Čl. 1 - Úvodní ustanovení

1. Toto opatření upravuje podrobnosti o zpřístupnění závěrečných prací¹ podaných k obhajobě prostřednictvím elektronické databáze² a stanovuje další pravidla, podmínky, lhůty a další náležitosti pro zpřístupňování závěrečných prací.

2. Elektronická databáze závěrečných prací (dále jen „databáze“) se na Univerzitě Karlově (dále jen „UK“) centrálně zpřístupňuje na adrese http://is.cuni.cz/IS-139.html. Zpřístupnění závěrečných prací probíhá prostřednictvím digitálního repozitáře UK (dále jen „repozitář“).

3. V repozitáři se zpřístupňuje text závěrečné práce, texty příloh této práce, abstrakt práce³, posudky na práci, výsledek obhajoby a další údaje o závěrečné práci a její obhajobě uvedené v metodickém materiálu dle čl. 15 odst. 1.

Čl. 2 - Přístup do databáze

1. Do databáze lze nahlížet anonymně, nebo neanonymně.

2. V rámci anonymního přístupu nelze nahlížet do textu závěrečné práce, příloh nebo posudků.

3. Neanonymní přístup je možný buď prostřednictvím přihlašovacích údajů z Centrální autentizační služby UK (osoby se studijním, pracovněprávním nebo jiným evidovaným vztahem k UK), nebo prostřednictvím registrace. Platnost jedné registrace pro přístup do databáze je jeden rok.

4. Podmínkou přístupu k textům závěrečných prací, příloh nebo posudků je vyjádření souhlasu a závazku nahlížející osoby s tím, že získané informace nebudou použity k výdělečným účelům nebo vydávány za studijní, vědeckou nebo jinou tvůrčí činnost jiné osoby než autora.⁴

Čl. 3 - Závěrečné práce zvláštní povahy

Text závěrečné práce, jejíž odevzdání v elektronické podobě vylučuje její povaha (např. některá umělecká díla), se do databáze neukládá.

Čl. 4 - Členění závěrečných prací z časového hlediska

Z časového hlediska se závěrečné práce dělí do tří skupin:

Čl. 5 - Postup evidence a zveřejňování pro „nové práce“

1. Počínaje 29. 9. 2010 bude elektronická podoba prací povinně ukládána výhradně prostřednictvím Informačního systému Studium (dále jen „systém“).

2. Téma práce a některé další náležitosti uvedené v metodickém materiálu dle čl. 15 odst. 1 vkládá do systému pověřený pracovník fakulty či vedoucí práce/školitel.

3. Vlastní text práce, její přílohy, abstrakty a další údaje uvedené v metodickém materiálu dle čl. 15 odst. 1 vkládá do systému student. Student může dále do systému vložit další údaje o práci uvedené v metodickém materiálu dle čl. 15 odst. 1.

4. Po vložení příslušných souborů dle odstavce 3 student v systému potvrdí odevzdání elektronické podoby práce. Odevzdáním práce v systému student potvrzuje správnost a úplnost vložených souborů a jejich soulad s odevzdávanou listinnou podobou práce. Za správnost a úplnost odevzdané elektronické verze práce a jejích příloh a za soulad (zejména obsahový) této verze s její listinnou podobou odpovídá student.

5. Po odevzdání práce dle odstavce 4 student nemůže vložené soubory dále měnit, u popisných údajů o práci může měnit pouze vybrané údaje, jejichž modifikaci fakulta studentovi povolí nastavením v systému.

6. Vedoucí práce/školitel a oponenti vkládají elektronickou podobu posudků k práci do systému.

7. Po vložení všech povinných údajů o práci do systému provede pověřený pracovník fakulty v systému akci „finalizace záznamu o práci“. Po provedení této akce a po uplynutí lhůty pro zveřejnění práce dle čl. 11 bude záznam o práci automaticky přenesen do repozitáře.

Čl. 6 - Postup evidence a zveřejňování pro „starší práce“

1. Do 31. 5. 2010 je možné ukládat elektronickou podobu závěrečných prací přímo do repozitáře prostřednictvím k tomu určených importních nástrojů.

2. Od 1. 6. 2010 nebude vkládání prací způsobem dle odstavce 1 možné a bude zahájena příprava na vkládání „starších prací“ do systému.

3. Po dokončení přípravy dle odstavce 2 pro danou fakultu budou „starší práce“ z této fakulty evidovány výhradně prostřednictvím systému. Jejich vkládání do systému, včetně posudků vedoucích prací/školitelů a oponentů, budou zajišťovat na fakultách osoby k tomu pověřené opatřením děkana podle čl. 13.

4. Po vložení všech povinných údajů o práci do systému provede pověřený pracovník fakulty v systému akci „finalizace záznamu o práci“. Po provedení této akce a po uplynutí lhůty pro zveřejnění práce dle čl. 11 bude záznam o práci automaticky přenesen do repozitáře.

