UKRUK/69642/2018-3

06. 07. 2018

V případě rozesílání hromadných e-mailů z pracovního e-mailu (více viz Pokyn pověřence č. 3) více osobám (subjektům údajů) na jejich soukromé e-mailové adresy je doporučeno použít výhradně funkce tzv. skryté kopie. Zveřejnění soukromé e-mailové adresy prostřednictvím jejího uvedení do pole adresát ("Komu") nebo prosté kopie ("Kopie") a rozposlání dalším adresátům e-mailu není z hlediska GDPR přípustné.

Příklad: Při komunikaci vyučujícího se studenty semináře jsou obvykle pro zasílání sdělení prostřednictvím e-mailu používány soukromé e-mailové adresy studentů. Je třeba dbát, aby při hromadném rozeslání jednoho e-mailu na více e-mailových adres nenastala situace, při které by student zjistil e-mailové adresy ostatních studentů. Podobným příkladem může být hromadné oslovení účastníků přihlášených na konferenci atd.

Pokyn se nevztahuje na pracovní komunikaci, při které je hromadně rozesílán e-mail na další pracovní e-mailové adresy nebo je zasílán v rámci spolupracující skupiny, kde se účastníci vzájemně znají a mezi sebou e-maily obvykle komunikují.

Příklady, kdy je použití seznamu v kopii oprávněné:

• Vedoucí pracoviště z pracovní e-mailové adresy zasílá sdělení všem svým zaměstnancům na jejich pracovní e-mail.

• Jakákoli pracovní komunikaci při použití pracovních e-mailů.

• Při komunikaci vyučujícího se skupinou studentů v rámci projektu, společné činnosti nebo jiné situaci, kdy jde o skupinu lidí, kteří o sobě vzájemně vědí.

Zdůvodnění:

Soukromá e-mailová adresa je osobním údajem. Její zveřejnění prostřednictvím e-mailu je proto v rozporu s GDPR.