Přítomni: RNDr. Andrej Farkaš (MFF), PharmDr. Eduard Jirkovský, Ph.D. (FaF), Karel Mikulčák (LFP), Jonáš Vala (3.LF), prof. MUDr. Tomáš Zima, DrSc. (1.LF)

Hosté: Ing. Marek Kalika, Ph.D. (ÚVT), Mgr. Ing. Tereza Kůstková (RUK), prof. RNDr. Tomáš Skopal, Ph.D. (KR), RNDr. Daniel Toropila, Ph.D. (RUK), doc. RNDr. Martin Vlach, Ph.D. (KR)

Program:

1. Schválení programu a zápisu z minulého zasedání

2. Vývoj zavedení jednotných studentských emailů

3. Update k M365

4. Postup v realizaci nového SIS

5. Celkový analýza webu cuni.cz

6. Různé

1. Schválení programu a zápisu z minulého zasedání

Předseda komise dr. Andrej Farkaš přivítal všechny přítomné a zahájil zasedání komise.

Dr. Farkaš se dotázal, zda má někdo z členů komise připomínky navrženému programu zasedání. Připomínky nikdo nevznesl.

Dr. Farkaš se dále dotázal, zda má někdo připomínky k zápisu ze zasedání Komise pro IT AS UK konaného dne 22. března 2024. Připomínky nikdo nevznesl, zápis byl schválen tichým souhlasem.

2. Vývoj zavedení jednotných studentských emailů

Předseda komise dr. Andrej Farkaš uvedl tento bod s tím, že Komise pro IT AS UK obdržela materiál z RKR, který popisuje aktuální stav v oblasti zavádění studentských aliasů. Předal slovo prof. Skopalovi k představení tohoto materiálu.

Prof. Skopal uvedl, že materiál představuje technické zavedení aliasů. Již dlouho mají studenti e-mailové adresy ve tvaru UKČO@cuni.cz. Od 1. března k tomu přibyly aliasy vedoucí do těch samých schránek. Technicky se změnil alias, jinak jsou schránky použitelné již dlouhou dobu, ale nepropagují se. Na RKR byla tato problematika prezentována s tím záměrem, aby děkani řekli, zda si přejí, aby se tyto emaily začaly používat při komunikaci se studenty na dané fakultě. Způsoby řešení napříč fakultami jsou různé, některé fakulty byly přesunuty do centrálního tenantu, jiné jsou teprve v procesu a některé do něj nechtějí vůbec. Následný postup by měl být tedy rozdělen po jednotlivých fakultách. Ve spolupráci s ÚKUK by se měla dělat osvěta. Také by vedení UK dalo rádo dohromady nadstavbové technické řešení, které by komunikaci se studenty vyřešilo koncepčně. Nadstavba by měla garantovat jinou úroveň komunikace, její součástí by měl být i adresář studentů. Tato přidaná hodnota poskytne fakultám mimo jiné přehled o tom, s kým vlastně vede korespondenci. Stejně tak by mezi sebou měli být díky tomu schopni komunikovat studenti. Dále by bylo dobré, aby tyto emaily byly systémově zaneseny do SIS. Dnes jsou v SIS uvedeny tři typy adres, jedna uchazečská, jedna studijní a jedna osobní. Cílem by bylo, aby se z těchto několika studijních adres stala jedna adresa daného studenta. Je otázka, zda by toto řešení fakulty upřednostňovaly, a jaká všechna nastavení umožnit uvnitř daných schránek.

Dr. Farkaš se dotázal, kolik by stálo zvětšení velikosti schránek. Ing. Kalika uvedl, že od roku 2026 budou nové podmínky, do té doby to UK nebude stát skoro nic. S novou smlouvou se bude hranice pro organizaci pohybovat okolo 100 TB. Pružnost změn některých specifických okrajových podmínek je bohužel taková, že občas jsou podmínky výhodné, občas méně. Prof. Skopal doplnil, že zmíněných 100 TB není prostor pro e-maily, ale pro všechno včetně one-drive. Toto úložiště nelze rozdělit, resp. nelze z něj vyčlenit např. 5 TB na e-maily. Je to sdílená kvóta a je otázka, jak moc se naplní.