Čl. 7 - Postup evidence a zveřejňování pro „práce před rokem 2006“

1. Pro zveřejnění práce odevzdané k obhajobě před 1. 1. 2006 je třeba souhlasu studenta s jejím zveřejněním v elektronické podobě.

2. V případě, že fakulta disponuje souhlasem dle odstavce 1, může práci zveřejnit, a to tak, že záznam o práci, včetně plného textu práce, vloží do systému, odkud bude práce následně automaticky přenesena do repozitáře.

3. Vkládání prací dle odstavce 2 může být na fakultě zahájeno až po tom, co bude pro danou fakultu provedena migrace „prací před rokem 2006“ do systému dle čl. 14 odst. 9.

Čl. 8 - Formát a velikost souborů k práci, povinné údaje o práci

1. Soubory, které jsou ukládány do systému k závěrečné práci, jsou pro „nové práce“ přijímány pouze ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší. Výjimku tvoří příloha práce, která může být v libovolném formátu.

2. Přílohy práce jsou vždy vkládány jako jeden soubor. Pokud má práce více příloh rozdělených do více souborů, musí být tyto soubory před vložením do systému zkomprimovány do jednoho archivu.

3. Práce odevzdávané k obhajobě počínaje 29. 9. 2010 jsou přijímány pouze v prohledávatelném PDF formátu, ze kterého je možné automatizovaně generovat index⁵.

4. Maximální velikost ukládaných souborů je omezena limitem, který je uveden v metodickém materiálu dle čl. 15 odst. 1.

5. V případě, že některý soubor k práci převyšuje limit dle odstavce 4, předá student tento soubor fakultě dohodnutým způsobem. Fakulta pak vložení takového souboru do systému zajistí ve spolupráci s Ústavem výpočetní techniky UK.

6. Povinné údaje o práci, její obhajobě a okruh povinných a volitelných souborů stanoví metodický materiál dle čl. 15 odst. 1.

7. Soubory, které jsou ukládány do systému k závěrečné práci, jsou pro „starší práce“ a „práce před rokem 2006“ přijímány pouze ve formátu PDF. Výjimku tvoří příloha práce, která může být v libovolném jiném formátu. Pro formát a velikost souborů platí pro „starší práce“ a „práce před rokem 2006“ odstavce 2 a 4 obdobně a ustanovení odstavce 5 se použije přiměřeně.

Čl. 9 - Vyloučení příloh práce ze zveřejnění

1. V případě, že práce obsahuje údaje, které nelze na internetu zveřejnit, extrahované do přílohy práce , bude příloha práce⁶ vyloučena ze zveřejnění.

2. Návrh na vyloučení příloh práce ze zveřejnění se podává prostřednictvím systému. Tento návrh může podat student při odevzdání práce v systému nebo vedoucí práce/školitel, a to do termínu stanoveného opatřením děkana dle čl. 13.

3. Návrh dle odstavce 2 posuzuje děkan (proděkan) fakulty. Výsledek posouzení zaznamená do systému oprávněná osoba za fakultu jmenovaná děkanem (proděkanem) fakulty, a to nejpozději do provedení „finalizace záznamu o práci“ dle čl. 5 odst. 7.

4. Postup dle tohoto článku lze uplatnit pro „nové práce“ a pro „starší práce“. V případě „starší práce“ podává návrh dle odstavce 2 pověřená osoba dle čl. 6 odst. 3. Pro „práce před rokem 2006“ tento postup uplatňován nebude; pokud příloha práce obsahuje údaje podle odstavce 1, nebude její elektronická podoba zpřístupněna.

Čl. 10 - Vyloučení práce ze zveřejnění

1. V případech, kdy by zveřejněním práce na internetu došlo k porušení právních předpisů nebo smluvních závazků UK anebo v případě důvodů hodných zvláštního zřetele⁷ , bude text práce, včetně jejích příloh, vyloučen ze zveřejnění.

2. Návrh na vyloučení práce ze zveřejnění se podává prostřednictvím systému. Tento návrh podává vedoucí práce/školitel vyznačením do systému. Návrh musí doprovodit zdůvodněním, proč práce nemůže být zveřejněna. Návrh může být podán kdykoliv po vypsání tématu práce, nejpozději však do pěti dnů po odevzdání práce studentem.

3. Návrhy podané postupem dle odstavce 2 předává děkan (proděkan) fakulty, a to s uvedením názvu práce, autora práce a zdůvodnění, proč práce nemůže být zveřejněna, bezprostředně po jejich obdržení rektorovi prostřednictvím Odboru pro studium a záležitosti studentů RUK.

