Čl. 1 - Základní ustanovení a principy činnosti ombudsmana

1. Na Univerzitě Karlově („dále jen „univerzita“) se zřizuje pozice ombudsmana Univerzity Karlovy (dále jen „ombudsman“).

2. Osoba ombudsmana je takových morálních vlastností, které zaručují, že při výkonu své funkce postupuje spravedlivě, důstojně, svědomitě, čestně a v souladu s dobrými mravy. Ombudsman vykonává svou funkci nezávisle a nestranně. Ombudsman nesmí přijímat od nikoho žádné pokyny, jak by měl postupovat či jaká doporučení by měl podávat.

3. Na ombudsmana se mohou písemně obracet členové akademické obce, ostatní zaměstnanci univerzity a osoby v obdobném postavení, jako jsou např. účastníci kurzu celoživotního vzdělávání, uchazeči přihlášení ke státní rigorózní zkoušce nebo zahraniční studenti na výměnném pobytu. Nikdo nesmí být jakýmkoliv způsobem postihován, znevýhodňován ani jinak krácen na svých právech proto, že se obrátí na ombudsmana.

4. Ombudsman zachovává mlčenlivost o veškerých skutečnostech, o kterých se dozvěděl v souvislosti s výkonem své funkce a které mohou vést k identifikaci autorů podnětu či jiných citlivých informací.

5. Ombudsman postupuje tak, aby byl podnět objasněn v nezbytném rozsahu na základě zjištěných objektivních skutečností.

6. Ombudsmanovy závěry mají pouze doporučující charakter. Ombudsman nenahrazuje rozhodování jiných orgánů.

7. Ombudsman je oprávněn požadovat součinnost od všech orgánů univerzity, fakulty a součásti a tyto mají povinnost ji poskytnout. Ombudsman je také oprávněn požádat o součinnost zaměstnance nebo studenty.

Čl. 2 - Obsazení pozice ombudsmana

1. Pozice ombudsmana Univerzity Karlovy je obsazována rektorem univerzity na základě otevřeného výběrového řízení podle Řádu výběrového řízení univerzity a po vyjádření Akademického senátu univerzity. Výběrová komise se skládá z lichého počtu členů. Členem výběrové komise je alespoň jeden člen Akademického senátu univerzity zvolený z řad studentů a alespoň jeden člen zvolený z řad akademických pracovníků. Dále alespoň jeden člen Vědecké rady univerzity a alespoň jeden člen Správní rady univerzity.

2. S ombudsmanem je sjednáván pracovní poměr na jeho pozici na dobu tří let s možností jednoho opětovného uzavření.

3. Osoba ombudsmana má zpravidla zkušenosti s řízením lidských zdrojů, antidiskriminační problematikou či intervenčními nebo mediačními postupy, dále znalou akademického prostředí.

4. Pracovní pozice ombudsmana je neslučitelná s funkcí rektora, prorektora, kancléře, kvestora, děkana, proděkana, ředitele součásti, tajemníka fakulty či součásti, vedoucího pracoviště fakulty či součásti, člena Akademického senátu univerzity nebo fakulty, člena Vědecké rady univerzity, fakulty nebo jiné součásti, člena Etické komise univerzity nebo fakulty, člena Správní rady univerzity, člena disciplinární komise fakulty a garanta studijního programu.

5. Ombudsman musí upozornit rektora a předsednictvo Akademického senátu univerzity na možný vznik střetu zájmů, který by jej ovlivňoval ve výkonu jeho funkce.

6. Funkční období pozice ombudsmana zaniká:

   a.	doručením písemné rezignace rektorovi,
   b.	vznikem neslučitelnosti dle odstavce 4,
   c.	uplynutím funkčního období,
   d.	ukončením pracovního poměru z důvodů uvedených v zákoníku práce.

7. Rektor může ukončit pracovní poměr ombudsmana výpovědí po vyjádření Akademického senátu univerzity nebo na návrh Akademického senátu univerzity, jestliže ombudsman neplní své úkoly nebo existuje pochybnost o morální způsobilosti funkci dále zastávat.

8. Ombudsmanovi náleží mzda, kterou stanoví rektor.

Čl. 3 - Náplň činnosti ombudsmana

1. Ombudsman působí zejména preventivně a metodicky. Prošetřování konkrétních podnětů se ombudsman věnuje, má-li důvodné pochybnosti, že jiný orgán nepostupoval v souladu s právními předpisy nebo vnitřními předpisy univerzity nebo její součásti, nebo není žádný jiný orgán příslušný, případně pokud si osoba podávající podnět (dotčená osoba) nepřeje oslovit příslušný orgán z důvodu obavy z podjatosti nebo jiného nebezpečí pro svou osobu. Ombudsman svými závěry nemění, neruší ani nenahrazuje rozhodnutí těchto orgánů. Ombudsman není oprávněn zasahovat do činnosti a rozhodování jiných orgánů, nejedná jako správní orgán, nerozhoduje o právech a povinnostech studentů a nevykonává činnost v pracovněprávních vztazích.

