A I

Legislativa a organizační normy

A I/1

Základní předpisy UK a součástí UK (statuty a vnitřní předpisy podle VŠ zákona)

A 10

A I/2

Další předpisy UK, fakult a dalších součástí UK (opatření rektora, kvestora, děkanů, ředitelů....)

V 10

A I/3

Zřizování fakult, ústavů (institutů), kateder a dalších pracovišť, jejich rušení, reorganizace

A 10

A II

Agenda akademických funkcionářů

A II/1

Agenda akademických funkcionářů UK – rektora, prorektorů, děkanů, proděkanů, ředitelů součástí UK (zápisy z porad, zásadní dokumenty vznikající při výkonu funkce)

A 5

A II/2

Agenda akademických funkcionářů UK – rektora, prorektorů děkanů, proděkanů, ředitelů součástí UK (korespondence, podklady, další méně významné dokumenty)

V 5

A III

Akademické senáty

A III/1

Akademické volby (protokoly volebních komisí, seznamy kandidátů, volební programy, ukázky dokumentace volební kampaně)

A 5

A III/2

Akademický senát (zápisy a záznamy z jednání, zásadní korespondence)

A 5

A III/3

Akademický senát (podklady, ostatní korespondence)

V 5

A IV

Vedení univerzity a fakult (další orgány)

A IV/1

Kolektivní orgány vedení UK, fakult a dalších součástí UK – správní rada, vědecká rada, kolegium, stálé komise (protokoly, zápisy ze zasedání, projednávané dokumenty)

Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů.

A 5

A IV/2

Kolektivní orgány vedení UK, fakult a dalších součástí UK – správní rada, vědecká rada, kolegium, stálé komise (korespondence, podkladové dokumenty)

Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů.

V 5

A V

Kvestor a tajemníci fakult

A V/1

Agenda kvestora, tajemníků fakult (zápisy z porad, zásadní dokumenty vznikající při výkonu funkce)

A 5

A V/2

Agenda kvestora, tajemníků fakult (korespondence, podklady, další méně významné dokumenty)

V 5

A VI

Sekce, moduly, instituty, katedry, ústavy, kliniky, odbory, oddělení

A VI/1

Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů a oddělení (zápisy z porad, dlouhodobé plány činnosti, zásadní dokumenty)

A 5

A VI/2

Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů a oddělení (významná korespondence, podklady)

V 5

A VI/3

Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů a oddělení (ostatní korespondence, pomocné a podkladové dokumenty)

S 5

A VII

Hodnocení a kontrola

A VII/1

Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (konečné výstupy)

A 10

A VII/2

Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (podklady, dílčí řešení apod.)

V 10

A VII/3

Vnitřní audit – zprávy o auditu

A 5

A VII/4

Vnitřní audit – plány, pracovní dokumentace

S 5

A VIII

Univerzitní ocenění, slavnosti a soutěže

A VIII/1

Čestné doktoráty, emeritní profesury, hostující profesury

A 5

A VIII/2

Vyznamenání a udělování medailí UK, vědecké tituly udělované in memoriam

A 5

A VIII/3

Univerzitní a fakultní slavnosti

A 5

A VIII/4

Univerzitní soutěže a ceny (vědecké, studentské, odborné)

V 10

A IX

Publicita a propagace UK

A IX/1

Tiskové zprávy, významné PR výstupy

A 5

A IX/2

Styk s novináři, ostatní propagace UK

V 10

B I

Systemizace míst

A 5

B II

Přijímání a hodnocení zaměstnanců

B II/1

Přijímání a vyřazování pracovníků – obecné záležitosti (inzeráty, konkurzy, žádosti o místo, nabídky)

V 5

B II/2

Odborné hodnocení pracovníků – obecné záležitosti, souhrnné zprávy

V 5

B III

Dokumentace pracovních vztahů

B III/1

Osobní spisy zaměstnanců (dohoda o vzniku pracovněprávního vztahu, průběh zaměstnání, vědecké a studijní pobyty v zahraničí, platové výměry, ukončení pracovního poměru apod.)

