Zápis ke stažení zde
Přítomní: RNDr. Andrej Farkaš (MFF), Bc. Marek Boňko (FSV), PharmDr. Eduard Jirkovský, Ph.D. (FaF), Karel Mikulčák (LFP), Andrea Rashovska (1. LF), Mgr. Petr Šimůnek (MFF), Jonáš Vala (3. LF), Mgr. Jakub Horký (PF), RNDr. Daniel Toropila, Ph.D. (ÚVT),
Hosté: prof. RNDr. Tomáš Skopal, Ph.D. (prorektor UK), Mgr. Martin Maňásek (kvestor UK), Ing. Marek Kalika, Ph.D. (ÚVT), Ing. Vít Kluger (BO RUK), Mgr. Dagmar Hanzlíková (ÚK UK), Ing. Milan Janíček (ÚK UK), PhDr. Radka Římanová, Ph.D. (ÚK UK), Ing. Jakub Malina (ÚVT UK), Ing. Roman Paveza (CIT UK), prof. PhDr. Ladislav Krištoufek, Ph.D. (prorektor UK)
Program:
Schválení programu a zápisů z minulých zasedání
Update k datovému skladu UK
Vývoj v oblasti IT na UK
Podnět k funkčnosti portálu průkazu UK
Podnět k funkčnosti KISS
Různé
RNDr. Andrej Farkaš, předseda komise pro IT AS UK přivítal všechny přítomné a zahájil zasedání Komise pro IT AS UK. Návrh programu byl schválen tichým souhlasem.
Dr. Farkaš se dále dotázal, zda má někdo z členů komise připomínky k zápisu ze zasedání Komise pro IT AS UK ze dne 9. října 2024 a z 6. prosince 2024. Z jeho strany byly vzneseny připomínky, které budou zapracovány. Další připomínky ze strany ostatních členů komise nebyly zaznamenány.
Pozn.: Tento bod byl v rámci jednání Komise oproti schválenému programu projednán až po bodu č. 5 – Podnět k funkčnosti KISS.
RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK, uvedl tento bod a předal slovo prof. PhDr. Ladislavu Krištoufkovi, Ph.D., prorektoru pro vědeckou a tvůrčí činnost.
Prorektor Krištoufek prezentoval koncept institucionálního datového repozitáře Univerzity Karlovy (datového skladu UK). Ve své prezentaci objasnil jeho účel a funkci, přičemž zdůraznil, že systém slouží k ukládání výzkumných dat, například podkladových dat k vědeckým článkům. Upozornil na důležitost kurátorství, správy, zpřístupnění a dlouhodobého uchování dat, což přirovnal k roli knihoven. Současně vymezil, co institucionální datový repozitář není.
Dále představil trojstrannou spolupráci mezi Ústavem formální a aplikované lingvistiky Matematicko-fyzikální fakulty UK (ÚFAL MFF UK), Ústřední knihovnou UK (ÚK UK) a Ústavem výpočetní techniky UK (ÚVT UK). V rámci prezentace také seznámil členy komise s konceptem národní repozitářové platformy, která je součástí národního projektu OP JAK Open Science I. Cílem tohoto projektu je vytvoření prostředí pro tvorbu repozitářů a definování požadavků na jejich fungování. Do projektu jsou zapojeny i ÚFAL MFF UK a ÚK UK.
Prorektor dále vysvětlil důvody vzniku institucionálního repozitáře a jeho klíčové vlastnosti, mezi něž patří kontrola přístupu k datům, kontrola kvality a správy dat. Zmínil, že obdobné institucionální repozitáře provozují i zahraniční univerzity, například Univerzita v Heidelbergu, Varšavská univerzita či Univerzita v Miláně. Součástí prezentace byl také přehled současného stavu projektu a plánovaných kroků na nejbližší období, především v horizontu druhého a třetího čtvrtletí roku 2025. Dále představil schéma podpory správy výzkumných dat, které se soustředí na otázky "kam data ukládat?", "co ukládat?" a "jak s daty pracovat?".