2. Mezi hlavní činnosti ombudsmana patří zejména:

   a.	prošetřovat podněty týkající se šikany, diskriminaci, nevhodného chování, nerovného zacházení, sexuálního obtěžování, bossingu, mobbingu, střetu zájmů, nedůvodných průtahů a případů, kdy příslušný orgán nekoná, porušování právních předpisů včetně vnitřních předpisů univerzity nebo součástí a jiné obdobné jednání směřující proti dotčené osobě,
   b.	poskytovat pomoc osobám, které se na něj obrátí, případně je odkazovat na jiné příslušné orgány a instituce,
   c.	přijímat podněty k řešení systémových problémů v souvislosti s jeho svěřenými úkoly,
   d.	identifikovat problémy a překážky negativně ovlivňující pracovní, studijní a akademické prostředí na univerzitě,
   e.	metodicky působit a vytvářet vhodné prostředí pro řešení problémů,
   f.	připravovat doporučení pro řešení konkrétních případů příslušným orgánům a navrhovat systémové změny pro jejich předcházení.

3. Ombudsman vyřizuje podněty bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů, ve složitějších případech do 60 dnů od obdržení podnětu. O každém podnětu ombudsman vypracuje zprávu o prošetření, pokud není dále určeno jinak. O vyřízení podnětu ombudsman vyrozumí dotčenou osobu.

4. V případě odmítnutí součinnosti podle čl. 1 odst. 7 tuto skutečnost ombudsman uvede ve své zprávě o prošetření. V případě pochybností o možnosti poskytnout informace ombudsmanovi náleží konečné rozhodnutí rektorovi.

5. Ombudsman je oprávněn prošetřovat konkrétní situace i z vlastní iniciativy. Ombudsman v prošetřování podnětu zkoumá, zda příslušný orgán postupoval v souladu s platnými právními předpisy včetně vnitřních předpisů univerzity a součástí.

6. Pokud si osoba podávající podnět nepřeje uvést vůči jiným orgánům univerzity nebo součástí svou totožnost, ombudsman jej může v těchto jednáních zastupovat svým jménem. Takto může učinit až po ověření identity dotčené osoby a prověření podnětu v nezbytném rozsahu umožňujícím se důvodně domnívat, že návrh je oprávněný. Ombudsman nemůže podávat v zastoupení dotčené osoby podnět Etické komisi univerzity.

7. Pokud ombudsman zjistí, že podnět je šikanózního charakteru, jde o opakovaně odložený podnět, podnět podaný neoprávněnou osobou, kverulantství, podnět mající za cíl poškodit jiného nebo dobré jméno univerzity, věc nespadá do jeho působnosti a je již projednávána příslušným orgánem, nebo jde o jednání směřující nahradit rozhodnutí či stanovisko příslušného orgánu, ombudsman podnět odloží a vyrozumí o tom podatele. Jestliže ombudsman obdrží podnět bez možnosti ověření totožnosti dotčené osoby, je takový podnět považován pouze za obecnou připomínku.

8. V případě, že se dotčená osoba domnívá, že ombudsman v její věci nejednal řádně a včas, může se obrátit na rektora.

9. Podněty proti konkrétním osobám či orgánům ombudsman řeší zpravidla s těmito osobami či orgány. Snaží se zejména o nalezení smírného řešení. Jestliže není řešení možné nebo nebyla zjednána náprava v případech nesprávného postupu, obrátí se ombudsman na nadřízeného dotčené osoby. V případě, že se jedná o podnět proti kolektivnímu orgánu, ombudsman řeší tento podnět s předsedou tohoto orgánu. V případě, že není možné určit nadřízenou osobu nebo jednání nevedlo k nápravě, obrátí se ombudsman na rektora, děkana nebo ředitele příslušné součásti. V případě podnětu proti děkanovi nebo řediteli součásti se ombudsman obrací na rektora. Jestliže ombudsman řeší chování mezi studenty, obrací se na studijního proděkana fakulty, na které jsou studenti zapsáni. Pokud ombudsman řeší situaci mezi zaměstnanci, obrací se na nejbližší jim společně nadřízenou osobu nebo na děkana, ředitele součásti nebo rektora.

