1. Schválení programu a zápisu z minulého zasedání

Předseda Komise pro IT AS UK, RNDr. Andrej Farkaš přivítal všechny přítomné a zahájil zasedání komise. Informoval, že mu byly doručeny podněty ve věci komplikací s prodlužováním validací ISIC/Alive, mobilní aplikace a obecně vydávání validačních známek.

Dr. Farkaš se dotázal, zda má někdo z členů komise připomínky k navrženému programu zasedání. Připomínky nikdo nevznesl.

Dr. Farkaš informoval, že k zápisu z minulého zasedání byla vznesena připomínka od kolegy Mikulčáka, která byla do zápisu doplněna. Dr. Farkaš se sám zároveň vyjádřil, že mu nepřišlo vhodné, jakým způsobem byly v jeho absenci prezentovány jeho vnitřní myšlenkové pochody. Vyjádřil potřebu se od těchto pasáží v zápise distancovat. Nikdo další připomínky nevznesl.

Zápis schválen tichým souhlasem.

2. Postup v řešení studentských e-mailů a jednotné komunikace

RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK uvedl bod jednání a avizoval, že materiál k této problematice byl členům Komise předložen a schválen rovněž ze strany CePIT. Následně předal slovo dr. Kalikovi.

Dr. Kalika uvedl, že cílem navrhovaného řešení je vytvoření garantovaného spojení mezi vyučujícími a studenty, čímž by se předešlo problémům způsobeným blacklisty a omezeními vyplývajícími z nepřímé komunikace. Zdůraznil, že využití prostředí Microsoft 365 umožňuje zlepšení komunikace prostřednictvím dalších aplikací, zejména MS Teams. Současně upozornil, že tento přístup je limitován smluvním vztahem s dodavatelem, přičemž každé tři roky dochází k aktualizaci smluvních podmínek. Dále objasnil, že hlavním přínosem tohoto přístupu je zajištění komunikace na úrovni garantované služby mezi studenty a vyučujícími.

Dr. Farkaš informoval, že MFF, 2. LF a FTVS již plánují zavedení tohoto režimu v plném rozsahu.

Senátor Vala vznesl dotaz, zda 2. LF plánuje kompletní migraci do prostředí M365. Na tento dotaz reagoval pan Briežnik s tím, že se aktuálně neplánuje kompletní migrace, ale pouze přechod studentských adres. Další služby budou do prostředí M365 přeneseny až v budoucnosti, přičemž do té doby zůstanou zachovány v původním řešení.

Senátor Vala dále položil otázku týkající se využívání licencí na jednotlivých fakultách. Poukázal na existenci tabulky, která uvádí počty licencí zakoupených pro vyučující a studenty, a zajímal se, jak je to s licencemi pro neakademické pracovníky. Pan Briežnik odpověděl, že situace se liší fakulta od fakulty. Obvykle však neakademičtí pracovníci disponují nižší, neplacenou licencí, která však umožňuje plnohodnotné využívání e-mailové schránky, byť s menší kapacitou a omezenými službami.

Dr. Farkaš shrnul, že současná situace na fakultách je stále v procesu úprav. Uvedl, že pokud se jedná o koncepci jednotné komunikace, bude zapotřebí přijmout opatření děkana, které by tento systém na fakultách ukotvilo. Rektorát přislíbil podporu fakultám při zavádění těchto opatření, aby si mohly přizpůsobit pravidla jednotné komunikace dle svých specifických potřeb a mohly je zavázat svým studentům. Závěrem zdůraznil, že tento proces bude nadále probíhat a vyvíjet se.

Návrh usnesení:

Komise pro IT AS UK bere na vědomí postupy v řešení studentských e-mailů a jednotné komunikace.

Schváleno tichým souhlasem

3. Postup v zavádění M365 na UK

RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK uvedl bod jednání a předal slovo Michalu Briežnikovi.

Michal Briežnik prezentoval aktuální stav. Informoval, že jsou připravovány dvě aplikace pro lokální správce na fakultách. Jednu z nich vytváří subdodavatel, který je však poměrně nespolehlivý a zaměřuje se hlavně na e-mailové funkce. Druhou aplikaci má na starosti ÚVT a její zaměření je na základní funkce. Upozornil na problém, že některé fakulty čerpají licence, které si nezakoupily. Z tohoto důvodu bylo zavedeno pravidlo, že aplikace jim nedovolí přiřadit licenci, kterou nemají zakoupenou. Zároveň se podařilo udržet fond volných licencí.