Rozprava
Dr. Farkaš ocenil dosavadní pokrok v realizaci projektu a poděkoval za prezentované informace. Uvedl, že v průběhu roku 2025 se očekává širší implementace systému a zdůraznil potřebu, aby uživatelé dodržovali stanovené standardy, zejména v kontextu politiky výzkumných dat. Doplnil, že je žádoucí na systém navázat i další datové zdroje a motivovat výzkumníky k vkládání alespoň minimálních datasetů (tzv. baseline) pro zlepšení citovatelnosti výzkumných výstupů. V této souvislosti rovněž poukázal na nutnost lepší komunikace vůči cílovým uživatelům.
Dr. Římanová krátce představila nástroj FAIR Wizard, který slouží k automatizovanému managementu výzkumných dat. Informovala, že v současné době probíhají školení k tomuto nástroji.
Bez usnesení.
RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK, uvedl tento bod a předal slovo panu prof. RNDr. Tomáši Skopalovi, Ph.D., prorektoru pro informační technologie.
Prorektor Skopal informoval o aktuálním vývoji v oblasti studentských a zaměstnaneckých e‑mailových služeb. Uvedl, ÚVT RUK poskytoval nejen technickou podporu, ale také PR k tomuto tématu. FTVS UK již vydala Opatření děkana, které zahrnuje celý balík služeb a vztahuje se i na zaměstnance fakulty. MFF UK přijala obdobné opatření, avšak zaměřené výhradně na studentské e-maily. 2. LF UK plánuje implementaci až od dalšího akademického roku.
Prorektor dále informoval, že se v současné době dokončuje Opatření rektora, na jehož přípravě se podílí také kolegyně Sýkorová. Toto opatření se bude vztahovat výhradně ke studentským e‑mailům. Návrh opatření bude předložen do pátku k posouzení právnímu odboru, aby mohl být následně projednán na kolegiu rektorky a schválen. Současně bylo zdůrazněno, že toto opatření nebude v rozporu s již existujícími Opatřeními děkanů jednotlivých fakult.
Prorektor Skopal rovněž zmínil, že Ústřední knihovna UK pomohla připravit propagační kampaň ke studentským e-mailům. Do budoucna bude nutné dále zkonsolidovat dostupné informační zdroje. ÚVT RUK má pokyn vytvořit jednotný web k tématu M365, který bude určen nejen studentům, ale i zaměstnancům univerzity. Cílem je sjednotit a harmonizovat všechny dílčí weby do jedné hlavní platformy, která zajistí přehlednější a jednotnější komunikaci v této oblasti.
Rozprava k tématu e-mailů
Dr. Farkaš upozornil, že návody k e-mailovým službám se na různých webech liší – ať už jde o webové stránky fakult, ÚVT RUK či dalších univerzitních jednotek. Zdůraznil, že propagační kampaň ke studentským e-mailům by měla být jednotná. Dále se dotázal, zda bude kampaň realizována ještě během letního semestru, nebo až v pozdějším období. Podle něj by bylo vhodnější spustit ji v průběhu semestru, kdy je vyšší pozornost studentů, než například během zkouškového období nebo letních měsíců.
Prorektor Skopal odpověděl, že některé fakulty budou muset tuto problematiku řešit okamžitě – k dispozici již mají letáky a další podpůrné materiály. Připustil, že část kampaně bude centrální, avšak konkrétní provedení a komunikace budou záviset na jednotlivých fakultách. Ty si budou muset propagační aktivity přizpůsobit svým podmínkám, což není možné z centrální úrovně plně ovlivnit.
Dr. Farkaš podotkl, že v předchozích diskusích bylo dohodnuto, že propagační kampaň má být primárně centrální, aby studenti byli dostatečně informováni o existenci studentských e-mailových účtů a jejich využití. Přesto souhlasil s tím, že intenzivnější komunikace ze strany fakult je potřebná. Opětovně zdůraznil, že je důležité nezapomínat na centrální část kampaně, která by měla zajistit široké povědomí mezi studenty.
