Přílohy k Opatření rektora UK č. 6/2013



Příloha č. 1



Spisový a skartační plán Univerzity Karlovy v Praze




Spisový znak:

Věcná skupina (charakteristika) typů dokumentů:

Skartační znak a lhůta:


A – Organizace, záležitosti vedení UK a jednotlivých pracovišť



A I



Legislativa a organizační normy






A I/1



Základní předpisy UK a součástí UK (statuty a vnitřní předpisy podle VŠ zákona)



A 10



A I/2



Další předpisy UK, fakult a dalších součástí UK (opatření rektora, kvestora, děkanů, ředitelů....)



V 10



A I/3



Zřizování fakult, ústavů (institutů), kateder a dalších pracovišť, jejich rušení, reorganizace



A 10



A II



Agenda akademických funkcionářů






A II/1



Agenda akademických funkcionářů UK – rektora, prorektorů, děkanů, proděkanů, ředitelů součástí UK (zápisy z porad, zásadní dokumenty vznikající při výkonu funkce)



A 5



A II/2



Agenda akademických funkcionářů UK – rektora, prorektorů děkanů, proděkanů, ředitelů součástí UK (korespondence, podklady, další méně významné dokumenty)



V 5



A III



Akademické senáty






A III/1



Akademické volby (protokoly volebních komisí, seznamy kandidátů, volební programy, ukázky dokumentace volební kampaně)



A 5



A III/2



Akademický senát (zápisy a záznamy z jednání, zásadní korespondence)



A 5



A III/3



Akademický senát (podklady, ostatní korespondence)



V 5



A IV



Vedení univerzity a fakult (další orgány)






A IV/1



Kolektivní orgány vedení UK, fakult a dalších součástí UK – správní rada, vědecká rada, kolegium, stálé komise (protokoly, zápisy ze zasedání, projednávané dokumenty)


Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů.



A 5



A IV/2



Kolektivní orgány vedení UK, fakult a dalších součástí UK – správní rada, vědecká rada, kolegium, stálé komise (korespondence, podkladové dokumenty)


Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů.



V 5



A V



Kvestor a tajemníci fakult






A V/1



Agenda kvestora, tajemníků fakult (zápisy z porad, zásadní dokumenty vznikající při výkonu funkce)



A 5



A V/2



Agenda kvestora, tajemníků fakult (korespondence, podklady, další méně významné dokumenty)



V 5



A VI



Sekce, moduly, instituty, katedry, ústavy, kliniky, odbory, oddělení






A VI/1



Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů a oddělení (zápisy z porad, dlouhodobé plány činnosti, zásadní dokumenty)



A 5



A VI/2



Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů a oddělení (významná korespondence, podklady)



V 5



A VI/3



Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik, odborů a oddělení (ostatní korespondence, pomocné a podkladové dokumenty)



S 5



A VII



Hodnocení a kontrola






A VII/1



Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (konečné výstupy)



A 10



A VII/2



Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (podklady, dílčí řešení apod.)



V 10



A VII/3



Vnitřní audit – zprávy o auditu



A 5



A VII/4



Vnitřní audit – plány, pracovní dokumentace



S 5



A VIII



Univerzitní ocenění, slavnosti a soutěže






A VIII/1



Čestné doktoráty, emeritní profesury, hostující profesury



A 5



A VIII/2



Vyznamenání a udělování medailí UK, vědecké tituly udělované in memoriam



A 5



A VIII/3



Univerzitní a fakultní slavnosti



A 5



A VIII/4



Univerzitní soutěže a ceny (vědecké, studentské, odborné)



V 10



A IX



Publicita a propagace UK






A IX/1



Tiskové zprávy, významné PR výstupy



A 5



A IX/2



Styk s novináři, ostatní propagace UK



V 10





B – Personální agenda





B I



Systemizace míst



A 5



B II



Přijímání a hodnocení zaměstnanců






B II/1



Přijímání a vyřazování pracovníků – obecné záležitosti (inzeráty, konkurzy, žádosti o místo, nabídky)



V 5



B II/2



Odborné hodnocení pracovníků – obecné záležitosti, souhrnné zprávy



V 5



B III



Dokumentace pracovních vztahů






B III/1



Osobní spisy zaměstnanců (dohoda o vzniku pracovněprávního vztahu, průběh zaměstnání, vědecké a studijní pobyty v zahraničí, platové výměry, ukončení pracovního poměru apod.)


