Přítomni:

Mgr. Jakub Horký (PF), Mgr. Eliška Černovská (FSV), Martin Ponteš (LFHK), Martin Bláha (FSV), prof. Mgr. Michal Koucký, Ph.D. (MFF), doc. RNDr. Tomáš Skopal, Ph.D. (MFF). RNDr. Daniel Toropila, Ph.D. (ÚVT), Mgr. Jiří Pilip (FF)

Hosté:

Ing. Jakub Papírník, ředitel ÚVT, Mgr. Martin Maňásek, zástupce ředitele ÚVT

Program:

1. Úvodní slovo, představení komise

2. Studijní informační systém

3. Různé

Předseda komise Mgr. Jakub Horký přivítal všechny přítomné a zahájil zasedání komise.

1. Úvodní slovo, představení komise

Mgr. Jakub Horký, předseda komise pro IT, zahájil zasedání a uvedl zaměření a cíle komise.

2. Studijní informační systém

Mgr. Martin Maňásek, zástupce ředitele ÚVT, podal informaci o vývoji nových modulů v SIS a informoval o změnách, co za poslední měsíce proběhly v SIS.

V souvislosti s novelou zákona o vysokých školách bylo třeba, aby probíhaly práce pro podporu akreditačního procesu. Byly zavedeny nové instituty, kvůli specializacím došlo ke sdružení programů. Akreditace přinesla nová pravidla a vnitřní předpisy, které musely být uvedeny do praxe. Mgr. Martin Maňásek přiznal, že tyto práce ještě nejsou ukončeny a některé oblasti jako např. část týkající se elektronických podání od studentů je ještě v procesu dokončování.

Bylo diskutováno napojení na centrální systém elektronické služby a napojení na Turnitin.

Zástupce ředitele ÚVT uvedl, že několik let běží projekt na modernizaci webové části SIS těch modulů, které jsou určeny pro veřejnost. Modul pro přijímací řízení v novém designu se provozuje už 3 roky.

Modul dotazník je v novém designu k získávání zpětné vazby od studentů a absolventů, v lednu a dubnu byla spuštěna dotazovací akce.

Modul k přihlašování zkoušek je ještě na půl roku práce.

Modul pro zápis předmětů je velmi obtížný v důsledku modalit a bude nutné jej odzkoušet na podzim roku 2020.

Modul pro doktorské studium, nástěnka, modul pro studijní mezivýsledky a modul pro odevzdávání závěrečných prací je ve fázi, kdy Erudio a grafická firma na tom začnou pracovat v příštím roce a v roce 2021 by to mělo být finalizováno.

Dotazy zástupců z MFF:

• k akreditacím, zadávání životopisů – proč je rozhraní provedeno nedostatečně

• Zda se předem schvalují use-cases a jak má vypadat rozhraní

Ředitel ÚVT Ing. Jakub Papírník jej chtěl změnit a inspirovat se jinými univerzitami. Jsou tu však jednak požadavky studentů na jedné straně a lidi ze studijních oddělení na straně druhé, kterým nejde o design, ale jde jim o to, aby se systém snadno ovládal.

Mnoho věcí z UK je napojeno na SIS, třeba cestovní příkazy některých fakult, byl to jeden ze systémů, který byl centrální – v SISu se takto nekoncepčně rozrostly agendy, které by tam ze systémového pohledu být neměly.

Chyby většinou vznikají vrstvením – do SISu se přidává asi 8 změn denně, tisíce za rok, sbírají se různé podněty od tisíců skupin uživatelů.

Papírník dále informoval, že existuje komise pro SIS a že se pravidelně schází kolem 30 uživatelů, přičemž se daří vyřizovat jednotlivé požadavky přicházející ze systému pro správu nových požadavků (SUP).

Fakulty SIS mohou různě modifikovat pomocí nastavení, která jsou volitelná pro každou fakultu, tvoří si podobu SISu kompatibilní pro svoji fakultu. Cílem komise je, že když se otevře nová věc, komise zhodnotí její naléhavost.

