Vložení nového studenta

Evidence stážistů je, na rozdíl od ostatních studentů, odlišná v tom, že stážisté jsou vkládáni přímo do programu Student, nikoliv do programu Uchazeč.

Stážista se v programu Student zaeviduje volbou menu Student volbu „Nový student/studium“ (lze též použít klávesovou zkratku CTRL + N).

Následně je zadáno rodné číslo studenta, respektive jeho rodný kód (není-li stážista z ČR ani SR a nemá-li v ČR přiděleno rodné číslo). Tvar rodného kódu cizince je:

Rok + měsíc (u žen zvýšený o 50) + den narození + číslo „11“ + písmeno „X“ + rozlišovací číslice (9, 8, 7 atd.).

Prvních 6 číslic rodného kódu cizince je tedy shodných jako u rodného čísla (dvojčíslí roku, měsíc a den narození, u žen se k měsíci připočítává hodnota 50).

Poslední číslice rozlišuje mezi více studenty se stejným datem narození a pohlavím. Pro prvního studenta s daným datem narození a pohlavím se použije číslice 9, u dalšího studenta číslice 8 atd. až pro desátého studenta se použije číslice 0. Pokud by studentů se stejným datem a pohlavím bylo v systému více než deset, je třeba kontaktovat helpdesk IS a zkonzultovat s ním další postup.

Vyplnění údajů o studentovi

Po zadání rodného čísla nebo rodného kódu se otevře okno pro vložení základních osobních údajů studenta. V tomto okně je třeba vyplnit alespoň povinná pole:

• jméno

• příjmení

• stát – občanství

• trvalá adresa – ulice, obec, stát a okres

Kromě těchto údajů je žádoucí vyplnit „Číslo pasu“ a „Rodinný stav“.

V případě, že student má trvalý pobyt v ČR, bude pole „Trvalý pobyt v ČR“ ponecháno zaškrtnuté a do polí nadepsaných „3. Trvalá adresa“ je třeba vyplnit adresu trvalého pobytu studenta v ČR. Doručovací adresu pak není nezbytné vyplňovat a v části „Student – kontaktní adresa“ bude nastavena volba „trvalá“.

Pokud student nemá trvalý pobyt v ČR, je třeba odškrtnout pole „Trvalý pobyt v ČR“, do polí nadepsaných „3. Trvalá adresa“ vyplnit zahraniční adresu studenta a do polí nadepsaných „4. Doručovací adresa 1 - student“ adresu bydliště studenta v ČR. V části „Student – kontaktní adresa“ je pak třeba nastavit volbu „doručovací adresa 1“.

U trvalé adresy musí být povinně vyplněno pole „Okres“. V případě zahraniční adresy se do něj vyplňuje hodnota „7777“, která značí ostatní okresy mimo ČR.

V případě, že je u adresy v ČR správně vyplněno PSČ, hodnota do pole „Okres“ se podle něj doplní automaticky.

Pole „Obec – kód“ a „Část obce – kód“ není třeba vyplňovat u žádné z adres.

Vyplnění údajů o studijním pobytu

Po zadání osobních údajů studenta se otevře okno pro zadání údajů o studiu studenta, tedy údajů o jeho studijním pobytu.

V tomto okně je třeba vyplnit následující povinné údaje:

• „Fakulta“

• „Druh studia“ – bakalářské, magisterské, navazující magisterské nebo doktorské

• „Forma studia“ – „prezenční“ nebo „kombinované“

• „Obor“ – studijním oborem akreditovaným na fakultě, který se svým obsahem nejvíce blíží studijní náplni stáže, na kterou student přijel (zadání tohoto údaje je povinné pro předávání údajů do SIMS)

• „Rok přijetí“ – první z roků daného akademického roku; pokud tedy student přijíždí v akademickém roce 2006/2007, jde o rok „2006“, bez ohledu na to, zda student přijíždí na zimní semestr či na letní semestr (tedy vlastně až v roce 2007)

• „Zápis do studijního programu“ – datum příjezdu na stáž

• „Financování studia“ – hodnota 11 (cizinec na krátkodobém studijním pobytu na české VŠ)

• „Typ stáže“ – typ stáže, na kterou student přijíždí (výběrem z číselníku); v případě typu stáže „jiná forma stáže“ je třeba navíc vyplnit pole „Poznámka ke stáži“ informací, o jakou stáž konkrétně jde

• „Místo výuky“ – Praha, Hradec Králové, Plzeň, popřípadě jiné

• „Jazyk výuky“ – převažující jazyk, který bude používán při výuce v rámci stáže

Vyplnění studijního stavu

Studijní stav se zadává po přepnutí na záložku „Stav“ v horní části okna (ihned pod menu). Zobrazí se formulář, v němž je třeba vyplnit následující povinná pole:

• „Studijní stav“ – hodnotou „studuje“

• „Od“ – je již vyplněno shodným datem jako pole „Zápis do studijního programu“

• „Do“ – předpokládané datum ukončení studijního pobytu

• „Ročník“ – číslici „1“

Část formuláře nadepsaná „NOVÝ studijní stav“ se nevyplňute.

Na vyplnění polí „Studijní stav“, „Od“ a „Do“ závisí vydání průkazu studenta UK. Průkaz je možné studentovi vydat jen tehdy, je-li jeho studijní stav „studuje“, není před datem „Od“ a ještě neuplynulo datum „Do“. Datum „Do“ se tiskne na průkaz studenta jako datum, do kterého průkaz platí. V případě stáže na více semestrů (a to i v případě, že stáž bude pokračovat v dalším akademickém roce) je proto třeba vyplnit až konečné datum stáže jako celku, nikoliv datum konce semestru.