Po dohodě s archivem je možné osobní spisy zaměstnanců rozdělit na akademické a ostatní. Spisy jsou do Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě.

A 10

B III/2

Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. – dohody a vyúčtování

V 10

B III/3

Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. – návrhy, podklady

S 5

B IV

Řízení se zaměstnanci

B IV/1

Postihy zaměstnanců, suspenze, amnestie, mimosoudní rehabilitace (konkrétní výsledky, rozsudky apod. nutno ukládat i v personáliích zaměstnanců)

A 10

B IV/2

Odpovědnost za vzniklou škodu

V 5

B V

Docházka a dovolené

B V/1

Přehledy, rozpisy dovolených

S 3

B V/2

Evidence docházky

S 3

B VI

Statistiky, přehledy zaměstnanců UK

A 10

B VII

Sociální záležitosti a kolektivní vyjednávání

B VII/1

Kolektivní vyjednávání a smlouvy

A 10

B VII/2

Závodní preventivní péče

S 5

B VIII

Bezpečnost práce

B VIII/1

Bezpečnost práce (směrnice, koncepce, přehledy za období roční a delší, knihy úrazů, těžké pracovní úrazy)

A 10

B VIII/2

Bezpečnost práce (lehké úrazy, knihy úrazů, odškodňovací komise)

V 10

B VIII/3

Bezpečnost práce (výkazy, podklady, školení)

S 5

C I

Koncepce vědecké činnosti, zásadní normy, programy, korespondence s MŠMT (výzkumné záměry, dlouhodobé projekty, návrhy, hodnocení)

A 10

C II

Granty

C II/1

Interní programy podpory vědy UK – koncepce, činnost

A 10

C II/2

Interní programy podpory vědy UK – přijaté projekty – návrhy, posudky, smlouvy, průběžné a závěrečné zprávy (včetně tištěných výstupů z informačních systémů)

A 10

C II/3

Interní programy podpory vědy UK – nepřijaté projekty, návrhy, posudky (včetně tištěných výstupů z informačních systémů)

Doporučeným způsobem výběru je ponechání kompletního souboru nepřijatých projektů vždy jednou za pět let (tj. rok 0/1 a 5/6)

V 5

C II/4

Interní programy podpory vědy UK – podklady a přípravný materiál

V 5

C II/5

Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další projektové financování podpory vědy ze zdrojů mimo UK) – smlouvy, zprávy, zásadní dokumenty

A 10

C II/6

Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další projektové financování podpory vědy ze zdrojů mimo UK) – podklady a přípravný materiál

V 10

C III

Výzkum a spolupráce

C III/1

Dílčí výzkumné úkoly (fakultní, katedrové, ústavní) – zadání, smlouvy, souhrnné a závěrečné zprávy

A 10

C III/2

Vědecká spolupráce s jinými vědeckými a pedagogickými institucemi v ČR (s výjimkou grantů) – smlouvy, souhrnné zprávy, zásadní dokumenty

A 10

C III/3

Spolupráce se zahraničními vědeckými a pedagogickými institucemi v oblasti vědeckého výzkumu (s výjimkou grantů) – smlouvy, souhrnné zprávy, zásadní dokumenty

A 10

C III/4

Aplikovaný výzkum – spolupráce s výrobními podniky, zdravotnickými zařízeními (zadání, smlouvy, souhrnné a závěrečné zprávy apod.)

A 10

C III/5

Základní a aplikovaný výzkum (pracovní korespondence, další dokumentace, průběžné zprávy apod.)

