Nákupy zboží, služeb nebo stavebních prací: Účelně, efektivně a hospodárně

Základní úlohou našeho odboru je v rámci univerzity zajistit, aby nákupy zboží, služeb nebo zajištění stavebních prací proběhly v souladu se zákonem nebo interními předpisy a aby se prostřednictvím soutěže při nákupu dosahovalo nižších cen a/nebo vyšší kvality než při prostém oslovení jednoho dodavatele.

Při pořizování zboží a služeb je UK v postavení veřejného zadavatele, a tudíž je povinna vynakládat svěřené finanční prostředky v souladu s právním řádem, zejména se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, a v souladu se zásadami dobrého hospodaření, principy 3E – tj. účelně, efektivně a hospodárně.

Z tohoto důvodu se zaměstnanci UK při pořizování zboží a služeb řídí výše uvedenými předpisy a rovněž interními Pravidly pro zadávání veřejných zakázek v rámci Univerzity Karlovy (která byla vydána formou opatření rektora č. 30/2020).

Některé zboží nebo služby pořizuje univerzita centrálně pro všechny organizační jednotky UK. Zadávání těchto zakázek zajišťuje zpravidla náš odbor ve spolupráci s odbornými součástmi, které mají pořízení daného zboží nebo služby v gesci.

Nákupy na UK musí probíhat tak, aby byly dodržovány předpisy a zásady zadávacího řízení a aby se tak univerzita vyhnula v maximální míře sankcím a potížím, které z nedodržování uvedených pravidel, předpisů a zásad plynou. Zároveň se snažíme v maximální míře předcházet reputačnímu riziku v případě, že by vznikly pochybnosti o chování univerzity v oblasti nákupu.  

Sociálně nebo environmentálně odpovědné zadávání

Rovněž usilujeme o to, aby nákupy univerzity (tam kde je to vhodné) byly zajišťovány v souladu se strategií udržitelného rozvoje a aby bylo v maximálním rozsahu využíváno sociálně nebo environmentálně odpovědné zadávání. Při odpovědném zadávání se snažíme zajistit, aby při pořizování zboží a služeb nebo stavebních prací bylo např. podporováno zaměstnávání osob znevýhodněných na trhu práce nebo aby byly zajišťovány důstojné pracovní podmínky u zaměstnanců dodavatele i v celém dodavatelském řetězci. Dále cíleně vyhledáváme příležitosti pro praxe nebo stáže studentů nebo usilujeme o to, aby při zadávání veřejných zakázek byla upřednostňována environmentálně šetrnější řešení (resp. řešení směřující k dosažení rovnováhy mezi environmentální šetrností, cenovou výhodností a dostupností na trhu).

V současné době mimo jiné vyhodnocujeme univerzitní Strategii odpovědného zadávání a připravujme její aktualizaci. Tato strategie byla v roce 2020 přijata na 3 roky s tím, že bude v letošním roce vyhodnoceno její fungování.

Co je naším cílem:

• Profesionální, bezchybná a pokud možno rychlá příprava a administrace všech druhů nákupů (tj. veřejných zakázek)

• Dodržování zásad transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace

• Uplatňování zásad odpovědného veřejného zadávání

• Dodržování zásad 3E – účelnost, hospodárnost a efektivita

• Sjednocení zadávacích postupů a smluvních vztahů

• Maximální využívání elektronizace a digitalizace v procesu administrace veřejných zakázek

• Minimalizace rizik spojených se zadávacím řízením

• Metodická podpora pro útvary rektorátu, fakult a součástí UK

Uvedených cílů dosahujeme vedle administrace konkrétních veřejných zakázek metodickou podporou všech zaměstnanců UK zajišťujících zadávání veřejných zakázek, zodpovídáním dotazů týkajících se problematiky zadávání veřejných zakázek, organizací školení a informačních setkání pro zaměstnance UK zajišťující agendu veřejných zakázek.  Provozujeme profil zadavatele a elektronický nástroj E-ZAK, které jsou nezbytné pro elektronické zadávání veřejných zakázek. Zároveň připravujeme související opatření rektora a kvestora.