Po dohodě s archivem je možné osobní spisy zaměstnanců rozdělit na akademické a ostatní. Spisy jsou do Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě.



A 10



B III/2



Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. – dohody a vyúčtování



V 10



B III/3



Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti apod. – návrhy, podklady



S 5



B IV



Řízení se zaměstnanci






B IV/1



Postihy zaměstnanců, suspenze, amnestie, mimosoudní rehabilitace (konkrétní výsledky, rozsudky apod. nutno ukládat i v personáliích zaměstnanců)



A 10



B IV/2



Odpovědnost za vzniklou škodu



V 5



B V



Docházka a dovolené






B V/1



Přehledy, rozpisy dovolených



S 3



B V/2



Evidence docházky



S 3



B VI



Statistiky, přehledy zaměstnanců UK



A 10



B VII



Sociální záležitosti a kolektivní vyjednávání






B VII/1



Kolektivní vyjednávání a smlouvy



A 10



B VII/2



Závodní preventivní péče



S 5



B VIII



Bezpečnost práce






B VIII/1



Bezpečnost práce (směrnice, koncepce, přehledy za období roční a delší, knihy úrazů, těžké pracovní úrazy)



A 10



B VIII/2



Bezpečnost práce (lehké úrazy, knihy úrazů, odškodňovací komise)



V 10



B VIII/3



Bezpečnost práce (výkazy, podklady, školení)



S 5





C – Vědecko-výzkumná činnost



C I



Koncepce vědecké činnosti, zásadní normy, programy, korespondence s MŠMT (výzkumné záměry, dlouhodobé projekty, návrhy, hodnocení)



A 10



C II



Granty






C II/1



Interní programy podpory vědy UK – koncepce, činnost



A 10



C II/2



Interní programy podpory vědy UK – přijaté projekty – návrhy, posudky, smlouvy, průběžné a závěrečné zprávy (včetně tištěných výstupů z informačních systémů)



A 10



C II/3



Interní programy podpory vědy UK – nepřijaté projekty, návrhy, posudky (včetně tištěných výstupů z informačních systémů)


Doporučeným způsobem výběru je ponechání kompletního souboru nepřijatých projektů vždy jednou za pět let (tj. rok 0/1 a 5/6)



V 5



C II/4



Interní programy podpory vědy UK – podklady a přípravný materiál



V 5



C II/5



Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další projektové financování podpory vědy ze zdrojů mimo UK) – smlouvy, zprávy, zásadní dokumenty



A 10



C II/6



Externí programy podpory vědy (grantové agentury a další projektové financování podpory vědy ze zdrojů mimo UK) – podklady a přípravný materiál



V 10



C III



Výzkum a spolupráce






C III/1



Dílčí výzkumné úkoly (fakultní, katedrové, ústavní) – zadání, smlouvy, souhrnné a závěrečné zprávy



A 10



C III/2



Vědecká spolupráce s jinými vědeckými a pedagogickými institucemi v ČR (s výjimkou grantů) – smlouvy, souhrnné zprávy, zásadní dokumenty



A 10



C III/3



Spolupráce se zahraničními vědeckými a pedagogickými institucemi v oblasti vědeckého výzkumu (s výjimkou grantů) – smlouvy, souhrnné zprávy, zásadní dokumenty



A 10



C III/4



Aplikovaný výzkum – spolupráce s výrobními podniky, zdravotnickými zařízeními (zadání, smlouvy, souhrnné a závěrečné zprávy apod.)



