Univerzita Karlova (dále jen „univerzita“ nebo též „UK“) vydává v souladu s § 66 odst. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen „zákon“), a v souladu s vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění (dále jen „vyhláška“), Spisový řád, jehož součástí je spisový a skartační plán.

Tento Spisový řád upravuje výkon spisové služby na UK, kterým se rozumí příjem, evidence, označování, rozdělování, oběh, odesílání, vyřizování, ukládání a vyřazování úředních dokumentů doručených UK nebo na univerzitě vyhotovených.

Tento spisový řád se nevztahuje na doručování, příjem a manipulaci s dokumenty, které obsahují utajované informace. Pro utajované dokumenty se použije vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, v platném znění, a opatření rektora o manipulaci s utajovanými dokumenty.

UK vykonává spisovou službu v elektronické podobě v Elektronickém systému spisové služby Univerzity Karlovy (dále jen „ESSS UK“).

Archiv je odborné pracoviště sloužící pro ukládání archiválií a k všestranné péči o ně. Dohlíží na výkon spisové služby UK a rozhoduje o vyřazování dokumentů ve skartačním řízení. Pro UK je příslušným archivem Archiv UK (dále jen „AUK“), který je součástí Ústavu dějin UK a archivu UK.

Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií.

Čárový kód je prostředek pro automatizovaný sběr dat. Označování pomocí čárového kódu se týká dokumentů doručených v analogové podobě a určených odesílaných zásilek.

Číslo jednací je znak jednoznačně a nezaměnitelně identifikující dokument v rámci ESSS UK. Obsahuje zkratku označení původce (UK) a jeho součásti, pořadové číslo dokumentu, označení roku a případně další údaje.

Datová schránka je elektronické úložiště dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění, (dále jen „zákon č. 300/2008 Sb.)“, které je určeno k

Datovou zprávou jsou ve smyslu § 19 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datové schránky, úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky a dokumenty fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob dodávané prostřednictvím datové schránky. Datovou zprávu tvoří obálka s metadaty a další digitální dokumenty (obsah zprávy).

Dokumentem se rozumí každý obrazový, zvukový a textový záznam, ať již v analogové, či digitální podobě, který vznikl na UK v rámci úřední činnosti nebo byl na UK doručen.

Druhopis je dokument odvozený od prvopisu, od nějž se obsahem neliší, avšak jeho pravost není osvědčena autenticky jako na prvopisu, ale jiným zákonem předepsaným způsobem.

Elektronický systém spisové služby (dále jen „ESSS“) je informační systém pro výkon spisové služby, který umožňuje evidenci, správu, vyřizování, ukládání a vyřazování dokumentů. ESSS musí splňovat požadavky předepsané Zákonem, Vyhláškou, Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (dále NSESSS) a dalšími prováděcími předpisy. ESSS je základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v elektronické podobě.

Evidenční číslo je znak jednoznačně a nezaměnitelně identifikující dokument v informačním systému pro správu dokumentů a samostatné evidenci dokumentů. Musí splňovat stejné nároky jako jednoznačný identifikátor a obsahuje zkratku označení evidence.

Exemplářem dokumentu se rozumí jedno z obsahově identických vyhotovení dokumentu (stejnopis, druhopis nebo dokument vzniklý autorizovanou konverzí dokumentu).

Hybridní spis je spis obsahující dokumenty v digitální i analogové podobě.

Jednoznačný identifikátor (dále též „JID“) je alfanumerický kód, který jednoznačně identifikuje entitu v rámci ESSS a zajišťuje její nezaměnitelnost. Je přidělován následujícím entitám: a) spisovému plánu jako celku, b) věcné skupině, c) spisu, d) typovému spisu, e) součásti typového spisu, f) dílu součásti typového spisu, g) dokumentu, h) exempláři dokumentu, i) každému datovému souboru, který tvoří dokument, j) skartačnímu režimu a dalším případným entitám. Jednoznačný identifikátor obsahuje vždy označení původce (UK)

Jmenný rejstřík je součást ESSS, obsahuje údaje o odesílatelích dokumentů doručených UK a adresátech dokumentů odesílaných z UK.

Metadata jsou data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a spisů a jejich správu v průběhu času, tj. soubor informací o dokumentu a spisu. Jsou spravována a ukládána v ESSS UK.

Opatřením pro výkon spisové služby se rozumí opatření děkana fakulty, opatření kvestora nebo opatření ředitele součásti UK upravující podrobnosti o výkonu spisové služby na dané fakultě, rektorátě UK nebo součásti UK, vydané dle čl. 23 odst. 5.

Podací deník je základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě.

Podací razítko slouží k označování doručených dokumentů v analogové podobě,

Podatelna je místo určené pro příjem, evidenci a rozdělování dokumentů. Jako centrální podatelna UK slouží podatelna rektorátu UK. Svoji podatelnu dále zřizuje každá fakulta a součást UK vykonávající spisovou službu s výjimkou součástí UK, pro něž funkci podatelny vykonává podatelna rektorátu UK. Součástí podatelny je výpravna určená k odesílání dokumentů.

Prvopis je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem (např. zákonem č. č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, v platném znění). Pro potřebu interních digitálních dokumentů UK a výhradně pro vnitřní potřebu UK je uznávaným projevem vůle osoby skutečnost, že dokument je odeslán či vyřízen touto osobou (tj. pod uživatelským účtem osoby) v ESSS UK.

Skartační režim je původcem stanovený systém vyřazování dokumentů a spisů, který vymezuje dobu jejich ukládání (skartační lhůta) a určuje typ skartační operace (skartační znak: A – návrh na trvalé uložení, V – předložení k přezkumu, S – zničení), popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou původce stanoví jako spouštěcí událost.

Skartační řízení je činnost, kterou se oddělují dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie) od dokumentů bez trvalé hodnoty.

Spis je souborem chronologicky či jinak logicky uspořádaných dokumentů vztahujících se k jedné věci. Jednotlivé dokumenty obsažené ve spisu jsou provázány metadaty. Spis je možné tvořit pomocí sběrného archu nebo priorací. Sběrný arch je založen iniciačním dokumentem, ke kterému jsou vkládány další dokumenty. Jednotlivé dokumenty jsou ve sběrném archu rozlišeny pořadovým číslem. Priorace je tzv. spojování dokumentů k téže věci. Spojení dokumentů je vyznačené v ESSS.