V 5

C IV

Znalecká činnost

C IV/1

Znalecká činnost – znalecké posudky

V 10

C IV/2

Znalecká činnost – ostatní

S 5

C V

Léčebná činnost – kliniky, ústavy

V 10

C VI

Vědecko-pedagogické tituly

C VI/1

Docentury a habilitační řízení, habilitační práce

A 5

C VI/2

Profesury a jmenovací řízení

A 5

C VII

Vydavatelská činnost

C VII/1

Ediční plány, autorské smlouvy, přehledy vydaných publikací (fakult UK a Nakladatelství Karolinum)

A 5

C VII/2

Ediční záležitosti, příprava publikací, vydavatelská agenda, redakční a ediční rady (UK, fakult, dalších součástí UK a Nakladatelství Karolinum)

V 10

C VIII

Knihovny

C VIII/1

Univerzitní fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – koncepce činnosti, organizace, důležité předpisy, zprávy o činnosti za roční a delší období

A10

C VIII/2

Univerzitní, fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – ostatní

S 5

C IX

Vědecké konference

C IX/1

Vědecké konference – zápisy z jednání, souhrnné zprávy, konferenční sborníky

A 5

C IX/2

Vědecké konference – běžná agenda

S 5

D I

Akreditace a studijní plány

D I/1

Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů, žádosti, schválení, souhrnné zprávy, dokumenty zásadní povahy

A 10

D I/2

Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů – pracovní a pomocná dokumentace

V 5

D I/3

Karolinky (Seznamy přednášek, Základní informace o fakultě...)

A 1

D II

Přijímací řízení a zápis do studia

D II/1

Přijímací řízení – podmínky přijímacího řízení, zadání testů a správné odpovědi, závěrečné zprávy, přehledy přijatých a nepřijatých uchazečů (s uvedením výsledků zkoušek)

A 5

D II/2

Přezkumné řízení v přijímacím řízení

V 10

D II/3

Přijímací řízení – dotazníky, výsledky testů, zkoušek – nepřijatí uchazeči

(Pozn.: Před skartací nutno revidovat a vyjmout originály vysvědčení. Doporučeným způsobem výběru je ponechání kompletního souboru přijímacího řízení vždy jednou za 5 let, tj. rok 0/1 a 5/6.)

V 5

D II/4

Zápis do studia

A 10

D III

Evidence studentů, účastníků rigorózního řízení a programů CŽV

D III/1

Spisy studentů bakalářského, magisterského, doktorského studijního programu, spisy účastníků rigorózního řízení (včetně protokolů o státních zkouškách a dokladu o splněných studijních povinnostech)

Spisy je po dohodě s Archivem UK možné členit podle typu studijního programu, formy studia a způsobu ukončení studia. Spisy jsou řazeny abecedně v rámci akademického roku ukončení studia/manipulačního období. Spisy jsou do Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě.

A 10

D III/2

Matriky studentů, matriky absolventů, matriky rigorózního řízení UK

A 3

D III/3

Celkové seznamy studentů jednotlivých fakult UK v daném akademickém roce (katalogy posluchačů) – tištěné výstupy z informačního systému

A 1

D III/4

Celoživotní vzdělávání zaměřené zájmově, včetně Univerzity třetího věku – souhrnné seznamy a statistické přehledy účastníků programů CŽV, přehledy vypsaných kursů

A 5

D III/5    

Celoživotní vzdělávání zaměřené na výkon povolání – včetně atestací lékařů (smlouvy, doklady o splněných atestacích a získané kvalifikaci)

V případě souběhu s odborným studiem se materiály ukládají do spisu studenta.

A 5

D IV

Rozhodování ve věcech studia – řízení zahajovaná na žádost i z vlastního podnětu, včetně disciplinárního řízení, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení (včetně soudního) ve věcech studia (konečné rozhodnutí se zakládá do spisu studenta)

V 10

D V

Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace („nostrifikace“)

A 5

D VI

Kvalifikační práce a doklady

D VI/1

Kvalifikační práce – bakalářské, diplomové, dizertační, rigorózní, (Doporučujeme práce rozdělovat podle typu a řadit podle signatur přidělených při knihovnickém zpracování, při předání do Archivu UK je nutné přiložit elektronický soupis předávaných prací)

A 5

D VI/2

Dílčí zkoušky a zkušební výkazy

S 5

D VI/3

Studijní potvrzení vystavovaná na žádost žadatele a úřadů

S 3

D VI/4

Osvědčení o dodatečném udělení titulů (Mgr., Ph.D., Th.D.)