Dále představil aktuální přehled dostupných aplikací M365 pro přihlášené uživatele, jejich stručný popis a věnoval se detailněji adresáři v M365 v kontextu nařízení GDPR.

V souvislosti s návazností M365 na Studijní informační systém uvedl, že vyučující mohou zakládat skupiny v MS Teams pro jednotlivé předměty, ačkoliv proces není automatizovaný. Archivace ani výmaz těchto skupin není automatická a probíhá pouze na individuální žádost vyučujících.

Pan Briežnik upozornil, že v červnu 2025 vyprší smlouva na stávající zálohovací systém. Denně se na univerzitě zálohuje velké množství dat, pohybující se v jednotkách TB. Zachování těchto kapacit by si vyžádalo zhruba 20 milionů korun na licence zálohovacího systému a dalších 400 tis. Kč ročně na provoz. Z toho důvodu by bylo vhodné zvážit snížení objemu zálohovaných dat, protože aktuálně se zálohuje vše pro všechny uživatele. Bylo zdůrazněno, že je nutné předem určit, která data se budou zálohovat a na jakou dobu.

Dále upozornil, že nové studentské e-mailové adresy zvýší spotřebu dat pouze v nižších jednotkách procent. Podpora platformy M365 je poskytována UVT centrálně, avšak pouze na úrovni infrastruktury. Rozšíření podpory o uživatelský servis by si vyžádalo vyřešení rozsahu a personálního zajištění podpory. Tento nedostatek ovlivňuje i dlouhé reakční lhůty na žádosti fakult.

Pro rok 2025 je v rozpočtu UVT návrh na posílení týmu o 1,5 pracovního úvazku, což by mohlo zlepšit rychlost a kvalitu služeb pro fakulty.

Pan Briežnik ukončil prezentaci.

Dr. Farkaš vznesl dotaz k zálohám, zda je nutné, aby univerzita platila za zálohovací aplikace, ale zároveň si zálohy spravovala sama. Pan Briežnik odpověděl, že licence a podpora byly zakoupeny na tři roky dopředu. Software funguje na infrastruktuře univerzity a umožňuje zálohovat data v cloudu.

Dr. Farkaš podotkl, že s novými e-maily nebude nutné zálohovat vše, pokud bude předem jasně komunikováno, co se zálohuje a co nikoli. Senátor Vala souhlasila a dodala, že objem zálohovaných dat je momentálně příliš vysoký a je třeba hledat optimální řešení.

Pan Briežník uvedl, že největším zdrojem dat je OneDrive, který je zároveň jedinou službou s historickými obnovami dat.

Dr. Farkaš navrhl diskusi o tom, co konkrétně a na jak dlouho by mělo být zálohováno. Pan Briežník dodal, že rozhodnutí o zálohách je nutné učinit brzy, ještě před vypsáním výběrového řízení, které je časově náročné. To by mělo být vypsáno do měsíce.

4. Postup v zavádění nového SIS

RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK uvedl bod jednání a předal slovo Ing. Jakubu Malinovi.

Ing. Malina přednesl prezentaci, ve které seznámil přítomné s aktuálním stavem projektu, harmonogramem modernizace SIS a plánovaným postupem včetně tetování celého systému. Součástí prezentace byl návrh změn grafické podoby SIS. Ing. Malina rovněž zdůraznil klíčová rizika a podmínky implementace nového systému, zahrnující personální a další kapacitní omezení. Uvedl, že modernizace by měla být dokončena v plném rozsahu do 30. června 2025.

Dr. Farkaš poděkoval za prezentaci a ocenil viditelný pokrok, který směřuje k brzkému pilotnímu spuštění systému. Vznesl dotaz na sladění uživatelské přístupnosti jednotlivých modulů se zamýšlenou grafickou stránkou. Ing. Malina vysvětlil, že tato otázka bude záviset na obsahu rámcové smlouvy s dodavatelem, ekonomických ukazatelích a celkové finanční situaci projektu. Dále uvedl, že ÚVT disponuje kapacitami pro částečné zajištění kompletního servisu nezávisle na dodavateli.