Spisovna je funkční součástí spisové služby, která zajišťuje uložení a správu vyřízených dokumentů a uzavřených spisů. Správa dokumentů a spisů je zpravidla zajišťována prostřednictvím příslušného modulu ESSS UK. Pro uložení analogových dokumentů a spisů jsou využívány depozitáře spisovny, pro uložení digitálních dokumentů a spisů slouží samotný ESSS UK.

Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů doručených na UK nebo na UK vytvořených, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

Spisový a skartační plán je přílohou Spisového řádu UK. Strukturu spisového a skartačního plánu tvoří hierarchicky uspořádané věcné skupiny. Věcné skupiny na nejnižší úrovni obsahují dokumenty a spisy uspořádané podle věcných charakteristik. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu jsou označeny spisovým znakem. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu uvedené na nejnižší úrovni hierarchie obsahují skartační režim. Spisový a skartační plán tvoří jeden z číselníků ESSS UK a dalších ESSS, v nichž fakulty a součásti UK vykonávají spisovou službu.

Spisový uzel je pracovištěm výkonu spisové služby, tedy místem pro evidenci a vyřizování přijatých nebo odesílaných dokumentů. Zpravidla jej tvoří organizační jednotka součásti UK uvedená ve statutu součásti UK nebo v jejím organizačním řádu. Vedoucím spisového uzlu je pak vedoucí (ředitel) příslušné organizační jednotky nebo jím pověřená osoba. Vedoucí spisového uzlu může jmenovat jednoho nebo více svých zástupců.

Spisový uzel s právem podatelny je spisový uzel, který má v ESSS z organizačních nebo geografických důvodů práva přijímat a evidovat doručené dokumenty.

Spisový znak je označením věcné skupiny ve spisovém a skartačním plánu.

Stejnopis je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis (např. zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění).

Typový spis je soubor dokumentů s předem stanovenou strukturou, členěný na věcné, podle obsahu stanovené součásti, které jsou dále členěny na díly, do kterých se zatřiďují dokumenty nebo vkládají křížové odkazy na spisy. Typový spis se týká jedné nebo více agend. Základním odlišujícím znakem typových spisů je skutečnost, že příslušný typový spis je vždy výsledkem stejnorodých opakujících se procesů (například stavební spisy budov, zdravotnická dokumentace, personální spisy), má obdobný obsah nebo strukturu. K dalším znakům typových spisů patří skutečnost, že

Organizaci výkonu spisové služby na UK zajišťuje koordinátor spisové služby UK jmenovaný rektorem UK.¹ Koordinátor spisové služby UK vykonává především tyto činnosti:

Fakulty a součásti UK povinně zřizují podatelny a spisovny. Podrobnosti výkonu funkce podatelny a spisovny upravují Opatření pro výkon spisové služby děkanů fakult a ředitelů součástí UK.

Organizaci výkonu spisové služby na fakultách a součástech UK zajišťují lokální koordinátoři spisové služby jmenovaní děkanem fakulty nebo ředitelem součásti UK.³ Lokální koordinátor spisové služby vykonává především tyto činnosti:

Technickou a organizační podporu ESSS UK zajišťuje hlavní správce ESSS UK.⁴ Hlavní správce ESSS UK vykonává především tyto činnosti:

Pokud fakulta nebo součást UK vykonává elektronickou spisovou službu v jiném systému než ESSS UK, je její povinností jmenovat vlastního správce, který na této fakultě či součásti UK zajišťuje technickou a organizační podporu lokálního systému elektronické spisové služby.

Dohledem nad výkonem spisové služby na UK je pověřen AUK. AUK vykonává především tyto činnosti:

Správu jmenného rejstříku ESSS UK zajišťuje správce jmenného rejstříku ESSS UK.⁵ Správce dohlíží, aby rejstřík obsahoval pouze nezbytně nutné osobní údaje, a aby byla správa těchto údajů v souladu s tzv. Nařízením GDPR.⁶

Vykonává-li fakulta či součást UK spisovou službu v jiném elektronickém systému spisové služby než v ESSS UK, jmenuje vlastního správce jmenného rejstříku.

Na výkonu spisové služby se podílejí všichni zaměstnanci UK, kteří v rámci své pracovní činnosti zpracovávají úřední dokumenty a spisy. Zaměstnanci se pro účely Spisového řádu UK rozumí osoby v pracovněprávním vztahu s UK či její součástí (tedy zaměstnanci s pracovní smlouvou a pracovníci pracující na základě dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce), studenti UK a případně další osoby, které zacházejí s dokumenty podléhajícími Spisovému řádu UK, pokud pro ně povinnost dodržování Spisového řadu vyplývá z platného smluvního vztahu s UK.

Všechny dokumenty a spisy (a jejich metadata) zpracovávané při výkonu spisové služby musí být zabezpečeny proti přístupu neoprávněných osob. Proti přístupu neoprávněných osob musí být zabezpečeny všechny prostory, v nichž jsou ukládány analogové dokumenty a spisy. Za toto zabezpečení odpovídají vedoucí spisových uzlů a všichni zaměstnanci, kteří spravují dokumenty a spisy. Všichni zaměstnanci také odpovídají za řádné nakládání se svými přístupovými údaji do ESSS UK a dalších informačních systémů určených pro zpracování dokumentů.

Fakulty a součásti UK jsou v ESSS UK rozlišeny pomocí prefixu čísla jednacího, který tvoří tyto zkratky:

Při výkonu určitých agend na UK jsou úřední dokumenty spravovány v jiných informačních systémech pro správu dokumentů. Aktualizovaný seznam těchto systémů je veden na úřední desce podatelny UK. Lokální koordinátor spisové služby fakulty/součásti oznámí vedoucímu oddělení spisové služby kanceláře rektora UK případnou změnu používaného informačního systému pro správu dokumentů a ten tuto změnu do seznamu zanese.

Tyto systémy jsou zpravidla integrovány s ESSS UK, který zajišťuje jejich evidenci a správu jejich metadat.⁹

Správa úředních dokumentů v jiných informačních systémech pro správu dokumentů, kromě systémů uvedených v odst. 12, je možná pouze se souhlasem Archivu UK a koordinátora spisové služby UK.

