Návaznost materiálu

Aktualizace dlouhodobého záměru Univerzity Karlovy v Praze pro rok 2006/2007:

Osnova materiálu

1. Stručný popis vývoje v období 2003-2006, rozhodnutí o dalším postupu

2. Stručný popis vývoje v období říjen 2006 až březen 2007

3. Přehled dosud vytvořených či modifikovaných klíčových aplikací v rámci IS UK

4. Hlavní aktivity v období duben 2007 – březen 2008

5. Rámcový harmonogram duben 2007 – březen 2008

6. Stručný výčet hlavních rizik v období duben 2007 – březen 2008

7. Rámcový popis dalšího postupu v IS UK do prosince 2008

8. Výčet paralelních aktivit mimo hlavní linii IS UK

Stručný popis vývoje v období 2003-2006

Cílem projektu Informačního systému UK (dále též „IS UK“) stanoveným v roce 2002 je vzájemné provázání a integrace evidencí a agend týkajících se základních funkcí univerzity:

• centrální evidence studentů,

• centrální evidence zaměstnanců,

• centrální evidence a prezentace vyučovaných předmětů fakult univerzity,

• centrální agendy průkazů studentů a zaměstnanců,

• centrální agendy vědy a výzkumu,

• centrální agendy zahraničních vztahů,

• souborného katalogu knihovního fondu univerzity,

• rozhraní na ekonomický systém univerzity,

• evidence oběhu dokumentů a podpory pro rozhodovací procesy,

• rozhraní na systém ubytování a stravování studentů v kolejích a menzách UK.

Projekt IS UK byl z pohledu realizace rozdělen do dvou realizačních etap, z nichž první etapa zahrnovala vývoj jádra systému a řešení v oblastech studijní agendy, personální agendy, rozhraní na systém ubytování a stravování studentů v kolejích a menzách UK a rozhraní na knihovní systémy. Druhá etapa projektu zahrnovala vývoj aplikací a jejich nasazení do provozu v oblastech vědy a výzkumu, zahraničních vztahů, evidence oběhu dokumentů a podpory pro rozhodovací procesy a rozhraní na ekonomický systém univerzity.

První etapa projektu IS UK byla zahájena v roce 2003 výběrem zhotovitele systému formou obchodní veřejné soutěže na „analýzu, vývoj, implementaci a podporu informačního systému“. Zadávací dokumentace pro soutěž vycházela z aktualizované verze Studie proveditelnosti Informačního systému Univerzity Karlovy, zpracované Ústavem výpočetní techniky UK, firmou DCIT a komisí prorektora pro rozvoj UK v roce 2002. Studie proveditelnosti byla založena na zadání ze strany UK, které předpokládalo zachování decentralizovaných heterogenních provozních systémů na jednotlivých fakultách a dalších součástech UK. Na základě posouzení nabídek předložených v soutěži byla jako nejvýhodnější nabídka vyhodnocena nabídka firmy IBM Česká republika, spol. s r.o. (se subdodavateli Intax, spol. s r. o., Erudic s.r.o. a ecom-monitor.com, a.s.). Vzhledem k podání návrhu na přezkoumání rozhodnutí zadavatele o výběru nejvýhodnější nabídky k orgánu dohledu mohlo být k podpisu smlouvy s vybraným uchazečem přistoupeno až po nabytí právní moci rozhodnutí orgánu dohledu o zastavení správního řízení ve věci tohoto návrhu. Smlouva na dodávku IS UK byla proto uzavřena až 30. 12. 2003.

V lednu 2004 byly zahájeny práce na detailní analýze IS UK, jejichž výstupem byly zpracované detailní uživatelské požadavky kladené na IS UK, návrh architektury řešení IS UK, diagram datových toků obsahující rovněž základní popis aplikací a rozhraní vytvářených v rámci projektu IS UK. Následovala fáze detailního návrhu a vývoje jádra IS UK a aplikací a rozhraní zahrnutých do první etapy projektu. Vzhledem k termínovým skluzům při vývoji jádra systému a neúspěšným výsledkům jeho testování však byly v roce 2004 nasazeny do provozu jen některé dílčí aplikace z oblasti studijní agendy: Podmínky přijímacího řízení, Elektronická přihláška ke studiu a Přezkumy v oblasti přijímání ke studiu.