Dr. Farkaš uvedl, že další důležitá věc je, jak se to bude otázka jednotných studentských e-mailů prezentovat, a jak jí budou komunikovat děkani. Při nastavení přeposílání není garantováno, že každá zpráva projde přes spamový filtr, ale to už je problém daného studenta či zaměstnance. Vyvstává ale otázka, zda bude možné si přes zabezpečený protokol standartně přidat danou schránku do jiného klienta. Ing. Kalika uvedl, že ano. U přeposílání hrozí riziko, že celá adresa se může dostat na black list, což je problém, který není jednoduché vyřešit. Dr. Farkaš uvedl, že je třeba tento problém vysvětlit včetně alternativních možností a připravit příslušné návody.

Vala uvedl, že by dle jeho názoru bylo nejlepší, aby se komunikovalo výhradně z příslušné adresy bez přeposílání. Prof. Skopal uvedl, že jsou dva druhy přeposílání, oba by teoreticky mohly jít zakázat, ale pravděpodobně jen u studentů. U zaměstnanců je nutné osobní schránku zachovat, jelikož některé druhy komunikace z pracovněprávního hlediska nemůže probíhat přes pracovní adresu. Ing. Kalika doplnil, že i student může v některých případech učinit volbu, zda chce komunikovat prostřednictvím své osobní emailové adresy. Zároveň jsou agendy, u kterých by na vyžádání studenta měla komunikace probíhat tím kanálem, který si vybere. Dr. Farkaš uvedl, že plošné nastavení by mělo být stanoveno jednotně od určitého bodu, který bude stanoven opatřením rektora.

Mikulčák uvedl, že v současné době, když chce student využít schránku s novým aliasem, přihlašuje se do ní přes outlook. Zároveň je emailový klient i v SIS, který se však příliš nevyužívá. Kdyby byl SIS nadále veden jako přístupové místo do schránky, vyřešilo by to problém s identifikací. Ing. Kalika uvedl, že pokud by se dosáhlo stavu, který je zde popsán, bude to ve finále jednodušší udělat mimo SIS.

Vala se dotázal, zda hrozí, že bude studentovi přiřazena i fakultní adresa. Prof. Skopal uvedl, že pokud bude fakulta chtít, tak ano. Dr. Farkaš doplnil, že duplicita se týká fakult, které nejsou v centrálním tenantu.

3. Update k M365

Předseda komise dr. Andrej Farkaš uvedl tento bod a předal slovo prof. Skopalovi.

Prof. Skopal uvedl, že v materiálu je obsažen stav zapojení fakult do M365 a harmonogram dalšího postupu. Na konci dokumentu jsou popsané i možnosti, co s tím dál dělat, na což navazují různé fakultní požadavky, protože různé fakulty jsou v různé fázi migrace do centrálního tenantu a v různé fázi stavění svých vlastních aplikací. V dnešní době UK platí A3 licence, ale používá jen málo aplikací, což někteří děkani vidí a chtěli by je využívat naplno. Materiál popisuje současný stav, dále je třeba se na business úrovni bavit s fakultami, co by si od toho přály. Bylo by dobré posbírat příklady dobré praxe.

Dr. Farkaš se dotázal, co v materiálu znamená poznámka „pouze MS Teams a Share Point“. Prof. Skopal uvedl, že to znamená, že emaily si daná fakulta řeší bokem.

Dr. Farkaš uvedl, že ho překvapilo, jak velké množství součástí spadajících pod RUK není v jednotném prostředí, resp. v něm není plně. Týká se to např. CPPT nebo ÚJOP. Prof. Skopal uvedl, že jednotné prostředí bylo na součásti zavedeno na dobrovolné bázi. Před rokem, kdy šla na součásti příslušná výzva, ještě doznívaly porodní bolesti z přesunu RUK. Nyní by se mohlo udělat další kolečko.

4. Postup v realizaci nového SIS

Předseda komise dr. Andrej Farkaš uvedl tento bod a předal slovo prof. Skopalovi.