Vedení spisové služby v jiném systému elektronické spisové služby na UK, než je ESSS UK, je povoleno, pokud:

Vyžaduje-li to zvláštní povaha působnosti organizační složky fakulty nebo součásti, může být spisová služba této organizační složky vykonávána v listinné podobě.¹⁰

ESSS UK je integrována s Datovou schránkou UK¹¹ (dále jen „DS UK“).¹² Všechny fakulty a součásti UK sdílí jednu datovou schránku.

Identifikátor datové schránky UK je: piyj9b4.

K přístupu do DS UK a k přístupu ke všem datovým zprávám (dále jen „DZ“) doručeným do DS UK, včetně DZ určených do vlastních rukou adresáta, je oprávněn rektor UK.

Rektor UK je oprávněn jmenovat osobu, která bude vykonávat administraci DS UK (dále jen „administrátor“).

Administrátor DS UK jmenuje pověřené osoby oprávněné k přístupu do modulu Datový rozcestník v ESSS UK.

K příjmu dokumentů dochází zpravidla na podatelně.

Funkci centrální podatelny UK vykonává podatelna RUK, která je organizační součástí oddělení spisové služby kanceláře rektora UK. Zde je zajištěn příjem DZ doručených do DS UK.

Dokumenty jsou na UK přijímány jedním z následujících způsobů:

Na UK jsou přijímány dokumenty v digitální a analogové podobě.

Příjem dokumentů v digitální podobě probíhá prostřednictvím DS UK, interní pošty, elektronické pošty (e-mail), rozhraní určených informačních systémů nebo osobně na příslušném nosiči dat. Z těchto nosičů dat jsou digitální dokumenty a spisy nahrány do ESSS UK. Po nahrání je nosič dat zpravidla vrácen odesilateli, pokud to není možné, tak je zničen.

Příjem dokumentů v analogové podobě probíhá prostřednictvím podatelny, na spisovém uzlu s právem podatelny nebo osobním doručením mimo podatelnu.

Dojde-li k příjmu úředních dokumentů (digitálních i analogových) mimo podatelnu, je adresát dokumentu, tj. zaměstnanec UK, povinen bezodkladně zajistit evidenci dokumentu v ESSS UK.¹⁵

UK a jednotlivé fakulty a součásti UK mají povinnost uveřejnit na své úřední desce údaje o podatelně a příjmu dokumentů. UK a jednotlivé fakulty a součásti UK zveřejní na své úřední desce:

Na UK jsou povinně evidovány veškeré doručené a vytvořené úřední dokumenty.

Evidence úředních dokumentů probíhá v ESSS UK, případně v jiném informačním systému pro správu dokumentů.

O dokumentu jsou vedeny tyto údaje:

Číslo jednací je automaticky generováno při evidenci dokumentu v ESSS, obsahuje označení původce, pořadové číslo záznamu a kalendářní rok, ve kterém byl dokument evidován ve formátu UKZKR/Č/RRRR, případně další znaky, kde:

U doručených dokumentů v digitální podobě je při zaevidování do ESSS UK automaticky ověřena platnost uznávaného elektronického podpisu nebo platnost uznávané elektronické pečeti, byl-li doručený dokument tímto podpisem podepsán, resp. touto pečetí opatřen. Toto ověření je automaticky zaznamenáno v ESSS UK.

Evidenci DZ automaticky zajišťuje ESSS UK.

Přijaté úřední dokumenty v analogové podobě jsou evidovány na podatelně, spisovém uzlu s právem podatelny nebo spisovém uzlu s právem pro evidenci příchozích dokumentů. Dokumenty přijaté doporučenou poštou vždy podléhají evidenci.

U přijatých úředních dokumentů jsou podatelnou povinně evidovány údaje dle čl. 5 odst. 3 písm. a), b), c), d), g) a h). Zbývající údaje doplní zpracovatel dokumentu.

U dokumentů, které podatelna neotevírá, zaeviduje pouze ty údaje, které je možné zjistit z obálky dokumentu.

Obdrží-li zaměstnanec UK úřední dokument mimo podatelnu, případně zjistí, že korespondence adresovaná jako osobní je úřední povahy, zajistí zaměstnanec UK bezodkladné zaevidování dokumentu na podatelně nebo na spisovém uzlu s právem podatelny. Pokud je dokument doručen prostřednictvím e-mailu, zaeviduje jej zaměstnanec (adresát e-mailu) přímo v ESSS UK.

Dokumenty v analogové podobě jsou při zaevidování opatřeny podacím razítkem. Podací razítko je generováno z ESSS UK v podobě štítku, který je zpravidla umístěn do pravého horního rohu na první stránku dokumentu nebo tam, kde nebrání čitelnosti obsahu dokumentu.

Podací razítko vygenerované v ESSS UK obsahuje:

Pokud není podatelna nebo spisový uzel s právem podatelny technicky vybaven pro tisk podacího razítka, jsou dokumenty v analogové podobě opatřeny ručním podacím razítkem, kdy jsou vyplněny údaje dle bodu 12, písm. a) až e).

Po opatření dokumentu podacím razítkem pracovník podatelny dokument naskenuje, umožňuje-li to povaha dokumentu.¹⁶ Sken dokumentu je přílohou záznamu o dokumentu v ESSS UK.

Digitální dokumenty nejsou opatřovány podacím razítkem.

Evidenci v ESSS UK nepodléhají dokumenty neúředního charakteru a dále zejména následující:¹⁷

Rozdělování a předávání dokumentů mezi spisové uzly fakulty nebo součásti UK provádí zpravidla podatelna.

Předání analogových dokumentů je potvrzeno technickými prostředky ESSS UK.

Přidělování dokumentů k vyřízení provádí zpravidla vedoucí spisového uzlu.

Pokud zaměstnanec UK zjistí, že mu přidělený dokument nepřísluší, má povinnost jej neodkladně vrátit zpět vedoucímu spisového uzlu. Vedoucí spisového uzlu zajistí další přidělení dokumentu. Pokud dokument nepřísluší spisovému uzlu, vrátí vedoucí spisového uzlu dokument neodkladně k novému přidělení podatelně. Podatelna zajistí přidělení dokumentu na jiný příslušný spisový uzel, případně na podatelnu jiné fakulty či součásti.