A 10



C III/5



Základní a aplikovaný výzkum (pracovní korespondence, další dokumentace, průběžné zprávy apod.)



V 5



C IV



Znalecká činnost






C IV/1



Znalecká činnost – znalecké posudky



V 10



C IV/2



Znalecká činnost – ostatní



S 5



C V



Léčebná činnost – kliniky, ústavy



V 10



C VI



Vědecko-pedagogické tituly






C VI/1



Docentury a habilitační řízení, habilitační práce



A 5



C VI/2



Profesury a jmenovací řízení



A 5



C VII



Vydavatelská činnost






C VII/1



Ediční plány, autorské smlouvy, přehledy vydaných publikací (fakult UK a Nakladatelství Karolinum)



A 5



C VII/2



Ediční záležitosti, příprava publikací, vydavatelská agenda, redakční a ediční rady (UK, fakult, dalších součástí UK a Nakladatelství Karolinum)



V 10



C VIII



Knihovny






C VIII/1



Univerzitní fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – koncepce činnosti, organizace, důležité předpisy, zprávy o činnosti za roční a delší období



A10



C VIII/2



Univerzitní, fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – ostatní



S 5



C IX



Vědecké konference






C IX/1



Vědecké konference – zápisy z jednání, souhrnné zprávy, konferenční sborníky



A 5



C IX/2



Vědecké konference – běžná agenda



S 5





D – Studijní záležitosti



D I



Akreditace a studijní plány






D I/1



Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů, žádosti, schválení, souhrnné zprávy, dokumenty zásadní povahy



A 10



D I/2



Akreditace, studijní plány formy studia, koncepce oborů – pracovní a pomocná dokumentace



V 5



D I/3



Karolinky (Seznamy přednášek, Základní informace o fakultě...)



A 1



D II



Přijímací řízení a zápis do studia






D II/1



Přijímací řízení – podmínky přijímacího řízení, zadání testů a správné odpovědi, závěrečné zprávy, přehledy přijatých a nepřijatých uchazečů (s uvedením výsledků zkoušek)



A 5



D II/2



Přezkumné řízení v přijímacím řízení



V 10



D II/3



Přijímací řízení – dotazníky, výsledky testů, zkoušek – nepřijatí uchazeči


(Pozn.: Před skartací nutno revidovat a vyjmout originály vysvědčení. Doporučeným způsobem výběru je ponechání kompletního souboru přijímacího řízení vždy jednou za 5 let, tj. rok 0/1 a 5/6.)



V 5



D II/4



Zápis do studia



A 10



D III



Evidence studentů, účastníků rigorózního řízení a programů CŽV






D III/1



Spisy studentů bakalářského, magisterského, doktorského studijního programu, spisy účastníků rigorózního řízení (včetně protokolů o státních zkouškách a dokladu o splněných studijních povinnostech)


Spisy je po dohodě s Archivem UK možné členit podle typu studijního programu, formy studia a způsobu ukončení studia. Spisy jsou řazeny abecedně v rámci akademického roku ukončení studia/manipulačního období. Spisy jsou do Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě.



A 10



D III/2



Matriky studentů, matriky absolventů, matriky rigorózního řízení UK



A 3



D III/3



Celkové seznamy studentů jednotlivých fakult UK v daném akademickém roce (katalogy posluchačů) – tištěné výstupy z informačního systému



A 1



D III/4



Celoživotní vzdělávání zaměřené zájmově, včetně Univerzity třetího věku – souhrnné seznamy a statistické přehledy účastníků programů CŽV, přehledy vypsaných kursů



A 5



D III/5    



Celoživotní vzdělávání zaměřené na výkon povolání – včetně atestací lékařů (smlouvy, doklady o splněných atestacích a získané kvalifikaci)


V případě souběhu s odborným studiem se materiály ukládají do spisu studenta.



