhu pohybují možnosti, ceny a dodavatelé a zda je zakázka vůbec realizovatelná; zadruhé ověřit předpokládanou cenu a funkcionality, tedy zda je pro jednotlivé uchazeče taková zakázka zajímavá a pokud ano, tak jaká by byla její finanční náročnost. Jde o rezervační systém, který má umožnit lépe pracovat s rezervacemi na KaM a měl by přidat nové funkcionality, které stávající systémy nemají. Prostředky na KaM však nejsou neomezené a bohužel při nástupu do funkce s hrůzou zjistil, že většina investičních prostředků byla vyčerpána v roce 2019. Nyní jsou ve fondech peníze sotva na nutné rekonstrukce.
Mgr. Buday – Děkuje za pozvání a za úvod do problematiky. Co se týká předběžných tržních konzultací, tak byly vedeny na obě zakázky. Do konzultací se přihlásilo 6 dodavatelů, které se jich chtěli účastnit. Dva z nich se hned v úvodu odhlásili. Reálná jednání tak vedli se 4 dodavateli. Dva z nich nemají v současnosti žádný podobný systém a programovali by nám jej na míru. Třetí měl již hotový systém, který nyní provozuje na MUNI v Brně a pravděpodobně i na dalších VŠ. Čtvrtý dodavatel byl se systémem Previo, což je hotelový systém, který by nám mohl upravit na míru. Tyto konzultace byly vedeny po dobu 14 dní před vánočními svátky a jejich cílem bylo zjisti konkrétní finanční náročnost zakázky. Dodavatel systému Previo nám následně sdělil, že množství úprav by bylo příliš velké, takže již nemá o tuto zakázku zájem. Nyní tedy čekáme na odpověď od 3 dodavatelů. Co se týče ekonomické stránky: jeden z programátorů by se nejspíše do rozpočtu 6 mil. Kč vešel, ale vyhradil si možnost to ještě přepočítal. Druhý programátor, od nějž již máme archivní a informační systém, odhadl cenu na 8-9 mil. Kč s tím, že jej požádali, aby cenu dále strukturoval vzhledem k nepovinným funkcionalitám. Od něj očekáváme odpověď v příštím týdnu. S posledním dodavatelem s již existujícím systémem jsme vedli debatu o zdrojových kódech a licencích. Po novém roce jsme od něj získali email, že odhaduje cenu na 12-20 mil. Kč. Součástí podmínek smlouvy, která by byla předmětem veřejné zakázky, je dlouhodobá údržba systému s tím, že v prvních 4 letech nebude možnost vypovědět smlouvu a poté bude výpovědní doba minimálně 1 rok. Odhaduje však, že cena posledního systému je ovlivněna tím, že dodavatel předpokládá, že by nám k tomu dal i zdrojové kódy. Zakázku plánují zadat v zadávacím řízení s uveřejněním, kdy tak budou moci o ceně s dodavateli vyjednávat.
JUDr. Horáček – Odhaduje, že cena tohoto systému skončí na částce 8-10 mil. Kč. Jedna věc ale je, za kolik to vysoutěžíme, a druhá to, co nastane poté. Prověří na KaM jakým způsobem a z jakých zdrojů jsme schopni peníze na systém vydat. Situace KaM sice je pozitivní v tom, že za rok 2020 neskončí ve ztrátě, ale negativní je to, že investiční fondy byly vyčerpány v roce 2019. To je sice řešitelné, ale bude třeba detailněji vědět, kolik peněz bude na systém třeba.
Mgr. Buday – Děkuje. Doufá, že od posledního dodavatele dostanou v průběhu příštího týdne lepší data ohledně ceny systému.
Bc. Farkaš – Mají přehled o tom, které požadavky se v materiálu, co již Komise pro IT AS UK projednávala, měnily? Resp. co z části „zásadní“ bylo změněno na „nepovinné“.
Mgr. Buday – Z předběžných tržních konzultací vyšlo to, že zadávací podmínky byly původně nastavené tak, že by se mohli účastnit pouze dodavatelé, kteří již mají nějaký podobný systém nebo jeho část hotovou. Pokud bychom to tak nechali, tak bychom měli pouze dva soutěžitele: APS Brno (dodavatel systému pro MUNI) a hotelový systém Previo. Po předběžných tržních konzultacích se shodli, že bude nutné kvalifikační podmínky pro zadávací řízení rozšířit a připustit účast dodavatelů, kteří tento systém ještě nemají. Budou ale požadovat existenci alespoň nějakého jiného informačního systému. To je asi ta nejdůležitější změna vzešlá z předběžných tržních konzultací. Dále pak to, že budou muset zvýšit předpokládanou cenu. Dále dostávali připomínky ke smlouvě a k technickým podmínkám a podmínkám hodnocení. K tomu asi řekne více Mgr. Maňásek.