Předání dokumentu je evidováno v ESSS UK spolu s datem provedení jednotlivých úkonů s dokumentem.

Distribuci DZ na fakulty a součásti UK provádí pověření zaměstnanci z oddělení spisové služby kanceláře rektora UK.²⁰

ESSS UK umožňuje předání DZ do jiného systému elektronické spisové služby vedeného na fakultě či součásti UK.

Opatření fakulty nebo součásti UK pro výkon spisové služby může stanovit podrobnosti týkající se rozdělování a oběhu dokumentů.

Dokument vyřizuje osoba určená vedoucím spisového uzlu, na který byl dokument předán k vyřízení.

Dokument může být vyřízen:

Dokument je vyřízen v ESSS UK nebo v integrovaném informačním systému pro správu dokumentů, který zajistí propsání informace o způsobu vyřízení včetně všech metadat do ESSS UK.

Opatření fakulty nebo součásti UK pro výkon spisové služby může s ohledem na obecně platné právní předpisy stanovit lhůty pro vyřízení jednotlivých kategorií dokumentů. Lhůty mohou vycházet také z opatření rektora.²¹

Nejpozději při vyřízení dokumentu musí být přidělen spisový znak a skartační režim podle Spisového a skartačního plánu UK, který je přílohou č. 1 tohoto Spisového řádu. Tyto údaje se vyznačí v ESSS UK, případně v jiné evidenci, případně také přímo na dokumentu. Pokud je dokument součástí spisu, je spisový znak a skartační režim vyznačován na úrovni spisu a všechny dokumenty je přejímají.

Pokud právní závazek přijatý UK (smlouva o financování, podmínky projektu apod.) požaduje u dokumentu nebo spisu delší skartační lhůtu nebo přísnější skartační znak, než jsou stanoveny ve Spisovém a skartačním plánu UK, platí skartační režim uvedený v přijatém právním závazku. Zpracovatel tento skartační režim vyznačí v ESSS UK, případně v jiné evidenci, případně také přímo na dokumentu.

Spis může být uzavřen po vyřízení všech v něm obsažených dokumentů.

V případě, že byl spis vyřízen dokumentem, je součástí spisu vyřizující dokument.

Díl součásti typového spisu musí být uzavřen před založením dalšího dílu (v rámci jedné součásti typového spisu může být otevřen jen jeden díl). Součást typového spisu může být uzavřena, jen pokud jsou zavřeny všechny díly této součásti. Jednotlivé součásti typového spisu jsou uzavírány samostatně. Typový spis je uzavřen po uzavření poslední otevřené součásti typového spisu.

V případě organizačních nebo personálních změn zajistí vedoucí spisového uzlu, případně jeho zástupce, neodkladné vyřízení nevyřízeného dokumentu nebo neuzavřeného spisu nebo jejich přidělení jinému zaměstnanci.

Dokumenty jsou zpravidla vyhotovovány pomocí šablon v ESSS UK. Vzniká-li dokument mimo ESSS UK, musí odpovídat pravidlům jednotného vizuálního stylu UK²².

Na každém vyhotoveném dokumentu je nutné vyznačit:

Při vyhotovování dokumentu určí původce jeho finální podobu, tj. bude-li vyhotoven v analogové nebo digitální podobě. Při rozhodování musí původce postupovat podle způsobu odeslání dokumentu a jeho charakteru.

Původce vyhotoví vždy digitální dokument, bude-li jej adresovat:

Původce dokumentu si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu. Digitální dokument je vždy ukládán v ESSS.

Původce odesílá adresátovi vyhotoveného dokumentu zpravidla prvopis nebo druhopis tohoto dokumentu, popřípadě jejich stejnopisy.

Dokument je schválen prostřednictvím technických prostředků ESSS UK, případně vyznačením (parafou) na analogovém dokumentu.

V opatření děkanů fakult a ředitelů součástí UK pro výkon spisové služby je možné dále upravit schvalovací proces pro úřední dokumenty.

Podpisová práva, pověření k podpisu a vyhotovování plných mocí budou upraveny samostatnými opatřeními rektora, opatřeními děkanů fakult, ředitelů součástí, resp. opatřeními kvestora.

Podmínky užívání úředních razítek – kulatá s malým státním znakem a znaleckých pečetí univerzity a součástí UK a postup vedení evidence úředních razítek budou upraveny samostatným opatřením rektora a v rámci tohoto opatření opatřeními děkanů a ředitelů součástí.

Úřední razítka a znalecké pečeti jsou po pozbytí důvodu užívání ukládány na Bezpečnostní odbor, který je po uplynutí skartační lhůty zařadí do skartačního řízení.

Podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické pečeti a kvalifikovaného časového razítka a postup vedení evidence kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je UK držitelem a na nichž jsou založeny užívané uznávané elektronické podpisy, a dále kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je UK držitelem a na nichž jsou založeny užívané uznávané elektronické pečeti, budou upraveny opatřením rektora v souladu s Nařízením eIDAS²³ a souvisejícími zákony.

Pro interní dokumenty UK, výlučně pro vnitřní potřebu UK, nahrazuje odeslání či vyřízení digitálního dokumentu osobou oprávněnou k podpisu (tj. prostřednictvím účtu této osoby v ESSS UK) elektronický podpis, elektronickou pečeť a elektronické časové razítko.

Pokud je podepisující osobou jiná osoba, než zpracovatel, je postoupení vyhotoveného dokumentu k podpisu zpravidla evidováno v ESSS UK. Pokud odeslání či vyřízení digitálního dokumentu dle odst. 4 tohoto článku nahrazuje pro interní potřebu UK elektronický podpis, elektronickou pečeť a elektronické časové razítko, je nutné tento dokument předat v ESSS UK před odesláním či vyřízením osobě oprávněné k podpisu tohoto dokumentu.

Úřední dokumenty jsou z UK odesílány těmito způsoby:

O odchozím dokumentu jsou vedeny údaje dle čl. 5 odst. 3.

Odeslání dokumentu musí být zaevidováno v ESSS UK.

Dokumenty v analogové podobě jsou odesílány zpravidla z podatelny nebo ze spisového uzlu s právem podatelny, případně je odesílá přímo vyhotovitel dokumentu.

DZ vypravují prostřednictvím ESSS UK všichni zaměstnanci UK s příslušným oprávněním.