A 5



D IV



Rozhodování ve věcech studia – řízení zahajovaná na žádost i z vlastního podnětu, včetně disciplinárního řízení, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení (včetně soudního) ve věcech studia (konečné rozhodnutí se zakládá do spisu studenta)



V 10



D V



Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace („nostrifikace“)



A 5



D VI



Kvalifikační práce a doklady






D VI/1



Kvalifikační práce – bakalářské, diplomové, dizertační, rigorózní, (Doporučujeme práce rozdělovat podle typu a řadit podle signatur přidělených při knihovnickém zpracování, při předání do Archivu UK je nutné přiložit elektronický soupis předávaných prací)



A 5



D VI/2



Dílčí zkoušky a zkušební výkazy



S 5



D VI/3



Studijní potvrzení vystavovaná na žádost žadatele a úřadů



S 3



D VI/4



Osvědčení o dodatečném udělení titulů (Mgr., Ph.D., Th.D.)



A 5



D VI/5



Duplikáty studijních dokladů, dokladů o získané VŠ kvalifikaci



S 5



D VII



Úrazy a úmrtí studentů



V 10



D VIII



Mimosoudní rehabilitace



A 10



D IX



Studentské, fakultní a univerzitní spolky



V 5



D X



Styk s absolventy (Spolek Carolinum)



V 10



D XI



Poplatky spojené se studiem a jiné úhrady






D XI/1



Poplatky spojené se studiem – souhrnné přehledy



A 10



D XI/2



Poplatky spojené se studiem – výběr, evidence, ostatní dokumentace



V 10



D XII



Stipendia






D XII/1



Stipendia – souhrnné přehledy



A 10



D XII/2



Stipendia – žádosti, vydávání rozhodnutí, přezkumné řízení, udělování, dílčí přehledy



V 10



D XIII



Koleje ubytování studentů






D XIII/1



Koleje – souhrnné přehledy



A 10



D XIII/2



Koleje (přidělování míst)



S 5





E – Mezinárodní vztahy



E I



Zahraniční vztahy






E I/1



Uzavírání smluv a dohod se zahraničními univerzitami a jinými vědecko-pedagogickými institucemi



A 5



E I/2



Zahraniční smlouvy a dohody – plnění (mimo pobyty)



V 5



E I/3



Statistika a plánování mezinárodních vztahů



V 5



E I/4



Členství v mezinárodních nevládních organizacích – přihlášky, zásadní dokumentace



A 10



E I/5



Členství v mezinárodních nevládních organizacích – korespondence, další dokumentace (včetně úhrady poplatků)



V 10



E I/6



Propagace UK v zahraničí



V 5



E I/7



Významné akce a zahraniční návštěvy na UK (ve spolupráci s diplomatickým sborem, nadacemi a jinými institucemi)



V 5



E II



Zahraniční mobilita






E II/1



Programy pro podporu mobility studentů a zaměstnanců UK a pobytů zahraničních pracovníků a studentů zahraničních VŠ na UK – smlouvy, vyhlášení, stanovení podmínek a další zásadní dokumenty



A  5



E II/2



Pobyty studentů UK v zahraničí organizované UK – doklady dokumentující druh, místo a dobu pobytu a získané atestace



A 5



E II/3



Pobyty studentů zahraničních VŠ na UK – doklady dokumentující druh, dobu pobytu a získané atestace



A 5



E II/4



Pobyty zaměstnanců UK v zahraničí (včetně zpráv ze zahraničních cest), pobyty cizinců nestudentů na UK – zásadní doklady



A 5



E II/5



Pobyty studentů a zaměstnanců UK v zahraničí organizované UK, pobyty cizinců nestudentů na UK – ostatní agenda (včetně zamítnutých žádostí)



V 5





F – Právní záležitosti



F I



Právní záležitosti (mimo rozhodování o studiu)






F I/1



Právní spory a zastupování (rozhodnutí soudů, zásadní spisy)