Mgr. Maňásek – Z technického hlediska tam moc změn nebude. Nejvíce připomínek bylo k dokumentaci a zdrojovému kódu. Ve výsledku asi nebudou požadovat předání zdrojového kódu, ale budou chtít jiné záruky, aby se nedostali do patové situace. Dokumentace v námi požadovaném rozsahu nebude asi tak nezbytná. Co se týče funkcionalit, tak je před zahájením předběžných tržních konzultací rozdělili do dvou kategorií: podstatné funkce a doplňkové. K tomuto zatím neměli žádnou zpětnou vazbu. Nyní však čekají na rozpis ceny od posledního zájemce, který slíbil i nacenění těch doplňkových funkcí.
Bc. Farkaš – Pokud mají způsob, jak zajistit, aby byl systém udržovaný, a hlavně podporovaný po dostatečně dlouhou dobu, tak by byl velmi rád, pokud by byly tyto způsoby komisi představeny.
JUDr. Horáček – Toto s kolegy zatím příliš nediskutovali. Osobně moc nevěří smlouvám, ve kterých se nestává zadavatel vlastníkem zdrojových kódů a nejsou mu předány všechny licence k systému. Problém je nasnadě, protože se pak velmi těžce jedná s dodavatelem IT systému, když zdrojové kódy nemáme. Zadruhé bychom byli závislí na externím subjektu s vědomím toho, že po určité době budeme muset znovu systém soutěžit. Nyní stále vedeme soudní spor s LinkSoftem, kdy jeho dceřiná společnost, která současný systém pro KaM systém dodávala, nemá skoro žádný vlastní majetek, z nějž by nám mohla zaplatit smluvní pokutu. On jako právník je vždy zastáncem toho, že kupující má dostat vše. Má to však úskalí, že pokud budeme chtít zdrojový kód, tak to zatíží ÚVT a dostali bychom se na částku 15-20 mil. Kč. To je ale diskuze do budoucna, jak toto řešit a zda se nám takto vysoká investice vyplatí.
Mgr. Buday – Vše, co říkal pan kvestor, je samozřejmě pravda, ale pak se bude částka za systém pohybovat až někde u horní hranice 20 mil. Kč. Alternativa, která existuje, je ta, že bychom to soutěžili na delší časový horizont a zdrojový kód a dokumentaci by byl dodavatel povinen dát do advokátní úschovy a my bychom k nim měli přístup pouze pokud by smlouva skončila z důvodu na straně dodavatele – přestal by plnit nebo by neplnil během výpovědní doby. Výpovědní doba by byla delší, min. rok, popř. rok a půl, a první min. 4 roky by byla smlouva ze strany dodavatele nevypověditelná. Mohli by tak se systém dále nakládat. Tato alternativa by byla zpočátku levnější a zaručovala by nám to, že bychom měli k dokumentaci i zdrojovým kódům v případě nutnosti přístup. Tím, že předpokládají uzavření smlouvy na delší dobu, tak ani nepotřebují zdrojový kód, ale potřebují podporu systému. O tomto by bylo APS Brno ochotno diskutovat za nižší cenu, než za 20 mil. Kč, pokud bychom zdrojový kód nepožadovali.
Návrh usnesení:
Komise pro IT AS UK bere na vědomí informace o zakázce na rezervační systém pro KaM.
Schváleno tichým souhlasem
Bc. Farkaš předal slovo JUDr. Horáčkovi, kvestorovi UK, který se ujal představení zakázky. Tento systém by měl primárně fungovat na ekonomickém odboru na RUK a měl by komunikovat s ekonomickými systémy na fakultách.
Mgr. Buday – Předběžných tržních konzultací se účastnili 4 dodavatelé a očekávaná částka vynaložená na první část je 10-15 mil. Kč bez DPH. Dle předběžných tržních konzultací je tato cenareálná, pokud RUK upraví více zadávací podmínky a upřesní, co přesně po dodavatelích chce. První část je ekonomicko-organizační projekt a následně až po tom se bude soutěžit samotný systém. O tom více řekne Ing. Chaloupková a Mgr. Maňásek, kteří upřesní, proč se takto rozhodli zakázku rozdělit.
Ing. Chaloupková – Nové výběrové řízení se rozhodli zadat proto, že při minulých soutěžích nastaly komplikace v tom, že tam byla opačná verze: že vysoutěžíme softwarovou firmu, která nám následně udělá ekonomicko-organizační projekt. Druhou část však bylo možno dodat subdodavatelsky a teprve následně mělo dojít k dodání systému. Přes toto výběrové řízení se nikdy nedostali a vesměs byly všechny veřejné zakázky zrušeny nebo nějak napadeny. Proto se rozhodli jít opačnou cestou a nejdříve vytvořit ekonomicko-organizační projekt, který se softwaru netýká. Vytvoří jej poradenská firma specializovaná na ekonomii, organizaci a management. Tato firma pomůže i s bolestnou otázkou, jak udělat dělící čáru mezi fakultními údaji, jež není nutné centralizovat, a mezi údaji, které je nutné sledovat všude ve stejném tvaru, aby tyto údaje mohli být agregovány v rámci celé UK. Dále RUK ve spolupráci se zmíněnou firmou vybere software, který bude nejlépe odpovídat vytvořenému ekonomicko-organizačnímu projektu. Poté dojde k druhé etapě, kdy softwarová firma na základě ekonomicko-organizačního projektu navrhne implementaci systému. Třetí etapa je samotná implementace a uvedení do provozu. I v této etapě si vyhrazují účast poradenské firmy, aby byl výsledný cíl, tedy že software bude co nejlépe fungovat v souladu s projektem, dosažen co nejlépe.