Další podrobnosti odesílání dokumentů může upravit příslušné opatření děkana fakulty nebo ředitele součásti UK pro výkon spisové služby.

Konverzí dokumentů na UK se rozumí autorizovaná konverze dokumentů (jejímž výstupem je analogová podoba dokumentu nebo digitální podoba dokumentu – pouze ve formátu PDF nebo ZFO) zprostředkovaná pobočkou CzechPoint, notářem, případně advokátem.²⁵

Originálem dokumentu se rozumí podoba dokumentu v okamžiku jeho přijetí, případně vyhotovení. Vytištěný digitální dokument má povahu pracovní kopie, není samostatně evidován a není zařazován do skartačního řízení.

Při autorizované konverzi dochází k úplnému převedení dokumentu z listinné podoby do digitální podoby, nebo k úplnému převedení digitálního dokumentu do listinné podoby. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako původní dokument.

Autorizovaná konverze dokumentů je možná pouze u dokumentů, u kterých ji umožňuje poskytovatel konverze.

Autorizovanou konverzi dokumentů zajišťují jednotliví zaměstnanci UK, vyplyne-li tato potřeba v určité fázi zpracování dokumentu. Finanční náklady na autorizovanou konverzi dokumentů nesou jednotlivé organizační složky fakult a součástí UK, není-li stanoveno jinak.

Zaměstnanec UK je povinen učinit záznam o autorizované konverzi dokumentu u záznamu dokumentu v ESSS UK. Pokud má konverze podobu převodu z analogové podoby do digitální, je zaměstnanec povinen do ESSS nahrát i výsledný digitální soubor včetně potvrzení o provedené konverzi.

Na UK jsou spisy vytvářeny přednostně formou sběrného archu. Spisy mohou být vytvářeny i priorací.

Spisovou značku tvoří číslo jednací přidělené iniciačnímu dokumentu sběrného archu, případně číslo jednací prvního dokumentu spisu tvořeného priorací.

Pokud je spis vytvářen formou sběrného archu, jednotlivé dokumenty obdrží číslo jednací vycházející ze spisové značky spisu, přičemž první dokument obsahuje za základem čísla jednacího pomlčku a pořadové číslo 1. Dalším dokumentům přidělí ESSS číslo jednací obsahující za pomlčkou číslo navýšené o 1 ve vzestupné řadě.²⁶

Pokud je do spisu přidán již zaevidovaný dokument, automaticky po zařazení do sběrného archu přejímá číslo jednací iniciačního dokumentu a příslušné pořadové číslo dle odst. 3. Zpracovatel má povinnost na takovém dokumentu vyznačit nové číslo jednací tak, aby původní číslo jednací zůstalo čitelné.

Spis na UK může být veden v hybridní podobě. Do jednoho spisu mohou být vkládány dokumenty v analogové i digitální podobě.

Všechny dokumenty zařazené ve spisu přejímají spisový znak a skartační režim, který zpracovatel přidělí spisu.

UK má pro určité agendy nadefinovanou přesnou podobu spisu v ESSS UK. Podstatou nadefinované podoby spisu je určení povinných dokumentů, které spis musí obsahovat. Spis lze uzavřít po vložení všech povinných dokumentů spisu.

Jednotlivé fakulty a součásti UK ve spolupráci s koordinátorem spisové služby UK a Archivem UK mohou nadefinovat přesnou podobu spisů pro další agendy. Tato podoba pak bude pro danou fakultu nebo součást UK nastavena v ESSS UK.

UK má ve svém Spisovém a skartačním plánu nadefinovány typové spisy.

Spisovou značku typových spisů tvoří alfanumerický kód generovaný zpravidla jiným informačním systémem mimo ESSS UK. Podobu spisové značky definuje koordinátor spisové služby UK.

Typový spis je soubor dokumentů a spisů v rámci konkrétní věcné skupiny s předem stanovenou strukturou, členěný na věcné, podle obsahu stanovené části nazývané součásti, které mohou být členěny na díly (na základě časového rozsahu). Dokumenty jsou vkládány do dílů v rámci jednotlivých součástí typového spisu, v případě, že nejsou díly používány, přímo do jednotlivých součástí typového spisu.

Součásti jsou pojmenovány shodně ve všech typových spisech příslušné věcné skupiny a jsou označeny spisovým znakem.

Součást typového spisu, případně typový spis, může být uzavřen a považován za vyřízený až po zaevidování a vyřízení všech povinných dokumentů nadefinovaných pro jednotlivé součásti typového spisu.

Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy jsou předávány spisovně. Spisovnu zřizuje fakulta nebo jiná součást UK. Jednotlivé spisové uzly mohou zároveň zřizovat své vlastní spisovny. Spisovna je funkční součástí spisové služby, která zajišťuje uložení a správu vyřízených dokumentů a uzavřených spisů. Správa dokumentů a spisů je zpravidla zajišťována prostřednictvím příslušného modulu ESSS UK. Pro uložení analogových dokumentů a spisů jsou využívány depozitáře spisovny, pro uložení digitálních dokumentů a spisů slouží samotný ESSS UK.

Budova, v níž jsou umístěny depozitáře spisovny, musí splňovat požadavky stanovené zákonem § 68 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění. Jedna spisovna může využívat více depozitářů. Jeden depozitář může být spravován více spisovnami. Prostory pro ukládání dokumentů musí být kromě jiného zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka (např. průnik vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek).

Dokumenty a spisy jsou předávány do spisovny spisového uzlu zpravidla do dvou měsíců od uzavření (vyřízení). Dokumenty a spisy ze spisovny spisového uzlu jsou předávány do spisovny fakulty nebo součásti UK zpravidla po uplynutí lhůty jednoho roku od uzavření, nejpozději však v roce, ve kterém uplyne skartační lhůta dokumentu či spisu. Výjimku tvoří pracovní kopie a multiplicitní dokumenty, na které se vztahuje trvalý skartační souhlas v souladu se Spisovým a skartačním plánem.

Zpracovatel před uložením vyřízeného dokumentu nebo uzavřeného spisu do spisovny kontroluje zejména

Je-li zjištěna nesrovnalost, zpracovatel zajistí její odstranění.

Analogové spisy a dokumenty musí být před předáním do spisovny vyjmuty z plastových desek a euro fólií a musí z nich být odstraněny kancelářské sponky.