Když přišly požadavky, místo 7 došlých požadavků se nyní po diskuzi v komisi realizuje jeden, zvolený tak, aby bylo uspokojeno více fakult.

V současnosti je ve vztahu k SISu uplatňována cibulová strategie: pomocí oddělování jednotlivých částí se postupně a pomalu dostáváme k tomu, že se změní i jádro, a to za stálého nepřetržitého chodu systému.

Byl dán dotaz na proces vyřizování požadavků. Mgr. Maňásek připraví balíček požadavků, které předloží komisi pro SIS, podle bodů, které požadavek získá, se mu určí priorita, případně jej komise rovnou vyřeší.

Bylo vzneseno stanovisko, že ačkoliv modul akreditací je nový, je nesmyslně složitý a extrémně komplikovaný. Je to příklad nepochopení toho, jak funguje schvalovací proces.

Mgr. Maňásek uvedl, že neexistuje žádný schvalovací proces. Ing. Papírník uvedl, že jde o těžkou problematiku, že se jedná o výsledek názorů a požadavků více lidí.

Technický zadavatel a zároveň ten, kdo přebírá výstup, je ÚVT, ale při množství požadavků a při tom, jak Erudio pracuje, jsou způsobovány tyto problémy. Například u akreditačního procesu se požadavky velmi měnily a nebyly jasné do budoucna. Dále byla vyzdvihnuta role odborů rektorátu, které mají další požadavky, odlišné od fakult.

Předseda Mgr. Horký uvedl, že by bylo žádoucí, kdyby byla posílena autorita fakticky rozhodující o tom, co je v SIS implementováno, která by z uživatelského pohledu měla lepší zkušenosti s reálnými požadavky.

Posílení personální struktury ÚVT by pomohlo situaci zlepšit. Bylo poukázáno na to, že na ÚVT jsou 4 chybějící úvazky a dále chybí osoba, která by konečnou práci IT odborníků kontrolovala.

Pomohlo by, pokud by ÚVT mělo více úvazků, ale je třeba získat lidi, kteří komunikují s uživateli, nikoli techniky. Technik těžko posoudí, zdali požadavek je nebo není absurdní. Dále musí být autorita, která bude třídit tickety.

Některé fakulty kapacitu Erudia vyčerpají úplně, některé fakulty jsou naopak nenáročné. Kdyby fakulty měly paušál na řešení svých ticketů, a za požadavky nad rámec tohoto paušálu by musely zaplatit navíc, tak by začaly přemýšlet, zda se jim obsah daného požadavku vyplatí.

Je otázka, zda komise pro SIS má dostatečnou autoritu. Diferenciace většinou ani nejsou potřeba. Fakulty mají často zcela odlišně zavedené postupy, které by mohly být stejné v rámci celé univerzity, ale nejsou jen kvůli tomu, že fakulty jsou zvyklé na stávající postupy, což není racionální.

Předseda Mgr. Horký uvedl, že by bylo dobré, aby existovala autorita, která by v případě, že jde o více možností provádět tutéž věc, fakultám nařídila unifikaci jejich procesů.

Komise pro SIS nejdříve zasedala s odborem rektorátu (prorektorka Králíčková). Dřív nebylo jasné, kdo tam chodil. Přítomní byli od administrátorů fakultních systémů až po studijní referentky. Nyní na komisi dochází zejména proděkani pro studium. Fakulty často vítají, že autoritativní rozhodování je pro ně někdy dobré.

Chyba je v tom, že neexistuje konsolidovaná osoba, která to umí zadat – formulovat jako funkční specifikaci systému.

Výstupem by měl být vznik jednotky, která bude zadávat a přebírat technický výsledek.

Chybí analytici, kteří by připravovali přesná zadání pro Erudio, musí to ale být někdo, kdo tomu rozumí, jakýsi tlumočník mezi programátorem a uživatelem. Chybí integrátor pro sběr požadavků, aby byly konzistentní.

Na základě proběhlé diskuze komise pro IT AS UK přijala následující usnesení.