Prof. Skopal uvedl, že předložený materiál se věnuje několika rovinám, a to rozvoji, provozu a údržbě SIS a paralelně soutěžení nových modulů. SIS 3 a 4 se musí rozvíjet ještě několik let, v této souvislosti byl připraven dodatek smlouvy, který obsahuje paušál, ze kterého se vyřizují staré požadavky. Zároveň se modifikuje systém komunikace těchto požadavků, který se nově používá v jiném režimu, nyní všechny požadavky dozoruje kolega Peterek a kontroluje jejich rozsah. Vzhledem k tomu, že časem budou dostávány do provozu moduly nového SIS, budou se muset komunikovat požadavky i na tyto nové moduly. Proto se přechází na helpdesk a postupně do něj budou přesunuty i staré požadavky. Helpdesk bude fungovat jako komunikační kanál s dodavateli. Co se týče stavu vývoje nových modulů, ty musí být dokončeny do konce června kvůli financím z NPO.

Dr. Farkaš se dotázal, jaký je postup v přípravě mobilní aplikace. Ing. Kalika uvedl, že aktuální zakázka, kterou se v současné chvíli zabývá Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, se bude rušit. Nově vypsaná soutěž by se měla vejít do 2 mil. Kč a bude vázána na termín plnění NPO.

5. Celková analýza webu cuni.cz

Předseda komise dr. Andrej Farkaš uvedl tento bod a předal slovo doc. Vlachovi.

Doc. Vlach uvedl, že jde o dosud nejširší analýzu webu, která má být výchozím bodem pro další strategická rozhodnutí, co udělat s webem cuni.cz a jakým dalším směrem vykročit. Web potřebuje reformu většího řádu, o nutnostech změn se hovoří už přes deset let. OVV ve spolupráci s ÚVT a s vidinou příspěvku z NPO vypracovalo plán krizového řešení. KR se shodlo, že bude hledat způsob financování. K tomuto tématu proběhla schůzka s fakultními proděkany pro PR, ze které vyplynulo, že několik fakult zvažuje odchod od stávajícího redakčního systému a měly by zájem začít kooperovat na centrálním redakčním systému. Se systémem DG Client nyní pracuje 7 fakult a 4 další fakulty přemýšlí, co se svými redakčními systémy. Bylo by vhodné této situace využít.

Ing. Kůstková uvedla, že se mimo jiné zjistilo, že nebylo přesně zmapováno, co která fakulta používá za redakční systém a kolik je to stojí. Za tímto účelem byl vytvořen dotazník, který bude rozeslán na fakulty. Dále z analýzy vyplynulo, že pro organizaci jako je UK nedává smysl přecházet na jednoduché redakční systémy, které jsou závislé na jiném dodavateli. Pokud by se rozhodlo, že DG Client není vyhovující, měl by být vytvořen nový systém, který bude UK vlastnit.

Prof. Skopal uvedl, že daleko větší problém než problém volby redakčního systému, je uvědomit si, k čemu všemu má web vůbec sloužit. Je to podobný problém, jako se SIS. Je třeba mít produktového vlastníka, který nastřelí mentální architekturu systému, a až následně lze hovořit o technických prostředcích. Samotný redakční systém nic nevyřeší.

Dr. Farkaš uvedl, že z materiálu vyplývá, že není jasné zadání toho, jak má web vypadat a co se s ním má dělat. Bylo vhodné, aby na analýzu navázaly nějaké následné kroky a harmonogram toho, jak budou implementované. Ing. Kalika uvedl, že na mnoha univerzitách jsou zdrojem financování těchto věcí alumni. To znamená, že musí být někdo, kdo pro ně připravuje progam a oslovuje je. To by mělo probíhat skrze web. Prof. Skopal uvedl, že pokud by byl zájem udělat to pořádně, musel by se zaměstnat a zaplatit tým lidí, kteří by vymysleli koncepci a pak říkali IT specialistům, co a jak udělat.

Usnesení:

„Komise pro IT AS UK bere na vědomí Celkovou analýzu univerzitního systému pro správu webového obsahu a žádá vedení UK o rozpracování dalších kroků, které by vedly k vyřešení problémů popsaných v materiálu. Komise pro IT AS UK by uvítala přípravu celkové koncepce webu včetně harmonogramu implementace nejpozději v říjnu 2024.“

4 pro – 0 proti – 0 zdrž.

Schváleno

6. Různé

Doc. Vlach informoval, že se podařilo získat doménu uk.cz. Mikulčák poznamenal, že doména je stále prázdná a bylo by dobré, aby se alespoň přesměrovala na cuni.cz.

Předseda komise dr. Andrej Farkaš poděkoval přítomným za účast a zasedání ukončil.

Zapsala: Anna Matoušková, tajemnice Legislativní komise AS UK

Schválil: RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK