Přítomní: Mgr. Andrej Farkaš (MFF), Mgr. Anna Altová (PřF), Bc. Marek Boňko (FSV), prof. RNDr. Jan Černý, Ph.D. (PřF), PharmDr. Eduard Jirkovský, Ph.D. (FaF), Karel Mikulčák (LFP), Matouš Ettler (FSV), Vojtěch Švandelík (MFF), RNDr. Daniel Toropila, Ph.D. (ÚVT), Jan Vavřiník (FHS)
Hosté: prof. Tomáš Skopal, Ph.D. (KR), Ing. Marek Kalika, Ph.D. (ÚVT),
1. Zahájení a schválení zápisu z IT komise 21.6.2023
2. Upravená strategie pro IT
3. Podnět z CePITu ke tvaru studentských e-mailových adres
4. Úprava modulu přihlášek a modulu stipendií
5. Průběh zápisů v SIS do zimního semestru
6. Informace prorektora pro IT
a. postup ve vývoji nových modulů SIS
b. nová mobilní aplikace – plán rozvoje
c. úprava vztahu s dodavatelem aktuálního systému SIS
7. Různé
Předseda komise Mgr. Andrej Farkaš přivítal všechny přítomné a zahájil zasedání komise.
Mgr. Farkaš se dotázal, zda má někdo z členů komise připomínky k zápisu ze zasedání Komise pro IT ze dne 21. června 2023. Připomínky nikdo nevznesl, zápis byl schválen tichým souhlasem.
Prof. Skopal – Tento materiál byl již na této komisi předjednán. Co se týče změn oproti původní verzi, tak došlo ke zpřesnění u kapitoly tykající se tvorby akčního plánu, více se specifikoval proces zadávání a toho, jak by se mělo celé řízení IT rozložit na více osob. Akční plán nyní také vzniká, není přímo součástí strategie, ale je to provozní plán toho, co se na RUK děje. V současné době je již zkompletován za rektorátní odbory, jsou v něm přiřazeni garanti a řešitelé – věcní (ze strany dodavatelů) i řeitelé IT součásti (ÚVT). Strategie je dle jeho názoru již rámcově hotová a následným krokem bude stanovení platformy, na které budou konkrétní osoby pracovat. Chceme jim poskytnout platformu ať již na bázi helpdesku, kde by bylo možné ve vláknech sledovat vývoj jednotlivých požadavků. Zakomponujeme tam i helpdesk pro požadavky na SIS. Vytvoříme i sdílený prostor na SharePointu, aby byl jednotný formát pro všechny projekty.
Mgr. Farkaš – Nyní má tedy komise možnost zaslat komentáře ke změnám, které byly zapracovány od černa. Zajímá jej však kdy bude akční plán hotov?
Dr. Kalika – Akční plán je již dokončen v první verzi, nyní běží 14 dní na připomínky toho, co k tématům přináleží (garanti, věcní řešitelé či IT řešitelé). Jakmile dokončí na konci příštího týdne strukturu, tak naimplementují na helpdesk projektovou část, kde následně bude probíhat komunikace mezi určenými osobami. Budeme zároveň upřesňovat, jak budou probíhat určité prioritizační procedury. V pěti oblastech zahrnutých v plánu budeme potřebovat pomoc od gestorů z hlediska priorit, jelikož při naceňování a vytváření harmonogramů dojde ke kolizím priorit. Bude to ale transparentní a pro každou oblast bude následně existovat žebříček důležitosti. Pokusíme se v rámci tohoto přidat technologické vazby, které vyplývají z toho, že některá témata nejdou dořešit bez předchozího dokončení tématu jiného. Snažíme se to dostat do stavu, kdy bude jasná struktura, kterou budeme moci komunikovat ven. Ta bude přístupná jak pro zaměstnance RUK, tak i pro fakulty. Spolupracujeme se zástupci vybraných fakult, máme ambici tuto podporu rozjet pro univerzitu jako celek. Je tam nahráno všech 150 tisíc identit, které byly v danou chvíli na univerzitě ve stavu, který synchronizaci vyžaduje. Nyní se budeme snažit naplnit strukturu a logiku jednotlivých aktivit. Potřebujeme přenést podporu helpdesku na SIS. Spadnou do něj i další moduly SIS, které teprve vnikají a k nimž budeme potřebovat transparentní komunikaci.