A 5

D VI/5

Duplikáty studijních dokladů, dokladů o získané VŠ kvalifikaci

S 5

D VII

Úrazy a úmrtí studentů

V 10

D VIII

Mimosoudní rehabilitace

A 10

D IX

Studentské, fakultní a univerzitní spolky

V 5

D X

Styk s absolventy (Spolek Carolinum)

V 10

D XI

Poplatky spojené se studiem a jiné úhrady

D XI/1

Poplatky spojené se studiem – souhrnné přehledy

A 10

D XI/2

Poplatky spojené se studiem – výběr, evidence, ostatní dokumentace

V 10

D XII

Stipendia

D XII/1

Stipendia – souhrnné přehledy

A 10

D XII/2

Stipendia – žádosti, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení, udělování, dílčí přehledy

V 10

D XIII

Koleje – ubytování studentů

D XIII/1

Koleje – souhrnné přehledy

A 10

D XIII/2

Koleje (přidělování míst)

S 5

E I

Zahraniční vztahy

E I/1

Uzavírání smluv a dohod se zahraničními univerzitami a jinými vědecko-pedagogickými institucemi

A 5

E I/2

Zahraniční smlouvy a dohody – plnění (mimo pobyty)

V 5

E I/3

Statistika a plánování mezinárodních vztahů

V 5

E I/4

Členství v mezinárodních nevládních organizacích – přihlášky, zásadní dokumentace

A 10

E I/5

Členství v mezinárodních nevládních organizacích – korespondence, další dokumentace (včetně úhrady poplatků)

V 10

E I/6

Propagace UK v zahraničí

V 5

E I/7

Významné akce a zahraniční návštěvy na UK (ve spolupráci s diplomatickým sborem, nadacemi a jinými institucemi)

V 5

E II

Zahraniční mobilita

E II/1

Programy pro podporu mobility studentů a zaměstnanců UK a pobytů zahraničních pracovníků a studentů zahraničních VŠ na UK – smlouvy, vyhlášení, stanovení podmínek a další zásadní dokumenty

A  5

E II/2

Pobyty studentů UK v zahraničí organizované UK – doklady dokumentující druh, místo a dobu pobytu a získané atestace

A 5

E II/3

Pobyty studentů zahraničních VŠ na UK – doklady dokumentující druh, dobu pobytu a získané atestace

A 5

E II/4

Pobyty zaměstnanců UK v zahraničí (včetně zpráv ze zahraničních cest), pobyty cizinců nestudentů na UK – zásadní doklady

A 5

E II/5

Pobyty studentů a zaměstnanců UK v zahraničí organizované UK, pobyty cizinců nestudentů na UK – ostatní agenda (včetně zamítnutých žádostí)

V 5

F I

Právní záležitosti (mimo rozhodování o studiu)

F I/1

Právní spory a zastupování (rozhodnutí soudů, zásadní spisy)

A 10

F I/2

Právní záležitosti (pracovní dokumentace, podklady)

V 5

G I

Plány, styk s dodavateli a orgány státní správy

G I/1

Výhledové a roční plány

A 5

G I/2

Projednávání a styk s dodavateli

V 5

G I/3

Projednávání a styk s ministerstvem školství

V 10

G I/4

Projednávání a styk s dalšími orgány státní správy a samosprávy

V 10

G I/5

Smlouvy s dodavateli

V 10

G II

Investiční záměry a generální opravy

G II/1

Investiční záměry, schvalovací řízení, zprávy o realizaci

V10

G II/2

Generální opravy (časové plány, výběrová řízení, dokumentace)

S 10

G III

Rozvojové projekty a programy financované z externích zdrojů

G III/1

Návrhy, žádosti, smlouvy, závěrečné zprávy a další zásadní dokumenty

A 10

G III/2

Podklady, přípravný materiál, korespondence s poskytovatelem

V 10

G IV

Arbitráž a statistika

G IV/1

Arbitráž a penalizace

V 10

G IV/2

Statistika

V 10

H I

Účetnictví

H I/1

Dokumentace účtů (zřizování, výpisy)