V roce 2005 nadále probíhal vývoj jádra systému a jeho testy na provozních datech. Na základě předchozích neuspokojivých výsledků testů přistoupila UK ke komplexnějšímu systému testování, který byl zakotven do smlouvy s firmou IBM formou dodatku ke smlouvě. Protože se firmě IBM ani po opakovaném posunutí smluvních milníků projektu nepodařilo uvést hlavní komponenty systému do takového stavu, v němž by systém prošel formálními testy, byl dne 15. 11. 2005 projekt IS UK pozastaven a byla zahájena jednání mezi UK a IBM o variantách dalšího pokračování projektu.

Začátkem prosince 2005 předložila firma IBM návrh jak v projektu IS UK dále pokračovat s původní architekturou technického řešení. Tento návrh však neobsahoval žádné záruky pro UK, že v tomto případě budou slíbené termíny dodrženy a technické řešení, které již několikrát neprošlo testy, bude moci být nasazeno do plošného provozu na UK. Podle vlastních a externích analýz UK dosavadní průběh projektu IS UK již dostatečně demonstroval, že zvolený způsob integrace provozních systémů není pro provoz na UK dostatečně robustní při tak vysokém počtu a složitosti provozních systémů, které se na UK vyskytují. Proto bylo navrženo technické řešení, které spočívá ve snížení počtu a variability provozovaných provozních systémů formou jejich částečné centralizace a zároveň volí méně komplikovaný způsob jejich integrace na úrovni datového centra. Předložený koncept technického řešení byl na v únoru 2006 IBM a UK společně rozpracován do úrovně hrubého technického návrhu. Spuštění jeho realizace však záviselo na dvou faktorech: postupu UK v centralizaci svých provozních systémů a smluvním a obchodním jednání s firmou IBM o podmínkách takto modifikované dodávky.

V oblasti centralizace studijního informačního systému bylo zvažováno několik variant dalšího postupu: provedení centralizace stávajícího Informačního systému Studium (dále jen „IS Studium“) firmy Erudio, vytvoření zcela nového centrálního studijního informačního systému (ať už vlastními kapacitami, nebo dodavatelským způsobem) nebo přizpůsobení a nasazení studijního informačního systému již provozovaného na jiné VŠ v ČR. Z těchto variant vyšla jako jediná časově a finančně reálná varianta zachování stávajícího IS Studium a provedení jeho centralizace.

V oblasti personalistiky a mezd byly na počátku roku 2006 na UK provozovány mzdové systémy od pěti výrobců (Elanor, Unicos, CSH, VEMA a DTG), celkem ve 24 instalacích. Šlo o systémy technologicky velmi různorodé, od vysloveně zastaralých systémů pro MS DOS, přes systémy s proprietárními formáty uložení dat až po klient-server systémy s databázovým serverem řešeným databází Oracle nebo MS SQL. Z dosavadního průběhu projektu IS UK bylo patrné, že koncept datové integrace heterogenních systémů navržený IBM není dostatečně spolehlivý a životaschopný pro provoz v rozsahu celé UK. Proto bylo potřeba hledat zjednodušení integrační úlohy, které by optimálně spočívalo v zavedení jednotného mzdového systému pro celou UK provozovaného nad centrální databází. Protože z vnitrouniverzitních důvodů nebylo toto řešení možné, bylo možné ustoupit k variantě maximálně dvou typů mzdových systémů. Vzhledem k početnímu zastoupení instalací jednotlivých mzdových systémů na UK a jejich technologickým vlastnostem byly vybrány systémy firem Elanor a Unicos. V případě firmy Elanor šlo o nasazení již provozem na UK ověřeného systému Elanor Global, v případě firmy Unicos by muselo dojít k přechodu na klient-server verzi systému Unicos Omega, která na UK dosud nebyla provozována, ale již v roce 2005 začalo jednání o její dodávce na fakulty UK. Zároveň se snížením počtu typů mzdových systémů by pro vzájemnou integraci bylo žádoucí snížení počtů instalací jednotlivých mzdových systémů tak, aby byla sdílena jedna databáze mzdového systému pro více fakult, resp. dalších součástí UK.