A 10



F I/2



Právní záležitosti (pracovní dokumentace, podklady)



V 5





G – Investice, rozvoj, projektové práce, generální opravy



G I



Plány, styk s dodavateli a orgány státní správy






G I/1



Výhledové a roční plány



A 5



G I/2



Projednávání a styk s dodavateli



V 5



G I/3



Projednávání a styk s ministerstvem školství



V 10



G I/4



Projednávání a styk s dalšími orgány státní správy a samosprávy



V 10



G I/5



Smlouvy s dodavateli



V 10



G II



Investiční záměry a generální opravy






G II/1



Investiční záměry, schvalovací řízení, zprávy o realizaci



V10



G II/2



Generální opravy (časové plány, výběrová řízení, dokumentace)



S 10



G III



Rozvojové projekty a programy financované z externích zdrojů






G III/1



Návrhy, žádosti, smlouvy, závěrečné zprávy a další zásadní dokumenty



A 10



G III/2



Podklady, přípravný materiál, korespondence s poskytovatelem



V 10



G IV



Arbitráž a statistika






G IV/1



Arbitráž a penalizace



V 10



G IV/2



Statistika



V 10





H – Rozpočet, finanční hospodaření a účetnictví



H I



Účetnictví






H I/1



Dokumentace účtů (zřizování, výpisy)



V 10



H I/2



Účetní závěrka a výroční zpráva (podle § 31, odst. 2, písm. a/ zák. č. 563/1991 Sb. o účetnictví)



A 10



H I/3



Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, účetní záznamy (podle § 31, odst. 2, písm. b/, c/ zák. č. 563/1991 Sb. o účetnictví)



V 10



H II



Rozpočty






H II/1



Specifikace rozpočtových dat



S 10



H II/2



Rozpisy rozpočtů UK, fakult a dalších součástí UK



S 10



H II/3



Rozpisy rozpočtů nižších organizačních složek UK



S 5



H II/4



Rozpočtové změny



S 10



H II/5



Roční a pololetní statistické údaje



S 10



H III



Fakturace (včetně podkladů pro fakturaci)



S 10



H IV



Výběrová řízení a zakázky






H IV/1



Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (nadlimitní zakázky)



V 10



H IV/2



Výběrová řízení včetně smluv s dodavateli (ostatní zakázky)



S 10



H IV/3



Objednávky, smlouvy (včetně smluv o dílo)



S 10



H V



Mzdy






H V/1



Mzdové listy



V 50



H V/2



Podklady ke mzdám



S 10



H VI



Pokladní služba



V 10



H VII



Evidenční listy důchodového pojištění



S 50



H VIII



Dary a darovací smlouvy



V 10





J – Vnitřní správa (správa budov, technické záležitosti)



J I



Budovy






J I/1



Správa budov, smlouvy, nákupy, prodeje, dary, odkazy



A 5



J I/2



Pasportizace budov (včetně výstupů z informačního systému) – při založení nového pasportu a při přestavbě či zásadní rekonstrukci



A 1



J II



Nájmy nemovitostí






J II/1



Pronájmy a nájmy budov a místností, pozemků



V 20



J II/2



Nájemníci, služební byty



V 10



J III



Revizní a kontrolní zprávy zásadního významu



A 5



J IV



Nadace (nadační dary, správa nadačního jmění)



A 10



J V



Údržba a provoz






J V/1



Údržba, údržbářské dílny



S 3



J V/2



Autoprovoz



S 3



J V/3



Drobné opravy



S 1



J VI



Inventarizace






J VI/1



Inventarizace – hlavní inventarizační zápis



V 10



J VI/2



Inventarizace – inventurní soupisy



S 5



J VII



Přístrojové vybavení, stroje, zařízení, nehmotný majetek (včetně záznamů o jejich zápůjčkách a převodech)