Analogové dokumenty a spisy jsou do spisovny předávány v ukládacích jednotkách, zpravidla se jedná o kartony či balíky. Uložení dokumentu či spisu v ukládací jednotce je vyznačeno v ESSS.

Předávání dokumentů a spisů mezi spisovým uzlem a spisovnou spisového uzlu a mezi spisovnou spisového uzlu a spisovnou fakulty nebo součásti UK je evidováno nástroji ESSS UK. Podrobnosti předávání dokumentů a spisů upravují opatření fakult a součástí UK pro výkon spisové služby.

Dokumenty a spisy jsou ve spisovně ukládány podle věcných skupin a spisových znaků uvedených ve Spisovém a skartačním plánu UK. V případě spisovny fakulty nebo součásti může způsob uložení respektovat rozdělení podle spisových uzlů, které je do spisovny uložily. V rámci těchto spisových uzlů jsou dokumenty ukládány dle věcných skupin a spisových znaků Spisového a skartačního řádu UK.

Evidence dokumentů a spisů uložených ve spisovnách je vedena v ESSS. Spisovna pro digitální dokumenty je nástrojem ESSS UK.

Ve zvláštních případech, ve kterých nelze vést evidenci dokumentů a spisů v elektronické podobě, je možné využít analogové evidenční pomůcky. Analogová evidenční pomůcka musí obsahovat jednoznačný identifikátor, stručný obsah dokumentu, datum vyřízení, počet listů a příloh, spisový znak, skartační znak a lhůtu.²⁷

Pracovník pověřený vedením spisovny spisového uzlu a spisovny fakulty nebo součásti zajišťuje:

Pracovník pověřený vedením spisovny fakulty nebo součástí dále zajišťuje ve spolupráci se zástupci jednotlivých spisových uzlů přípravu skartačního řízení a předložení skartačního návrhu AUK.

Provoz spisoven upravují opatření děkanů UK, kvestora UK a ředitelů součástí UK.

Do dokumentů a spisů uložených ve spisovně lze za podmínek definovaných dále v tomto článku nahlížet a pořizovat z nich opisy a výpisy, v odůvodněných případech lze analogový dokument nebo spis rovněž zapůjčit mimo spisovnu.

Pracovník pověřený vedením spisovny vede evidenci nahlížení a zapůjčování dokumentů a spisů uložených ve spisovně. Tato evidence je nástrojem ESSS UK.

Analogové dokumenty a spisy lze prezenčně předkládat přímo ve spisovně. Digitální dokumenty a spisy jsou zpřístupňovány výhradně prostřednictvím nástrojů ESSS UK.

Nahlížet do dokumentů a spisů a zapůjčovat si je může jejich zpracovatel, případně vedoucí spisového uzlu zpracovatele. Nahlížení do dokumentů a spisů jiného spisového uzlu a jejich zapůjčování je vázáno na souhlas vedoucího tohoto spisového uzlu.

K nahlížení do všech dokumentů a spisů UK a k jejich zapůjčování je dále oprávněn koordinátor spisové služby UK, kvestor UK a rektor UK.

V rámci spisové kontroly a realizace skartačního řízení mohou do všech dokumentů a spisů uložených ve spisovně nahlížet rovněž vedoucí Archivu UK a zaměstnanci AUK pověření správou archivních fondů, které odpovídají organizačním složkám ukládajícím své dokumenty a spisy ve spisovně.

Osoby a subjekty mimo UK, které prokáží právní zájem nebo jiný vážný důvod, pokud tím neporuší právo některé z osob, která je subjektem dokumentu nebo spisu, nahlíží do dokumentů a spisů uložených ve spisovně na základě žádosti adresované odboru/oddělení původce dokumentu nebo spisu. Pokud vedoucí odboru/oddělení původce nevydá povolení k nahlížení, nelze dokumenty a spisy zpřístupnit.

Osoby, které nahlížejí do dokumentů a spisů uložených ve spisovně a případně si je zapůjčují mimo spisovnu, musí dodržovat mlčenlivost a postupovat v souladu s Nařízením GDPR.

Před zapůjčením spisu zkontroluje pracovník pověřený vedením spisovny jeho úplnost.

Dokumenty a spisy je možné zapůjčovat mimo spisovnu po dobu nezbytně nutnou.

Za bezpečnost a ochranu zapůjčených dokumentů a spisů odpovídá žadatel o zápůjčku.

Zapůjčené dokumenty a spisy je možné prostřednictvím nástrojů ESSS UK znovu otevřít.

Při vrácení dokumentů a spisů pracovník pověřený vedením spisovny zkontroluje jejich celistvost. Pokud je zjištěn nedostatek, požádá pracovník pověřený vedením spisovny vypůjčitele o jeho odstranění.

V případě ztráty nebo zničení dokumentu a spisu je tato událost zaznamenána spolu s dalšími údaji o proběhlém šetření do evidence v ESSS UK.

Další podmínky nahlížení a zapůjčování analogových dokumentů a spisů upravují opatření pro výkon spisové služby děkanů UK, kvestora UK a ředitelů součástí UK.

Dokumenty a spisy evidované v ESSS či jiné evidenci dle tohoto spisového řádu a již nepoužívaná úřední razítka lze vyřazovat jen v řádném skartačním řízení.

Fakulta nebo součást UK zařadí do skartačního řízení dokumenty, spisy a úřední razítka v kalendářním roce následujícím po uplynutí jejich skartačních lhůt.

Fakulta nebo součást UK zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy obsahující utajované informace, jen pokud jim byl zrušen stupeň utajení a pominul důvod pro utajení informace.

Vedoucí spisovny fakulty nebo součásti UK ve spolupráci s koordinátorem spisové služby fakulty nebo součásti UK a pracovníky spisových uzlů, na nichž dokumenty a spisy vznikly, připraví skartační návrh, jehož vzor je uveden v příloze č. 2 tohoto opatření. Skartační řízení je na fakultě nebo součásti UK realizováno zpravidla jednou ročně. Do skartačního řízení jsou zařazovány dokumenty, spisy a úřední razítka všech pracovišť fakulty nebo součásti UK.

Všechny digitální dokumenty zařazované do skartačního řízení musí být převedeny do výstupních datových formátů, které jsou uvedeny v § 23 vyhlášky.