4. Výsledek posouzení návrhu rektorem zaznamená Odbor pro studium a záležitosti studentů RUK do systému.

5. Postup podle odstavců 1 až 4 se nevztahuje na zveřejnění dalších údajů o práci, včetně jejího abstraktu a posudků (tyto jsou zveřejněny vždy).

6. V případě, kdy elektronická podoba práce není zveřejněna prostřednictvím repozitáře, bude uživatel repozitáře informován, že plný text práce je zpřístupněn prostřednictvím věcné databáze dle čl. 18a odst. 5 Studijního a zkušebního řádu UK, resp. čl. 6a odst. 5 Rigorózního řádu UK, nestanoví-li právní předpis jinak.

7. Postup dle tohoto článku lze uplatnit pro „nové práce“ a pro „starší práce“ podané k obhajobě po 31. 12. 2008. V případě „starší práce“ podává návrh dle odstavce 2 pověřená osoba dle čl. 6 odst. 3. Pro „starší práce“ podané k obhajobě do 31. 12. 2008 a pro „práce před rokem 2006“ tento postup uplatňován nebude, elektronická podoba těchto prací splňujících podmínku dle odstavce 1 zpřístupněna nebude.

Čl. 11 - Lhůta pro zveřejnění práce

1. Ke zveřejnění práce dojde po „finalizaci záznamu o práci“ dle čl. 5 odst. 7 (resp. dle čl. 6 odst. 4) automaticky po uplynutí stanovené lhůty. Tato lhůta činí 21 kalendářní den ode dne obhajoby práce, není-li dále stanoveno jinak.

2. Vedoucí práce/školitel může v případě konkrétní práce požádat o prodloužení lhůty pro zveřejnění této práce, a to až na 548 kalendářních dnů ode dne obhajoby práce.⁸ Tato žádost se podává prostřednictvím systému, a to v termínu stanoveném opatřením děkana dle čl. 13.

3. Žádosti dle odstavce 2 posuzuje děkan (proděkan). Oprávněná osoba za fakultu jmenovaná děkanem (proděkanem) zaznamená výsledek posouzení do systému.

4. V případě prodloužení lhůty pro zveřejnění práce dle tohoto článku budou do repozitáře a do knihovního systému exportovány po uplynutí lhůty dle odstavce 1 pouze ostatní údaje o práci, nikoliv vlastní text práce a jejích příloh. Text práce a přílohy budou do repozitáře dodány po uplynutí prodloužené lhůty dle odstavců 2 a 3.

5. Postup dle tohoto článku lze uplatnit pro „nové práce“ a pro „starší práce“. V případě „starší práce“ podává návrh dle odstavce 2 pověřená osoba dle čl. 6 odst. 3. Pro „práce před rokem 2006“ tento postup uplatňován nebude.

Čl. 12 - Fakultní koordinátoři

1. Na každé fakultě jmenuje děkan ve lhůtě nejpozději do termínu dle čl. 14 odst. 2 jednu kontaktní osobu, tzv. fakultního koordinátora pro oblast evidence a zveřejňování závěrečných prací.

2. Fakultní koordinátor bude komunikovat ve věcech týkajících se evidence závěrečných prací s Ústavem výpočetní techniky UK. Ústav výpočetní techniky UK se bude na fakultní koordinátory obracet zejména za účelem spolupráce při migraci dle čl. 14 odst. 7 a s pokyny k technickému zabezpečení ukládání prací.

3. Fakultní koordinátor bude dále zejména organizovat zadávání prací do systému na fakultě, bude koordinovat migraci dle čl. 14 odst. 7 (příp. migraci dle čl. 14 odst. 9), včetně distribuce a koordinace požadavků na prověření správnosti migrovaných údajů v rámci fakulty, a to v mezích stanovených v opatření děkana podle čl. 13.

4. Ústav výpočetní techniky UK bude komunikovat s fakultními koordinátory, s Ústřední knihovnou UK a s RUK prostřednictvím své pověřené osoby. Tato pověřená osoba bude jmenována do termínu dle čl. 14 odst. 3.

Čl. 13 - Opatření děkana k evidenci a zpřístupňování elektronické podoby závěrečných prací

1. Děkan fakulty, v souladu s čl. 18a odst. 1 Studijního a zkušebního řádu UK a s čl. 6a odst. 1 Rigorózního řádu UK, vydá opatření, které doplňuje a upřesňuje postupy týkající se evidence a zpřístupňování elektronické podoby závěrečných prací na fakultě.