Dr. Římanová uvedla, že fakultní informační kanály s tímto počítají. Ujistila přítomné, že návod ke studentským e-mailům je univerzální a dostupný všem. Ohledně informačních kanálů zmínila, že univerzita má fakultní kontakty pro komunikaci na sociálních sítích v 4–5 oblastech. Dále navrhla, že informace by měly být komunikovány plošně. Zmínila rovněž význam porad studijních proděkanů, které řídí prorektorka Martínková a které se konají každých 14 dní – mohou sloužit jako další platforma pro efektivní komunikaci v této oblasti.
Prorektor Skopal informoval, že všem studentům je garantována 15GB e-mailová schránka a 20GB úložiště na OneDrive. Kolega Briežnik oslovil fakulty s dotazem na případná omezení kapacit. Některé fakulty se dlouhodobě nepočítají s využíváním těchto služeb a stanovily si vlastní limity, například na 1 GB.
Prorektor ujistil přítomné, že univerzita se bude držet původního závazku 15GB kapacity, aby nevznikaly nerovnosti mezi studenty jednotlivých fakult. Dodal, že systém financování bude upraven tak, aby byl jednodušší a efektivnější, než kdyby se kapacity rozpočítávaly na jednotlivé licence.
V rámci diskuse Dr. Farkaš navrhl, aby Studentská komora AS UK zvážila realizaci dotazníkového šetření, které by zmapovalo skutečné potřeby a poptávku studentů ohledně velikosti e-mailových schránek a dalších souvisejících služeb.
Senátor Vala upozornil, že postoj fakulty, která stanoví minimální kvóty, nemusí odpovídat reálnému využití služeb studenty. To, že fakulta nepředpokládá využívání služby, neznamená, že ji studenti nepotřebují a nechtějí.
Dr. Farkaš dodal, že mnoho studentů si vůbec neuvědomuje, že e-mailovou schránku mohou aktivně využívat, což vede k nižší míře využívání služby. Navrhl, aby se univerzita držela stanovených kvót a zároveň vyčkala na první reálná data z fakult, které systém již implementovaly. Jako příklad uvedl MFF UK, kde na univerzitní e-mailovou platformu přecházejí i někteří vyučující.
Prorektor Skopal závěrem navrhl, že by bylo vhodné připravit metodiku či jiný podpůrný dokument, který by studentům a zaměstnancům jasně vysvětlil, jak univerzitní e-mailové služby správně využívat.
RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK, ukončil rozpravu k tématu studentských e-mailů na UK a předal slovo Ing. Malinovi, který informoval o aktuálním vývoji univerzitní mobilní aplikace.
Ing. Malina sdělil, že práce na mobilní aplikaci probíhají dle harmonogramu a v souladu s plánem, bez jakýchkoliv zdržení. V průběhu aktuálního týdne byly dokončovány požadavky na vývoj, zejména synchronizace dat. Současně byl zahájen přechod do produkčního prostředí, přičemž finální přípravy na uvedení aplikace do provozu se blíží ke konci.
Dalším plánovaným krokem je provádění zátěžových testů, které mají zajistit spolehlivost aplikace před jejím oficiálním spuštěním. Pan Malina také informoval, že OVV RUK aktuálně prezentuje mobilní aplikaci na veletrhu Gaudeamus.
Dále připomněl, že oficiální zveřejnění aplikace je plánováno na 31. ledna 2025, kdy bude k dispozici ke stažení na Google Play i Apple Store. Před oficiálním spuštěním se však plánuje testování aplikace s vybranou skupinou studentů (10–20 osob), o čemž bylo jednáno i na setkání s paní rektorkou. V této souvislosti byl vznesen požadavek na vytipování vhodných studentů, kteří by se do testování zapojili.
Rozprava k tématu mobilní aplikace
Dr. Farkaš doplnil, že v pondělí obdržel od prorektora Vlacha pokyn, aby poskytl seznam studentů, kteří by o testování měli zájem. Odpověď zatím neodeslal, protože byl mimo kancelář, avšak počítá s tím, že vybraným zájemcům nabídne možnost účasti v testování.
Ing. Malina uvedl, že jakmile obdrží seznam studentů, budou osloveni a budou jim zajištěny přístupy k testování aplikace.