Přílohou skartačního návrhu je seznam dokumentů a spisů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP dle přílohy č. 3 NSESSS a obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP dle přílohy č. 2 NSESSS. SIP předkládané v seznamu zpravidla neobsahují datové komponenty (digitální dokumenty).

Pokud jsou k vyřazení ve skartačním řízení navrhovány dokumenty, spisy a úřední razítka neevidované v ESSS UK, je přílohou skartačního návrhu seznam dokumentů, spisů a úředních razítek dle přílohy č. 2 tohoto opatření. Seznam je uspořádán podle spisových znaků, odděleně jsou uvedeny dokumenty se skartačním znakem „A“, dokumenty se skartačním znakem „V“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. V seznamu je uveden zejména celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů v běžných metrech (v případě analogových dokumentů a spisů) a v megabytech (v případě digitálních dokumentů a spisů), rozsah let, kdy byly navrhované dokumenty a spisy vyřizovány a označení jejich uložení v obalech (kartonech či balících) při skartačním řízení.

Skartační návrh včetně přílohy zašle fakulta nebo součást UK v digitální podobě prostřednictvím ESSS UK věcně příslušnému archiváři Archivu UK, který dále zajišťuje průběh skartačního řízení. Aktuální seznam věcně příslušných archivářů Archivu UK je zveřejněn na webové adrese: https://udauk.cuni.cz.

AUK provede na základě předloženého skartačního návrhu odbornou archivní prohlídku. AUK si může vyžádat prostřednictvím žádosti ve formátu XML dle přílohy č. 4 NSESSS předložení vybraných SIP, které obsahují digitální dokumenty, a předložení vybraných analogových dokumentů spravovaných v ESSS UK.

Pokud byl seznam dokumentů, spisů a úředních razítek zařazených do skartačního řízení zpracován podle odst. 8 tohoto článku, vyžádá si AUK vybrané dokumenty, spisy a razítka k předložení formou textového dokumentu zaslaného prostřednictvím ESSS UK.

AUK při odborné archivní prohlídce:

Po posouzení AUK zašle fakultě nebo součásti UK seznam (ve formátu XML dle přílohy č. 4 NSESSS) dokumentů a spisů určených k trvalému uložení a dokumentů určených ke zničení. V případě, že jde o dokumenty, spisy a úřední razítka neevidované v ESSS, je seznam zaslán formou textového dokumentu zaslaného prostřednictvím ESSS.

Fakulta nebo součást UK na základě seznamu upraveného postupem dle odst. 12. tohoto článku předá AUK datové balíčky SIP, které obsahují digitální dokumenty a spisy (včetně komponent) a jejich metadata, datové balíčky SIP obsahující metadata analogových dokumentů a spisů, analogové dokumenty, spisy a razítka, která byla vybrána k archivaci. O předání AUK vyhotoví úřední záznam.

Po uložení balíčků SIP předaných dle odst. 13 tohoto článku zašle AUK fakultě nebo součásti UK seznam ve formátu XML dle přílohy č. 4 NSESSS, který obsahuje identifikátory digitálního archivu pro jednotlivé uložené balíčky SIP.

Fakulta nebo součást UK nahraje seznam dle odst. 14 tohoto článku do ESSS. V ESSS následně smaže digitální dokumenty a spisy a jejich metadata a metadata analogových dokumentů a spisů evidovaných v ESSS určených k archivaci a zničení dle tohoto seznamu, s výjimkou hlavičky metadat, kterou zachová (viz čl. 6.3.15 NSESSS). Zároveň zničí analogové dokumenty, spisy a úřední razítka, která Archiv UK v seznamu dle odst. 12 tohoto článku určil ke zničení. Zničení, archivace a identifikátory digitálního archivu jsou v rozsahu požadovaném NSESSS zapsány do hlavičky metadat v ESSS. Zničení a archivace dokumentů, spisů a razítek evidovaných v jiné evidenci mimo ESSS (v analogové či digitální podobě) je včetně data archivace či zničení vyznačena v této evidenci.

Součástí ESSS je jmenný rejstřík určený pro vyhledávání, ověřování a automatické zpracovávání údajů o adresách odesílatelů a adresátech dokumentů evidovaných v ESSS.

Ve jmenném rejstříku jsou vedeny adresné údaje o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v ESSS, a to v rozsahu

V případě, že jsou o odesílateli dokumentu doručeného na UK vedeny údaje ve jmenném rejstříku, uživatel ESSS při příjmu dalšího dokumentu od téhož odesílatele ověří správnost vedených údajů, případně doplní neúplné údaje do jmenného rejstříku. Obdobně se postupuje při odesílání dokumentu.

Každý uživatel ESSS má přístup k rejstříkovým záznamům, které se týkají jím zpracovávaných dokumentů. Při přístupu do tohoto rejstříku je povinen dodržovat příslušná ustanovení Nařízení GDPR.

Přístup ke všem rejstříkovým záznamům je umožněn rektorovi UK, kvestorovi UK, hlavnímu správci ESSS UK, koordinátorovi spisové služby UK, pověřenci pro ochranu osobních údajů a správci jmenného rejstříku ESSS UK.

Za účelem kontroly výkonu spisové služby na součásti je lokálním koordinátorům umožněn přístup k rejstříkovým záznamům, které se týkají všech záznamů součásti.

Správu jmenného rejstříku ESSS UK zajišťuje správce jmenného rejstříku ESSS UK. Správce dohlíží, aby rejstřík obsahoval pouze nezbytně nutné osobní údaje. U osobních údajů, které jsou nadbytečné, správce zajišťuje jejich vymazání. U osobních údajů, které jsou nepřesné nebo neaktuální, správce zajišťuje jejich opravu. Správce spolupracuje s pověřencem pro ochranu osobních údajů a při správě jmenného rejstříku se řídí jeho pokyny.

Správu jmenného rejstříku jiného systému elektronické spisové služby, než je ESSS UK, zajišťuje správce jmenného rejstříku tohoto systému. Správce dohlíží, aby rejstřík obsahoval pouze nezbytně nutné osobní údaje. U osobních údajů, které jsou nadbytečné, správce zajišťuje jejich vymazání. U osobních údajů, které jsou nepřesné nebo neaktuální, správce zajišťuje jejich opravu. Správce spolupracuje s pověřencem pro ochranu osobních údajů a při správě jmenného rejstříku se řídí jeho pokyny. Pověřenci pro ochranu osobních údajů umožní správce přímý přístup do jmenného rejstříku jiného systému elektronické spisové služby.