2. Opatření děkana dle odstavce 1 bude obsahovat zejména

   a.	vymezení kompetencí fakultního koordinátora,
   b.	upřesnění rolí jednotlivých pracovišť fakulty, resp. pověřených osob, v procesu evidence a zpřístupňování elektronické podoby závěrečných prací na fakultě,
   c.	upřesnění postupů z hlediska organizace odevzdávání prací studenty do systému (včetně organizačních aspektů týkajících se vztahu elektronické a listinné podoby práce),
   d.	upřesnění postupů kontroly a finalizace pořízených záznamů o závěrečných pracích,
   e.	závazné termíny pro jednotlivé kroky procesu evidence a zveřejnění elektronické podoby závěrečné práce na fakultě (např. termín, do něhož lze požádat o vyloučení příloh práce ze zveřejnění, termín, do něhož lze požádat o prodloužení lhůty pro zveřejnění práce, apod.).

3. Opatřením děkana dle odstavce 1 mohou být dále stanoveny podmínky a způsob podání přihlášky k obhajobě a další náležitosti této přihlášky a jejího vztahu k odevzdání elektronické a listinné podoby práce.

4. Rektorát UK a Ústav výpočetní techniky UK připraví vzor opatření děkana dle tohoto článku.

Čl. 14 - Harmonogram

1. Vzor opatření děkana dle čl. 13 odst. 4 bude zpracován a zveřejněn do 24. 5. 2010.

2. Děkan fakulty jmenuje fakultního koordinátora pro oblast evidence a zveřejňování závěrečných prací za fakultu dle čl. 12 odst. 1 do 31. 5. 2010.

3. Ředitel Ústavu výpočetní techniky UK jmenuje do 17. 5. 2010 pověřenou osobu dle čl. 12 odst. 4 pro období náběhu a stabilizace provozu ukládání prací do systému.

4. Ústav výpočetní techniky UK po jmenování fakultních koordinátorů dle čl. 12 odst. 1 zajistí jejich vyškolení.

5. Opatření děkana podle čl. 13 budou vydána nejpozději do 10. 9. 2010. Fakulty, na nichž probíhají mezifakultní studia, připraví návrhy opatření děkana společně a tyto návrhy zašlou nejpozději do 30. 7. 2010 Odboru pro studium a záležitosti studentů RUK. Do 6. 9. 2010 proběhne za koordinace RUK harmonizace těchto opatření tak, aby byly odstraněny případné nekompatibility a mohlo dojít k vydání opatření dle věty první.

6. Vkládání prací odevzdávaných k obhajobě počínaje 29. 9. 2010, včetně všech údajů potřebných k provedení „finalizace záznamu o práci“ dle čl. 5 odst. 7, bude zahájeno 29. 9. 2010 a bude probíhat průběžně, u každé práce však nejpozději do 20 dnů od data, kdy proběhla obhajoba práce.

7. Součástí přípravy na vkládání „starších prací“ dle čl. 6 odst. 2 bude migrace stávajících dat o „starších pracích“ z knihovního systému a z repozitáře do systému. Tato migrace bude probíhat postupně od 1. 6. 2010, termín zahájení bude pro každou fakultu individuální a bude dohodnut mezi fakultním koordinátorem dle čl. 12 odst. 1 a pověřenou osobou za Ústav výpočetní techniky UK dle čl. 12 odst. 4.

8. Po dokončení migrace dle odstavce 7 bude fakulta do systému doplňovat chybějící údaje a soubory k pracím, provádět kontroly, opravy a doplnění namigrovaných dat. Tato činnost bude:

   a.	pro práce za období od 1. 1. 2010 do 28. 9. 2010 dokončena do 30. 9. 2011,
   b.	pro práce za období od 1. 1. 2009 do 31. 12. 2009 dokončena do 30. 6. 2012.

   Doporučuje se, aby byly do systému vloženy též práce za období od 1. 1. 2006 do 31. 12. 2008, a to v termínu do 30. 6. 2014.

9. Pokud fakulta bude mít zájem zveřejňovat práce odevzdané k obhajobě před rokem 2006, bude Ústav výpočetní techniky UK poskytovat součinnost při jejich migraci do IS Studium a při následném doplňování údajů, a to počínaje 1. 4. 2011. Podrobnosti o vkládání těchto prací budou dohodnuty mezi fakultním koordinátorem dle čl. 12 odst. 1 a pověřenou osobou za Ústav výpočetní techniky UK dle čl. 12 odst. 4.

Čl. 15 - Společná a závěrečná ustanovení

1. Podrobnosti o ukládání závěrečných prací do systému budou upraveny metodickým materiálem, který bude nejpozději do 5.5.2010 zveřejněn na adrese http://is.cuni.cz/IS-145.html.

2. Záležitosti týkající se kontroly podobnosti závěrečných prací vložených do systému s jinými pracemi s využitím meziuniverzitního systému Theses.cz budou upraveny dodatkem k tomuto opatření.

3. Opatření rektora č. 39/2009 ve znění opatření rektora č. 4/2010 se zrušuje.

Čl. 16 - Účinnost

Toto opatření nabývá účinnosti dne 3. května 2010.

V Praze dne 3. května 2010

.doc ke stažení