Prof. Černý – Je zde bohužel jediný zástupce těch, kteří si pamatují fungování univerzity před elektronizací. Nefungovala hůře, fungovala zkrátka jinak. Je aktivním bojovníkem proti elektronizaci, jelikož obvykle přináší jen zvýšení administrativních požadavků na všech úrovních. Je zde dichotomie papírových a elektronických systémů. Materiál si pečlivě pročetl, líbí se mu na úrovni ideologické. Je to dobrý směr, ale má strach z přeelektronizace agent, aby se z akademického prostředí nevytratila jeho autentičnost – zejména komunikace mezi lidmi. Některé věci jsou nyní elektronicky pouze v důsledku toho, že je velmi snadné vytvořit novou agendu, která zde nikdy nebyla. Byl by rád, kdyby součástí dokumentu byla i nadřazená analýza toho, kde to skutečně odstraní práci a kde již nebude potřeba vést duplicitně i papírovou evidenci. Např. typický uživatel v SIS používá sotva 10 % jeho funkcionalit. Navrhoval by, zda by nestálo za to zrušit 50 % SIS a zamyslet se skutečně nad tím, co má smysl. Přeelektronizaci univerzity považuje za větší hrozbu než ne-doelektronizaci. Doplní, že elektronizace není jen o naší ekologické stopě, naopak může být horší než vedení papírových evidencí.
Mgr. Farkaš – Souhlasí s tím, že má elektronizace probíhat tak, aby nahrazovala papírovou agendu. Mělo by být jejím cílem přetavit administrativu do jednoduší a rychlejší podoby.
Prof. Skopal – To, co jsme identifikovali a to, co považuje za dobré systematické řešení, je sjednocení a správa procesů na univerzitě. Chceme si sjednotit a zelektronizovat postupy a procesy na univerzitě, ale zjišťujeme, že samotné procesy probíhají různě. Je však třeba, aby nám to fungovalo všude stejně, byť bude trvat déle to nastavit. Elektronizace je katalyzátorem změny. Např. SIS nám bobtná, protože má mnoho klonů pro jednotlivé fakulty. Administrativa skutečně roste, avšak často z důvodu zvyšování legislativních požadavků, které však nejsou jen důsledkem digitalizace.
Prof. Černý – Je skeptický k tomu, že jednotné řešení SIS bude lepší než několik lokálních řešení. Nejde o to, že by procesy nefungovaly, jen fungují jinak. V mnoha ideových bodech nesouhlasí s centralizací a normalizací univerzity.
Dr. Kalika – My jsme k tomu nuceni i vnějším prostředím. Např. máme závazek v rámci EWP (Erasmus Without Paper), kdy pokud nebudeme součástí digitalizačního procesu, tak nemůžeme ani vyměňovat studenty v rámci programu Erasmu. Jedná se o program na úrovni EU, která tlačí na to, aby účastníci byli prostupní, aby se vyřešili identity apod.
Prof. Skopal – Procesy samozřejmě zůstanou různé tam, kde to má smysl. Chceme ale změnit to, kde došlo ke změně ze svévole a kde rozdílnost nemá žádný hlubší význam.
Mgr. Farkaš – Nyní v rámci komise sesbíráme k materiálu podněty a zašleme Vám je. Stačí to do příštího jednání Komise pro IT, tedy do 7.11.? Členy komise zároveň prosí o zasílání komentářů přímo k němu, zašle je vedení hromadně.
Prof. Skopal – Rozhodně, protože finální verze bude prezentováno na CePIT 28.11. a následně zfinalizována.
Mgr. Farkaš – Děkuje. Prosí také o zaslání akčního plánu k náhledu, ať známe rozdělení agend a jména garantů a víme, na koho konkrétního se máme v případě dotazů obrátit.
Mgr. Farkaš – Materiál byl komisi zaslán k seznámení se. Rozhodnutí konvergovalo k loginu ve tvaru „login@st.cuni.cz“. Provedl průzkum i v rámci fakultních SKAS. Např. SKAS MFF doporučil, aby se přijal login ve tvaru „jmeno.prijmeniX@student.cuni.cz“, kdy X je číslem odlišujícím od sebe osoby se stejným jménem i příjmením. Nejedná se o login ani o UKČO. Studenti ostatních SKAS preferují, aby druhá část e-mailu byla ve tvaru „@student.cuni.cz“, před @ studenti preferují login (např. mrkvicj@).