Dr. Farkaš se následně dotázal, zda se na veletrhu Gaudeamus mobilní aplikace pouze prezentuje, nebo zda se zároveň sbírá zpětná vazba od návštěvníků.
Ing. Malina odpověděl, že nemá přesné informace o tom, jak to OVV RUK naplánovalo, nicméně podle jeho názoru se aplikace na veletrhu pouze ukazuje. Očekává, že sběr zpětné vazby proběhne až v rámci testování vybrané skupiny studentů před jejím oficiálním spuštěním.
Bez usnesení.
RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK, uvedl tento bod a shrnul problematiku spojenou s portálem průkazů na UK.
Dr. Farkaš upozornil na problémy, které se vyskytly při prodlužování platnosti průkazů, zejména na nesprávné fungování platební brány. Studenti si stěžovali, že platba kartou nebyla akceptována, zatímco platba přes Google Pay fungovala. Navíc platební brána nespolupracovala správně a v některých případech nedošlo k doručení potvrzení o platbě.
Další podněty ze zpětné vazby naznačovaly, že se některým studentům portál správně neotevíral, což bylo problematické, protože UK Point na tento portál často odkazoval. Dr. Farkaš upozornil, že se problémy objevily v období, kdy byl portál nejvíce potřebný, a vyjádřil politování nad tím, že jejich komunikace směrem ke studentům proběhla až po novém roce, přestože bylo avizováno, že v prosinci měl být portál již v plném provozu.
Dr. Kalika přiznal, že řešení problémů bylo komunikováno až po jeho odjezdu, a uvedl, že se vyskytlo několik typů chyb. Prvním problémem bylo to, že při spuštění portálu některé platby proběhly bez 3D Secure ověření, což se týkalo jen několika desítek případů. Doplnil, že podrobnější statistiky by mohl mít Ing. Malina.
Ing. Malina uvedl, že vývoj aplikace stále probíhá a zbývají drobné technické nedostatky. Mezi hlavními chybami zmínil grafické nesrovnalosti a problém se zobrazováním zaměstnaneckých průkazů, který se vyskytoval zejména u zaměstnanců s více aktivními kartami.
Co se týče statistik, Ing. Malina uvedl, že si od spuštění portálu prodloužilo licenci přibližně 2800 lidí. Z celkového počtu případů byla chybovost přibližně u 10 uživatelů, což podle něj znamená velmi nízkou míru selhání. Zdůraznil, že zavedení tohoto systému ušetřilo desítky hodin práce zaměstnancům výdejového centra UK Pointu a zároveň studentům čas, který by jinak museli věnovat cestě na fyzické prodloužení průkazu.
Dr. Farkaš shrnul, že na 2800 úspěšných prodloužení připadalo jen několik desítek chyb, přičemž shodou okolností se na komisi dostaly právě tyto problematické případy.
Ing. Malina připustil, že to je možné, a dodal, že většina problémů byla způsobena nepokrýváním některých specifických výjimek, které jsou průběžně odstraňovány.
Mgr. Horký sdělil, že se na portál přihlásil a pokusil se prodloužit svůj ISIC, avšak systém mu zobrazil chybovou hlášku s informací, že platba nebyla ověřena pomocí 3D Secure, a to přesto, že platil přes Google Pay.
Dr. Kalika potvrdil, že právě toto je jeden z hlavních problémů, které se vyskytly. Uvedl, že některé platební brány automaticky odmítají platby, pokud nejsou ověřeny prostřednictvím 3D Secure. Dodal, že přesná příčina problému zatím není odladěna, ale týká se pouze nižších desítek případů.
Dalším typem problémů bylo potvrzení platby, přičemž hlavním zdrojem komplikací bylo ukládání dokumentů v Centrálním úložišti dokumentů (CÚD). Dr. Kalika uvedl, že tato problematika byla postupně vyřešena a systém nyní funguje správně.
Návrh usnesení:
Komise pro IT AS UK se seznámila s chybami portálu průkazů a žádá ÚVT o dořešení chyb vznikajících při platbách za průkazy přes platební bránu.