Vyplnění položky „Referent“

Poslední povinnou položkou při zakládání nového studia je položka „Referent“. Toto pole se vyplňuje na záložce „Studium“, a to jménem referenta/referentky, která má zadávaného stážistu na starost. Pokud v seznamu nenajdete potřebné jméno, je třeba kontaktovat správce studijního informačního systému na fakultě, aby příslušné jméno do číselníku referentů přidal.

Pokud aplikace po potvrzení zadaných údajů stiskem tlačítka „OK“ zobrazí hlášení, že zvolená kombinace druhu studia, formy studia a studijního oboru není povolena, je třeba kontaktovat správce studijního informačního systému na fakultě, aby potřebnou kombinaci povolil v programu Parametry.

Ukončení stáže

Informaci o ukončení stáže je třeba rovněž zapsat to programu Student, a to tímto postupem:

• vyhledat v seznamu studentů v programu Student stážistu, kterému končí stáž,

• v menu Student zvolit položku „Oprava studia“ (lze použít též klávesovou zkratku CTRL + O) a přejít na záložku „Stav“,

• vyplnit pole „Studijní stav“ hodnotou „zanechal“ a pole „Důvod zanechání“ hodnotou „úspěšné ukončení stáže cizince“ (při jiném než úspěšném ukončení stáže se rovněž vyplní „Studijní stav“ hodnotou „zanechal“, ale pole „Důvod zanechání“ se vyplní jinou odpovídající hodnotou než „úspěšné ukončení stáže cizince“),

• potvrdit provedené změny tlačítkem „OK“.

Prodloužení stáže

Dojde-li k prodloužení trvání stáže, je třeba upravit v programu Student hodnotu uvedenou v poli „Do“ v sekci „Studijní stav“ - v menu Student volbou „Oprava studia“ (též klávesová zkratka CTRL + O) a na záložce „Stav“ vyplněním pole „Do“ novou hodnotou.

Po prodloužení stáže si student vyzvedne ve výdejním centru nový průkaz zahraničního studenta s novým datem platnosti.

Studenti přijíždějící na stáž v rámci programu Erasmus

Studenti přijíždějící na stáž na UK v rámci programu Erasmus si podávají elektronickou přihlášku na stáž, prostřednictvím speciální webové aplikace, která není součástí IS Studium. Tyto přihlášky následně zpracovává Evropská kancelář RUK.

Studenti vyjíždějící na stáž v rámci programu Erasmus

Pro agendu žádostí o výjezdy na stáže v rámci programu Erasmus a vyhodnocení těchto žádostí slouží speciální webová aplikace, která není součástí IS Studium, ale přebírá z IS Studium základní údaje o studentovi vyjíždějícím na stáž a o jeho studiu na UK. Tato aplikace byla uvedena do provozu v březnu 2009.

Příjezd na stáž - uvedení jiného financování než „11“

Uvedení jiného způsobu financování než „11“ (cizinec na krátkodobém studijním pobytu na české VŠ) má za následek, že stáž je evidována jako „běžné“ studium. I v případě, že si stážista pobyt na fakultě hradí, eviduje se studium s financováním 11, namísto kódu 6 (samoplátce), který je určen výhradně pro běžná (tzv. „dlouhá“) studia. Pro opravu je třeba co nejdříve provést změnu financování na kód 11, a to s platností od data zápisu do studia.

V případě, že data o takto chybně zaevidovaném studiu již byla odeslána na SIMS, bude při pravidelných exportech na SIMSu automaticky provedena výměna historie studia. Nicméně v případě, že by bylo vadné studium evidováno na SIMS ke sběrovému termínu (zejm. 31.10.), mohl by mít tento fakt v případě uvedení rozpočtového financování za následek neoprávněné přidělení dotace na toto studium.

Příjezd na stáž - uvedení jiného důvodu zanechání studia než „úspěšné ukončení stáže cizince“

Tento stav má za následek chybu při exportu na SIMS a blokování odeslání sběru nebo výměny historie na SIMS. Je potřeba provést opravu studia - změnu důvodu zanechání na „úspěšné ukončení stáže cizince“.

Výjezd na stáž - nechtěné ukončení výjezdu

Zejména při přechodu na další akademický rok a nastavování nových studijních stavů je zvýšené riziko, že je omylem ukončen výjezd na stáž změnou stavu na hodnotu „S“ (studuje).

Je třeba prověřit skutečné trvání stáže a podle výsledku upravit záznamy o studijním stavu v průběhu studia nebo aktuální studijní stav.

V případě zjištění nesrovnalosti po odeslání dat na SIMS bude při nejbližším sběru generována výměna historie tohoto studia.

Výjezd na stáž - nezaevidování výjezdu

V případě, že již došlo k exportu dat na SIMS, může mít takové opomenutí za následek zbytečné snížení dotace MŠMT. Výjezd je potřeba co nejdříve zaevidovat, změna bude v nejbližším sběru odeslána na SIMS.

Výjezd na stáž - neuvedení typu stáže

Tento problém nastává zejména v případech provádění zpětných oprav v evidenci průběhu studia. Neuvedení typu stáže má za následek chybu při exportu na SIMS a blokování odeslání sběru nebo výměny historie na SIMS.