To, o čem zde jednáme, je jednotný alias, který bude všem studentům přidělován plošně. Fakulty si však stále mohou vytvořit vlastní fakultní aliasy. E-mailová schránka však s člověkem zůstává, a to i když se stane studentem jiné fakulty nebo zaměstnancem. Je tak možné, že bude mít jedna osoba např. čtyři e-mailové aliasy, ale všechny zůstanou napojené na jednotnou schránku.
Dr. Kalika – Na pozadí vždy zároveň vzniká i e-mailová adresa UKČO@cuni.cz, která se tvoří defaultně. Nyní se však bavíme o „hezčí“ alternativě k tomuto loginu, který by pomohl při komunikaci.
Prof. Skopal – Navíc se bude jednat o aliasy, které je navíc možné na žádost změnit. Jeden jen o schránku pro studenty, ale tento tvar aliasu bude sloužit i ostatním, kteří si díky tomu budou moci velmi snadno najít ostatní lidi v rámci celé UK.
Mgr. Farkaš – Schránky budou tedy jednotné, byť bude více aliasů, a to minimálně u fakult, které používají řešení od Microsoft.
Prof. Skopal – Všechny fakulty mají Microsoft účty pro studenty zdarma v rámci zaměstnaneckých licencí. Pokud se fakulty rozhodnou vytvořit si fakultní aliasy, tak je to nijak zatíží, nebude nutné schránky provozovat na vlastních serverech, jelikož se bude jednat o schránku jedinou.
Mgr. Farkaš – Sjednocení usnadní i komunikaci mezi studenty navzájem, například v rámci seminářů.
Prof. Skopal – Argumentem pro zavedení studentských emailů je také to, že budeme vědět, s kým se bavíme. Se studenty je často třeba komunikovat trochu jinou formou než s akademiky.
Prof. Černý – Jemu osobně nevadí, že není v e-mailech dodatek „student“, jelikož stejně všechny e-maily musí otevřít a přečíst. Dovede si ale představit, že někteří akademici budou možná řešit primárně zaměstnanecké e-maily před těmi studentskými.
Prof. Skopal – K tomu by docházet samozřejmě nemělo. Ještě závěrem doplní, že bude možné ponechat tyto e-maily v běhu i pro Alumni studenty, kteří sice ze schránek již nebudou moci aktivně odesílat nové zprávy, ale bude možné např. e-maily přijímat a zůstat tak s univerzitou v kontaktu.
Prof. Černý – I přes přednesené argumenty stále nesouhlasí s dodáním slova „student“ do e-mailové adresy, dle něj je to nadbytečné, a naopak by to mohlo vést k nemilým výsledkům.
Návrh usnesení:
Komise pro IT AS UK doporučuje přijmout mail ve tvaru „jmeno.prijmeniČÍSLO@student.cuni.cz“.
Hlasování 10-0-2
Schváleno
Dr. Kalika – V rámci projektu SDG (Single digital gateway), do nějž je zapojeno 26 českých VŠ, se povedlo k 30.9. jeho zprovoznění na všech zapojených školách, tedy i na UK. V tuto chvíli jsme napojeni na přihlašování přes Národní identifikační autoritu (NIA). Pokud si chci zažádat o nějakou finanční podporu nebo se hlásím do studia, tak mohu využít NIA. Je to nyní již implementováno do SIS. Vypadá to tak, že výsledkem je PDF s žádostí, které je opečetěné v rámci systému. Zašle komisi prezentaci, se kterou seznámili KR. Tato prezentace je zároveň vypracována i v anglickém jazyce.
Mgr. Farkaš – Směřujeme tedy k tomu, že veškerá data uchazeče přihlášeného přes NIA dostaneme automaticky? Bude to napojené na centrální registr v takovém stavu, že dojde k automatickému přepsání dat?
Dr. Kalika – Když se přihlašuji přes NIA, tak je možné propsat jen čtyři konkrétně vybrané položky. Je přesně určená sada dat, které lze z registru předat. Zmenšuje se při přihlašování počet chyb, zároveň jsou data ověřená a správná. V rámci SDG by měly probíhat další postupné kroky, které jsou koordinované se všemi veřejnými VŠ v ČR. Koncem roku by měla být napojen i modul stipendií, následně bude navázána obousměrná komunikační linka. Je však stále zachována možnost upravit si v přihlášce data manuálně.