Mgr. Maňásek – K věcné části jen stručně: nový centrální ekonomický systém jako univerzita potřebujeme, jelikož současná roztříštěnost systémů napříč UK je nesnesitelná. Jako UK potřebujeme lepší data nejen pro lepší řízení organizace, ale i pro vykazování dat pro stát. Hlavní motivace pro rozdělení na dvě zakázky je to, že jako UK potřebujeme v prvním kroku detailně popsat, co od systému potřebujeme. I fakulty, které mají stejný systém jako my, používají jiné nadstavbové moduly, a proto komunikace mezi programy vázne. Původně uvažovali soutěžit to společně, tedy jak projekt, tak software, ale proti tomu chodily opakovaně námitky, že slučujeme dvě zakázky do jedné a požadujeme kvalifikaci, které tyto firmy nemají. Výhodou tohoto rozdělení také je, že poradenská firma bude sloužit i jako dozor nad samotným programem.
Mgr. Buday – Co se týká předběžných tržních konzultací: jak avizoval předtím, tak měli 4 dodavatele, s nimiž vedli velmi detailní jednání. Účastnili se EY, BDO Digital, KPMG a dále pak Prago Delta Consulting, která již pro nás dělala jednu analýzu. Tyto předběžné tržní konzultace se časově kryly s předběžnými tržními konzultacemi na rezervační systém KaM. Informace, které se při předběžných tržních konzultacích dozvěděly, nebyly zásadního charakteru. Dostali mírnější připomínky k samotnému popisu plnění, tedy k tomu, co přesně chceme od systému, co požadujeme, aby dodavatel realizoval sám, co bude dělat UK a co bude ponecháno na softwarové firmě. Je tedy potřeba toto v zadávací dokumentaci více zpřesnit. Poté bude i cena, kterou budou dodavatelé možni a ochotni nabídnout, nižší, protože bude jasné, co je podstatou projektu a co již nikoliv. U požadavků na kvalifikaci dodavatele nastanou drobné úpravy. Tím, že se bude zakázka vypisovat v tomto roce, tak jsme ovlivněni i novelou o odpadech, která vyšla těsně před Vánoci a která zároveň změnila paragraf v zákoně o veřejných zakázkách. Budeme tak nově muset zohledňovat i ekologii či inovaci dodavatelů. Na toto se ptali také v průběhu předběžných tržních konzultací. Mohou tak například do smlouvy zakotvit, že se výsledný výherce bude muset zavázat k tomu, že umožní stáže studentům vysokých škol, aby se mohli podívat na to, jak to reálně při takto velkých projektech chodí.
JUDr. Horáček – Moc děkuje všem kolegů, kteří jsou nyní připojeni, a to jak z ÚVT, tak z ekonomického odboru a z odboru veřejných zakázek. Skutečně se podařilo vytvořit tým, který si vzal zakázky za své a perfektně funguje.
Návrh usnesení:
Komise pro IT AS UK bere na vědomí informace o zakázce na nový ekonomický systém.
Schváleno tichým souhlasem
Bc. Farkaš informoval o pokračování školení, jež jsou plánována ve spolupráci s NÚKIB. V průběhu letního semestru plánují toto školení dostat mezi širokou veřejnost. V následujících týdnech rozpošle další email s náhledem nového znění školení a byl by rád, kdyby se k němu vyjádřili zejména ti, kteří měli možnost vidět i předchozí textaci školení.
Návrh usnesení:
Komise pro IT AS UK bere na vědomí informace o průběhu školení o kyberbezpečnosti.
Schváleno tichým souhlasem
Bc. Farkaš – Jelikož se jedná o poslední jednání Komise pro IT AS UK v tomto funkčním období, tak moc děkuje všem, kteří se jednání komise v průběhu posledního roku účastnili. Věří, že se budeme vídat i nadále.
Mgr. Horký – Moc děkuje Bc. Farkašovi za to, že převzal vedení Komise pro IT, protože v loňském roce měla namále. Ukázalo se, že Komise pro IT má svůj smysl a je spousta témat, které na ní lze projednávat.
Bc. Farkaš – Děkuje moc všem a přeje klidný zbytek večera.
Zapsala: Amáta Vohradská, tajemnice AS UK
Schválil: Bc. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK
Univerzita Karlova
Ovocný trh 560/5
Praha 1, 116 36
Česká republika
Identifikátor datové schránky: piyj9b4
IČO: 00216208
DIČ: CZ00216208