Do diskuse se dále zapojil Bc. Boňko, který ocenil vizuální stránku desktopového rozhraní a dotázal se na mobilní verzi systému.

Dr. Kalika vysvětlil, že na mobilních zařízeních bude nutné zvažovat omezenější zobrazení. Například zápis předmětů na mobilu není praktický a studenti jej zpravidla provádějí na PC. Dále uvedl, rozdíl mezi responsivním zobrazením desktopové verze a samostatnou mobilní aplikací, která bude určena pro rychlé úkony a optimalizaci notifikací. Mobilní aplikace je momentálně ve vývoji, přičemž základní studentská část by měla být spuštěna v prvním čtvrtletí roku 2025. Dalším plánovaným krokem je implementace dvoufaktorového ověřování z důvodu kybernetické bezpečnosti.

Senátor Vala se dotázal na časový horizont dokončení knihovny komponent pro případné využití v dalších aplikacích UK.

Ing. Malina uvedl, že zadání pro dodavatele by mělo být definováno během dvou týdnů a základní komponenty by mohly být hotové do konce roku 2024, v závislosti na kapacitách dodavatele.

Další dotaz senátora Valy směřoval na dvoufaktorové ověřování – konkrétně na jeho integraci do mobilní aplikace.

Dr. Kalika odpověděl, že dvoufaktorové ověřování je v současnosti v testovacím provozu a využívá systém CAS. Samostatná mobilní aplikace již byla dodána, ale kvůli legislativním požadavkům na veřejné zakázky bylo nutné rozdělit projekt na dvě části. Aplikace bude sloužit zejména pro vzdálené podepisování s certifikovaným ověřením.

Senátor Vala dále vznesl dotaz, proč nebylo možné využít běžně používané aplikace, jako je např. Microsoft Authenticator.

Dr. Kalika vysvětlil, že hlavním cílem bylo maximálně zjednodušit uživatelské rozhraní a vyhnout se komplikacím spojeným s přepisováním dat. Kolega Briežnik dodal, že aplikace UK využívá obecné standardy, což umožňuje její propojení s aplikacemi třetích stran, avšak bez garance podpory při případných problémech.

Bc. Boňko se zeptal, jak by bylo možné prezentaci více zpřístupnit veřejnosti.

Ing. Malina zdůraznil citlivost tématu a nutnost důkladné komunikační strategie, aby nedošlo k vytržení informací z kontextu, což by mohlo projekt poškodit. Uvedl, že v horizontu několika měsíců by mohl být k dispozici prezentovatelné materiály lépe zapadající do celkové komunikační strategie, která je však stále ve fázi příprav.

5. Elektronické diplomy

RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK uvedl bod jednání a předal slovo Ing. Marku Kalikovi, Ph.D.

Dr. Kalika prezentoval stávající podoby diplomů a jejich vztah k plánované nové koncepci, se zaměřením na jazykové mutace a elektronické podpisy. Představil přínosy elektronických diplomů zejména v oblasti prevence ztráty listinných verzí, manipulace s diplomy a zajištění snadné dostupnosti.

Dr. Kalika dále představil účel nové modulární aplikace, která bude zajišťovat funkcionalitu potřebnou pro realizaci a podporu procesů spojených se zpracováním a vydáváním dokladů o absolvování vysokoškolského studia. Funkce aplikace budou rozděleny do dvou fází, kdy zatímco první fáze bude zaměřena na procesy pokrývající potřeby čerstvých absolventů, tak druhá fáze pokryje procesy zaměřené na potřeby absolventů s delším časovým odstupem od ukončení studia. Zdůraznil, že zadání pro ÚVT nezahrnuje správu osobních dat studentů ani právu údajů o absolventských dokladech. Dále prezentoval harmonogram realizace aplikace s plánovaným dokončením v průběhu roku 2024 a první poloviny roku 2025.

Dr. Kalika také informoval o propojení agendy elektronických diplomů s projektem DGS. Představil status report tohoto projektu včetně funkcionalit systému AIS UKREX, komunikačního schématu a plánů dalšího postupu.