Výše popsaný návrh na centralizaci IS Studium a na snížení počtu typů a instalací mzdových systémů na UK byl na jaře 2006 předložen Kolegiu rektora, které rozhodlo o zahájení přípravných kroků k jeho realizaci a současně zformulovalo návrh příslušného bodu do Aktualizace Dlouhodobého záměru UK pro rok 2007/08. Tato Aktualizace byla projednána v příslušných univerzitních orgánech a následně schválena AS UK.

Na tomto základě byla v průběhu března a dubna 2006 zpracována firmou Erudio podrobná analýza centralizace IS Studium, zahrnující také analýzu pro promítnutí změn souvisejících se zavedením kreditního systému studia do IS Studium a pro úpravy IS Studium související s požadavky na možnost rozvrhovat nepravidelnou výuku. Výstup této analýzy byl projednán mezi UK a firmou Erudio a byl schválen jako podklad pro další obchodní a technická jednání. Z časových důvodů byla realizace rozdělena do tří postupných etap, z nichž nejvyšší prioritu měla realizace změn souvisejících s kreditním systémem. Smlouva s firmou Erudio na provedení těchto změn byla uzavřena 28. 4. 2006. Předání jednotlivých změn bylo ve smlouvě rozděleno do 4 fází s termíny předání v červnu, září a prosinci 2006 a v dubnu 2007.

Souběžně s jednáním s firmou Erudio probíhala obchodní a smluvní jednání s firmou IBM o promítnutí změny rozsahu projektu a změny technologického řešení IS UK do aktuálního znění smlouvy mezi UK a IBM. Ve věcné a obchodní oblasti byla tato jednání uzavřena v srpnu 2006. Po této dohodě byly obnoveny práce na projektu směřující k promítnutí změn vyplývajících ze změny způsobu řešení IS UK do již vyvinutých aplikací a dalších komponent systému. Současně byla naformulována změna textace smlouvy formou dodatku ke smlouvě a tento dodatek prošel schvalovacím procesem na straně UK a IBM. Vzhledem ke složitosti schvalovacího procesu na straně IBM a vazbě na schválení ADZ na UK byl dodatek smlouvy podepsán až 27. 11. 2006.

Stručný popis vývoje v období říjen 2006 až březen 2007

Aktuální stav v oblasti budování IS UK ve smyslu předchozí kapitoly a informace o dalším vývoji, včetně předpokládaného harmonogramu, byly předmětem jednání proděkanů pro rozvoj dne 30. 10. 2006, jednání tajemníků fakult dne 15. 11. 2006, jednání proděkanů pro studium dne 9. 11. 2006 a porady vedoucích studijních oddělení dne 22. 11. 2006.

V říjnu 2006 byly po otestování ze strany ÚVT UK uvedeny na fakultách do provozu nové verze aplikací IS Studium obsahující první větší úpravy pro kreditní systém studia.

Po tomto kroku následovalo technické a obchodní jednání s firmou Erudio o druhé části výstupu podrobné analýzy z dubna 2006, které bylo dne 8. 11. 2006 završeno uzavřením smlouvy mezi UK a Erudiem na provedení centralizace IS Studium. Termín pro dokončení úprav všech aplikací a modulů IS Studium pro provoz na centrální databázi byl dohodnut na 30. 4. 2007. Touto smlouvou byly zároveň pořízeny licence všech modulů IS Studium pro celou UK, což znamená, že rozšiřování rozsahu používání stávajících modulů IS Studium na fakultách UK v budoucnu nebude již pro fakulty UK znamenat další náklady.

V prosinci 2006 byly firmou Erudio dodány nové verze aplikací IS Studium obsahující již naprostou většinu úprav pro kreditní systém studia. Tyto aplikace byly začátkem roku 2007 nasazeny do provozu na fakultách. Nové funkce programů však našly větší uplatnění až na přelomu března a dubna 2007 v souvislosti s připomenutím potřeby vytvářet studijní plány pro kreditní studium. V dubnu 2007 ještě probíhala a probíhá finalizace některých úprav a odstraňování chyb zjištěných při provozu nových verzí aplikací.