Čl. 4 - Vztah k jiným orgánům

1. Ombudsman má právo se účastnit zasedání orgánů univerzity a součástí s právem poradního hlasu po předchozí domluvě s předsedou či vedoucím příslušného orgánu. Příslušné orgány mají povinnost se ombudsmanovými závěry zabývat a ombudsman má právo požadovat informaci, jak bylo s jeho doporučeními naloženo.

2. Jednotlivé orgány mají právo se na ombudsmana obracet s podněty a žádostmi o metodická doporučení. Kolektivní orgány se na ombudsmana obracejí prostřednictvím svého předsedy nebo jiného pověřeného člena.

Čl. 5 - Vztah k rektorovi a kolegiu rektora

1. Rektor může dávat ombudsmanovi podněty o prověření konkrétních situací či vytvoření koncepčních materiálů. Rektor není oprávněn dávat ombudsmanovi pokyny, jaké má učinit závěry a doporučení.

2. Ombudsmana může zbavit povinnosti mlčenlivosti podle čl. 1 odst. 4 v konkrétním případě rektor, jestliže je to nezbytné. I v takových případech ombudsman zachovává důvěrnost svěřených skutečností.

3. Ombudsman pravidelně spolupracuje s členy kolegia rektora.

4. Ombudsman jednou za tři měsíce překládá rektorovi zprávu o přijatých podnětech a dalších zjištěních v jeho působnosti. Součástí zprávy jsou zpravidla též doporučení pro zlepšení a kultivaci prostředí na univerzitě.

Čl. 6 - Vztah k Akademickému senátu univerzity

1. Ombudsman alespoň jednou za kalendářní rok podává Akademickému senátu univerzity písemnou zprávu o své činnosti zahrnující informace o obdržených podnětech bez možnosti identifikace dotčených osob včetně podnětů odložených. Zpráva zpravidla zahrnuje též doporučení pro zlepšení a kultivaci prostředí na univerzitě včetně doporučení pro zlepšení institutu ombudsmana.

2. Ombudsman se může účastnit zasedání orgánů Akademického senátu univerzity a soustavně s nimi spolupracuje. Jestliže jej Akademický senát univerzity nebo jeho poradní orgán vyzve, zúčastní se ombudsman jeho zasedání.

3. Jestliže prošetřovaný podnět směřuje proti rektorovi a dle ombudsmana rektor v této věci neposkytuje součinnost, sdělí ombudsman tuto informaci předsednictvu Akademického senátu univerzity.

Čl. 7 - Vztah k Vědecké radě univerzity

Je-li to vhodné, ombudsman podává zprávu o své činnosti Vědecké radě univerzity, ve které shrnuje své poznatky a doporučení zejména z oblasti akademické integrity a etiky vědecké práce.

Čl. 8 - Vztah k Etické komisi univerzity

1. Jestliže má ombudsman důvodné podezření, že došlo k porušení Etického kodexu univerzity, má ombudsman právo podat podnět Etické komisi univerzity i v případě, že není členem akademické obce univerzity.

2. Ombudsman může být pozván na jednání Etické komise univerzity na žádost jejího předsedy. Toto neplatí pro projednávání podnětu, který Etické komisi univerzity podal ombudsman sám.

3. V případě podnětu proti postupu Etické komise univerzity, své závěry ombudsman sděluje předsedovi Etické komise univerzity a rektorovi.

Čl. 9 - Vztah k obdobným pozicím na součástech univerzity

1. Na jednotlivých součástech je děkanem nebo ředitelem určená kontaktní osoba, která komunikuje s ombudsmanem univerzity. Kontaktní osoba je zpravidla osoba, která na jednotlivých součástech zastává obdobnou pozici jako ombudsman univerzity, případně jiná osoba určená děkanem nebo ředitelem (dále jen „příslušná osoba“).

2. V případě, že ombudsman obdrží podnět, který je projednáván příslušnou osobou, po dohodě s ní věc odloží a informuje podatele podnětu. Příslušná osoba pak o závěrech v tomto případě informuje univerzitního ombudsmana. Univerzitní ombudsman podnět neodloží v případě, že dojde k názoru, že hrozí prodlení, střet zájmů či jiné nebezpečí ohrožující řádné prošetření podnětu.

3. Ombudsman nepřezkoumává závěry přijaté jinými obdobnými orgány v konkrétních podnětech. Ombudsman ale může v obecné rovině navrhovat zlepšení jejich fungování.

Čl. 10 - Účinnost

Toto opatření rektora nabývá účinnosti dne 1. července 2022.

V Praze dne 29. června 2022

.pdf ke stažení

.doc ke stažení