V 10

H I/2

Účetní závěrka a výroční zpráva (podle § 31, odst. 2, písm. a/ zák. č. 563/1991 Sb. o účetnictví)

A 10

H I/3

Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, účetní záznamy (podle § 31, odst. 2, písm. b/, c/ zák. č. 563/1991 Sb. o účetnictví)

V 10

H II

Rozpočty

H II/1

Specifikace rozpočtových dat

S 10

H II/2

Rozpisy rozpočtů UK, fakult a dalších součástí UK

S 10

H II/3

Rozpisy rozpočtů nižších organizačních složek UK

S 5

H II/4

Rozpočtové změny

S 10

H II/5

Roční a pololetní statistické údaje

S 10

H III

Fakturace (včetně podkladů pro fakturaci)

S 10

H IV

Výběrová řízení a zakázky

H IV/1

Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (nadlimitní zakázky)

V 10

H IV/2

Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (ostatní zakázky)

S 10

H IV/3

Objednávky, smlouvy (včetně smluv o dílo)

S 10

H V

Mzdy

H V/1

Mzdové listy

V 50

H V/2

Podklady ke mzdám

S 10

H VI

Pokladní služba

V 10

H VII

Evidenční listy důchodového pojištění

S 50

H VIII

Dary a darovací smlouvy

V 10

J I

Budovy

J I/1

Správa budov, smlouvy, nákupy, prodeje, dary, odkazy

A 5

J I/2

Pasportizace budov (včetně výstupů z informačního systému) – při založení nového pasportu a při přestavbě či zásadní rekonstrukci

A 1

J II

Nájmy nemovitostí

J II/1

Pronájmy a nájmy budov a místností, pozemků

V 20

J II/2

Nájemníci, služební byty

V 10

J III

Revizní a kontrolní zprávy zásadního významu

A 5

J IV

Nadace (nadační dary, správa nadačního jmění)

A 10

J V

Údržba a provoz

J V/1

Údržba, údržbářské dílny

S 3

J V/2

Autoprovoz

S 3

J V/3

Drobné opravy

S 1

J VI

Inventarizace

J VI/1

Inventarizace – hlavní inventarizační zápis

V 10

J VI/2

Inventarizace – inventurní soupisy

S 5

J VII

Přístrojové vybavení, stroje, zařízení, nehmotný majetek (včetně záznamů o jejich zápůjčkách a převodech)

S 5

J VIII

Správa ubytovacích zařízení

J VIII/1

Správa kolejí a menz

V 10

J VIII/2

Domovní knihy ubytovacích, výcvikových a rekreačních zařízení

S 6

J IX

Spisová služba

J IX/1

Spisovna a podatelna, evidence dokumentů (v listinné podobě, tištěné výstupy z elektronických systémů spisové služby), rejstříky aj. pomůcky spisové služby

A 5

J IX/2

Archiv (převzetí spisů fakult a jednotlivých pracovišť)

A 3

J X

Požární ochrana

J X/1

Požární ochrana, ochrana budov – směrnice, koncepce, výkazy za období roční a delší

A 10

J X/2

Požární ochrana, ochrana budov – periodická hlášení a výkazy, školení

S 5

K I

Dlouhodobé koncepce zavádění výpočetní techniky, plány a souhrnné zprávy o činnosti pracovišť IT za roční a delší období

A 5

K II

Projektová, technická a uživatelská dokumentace informačních systémů

K II/1

Dokumentace celouniverzitních, celofakultních a dalších informačních systémů, ve kterých jsou zpracovávána data mající trvalou (archivní) hodnotu

A 5

K II/2

Dokumentace ostatních informačních systémů

V 5

K III

IT infrastruktura a síťové trasy

K III/1

Projektová dokumentace

V 5

K III/2

Dokumentace skutečného provedení (včetně vyjádření a souhlasů s provozem)

V 10

K IV

Pracovní dokumentace a dílčí zprávy

S 5