Správce jmenného rejstříku ESSS UK jmenuje rektor UK. Organizačně je zařazen v oddělení spisové služby kanceláře rektora UK.

Správce jmenného rejstříku jiného systému elektronické spisové služby jmenuje děkan fakulty/ředitel součásti, kde je tento systém používán.

Na UK je ve výjimečných případech možné vykonávat spisovou službu v listinné podobě, pokud výkon spisové služby v ESSS UK není možný z geografického hlediska a chybějícího technického zázemí.

Organizační složka fakulty nebo součásti UK požadující výjimku ve vedení spisové služby si zajistí souhlas kvestora UK. Podmínky pro výkon spisové služby a evidenci v ESSS UK ověří koordinátor spisové služby UK ve spolupráci s AUK. Společně vydají souhlasné či zamítající vyjádření, které postoupí kvestorovi UK. Kvestor UK má oprávnění udělit výjimku ve vedení spisové služby. Po udělení výjimky vede organizační složka UK spisovou službu v listinné podobě.

Evidence spisové služby v listinné podobě je vedena v podacím deníku. Vedením podacího deníku je pověřen zaměstnanec organizační složky UK žádající o výjimku dle čl. 2. Pověřený zaměstnanec zabezpečí podací deník proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Pověřený zaměstnanec provádí zápisy v podacím deníku srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost; chybný zápis škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby doplní chybný zápis správným zápisem. U provedené opravy zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.

O dokumentu jsou v podacím deníku vedeny tyto údaje:

Číslo jednací dokumentu evidovaného v podacím deníku, obsahuje zkratku součásti UK, označení organizační složky UK, pořadové číslo a rok (UKZKRORG/1/2018).

Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená UK tuto skutečnost do poznámky podacího deníku. V případě ztráty dokumentu obsahujícího osobní údaje zaměstnanec UK neprodleně vyrozumí pověřence pro ochranu osobních údajů UK.

V podacím deníku po uplynutí určeného časového období (zpravidla kalendářního roku) pověřený zaměstnanec prázdné řádky pod posledním zápisem na konci kalendářního roku proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Pod tento zápis připojí pověřený zaměstnanec své jméno, příjmení a podpis.

Fakulty a součásti UK v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je fakultám a součástem UK znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem uvedeným v předchozích článcích tohoto Spisového řádu, vedou spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě a evidují dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“).

U doručených dokumentů podatelna fakulty nebo součásti UK zajistí následující:

Náhradní evidence má podobu podacího deníku a obsahuje náležitosti dle čl. 19 odst. 4 Opatření.

Fakulty a součásti UK zasažené mimořádnou situací uzavřou náhradní evidenci bezodkladně po ukončení mimořádné situace.

Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci:

Všichni zaměstnanci UK, kteří nakládají s úředními dokumenty v rámci vykonávání své agendy, mají povinnost zajistit evidenci úředních dokumentů v náhradní evidenci, a to prostřednictvím podatelny fakulty nebo součásti UK.

Evidenci dokumentů v náhradní evidenci provádí zpravidla pracovník podatelny fakulty/součásti. Pověřeného pracovníka zodpovědného za náhradní evidenci určuje tajemník fakulty, ředitel součásti, resp. kvestor.

Řízení spisové služby v mimořádné situaci koordinuje koordinátor spisové služby UK. Na fakultách a součástech UK spolupracuje koordinátor spisové služby UK s lokálním koordinátorem spisové služby fakulty nebo součásti UK.

Fakulty a součásti UK uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci a náhradní evidenci v příslušné spisovně společně s ostatními dokumenty.

Spisová rozluka je realizována při odchodu fakulty, součásti nebo jiné organizační složky ze svazku UK. Spisovou rozluku realizuje určený pracovník vystupující součásti ve spolupráci s koordinátorem spisové služby UK dle plánu schváleného Archivem UK.

Při spisové rozluce se postupuje dle ustanovení § 68a zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění a § 22 vyhlášky č. 259/2012 Sb. v platném znění. Tato ustanovení se použijí i při začlenění nové součásti do svazku UK, pokud tato součást před svým začleněním vykonávala spisovou službu či jinak evidovala dokumenty.

Hierarchické věcné skupiny Spisového a skartačního plánu UK mohou součásti UK dále rozvést a specifikovat na nižší úroveň s ohledem na charakter své úřední agendy. Tyto úpravy musí být projednány a doporučeny Archivem UK a koordinátorem spisové služby UK. V rámci těchto úprav není možné snižovat skartační znaky a zkracovat skartační lhůty. Tyto úpravy (rozvedení na nižší úroveň) je možné používat až po začlenění do číselníku ESSS UK, který obsahuje Spisový a skartační plán UK.

Ředitelé (vedoucí) společných pracovišť UK a dalších zřizovatelů, po projednání s Archivem UK a koordinátorem spisové služby UK stanoví, zda budou vykonávat spisovou službu podle Spisového řádu UK nebo podle spisového řádu svého dalšího zřizovatele.

Opatření rektora č. 22/2009 a č. 6/2013, se ruší.

Dosavadní opatření děkanů fakult a ředitelů součástí UK upravující výkon spisové služby na fakultách a součástech UK, která nebyla vydána na základě tohoto opatření, budou zrušena nejpozději k datu účinnosti opatření pro výkon spisové služby fakulty nebo součásti UK vydaného dle tohoto Spisového řádu.

Nová opatření děkanů fakult a ředitelů součástí UK upravující výkon spisové služby na fakultách a součástech UK budou vydána na základě tohoto opatření nejpozději k 1. červenci 2019. Vzorové opatření pro fakulty/součásti UK bude vydáno k 1. květnu 2019.

Veškeré informační systémy pro správu dokumentů budou upraveny v souladu s tímto spisovým řádem nejpozději k 1. lednu 2020.

Toto opatření nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2019.

Toto opatření je závazné pro všechny zaměstnance UK.

Nedílnou součástí tohoto opatření jsou dále uvedené přílohy.