Pro specifickou oblast personalistiky v prostředí vysoké školy byla firmou IBM v rámci projektu IS UK vyvinuta personální aplikace WhoIsNT, která by měla jednak nahradit stávající webovou aplikaci pro vyhledávání kontaktních údajů o zaměstnancích UK a zároveň by měla sloužit jako jednotná aplikace pro personální oddělení fakult a součástí UK, jako nástroj pro správu centrální databáze osob se vztahem k UK a jako nástroj pro vedoucí pracovníky na různých úrovních organizační struktury UK pro správu údajů o organizačních složkách UK a externích spolupracovnících UK. Vzhledem k technologické změně v řešení IS UK byla tato aplikace, spolu s dalšími základními komponentami IS UK, firmou IBM upravena tak, aby vyhovovala podobě centrálně provozovaného IS a v říjnu 2006 byla předána UK k provedení testů. Po dokončení testů a opravách zjištěných chyb bylo její nasazení do pilotního provozu na PF UK z organizačních a technických důvodů naplánováno na květen 2007 (důvodem byla příprava dat pro migraci ze systému Syslík a souběh s připravovaným přechodem na mzdový systém Unicos Omega). Zejména z organizačních důvodů probíhá nasazování této aplikace do provozu až nyní.

Od října do prosince 2006 probíhala také jednání s firmami Elanor a Ecomma (distributor systémů firmy Unicos) o přechodu fakult UK na mzdové systémy Elanor Global a Unicos Omega. V lednu 2007 byl zahájen přechod 3.LF, FTVS a FaF na mzdový systém Elanor Global. Tento systém je, resp. bude v provozu na těchto fakultách od dubna 2007. Na PF byl v lednu 2007 zahájen přechod na mzdový systém Unicos Omega. Vzhledem ke skluzu v implementaci ze strany firmy Ecomma zatím nedošlo k jeho nasazení do provozu.

Souběžně s výše uvedenými aktivitami probíhaly na ÚVT UK vývojové práce na aplikacích vyvíjených vlastními silami UK, a to zejména na aplikacích Ubytovací stipendia, Sociální stipendia a aplikaci pro GAUK. Tyto aplikace byly nasazeny do provozu v říjnu 2006, nicméně na nich nadále probíhal další vývoj podle požadavků provozu. Došlo také k úpravám některých dříve vyvinutých vlastních aplikací, především na aplikaci pro výdej průkazů UK v souvislosti se zavedením průkazů externích uživatelů služeb a na aplikaci Poplatky za další a delší studium v souvislosti se změnami legislativy a univerzitních předpisů.

Přehled dosud vytvořených či modifikovaných klíčových aplikací v rámci IS UK

V rámci projektu IS UK byly firmou IBM vyvinuty a uvedeny do provozu tyto dílčí moduly IS Studium:

• Podmínky přijímacího řízení

• Přihláška ke studiu (provozovaná centrálně pro 10 fakult UK)

• Přezkumy v oblasti přijímání ke studiu

• Dodatky k diplomům

• Evidence zahraničních studentů

V rámci projektu IS UK byly firmou IBM vyvinuty a předány tyto aplikace, které však dosud nebyly nasazeny do provozu:

• Správa centrálních číselníků

• Správa přístupových práv

• Personální aplikace WhoIsNT

• Nostrifikace – uznávání zahraničního vzdělání

• Evidence přiznávání titulů

V rámci projektu IS UK, avšak dodávkou od jiné firmy než IBM, byly vytvořeny a uvedeny do provozu tyto aplikace:

• Mašinka – podávání a vyhodnocování žádostí o ubytování v kolejích

• Mefisto – evidence ubytovaných v kolejích UK, platby za ubytování a související služby

• Úpravy IS Studium pro kreditní systém studia

V rámci projektu IS UK vlastními silami UK byly vytvořeny a uvedeny do provozu tyto aplikace:

• Průkazy – pro výdej průkazů UK

• Stáže – pro evidenci studentů přijíždějících na krátkodobé studijní pobyty na UK

• Poplatky za další a delší studium

• Akreditace – evidence akreditovaných studijních programů

• Ubytovací a sociální stipendia

• IS GAUK

Hlavní aktivity v období duben 2007 – březen 2008

Rámcový harmonogram IS UK na období duben 2007 – březen 2008

duben 2007

• GAUK – dokončení třetí (poslední) části 1. etapy realizace

• Ubytovací a sociální stipendia – dokončení úprav aplikace

duben 2007 – květen 2007

• centralizace IS Studium – úpravy číselníků a datových struktur na fakultách, rozbor dat před migrací a čištění osobních údajů na fakultách

duben 2007 – červenec 2007

• IS Studium – kreditní systém: technická pomoc fakultám při implementaci nových studijních plánů v kreditním systému studia do aplikací IS Studium

květen 2007

• centralizace IS Studium – testování upravených programů a fakultních nastavení před zahájením migrací

• centralizace IS Studium – zveřejnění opatření rektora a metodických pokynů

• WhoIsNT – uvedení do pilotního provozu na PF

• Nostrifikace a Evidence přiznávání titulů – uvedení do pilotního provozu

• Elanor Global – zahájení ostrého provozu na 3.LF, FaF a FTVS

• Mašinka – úpravy aplikace, příprava provozu

• Evidence kvalifikačních prací v IS Studium – uvedení do provozu

• GAUK – dokončení první části 2. etapy realizace

25. května – 25. června 2007

• centralizace IS Studium – migrace a pilotní provoz na 4 fakultách (bude domluveno do konce dubna 2007)

červen 2007

• napojení IS Studium na aplikaci Akreditace

• Unicos Omega – zahájení provozu na PF

• oblast personalistiky – zveřejnění opatření rektora a metodických pokynů

• WhoIsNT a vazba na Elanor Global – uvedení do pilotního provozu na RUK

• GAUK – dokončení druhé (poslední) části 2. etapy realizace

• vydávání výhradně úplných dodatků k diplomům absolventům bakalářských a magisterských studijních programů (závisí na doplnění studijní historie absolventů do IS Studium jednotlivými fakultami)

červen 2007 – srpen 2007

• ubytovací systém Mašinka – provoz aplikace

červen 2007 – září 2007

• uvedení aplikací IS PF do provozu na PF

od července 2007

• postupný náběh podpory centralizovaného IS Studium

červenec 2007 – srpen 2007

• Unicos Omega – upgrade na 1.LF, 2.LF, LFP, KTF, ETF a ÚJOP

• Elanor Global – nasazení na HTF

• WhoIsNT a vazba na Elanor Global – uvedení do pilotního provozu na 2 fakultách

• export údajů z evidence kvalifikačních prací v IS Studium do univerzitního repozitáře elektronických dokumentů v systému DigiTool

červenec 2007 – 15. září 2007

• centralizace IS Studium – migrace ostatních fakult (mimo MFF a FHS) do centrální databáze

září 2007

• Unicos Omega – pilotní provoz vazby WhoIsNT na Unicos na PF

• Kurzy CŽV – uvedení do provozu

září 2007 – listopad 2007

• centralizace IS Studium – migrace MFF do centrální databáze

• centralizace IS Studium – migrace FHS do centrální databáze (za nutného předpokladu přechodu FHS na aplikace IS Studium)

září 2007 – prosinec 2007

• Elanor Global – souběžný testovací provoz na LFHK

září 2007 – leden 2008

• WhoIsNT a vazba na Elanor Global – uvedení do provozu na zbývajících fakultách

říjen 2007

• Evidence účastníků CŽV – uvedení do provozu

• GAUK – uvedení do provozu pro akademický rok 2007/2008

• Ubytovací a sociální stipendia – uvedení do provozu pro akademický rok 2007/2008

listopad 2007 – leden 2008

• testování nové aplikace Poplatky

říjen 2007 – leden 2008

• WhoIsNT a vazba na Unicos Omega – uvedení do provozu na zbývajících fakultách

říjen 2007 – květen 2008

• centralizace IS Studium – čištění dat

listopad 2007

• Přezkumy ve věci studia, Matrika diplomů, Výstupy pro SIMS – uvedení do provozu