Mgr. Farkaš – Proběhl pouze jeden větší pád, a to na FSV. Byl způsoben tím, že se našel problém, který se předtím neodhalil. Na konci zápisu byla rozeslána stručná anketa, ve které byli studenti dotazováni na to, jak zápis proběhl. Polovina studentů, která byla se zápisem „zcela nespokojených“, byla z FSV, tedy na jediné fakultě, kde SIS spadl. Osobně to vnímá jako velmi pozitivní změnu, a to zejména proto, že na Právnické fakultě SIS nespadl. Více jak polovina všech studentů je se zápisy spokojena či zcela spokojena.
Dr. Kalika – Povedlo se zhruba zdvojnásobit rychlost zapisování. Narazili však nově na problém, že se blokuje více předmětů a tím se v databázi zamyká „zámeček“ a to zpomaluje systém. Řetězila se nám přihlášení a nedocházelo k odstranění „zámečku“ po odhlášení a znovupřihlášení uživatelů, tedy uživatel tvořil po svém novém přihlášení „zámečky“ nové. Při 4 500 studentů se nám jich nahromadilo 80 000.
Prof. Černý – Osobně vnímá klikací závody jako velký problém, a to i přes to, že chápe, že jsou na některých seminářích omezené kapacity. Veškeré alternativní semináře by měly být rovnocené, studenti by se neměli rozhodovat pouze dle pedagoga. Přijde mu, že když je alternativa 10 seminářů, tak je rozdělme jen dle času, ale nepišme k tomu, kdo jej učí a vyučující k nim následně přidělme náhodně losem. Nepřijde mu správné dělat „lex PF“, ale vyřešme klikací závody jako systémový problém.
Mgr. Farkaš – Můžeme to poslat Studijní komisi, aby se k tomuto problému vyjádřila. Komisi pro IT náleží spíše jen technologická stránka zápisu.
Návrh usnesení:
Komise pro IT AS UK žádá Studijní komisi AS UK o řešení problému „klikacích závodů“ při zápisech předmětů.
Hlasování 11-0-0
Schváleno
Prof. Skopal – Probíhá specifikace nových modulů SIS. Na KR byl řešen problém, že se stále hledá hlavní garant produktu či „vlastník SIS“, kterého nyní nemáme. Nejvíce o SIS ví Erudio, u kterého ale nechceme, aby bylo jeho „vlastníkem“, je jen dodavatelem. Vznikne koncepční komie pro SIS, jejíž hlavou bude Ing. Jakub Malina, náš analytik. Chceme zároveň, aby koordinoval veškeré procesní věci, které souvisí se všemi systémy. Souvisí to i s procesním portálem, který se má realizovat příští rok a který by měl sloužit jako knowledge base všech procesů na UK, které sice již existují, ale je třeba je popsat. Potřebujeme je popsat jednotně nejen IT zakázky, ale i pro další účely – auditní, harmonizační a další. Tato koncepční komise pro SIS (KoKoS) je již nyní neformálně založená, ale je třeba ji formálně ustavit. Nechceme, aby to byla pouze poradní skupina bez pravomocí. Naopak chceme, aby mohla rozhodovat na základě zadání o tom, jak se budou jednotlivé moduly vypisovat, co po nich chceme a jak.
Prof. Skopal – Řešíme nyní projekt Karlovka, kterou jsme se rozhodli rozdělit na dvě samostatné aplikace: jedna bude sloužit pro IT, která bude mít dvoufázové ověření. Druhou bude aplikace Karlovka pro uživatele, která bude trochu plnit funkci mobilního SIS. Nyní se však objevila nabídka firmy Unison, která již nyní provozuje pro několik univerzit mobilní aplikaci. Je to napojené na STAG, ale zahrnuje dobrou mobilní podmnožina funkcionalit. Měli jsme s nimi jednání a bylo nám řečeno, že by byli schopni tuto aplikaci napojit na náš SIS. Probíhá s nimi nyní technická komunikace, zjistíme technické možnosti. Chceme to ale mít tak, aby se to napojovalo na SIS jako nový modul, aby si to pro data nesahalo vždy přímo do databáze. Bylo by však třeba to stihnout do poloviny roku 2024. Jednání se nyní vedou, dostaneme k tomu přístupy i od testovacího prostředí. Bude třeba tuto aplikaci samozřejmě vysoutěžit. V této aplikaci jsou i funkcionality pro PR agendu, jelikož přes ni je možné sdílet i novinky apod.