Dr. Farkaš poděkoval za prezentaci a poznamenal, že téma eDiplomů se v Komisi pro IT řeší již od roku 2020. Ocenil předložený konkrétní harmonogram a zmínil velký přínos této iniciativy. Vznesl dotaz na způsob řešení eDiplomů pro absolventy – zda půjde o opisy s novým číslem jednacím.

Dr. Kalika odpověděl, že tato otázka je stále předmětem analýzy. Uvedl, že první fáze projektu se zaměří na správné procesy vydávání dokumentů a přístupy ověřené prostřednictvím NIA.

Pan kvestor upozornil na problém s daty u tarších absolventů, kdy chybí kompletní údaje, například informace o rektorovi, děkanovi a promotorovi, což znemožňuje vytvoření identických opisů starších diplomů.

Dr. Kalika potvrdil, že retrospektivní řešení pro starší absolventy je problematické. Zdůraznil však, že nově zavedený mechanismus významně zjednoduší agendu diplomů, což umožní zavedení jednoduchého zpoplatnění pro tzv. „on-demand“ dokumenty.

Pan Kvestor dodal, že využitelnost tohoto systému by se mohla vztahovat od roku 2019, kdy byla spuštěna matrika diplomů.

Dr. Kalika doplnil, že zjednodušení procesů a omezení nadbytečných podpisů významně přispěje k efektivitě a minimalizaci problémů při vydávání jak nových diplomů, tak potenciálních opisů.

Návrh usnesení:

Komise pro IT AS UK bere na vědomí informace v oblasti elektronických diplomů.

Schváleno tichým souhlasem

6. Různé

V bodu různé vystoupil předseda Komise pro IT AS UK, RNDr. Andrej Farkaš, a otevřel bod představením podnětu ohledně revalidačních známek ISIC/Alive, které nebyly prodlouženy na fyzických kartách a studenti byli odkázáni na digitální aplikaci. Upozornil na nedostatečnou informovanost studentů o této změně a zmínil, že aktuální praxe je v rozporu s opatřením rektorky č. 39/2023, které stanoví použití holografické přelepky pro prodloužení platnosti licence. Zdůraznil, že průkaz ISIC zakládá v mnohém nárok na slevy a jiné služby pro studenty, které jsou poskytovány třetími stranami. Vyjádřil znepokojení potřeby mít tento průkaz k dispozici pouze v mobilní formě, závislé na přísunu elektrické energie.

Pan kvestor přiznal, že digitalizace nebyla spuštěna z iniciativy univerzity, ale na základě rozhodnutí společnosti GTS Alive, která je distributorem ISIC. Dále zdůraznil, že proces zavádění digitálních revalidací byl nedostatečně komunikován, což způsobilo zmatek mezi studenty. Uvedl, že novela opatření rektorky byla přijata 30. září 2024, ale dosud nebyla zveřejněna, což situaci komplikuje. Tuto situaci již není možné zvrátit, jelikož fyzické revalidační přelepky zkrátka nejsou.

Dr. Kalika informoval, že UK Point nabízí možnost vydání nových karet s vyznačenou platností za poloviční cenu, ale toto řešení je pouze dočasné. Pan kvestor dodal, že toto přechodné období je navrženo na jeden rok, s možností prodloužení dle potřeby.

Bc. Boňko upozornil, že přechod na digitální verzi může způsobit komplikace při uplatňování studentských slev, například u dopravy, kdy se ISIC podmínkou pro přiznání slevy. Kvestor uvedl, že existují alternativní způsoby doložení nároku, jako je potvrzení o studiu nebo průkaz dopravce, ale situaci je nutné dále řešit.

Bc. Boňko dále otevřel otázku shromažďování dat studentů společností GTS Alive a možných problémů s ochranou soukromí. Pan kvestor ujistil, že univerziza poskytuje pouze data nutní k vydání karet a další informace vyžadované aplikací jsou přímo v kompetenci vztahu mezi studentem a GTS Alive.

Senátor Vala v neposlední řadě upozornil, že na lékařských fakultách jsou fyzické ISIC karty využívány jako identifikační průkaz v nemocnicích. Pan kvestor senátora Valu ujistil, že plastové karty nebudou zrušeny, pouze revalidační známky.

Zapsal: Jan Jirmus, tajemník Legislativní komise AS UK

Za správnost: RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK

Zápis ke stažení zde