• formulace zadání na aplikaci pro evidenci personální bibliografie a předávání výstupů do RIV

prosinec 2007

• propojení WhoIsNT a IS Studium

leden 2008

• Odměny školitelům, Ceny udělované rektorem, Rozvrh promocí, Anketa – uvedení do provozu

• rozhraní na Mefisto – pilotní provoz

• tisk dodatků k diplomům pro absolventy doktorského studia

leden 2008 – únor 2008

• nová verze aplikací pro rozvrh v IS Studium – pilotní provoz na 2 fakultách

únor 2008

• nová aplikace Poplatky – uvedení do provozu

únor 2008 – březen 2008

• testování nové aplikace Rozvrhy

Stručný výčet hlavních rizik v období duben 2007 – březen 2008

Hlavními riziky pro realizaci výše uvedených cílů v termínech dle harmonogramu v kapitole 5 jsou:

1. Možná nestabilita systému Unicos Omega, jehož vývoj se výrazně zdržel oproti původním plánům firmy Unicos a není tedy zatím dostatečně ověřen provozem na instalacích mimo UK (v případě většího prodlení bude řešeno separátně s dotčenými fakultami).

2. Kvalita dat ve stávajících systémech IS Studium a mzdových systémech a případná nemožnost provádět opravy dat bez zjištění skutečného stavu u osob, jichž se údaje týkají.

3. Nedostatečná součinnost fakult při provádění centralizačních kroků a nedodržování metodicky stanovených postupů při následném provozu systému.

4. Posun harmonogramu vlivem odstraňování případného většího množství chyb v upravovaných a nových aplikacích.

5. Možný nedostatek kapacit na straně firmy Erudio (v případně akutní situace by bylo třeba řešit posunem harmonogramu).

6. Možný nedostatek kapacit na straně ÚVT UK (v případně akutní situace by bylo třeba řešit posunem harmonogramu).

7. Dlouhá doba reakce na straně MU Brno při převodu dat ze studijního systému FHS do podoby pro IS Studium v případě předpokládaného přechodu FHS na aplikace IS Studium.

Rámcový popis dalšího postupu v IS UK do prosince 2008

V roce 2008 se v projektu IS UK dále předpokládají tyto činnosti:

• uvedení do provozu nově řešených aplikací IS Studium pro rozvrh na všech fakultách UK, které o provozování těchto aplikací budou mít zájem, včetně fakult s nepravidelným rozvrhem výuky (jde zejména o lékařské fakulty)

• dopracování řešení v oblasti zahraniční spolupráce (podrobnější evidence smluv se zahraničními univerzitami, evidence výjezdů a příjezdů akademických pracovníků)

• vytvoření podpory pro tvorbu akreditačních materiálů

• vytvoření nové aplikace pro evidenci personální bibliografie a předávání výstupů do RIV (možnost jejího využití pro sběr dat RIV za rok 2007 závisí na složitosti zadání)

• centrální evidence grantových projektů na UK a její vazba na ekonomické systémy a další aplikace fakult UK

• elektronická podpora procesů habilitačního řízení a řízení o jmenování profesorem

• vytvoření a spuštění elektronické evidence smluv

• vytvoření podpory pro automatickou prezentaci studijních plánů z IS Studium na www a pro export pro účely tisku studijních publikací

Výčet paralelních aktivit mimo hlavní linii IS UK

1. Zabezpečení vstupů (pilotní část březen 2007 až leden 2008)

2. Knihovnické systémy – přechod na Aleph (dokončení v září 2007 s část. výjimkou FF)

3. Elektronická evidence vnitrouniverzitní legislativy (pilotní provoz v září 2007)

4. Elektronická evidence dokumentů na RUK (pilotní provoz na podzim 2007)

5. Propojení IS Studium se systémem Moodle pro distanční vzdělávání (první pololetí 2008)