Účastnit se může:

Zaměstnanec Univerzity Karlovy s pracovním poměrem, tj. s pracovní smlouvou, případně DPP/DPČ.

Zaměstnanec Univerzity Karlovy nominovaný v řádném výběrovém řízení vyhlášeném a zaštítěném OZV RUK.

Výukový pobyt (jen akademičtí pracovníci):

Soustavná pedagogická činnost, tj. zejména zahraniční přednášky, vedení seminářů, spolupráce na studijních joint/double degree programech, konzultace apod.

Školení zaměstnanců (akademičtí i neakademičtí pracovníci):

Zahrnuje širokou škálu aktivit zahrnující odbornou přípravu, jazykové a jiné vzdělávací kurzy, účast na tzv. staff weeks, job shadowing apod.

V obou případech se považuje za nezpůsobilou účast na konferencích, pobyt za účelem výzkumu a tzv. přípravné návštěvy zaměřené na dojednávání a rozšiřování nových projektů spolupráce. Tyto aktivity mohou být přidanou hodnotou relevantního školení či výuky, nikoliv však jeho jedinou či primární náplní.

Zaměstnanec může mobilitu realizovat v tzv. programových zemích ERASMUS+:

Členské státy Evropské unie:

Země přidružené k programu: Norsko, Island, Lichtenštejnsko, Severní Makedonie, Srbsko, Turecko

2 partnerské země: Velká Británie, Švýcarsko

Výukový pobyt:

partnerská zahraniční VŠ, která je držitelem ECHE a s níž má UK platnou interinstitucionální smlouvu.

Školení:

partnerská zahraniční VŠ, jenž je držitelem ECHE nebo jiný podnik, organizace či instituce - nabídka například zde na portálu iMotion .

Interinstitucionální smlouva v případě školení zaměstnanců není povinná. Výjimkou jsou výjezdy do tzv. partnerských zemí (Velká Británie, Švýcarsko), kdy interinstitucionální smlouva musí být uzavřena i pro mobility typu školení.

Minimální doba trvání oprávněných aktivit činí alespoň 2 po sobě jdoucí kalendářní dny, nepočítaje dny cesty. V případě výjezdů do tzv. partnerských zemí (Velká Británie, Švýcarsko) je minimální doba trvání oprávněných aktivit 5 dní.

Maximální doba trvání oprávněných aktivit činí 60 kalendářních dní, nepočítaje dny cesty.

V případě výukového pobytu je povinnost odučit nejméně 8 hodin za týden (či jakoukoliv kratší mobilitu), u delších mobilit počet týdnů násoben x8. V případě školení není minimální počet hodin stanoven. U kombinovaných pobytů (tzn. kombinace školení a výuky) je povinné odučit minimálně 4 hodiny za týden.

Účastník nominovaný ve výběrovém řízení sestavuje ve spolupráci s přijímající institucí tzv. Program mobility, tento podepisuje jeho nadřízený či proděkan fakulty pro zahraniční vztahy.

Na základě oboustranně schváleného Programu mobility kontaktuje OZV vyjíždějícího účastníka za účelem podpisu Účastnické smlouvy, která stanovuje:

1. práva a povinnosti obou smluvních stran

2. výši finanční podpory pro výjezd z prostředků programu Erasmus+, případně dalších zdrojů.

Účastník současně připravuje a žádá na své fakultě o schválení cestovního příkazu k ZPC a případně o vyplacení zálohy (převodem na účet nebo hotově na pokladně).

Během pobytu obvykle nenastávají žádné zvláštní administrativní úkony, upozorňujeme však na případnou informační povinnost vůči fakultě a OZV RUK v případě nenadálých změn ve schváleném programu mobility, zejména pakliže se jedná o změnu délky či náplně pobytu (může mít vliv na výši grantu).

Na konci pobytu je účastník povinen opatřit Potvrzení o době a náplni pobytu, které obdrží společně s účastnickou smlouvou před cestou (případně je zde ke stažení).

Účastník doloží originál Potvrzení o době a náplni pobytu na OZV RUK do 10 dní po návratu, tento dokument je třeba vyžádat na zahraniční instituci ještě před návratem, viz výše (tiskopis UK nebo zahraniční ekvivalent).

Potvrzení musí obsahovat zejména: celé jméno účastníka, konkrétní data oprávněných aktivit od-do (opět BEZ dní cesty), potvrzení uskutečněných činností dle programu mobility, počet odučených hodin (u výukových pobytů), případně potvrzení o výuce/školení o víkendech.

Účastník dále vyplňuje online zprávu tzv. Erasmus Participant Survey, k níž mu přijde odkaz na kontaktní e-mail, a závěrečnou zprávu k vyúčtování cesty pro účely své fakulty či domácího pracoviště.

VYÚČTOVÁNÍ a dokumenty pro RUK - Evropskou kancelář

Po ukončení cesty je účastník povinen dle opatření kvestora (RUK) či tajemníka (fakulty) řádně vyúčtovat ZPC.

Fakulta následně žádá OZV RUK o refundaci oprávněných nákladů do výše dané účastnickou smlouvou, resp. do výše potrvzených dní oprávněných aktivit + čerpaného cestovného.

Žádost o refundaci fakulta zasílá prostřednictvím sdíleného prostředí na Sharepointu do 30 dní od skončení ZPC účastníka.

Přílohami žádosti (vnitrofaktury) jsou:

- kopie cestovního příkazu nebo potvrzená žádost o povolení pracovní zahraniční cesty

- kopie všech účetních dokladů za jízdné (letenky včetně faktury, kopie jízdenek s cenou či doklad o zaplacení; při použití vozu kopie TP vozidla a výpočet amortizace a spotřeby PHM)

- kopie všech účetních dokladů za pobytové náklady (doklad o ubytování, cestovní pojištění, výpočet stravného apod.)

Příspěvek na krytí zákonných diet, ubytování, místní MHD či dalších nutných vedlejších výdajů (poplatky za kurzy, vstupy do veřejných institucí apod.)

Maximální výše pobytového grantu je určena násobkem počtu dní oprávněných aktivit dle Staff Mobility Agreementu a paušálními částkami pro danou cílovou zemi.

Za den oprávněných aktivit (tj. den, kdy probíhá výuka či školení) lze při doložení takové skutečnosti považovat i dny pracovního volna.

Den oprávněných aktivit může být dnem cestovním, pokud to vyplývá ze situace, tj. zejména u krátkých cest na blízké destinace.

Příspěvek na krytí letenky, jízdenky 2. třídy či náhrad za schválené použití automobilu, případně návazné dopravy z/na letiště či nádraží v cestovních dnech.

Maximální výše příspěvku je dána kilometrovou vzdáleností vypočtenou nástrojem Distance Calculator (výchozím bodem je adresa pracoviště: Praha, Hradec Králové či Plzeň) a aktuálními sazbami pro cestovné.