Ettler – Má dotaz ohledně aplikace. Stávající Karlovka využívá v rámci PR agendy velmi hojně notifikace, které často spamují i věcmi, které se studentů netýkají. Bude možné je vypnout?
Dr. Kalika – Bude to technologicky zcela jiný technologický základ, Karlovka by se zlikvidovala, jednalo by se o zcela novou aplikaci s upravenými funkcionalitami.
Mgr. Farkaš – Požadavkem Komise pro IT zcela jistě bude, aby notifikace bylo možné upravit si přímo v nastavení. Dále by byl rád, kdyby byl komisi poskytnut přístup do testovacího prostředí.
Mgr. Farkaš – Včera došlo k podpisu dodatku s firmou Erudio. Kdo by měl zájem, tomu může dodatek zaslat, zároveň však máme povinnost jej zveřejnit. Pro rok 2024 to pro nás znamená úsporu asi 10 mil. Kč.
Dr. Kalika – Nejedná se o finance, které by nám byly k dispozici, z těchto financí nejprve dojde k umoření dluhů (tiketů), které již existují a které jsou ve smlouvě položkově vypsány. Nacenění tiketů však není součástí smlouvy.
Prof. Černý – Osobně by byl rád, kdyby byl tento právní vztah externě auditován. Máme zde zaděláno na dlouhou budoucnost tunelování univerzity Erudiem.
Dr. Kalika – Nyní se tento vztah snažíme osekat a minimalizovat.
Mgr. Farkaš – Již na minulé komisi se přišlo na to, že fakulty často zadávaly práci napřímo Erudiu, aniž by o tom ÚVT vědělo a tyto požadavky schválilo. Nahromadila se tak zadání, na nichž byla práce provedena, ale o jejichž existenci jsme netušili. Fakulty si tak vyžádali práci, kterou měl následně zaplatit rektorát, ten se však o tom dozvěděl až zpětně.
Dr. Kalika – Lidé z fakult si bohužel neuvědomovali, že si objednávají věci, které se nemají jak zaplatit. Erudio mělo v rámci smlouvy paušální objem práce, na to byly navázány vícepráce, které byly financované mimo to, a právě ty způsobily tyto problémy. Nyní jsme rádi, že se nám povedlo stáhnout o 10 mil. Kč.
Prof. Černý – Rád by viděl rozpoložkovaně tento dluh, který bude omezovat rozvoj IT na univerzitě. Myslí si, že by to měla tato komise vidět.
Dr. Kalika – Nyní se již nevyřeší minulost a musíme ji jen vyřešit a ukončit. Za sebe je rád, že se nám povedlo dluh srazit. Velmi nepříjemné jsou i vlivy inflace, ale jsme na trajektorii, kdy vidíme světlo na konci tunelu. Tím, že si nyní zavedeme vlastní helpdesk, tak oddělíme vnitrouniverzitní komunikaci od té, která jde přímo na Erudio. Budeme mít v rukou kompletní objednávání. Nyní je sice již stop stav a nemůže si již práce objednávat každý, ale vlastní helpdesk nám velmi pomůže v eliminaci nepotřebných požadavků.
Prof. Černý – Má dotaz na to, jaké má univerzita centrální řešení stran ukládání dat. Jsou zde nějaké novinky? Mění se publikační nároky, je to živé téma a máme zde požadavek na aktivní úložiště s možností komunikace s uživateli. Máme zde ideový záměr, ale zajímal by jej harmonogram řešení.
Dr. Kalika – Repozitáře má v kompetenci ÚKUK, ÚVT poskytuje jen technickou podporu a hardware.
Prof. Černý – Nejde mu jen o repozitáře, ale i o aktivní data, se kterými se neustále pracuje, a to vyžaduje jiné technologické řešení než úložiště bakalářek a diplomek.
Mgr. Farkaš – Děkuje za podnět, je možné dr. Římanovou pozvat na další jednání komise.
Předseda komise Mgr. Andrej Farkaš poděkoval přítomným za účast a zasedání ukončil.
Zapsala: Amáta Vohradská, tajemnice AS UK
Schválil: Mgr. Andrej Farkaš, předseda Komise pro IT AS UK
Univerzita Karlova
Ovocný trh 560/5
Praha 1, 116 36
Česká republika
Identifikátor datové schránky: piyj9b4
IČO: 00216208
DIČ: CZ00216208