Mnozí z vás nás možná považují za zbytečné formalisty, kteří do jednoduchého nákupu přinášejí zbytečně složitá řešení a nutí vás k pro vás obtížně srozumitelným formulacím a postupům.

Přijměte prosím naše ujištění, že naše doporučení jsou skutečně motivována ochranou jak univerzity jako celku, tak jednotlivých zaměstnanců před zejména finančními, ale i jinými nepříznivými dopady, které nedodržení pravidel pro zadávání veřejných zakázek s sebou může nést.

Jak mohou zaměstnanci odbor využít

Pokud zaměstnanci rektorátu a součástí potřebují pořídit nějaké zboží nebo službu a nejsou si procesem nákupu jistí, je vždy vhodné, aby nás kontaktovali a svůj postup konzultovali. S dotazy souvisejícími s naší agendou se na nás mohou kolegové obrátit osobně, telefonicky, emailem či např. prostřednictvím MS Teams. Pro ty, kdo se ptají poprvé, doporučujeme využít náš odborový email ovz@ruk.cuni.cz

S kolegy z rektorátu, stejně jako z fakult a součástí UK, kteří mají na starosti pořizování zboží a služeb, se pravidelně setkáváme na naším odborem organizovaných seminářích, nabízíme jim možnost individuálních schůzek na jejich půdě, jsme k dispozici samozřejmě i online či telefonicky.

S kým se u nás potkáte, na koho se můžete obrátit

V současné době pracuje u nás na odboru šestičlenný tým. Každý z kolegyň a kolegů se vyjma obecné agendy veřejných zakázek specializuje na určitou část problematiky veřejného zadávání.

• Mgr. Zdeněk Cvejn, vedoucí

• Mgr. Marek Buday, zástupce vedoucího, je specialistou na elektronizaci veřejných zakázek na UK (elektronický nástroj E-ZAK) a často zadává veřejné zakázky v oblasti IT, intelektuálních služeb a stavebnictví

• Mgr. Jan Vasilová se  mimo jiné věnuje nákupům kancelářského papíru či propagačních předmětů

• Mgr. Marie Vyklická se často zabývá nákupy potravin, drogerie nebo služeb při správě budov

• Mgr. Tereza Matyska Mičánková vám ráda pomůže s odpovědným přístupem k veřejnému zadávání

• Mgr. David Sommer se nejčastěji věnuje veřejným zakázkám v oblasti IT, dynamickým nákupním systémům a zakázkám na právní služby

Jaký problém nebo projekt jsme v naší agendě řešili naposledy?

Pro představu uvádíme některé zajímavé veřejné zakázky, které jsme na našem odboru zadávali:

• Pořízení nových varhan pro velkou aulu Karolina

• Projekt CEDMO Trends: Česká společnost v době změn – Pro vědecký tým vedený PhDr. Václavem Moravcem, Ph.D. jsme zajistili služby výzkumné agentury veřejného mínění, a to za účelem realizace dlouhodobého projektu CEDMO Trends, který se zabývá vlivem dezinformací/misinformací na populaci, mediální a digitální gramotnost, regulaci síťových digitálních médií apod.

• Zajištění služeb v oblasti praní prádla pro stravovací a ubytovací zařízení kolejí a menz  

• Zajištění poradenských služeb souvisejících se zabezpečením povinností UK v případě přeshraničních výjezdů a příjezdů zaměstnanců

• Nákup vybavení pro vzdělávací mini science centrum Didaktikon v Kampusu Hybernská

• Zajištění modulární výstavní expozice pro potřeby prezentace Univerzity Karlovy na veletrzích pregraduálního vzdělávání v České a Slovenské republice

• Zavedení Dynamického nákupního systému pro poskytování právních služeb pro UK