S 5



J VIII



Správa ubytovacích zařízení






J VIII/1



Správa kolejí a menz



V 10



J VIII/2



Domovní knihy ubytovacích, výcvikových a rekreačních zařízení



S 6



J IX



Spisová služba






J IX/1



Spisovna a podatelna, evidence dokumentů (v listinné podobě, tištěné výstupy z elektronických systémů spisové služby), rejstříky aj. pomůcky spisové služby



A 5



J IX/2



Archiv (převzetí spisů fakult a jednotlivých pracovišť)



A 3



J X



Požární ochrana






J X/1



Požární ochrana, ochrana budov – směrnice, koncepce, výkazy za období roční a delší



A 10



J X/2



Požární ochrana, ochrana budov – periodická hlášení a výkazy, školení



S 5





K – Informační systémy a výpočetní technika



K I



Dlouhodobé koncepce zavádění výpočetní techniky, plány a souhrnné zprávy o činnosti pracovišť IT za roční a delší období



A 5



K II



Projektová, technická a uživatelská dokumentace informačních systémů





K II/1



Dokumentace celouniverzitních, celofakultních a dalších informačních systémů, ve kterých jsou zpracovávána data mající trvalou (archivní) hodnotu



A 5



K II/2



Dokumentace ostatních informačních systémů



V 5



K III



IT infrastruktura a síťové trasy





K III/1



Projektová dokumentace



V 5



K III/2



Dokumentace skutečného provedení (včetně vyjádření a souhlasů s provozem)



V 10



K IV



Pracovní dokumentace a dílčí zprávy



S 5





Příloha č. 2



Vzor skartačního návrhu





Univerzita Karlova v Praze


Fakulta (součást)


                                                                                                                             


Čj.:                                                                                                                        V ……dne ...


                                                                                                                                       






                                                                                          Archiv UK


                                                                                          Ovocný trh 5


                                                                                          116 36 Praha 1            


                                                                                                                                  




Skartační návrh






     Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s příslušnými ustanoveními Spisového řádu Univerzity Karlovy v Praze navrhujeme vyřazení dokumentů dle připojeného seznamu.


     Žádáme o provedení odborné archivní prohlídky, o souhlas se zničením dokumentů se skartačním znakem S a vybraných položek se skartačním znakem V a o uložení dokumentů trvalé hodnoty do Archivu UK.






Seznam dokumentů navrhovaných k vyřazení, resp. k převzetí do Archivu UK k trvalému uložení








  Stručný obsah:                                 spis. znak:       časový rozsah:            počet balíků, kartonů:                                          objem dat




Skartační znak A:




1. Akademický senát                                 A III/2           2005-2007                             2 balíky


2. Koncepce vědecké činnosti                   C I                 2000-2002                              4 kartony 


 .


 .                                                                                                                                                      


 .




Skartační znak V:




                                                                                                                                            


1. Bezpečnost práce (lehké úrazy)           B  VIII/1         2005-2007                              2 balíky




 .    


      


Skartační znak S:




1. Studijní potvrzení                                  D VII/1           2005-2007                            2 kartony


2. Rozpočtové změny                               H II/4              2000-2002                            4 MB1


 .


 .


 .






Celkem je navrhováno k vyřazení XX balíků (kartonů), tj. XX  bm2 dokumentů v listinné podobě se skartačním znakem A, XX balíků (kartonů), tj. XX bm dokumentů v listinné podobě se skartačním znakem V, XX balíků (kartonů), tj. XX bm dokumentů v listinné podobě a XX MB digitálních dokumentů se skartačním znakem S.                                                                                                                                        





Poznámky

1

megabyte

2

běžných metrů


Poslední změna: 21. leden 2018 23:24 
Sdílet na:  
Máte dotaz ?
Kontakty

Univerzita Karlova

Ovocný trh 560/5

Praha 1, 116 36

Česká republika


Identifikátor datové schránky: piyj9b4

IČO: 00216208 

DIČ: CZ00216208






Jak k nám