Přijato usnesení:

"Komise pro IT AS UK doporučuje, aby bylo navýšeno personální zabezpečení ÚVT pro rozvoj uživatelského rozhraní IS UK jakožto kritického systému pro univerzitu a aby byly posíleny jejich kompetence v oblasti konsolidace požadavků pro jeho rozvoj."

Schváleno poměrem hlasů 8 (pro) – 0 (proti) – 0 (zdržel/a se).

Zástupci ÚVT uvedli, že zdrojový kód je ve vlastnictví UK, která jej má k plně k dispozici.

V rámci diskuze byla položena otázka na funkčnost helpdesku.

Helpdesk funguje jako místo, kam je možné zavolat a na základě toho bude poskytnuto vysvětlení, jak postupovat. Helpdesk mají poskytovat fakultní správci SISu a ty se případně mohou dále zeptat na ÚVT.

Předseda komise Mgr. Jakub Horký se dotázal, proč dochází ke zpoždění ve vytěžovaných situacích v řádech sekund nebo minut. Zdůraznil důležitost toho, aby se prováděly stress testy před zapojením každé verze.

Kromě stress testů byla vznesena potřeba zlepšit škálování systému, tedy aby i při zapojení několika tisíců lidí v kritických situacích, jako jsou zápisy předmětů na některých fakultách, byla zachována responzivita systému v řádu desítek milisekund a ne desítek sekund. Současné nedostatečné škálování je třeba považovat za vadu. Je třeba, aby ji Erudio odstranilo.

Podle ÚVT zlepšování na úrovni upgrade hardwaru nezajistí řešení problémů při stresových situacích. Řešením je to, že se např. zápisy rozvrstvují mezi fakultami tak, aby jich neprobíhalo paralelně vícero. Pomoci si při škálování upgradem hardwaru by vyšlo finančně o dost dráž, využití by bylo omezené.

Mgr. Jakub Horký se dotázal, zda je možné oslovit Erudio, aby se na to zaměřilo, aby nejdříve pomocí stress testů identifikovalo slabá místa v systému, aby se zjistilo, kde je chyba, pokud jde o responzivitu v kritických situacích.

Podle ÚVT to nelze s poukazem na to, že takovouto zátěž není možné nasimulovat.

Podle členů komise však zátěž vždy nasimulovat lze.

Podle ÚVT je u zápisů třeba nastavit jiný systém, a to frontu, asynchronní řešení, je třeba takové řešení implementovat, předpokládané uvedení je v září 2020.

Podle ÚVT se pro současnou verzi nevyplatí dělat stress testy. Erudio provedení testů nezvládne, muselo by si na to najmout firmu.

Podle ÚVT pokud se ohlídá synchronizace fakult a Erudio se nebude dopouštět chyb způsobujících prodlevy, stress testy lze považovat za zbytečné. Nový SIS by měl všechny problémy vyřešit, a to bez nutnosti provádění stress testů. Bylo-li by provádění stress testů svěřeno externí firmě, jednalo by se o řešení časově a finančně náročnější. Provádění stress testů se nejeví jako racionální.

Bod byl přerušen do příštího jednání.

3. Různé

• Smlouva s Google – bude řešeno na jiném zasedání komise

• Požadavky na úpravu SIS:

  1. Evidování závěrečných prací – přehled, jakou mají vedoucí závěrečných prací volnou kapacitu pro další práce

  2. Možnost rozdělit zkouškový termín do více termínů s možností zvolit, kteří studenti zůstávají v kterém novém termínu

  3. Vyřešení problému s rekvizitami – neslučitelnostmi předmětů

Mgr. Maňásek požádal o vložení těchto požadavků do systému pro evidenci požadavků (SUP).

Předseda komise Mgr. Jakub Horký poděkoval přítomným za účast a zasedání ukončil.

Zapsala: Mgr. Eliška Kadlecová, tajemnice Legislativní komise AS UK

Schválil: Mgr. Jakub Horký, předseda Komise pro IT AS UK