8 pro – 0 proti – 0 zdrž.
Schváleno
RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK, uvedl tento bod a shrnul klíčové podněty k fungování krizového informačního systému KISS, který byl použit při incidentu na Právnické fakultě UK.
Dr. Farkaš upozornil na dvě hlavní roviny problému. První se týká časové prodlevy při informování studentů, kdy byl systém KISS aktivován až po zveřejnění informace policií a médii. To vedlo k situaci, kdy studenti nebyli včas informováni oficiální cestou. Druhým problémem byla forma zaslaných zpráv – SMS nebyly podepsané a přicházely z generického čísla, které se běžně využívá pro distribuci různých služeb. Podobně i e-mailová komunikace byla opožděná a postrádala podpis, což mohlo u příjemců vyvolat pochybnosti o její důvěryhodnosti.
Z těchto důvodů někteří studenti propadli panice, protože informace nebyly komunikovány rychle a srozumitelně. RNDr. Farkaš také upozornil, že po ukončení poplachu nebyl dostatečně vyjasněn postup při absencích, což vedlo k situacím, kdy studentům byly započítány absence či propadnuté zkouškové termíny.
Ing. Kluger uvedl, že problematika byla již projednávána s tajemnicí MFF UK. Připustil, že některé nedostatky byly známy – například nepodepsané SMS zprávy. Dále zmínil, že délka SMS zprávy je technický limit, protože zpráva může obsahovat pouze 160 znaků. Pokud by byla delší, systém by musel rozeslat dvojnásobné množství zpráv, což prodlužuje odesílání a zvyšuje náklady.
Dále uvedl, že implementace KISS na fakultách probíhá různým tempem. Některé fakulty mají systém plně integrován, zatímco jiné jej teprve nastavují. Právnická fakulta UK má KISS již implementován, což bylo dříve testováno v rámci cvičného poplachu. Podivil se nad tím, že studenti PF UK nevěděli, že SMS přišly právě z KISS, protože na fakultě probíhala masivní informační kampaň.
Ke konkrétní situaci na PF UK dne 19. prosince 2024 Kluger uvedl, že policie nemá povinnost univerzitu informovat, protože v dané chvíli primárně řeší zákrok. Fakulta má možnost KISS využít buď k informativní zprávě, nebo k vyhlášení ohrožení života. Policie současně uvedla, že oficiální kanál pro komunikaci v krizových situacích je platforma X (dříve Twitter), protože potřebuje informovat nejen univerzitu, ale i média a širokou veřejnost.
Ing. Kluger dále zdůraznil, že pro zrychlení reakce je klíčové, aby zprávy odesílal pracovník fakulty, který se nachází přímo na místě, ideálně s možností zastupitelnosti. V současné době dochází ke zlepšení procesů, aby se situace neopakovala.
Dr. Farkaš reagoval s tím, že podle jeho informací policie informovala vedení PF UK přibližně 5 minut před zveřejněním informace na sociálních sítích, přičemž na místě už byli policisté přítomni 20 minut. Upozornil, že právě v této době byla mezi studenty největší panika, které by bylo možné zamezit včasnou a stručnou informací – například pouhým sdělením, že vedení situaci monitoruje a je v kontaktu s policií.
Ing. Kluger uvedl, že tato konkrétní událost nebyla součástí scénáře KISS, protože šlo o vágní výhrůžku, která nevyžadovala bezprostřední vyhlášení ohrožení života. Fakulty mají v systému možnost odeslat rychlou informativní zprávu, která se nyní optimalizuje. Potvrdil, že prodleva 10 minut mezi zjištěním situace a rozesláním zpráv byla způsobena tím, že se čekalo na ověření informací, aby se nešířily nepřesné nebo zavádějící informace.
Dr. Farkaš vyjádřil nesouhlas s informováním studentů o samotné výhrůžce, protože by to mohlo vyvolat další paniku. Zároveň však zdůraznil potřebu připraveného scénáře pro podobné situace, který by umožnil stručnou a nepanikářskou komunikaci. Jako vhodný příklad uvedl sdělení informující o zásahu složek integrovaného záchranného systému na fakultě s ujištěním, že vedení situaci monitoruje, a výzvou k zachování klidu a dodržování pokynů bezpečnostních složek.
Prorektor Skopal vznesl otázku, zda by tímto způsobem nebyl nechtěně informován i útočník, což by mohlo mařit policejní zásah.
Dr. Farkaš oponoval, že pokud už jsou na místě složky IZS, tak je pozdě, protože informace o zásahu se v takovém případě stejně rychle šíří mezi studenty.
Ing. Kluger souhlasil s tím, že přesné scénáře pro různé situace je třeba optimalizovat. Uvedl, že univerzita aktuálně spolupracuje s krajským ředitelstvím policie, aby byly krizové situace řešeny efektivněji. Současně se zvažuje rozšíření funkcionality KISS, včetně možnosti aktivace krizových scénářů přímo na fakultách, například prostřednictvím recepčních pracovníků.
Mgr. Šimůnek vznesl otázku, zda by KISS nemohla aktivovat přímo policie, pokud by na tísňovou linku 112 volalo větší množství lidí.
Ing. Kluger vysvětlil, že policie KISS aktivovat nemůže, protože univerzita je pro ni pouze soukromý subjekt, stejně jako jakákoli jiná instituce. Aktivace systému tedy musí zůstat na UK.
Senátor Vala podpořil návrh Dr. Farkaše s tím, že i minimální předběžná informace může výrazně zklidnit situaci. Kritizoval skutečnost, že studenti se o incidentu dozvěděli primárně z médií a ne z oficiálních kanálů UK, což nepřispělo k důvěře v systém krizové komunikace.
Ing. Kluger připustil, že univerzita se bude snažit zlepšit rychlost reakce, ale nechce slibovat nic, co nelze splnit. Upozornil, že pokud by univerzita rozeslala zprávu typu „situace je pod kontrolou“, a následně by došlo k eskalaci, mohlo by to mít vážné důsledky.
Závěrem Kluger informoval, že plánuje integraci KISS do mobilní aplikace UK, což by umožnilo rychlejší a cílenější informování studentů. Zvažuje se také možnost, aby při aktivaci KISS na univerzitních počítačích vyskočilo upozornění (například v případě aktivního útočníka).
Návrh usnesení:
Komise pro IT AS UK vítá zavedení povinného podepisování SMS zpráv z KISSu a revizi emailové komunikace. Komise pro IT AS UK doporučuje, aby SMS vždy odcházela s názvem, který jasně určí, že se jedná o KISS UK.
7 pro – 0 proti – 0 zdrž.
Schváleno
RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK, oznámil, že se po pěti letech vedení Komise pro IT AS UK rozhodl ve své funkci nepokračovat. V závěru svého působení se rozloučil se členy komise a poděkoval všem za spolupráci.
Mgr. Horký následně vyjádřil poděkování dr. Farkašovi za jeho dlouholeté vedení komise a ocenil jeho práci. Zdůraznil, že byl rád za jeho přístup a práci, kterou během svého působení odvedl. Zároveň vyzval přítomné, zda by měl někdo zájem ujmout se vedení komise v nadcházejícím období. Připomněl, že sám byl zakladatelem této komise a že dr. Farkaš se jejího vedení ujal před pěti lety, kdy významně přispěl k jejímu rozvoji.
Senátor Mikulčák rovněž poděkoval dr. Farkašovi za jeho práci a navrhl usnesení.
Návrh usnesení:
„Komise pro IT AS UK děkuje RNDr. Andreji Farkašovi za jeho působení v roli předsedy Komise pro IT AS UK.“
6 pro – 1 proti – 0 zdrž.
Schváleno
Zapsal: Jan Jirmus, tajemník Legislativní komise AS UK
Za správnost: RNDr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK
Univerzita Karlova
Ovocný trh 560/5
Praha 1, 116 36
Česká republika
Identifikátor datové schránky: piyj9b4
IČO: 00216208
DIČ: CZ00216208
