Zápis ke studiu

Při zápisu ke studiu se osoba stává studentem univerzity. Datum zápisu se od tohoto okamžiku stává jedním ze čtyř hlavních atributů, kterými je studium identifikováno v matrice studentů a na SIMS. Těmito atributy jsou: rodné číslo, fakulta, studijní program a datum zápisu ke studiu. Studium dále má svůj interní jednoznačný identifikátor, platný však pouze v rámci IS Studium, tzv. ID studia nebo též Sident.

Studium může vzniknout třemi způsoby:

• převodem z programu Uchazeč (většina matričních studií),

• založením v programu Student (příjezdy na stáž, studia vzniklá přestupem),

• importem do databáze (příjezdy na stáže v rámci programu Erasmus).

Při zápisu do studia se studentovi nastavuje tzv. studijní stav (nebo nový studijní stav při zápisu do příštího akademického roku, viz materiál „Přelom akademického roku“). Zároveň se studijním stavem se zadává i datum, od kdy tento studijní stav platí. V případě zápisu do studia musí být datum zápisu shodné s datem platnosti prvního (nejstaršího) studijního stavu v tomto studiu.

V současnosti je možné zadat následující studijní stavy:

• S (studuje) – standardní aktivní studijní stav, vyjadřující, že student studuje dané studium,

• V (výjezd na stáž) – totéž co stav „S“ s tím, že je zároveň vyjádřena informace o tom, že je student na stáži na jiné vysoké škole (zejména v zahraničí) – v tomto případě se uvádí také „datum do“ platnosti stavu a typ stáže, v rámci které student vyjíždí,

• U („uzavřel studium“) – totéž co stav „S“ s tím, že je zároveň vyjádřena informace o tom, že student (v terminologii aplikací IS Studium) tzv. „uzavřel studium“, tj. splnil podmínky pro přihlášení k poslední části státní závěrečné zkoušky,

• P (přerušil) – studium je přerušené, po dobu přerušení osoba není dle VŠ zákona studentem (neběží jí lhůty pro vykonání studijních povinností, tato doba se nezapočítává do doby studia pro účely výpočtu poplatkové povinnosti pro poplatky spojené se studiem apod.), při zadávání tohoto stavu se udává datum konce přerušení („datum do“ platnosti stavu) a důvod přerušení,

• A (absolvoval) – studium je ukončeno absolvováním (tj. úspěšně), od data platnosti tohoto stavu osoba přestává být studentem UK dle VŠ zákona,

• Z („zanechal“) – studium je ukončeno jinak než absolvováním – v případě standardních matričních studií se takto evidují neúspěšná ukončení studia, v případě příjezdů na stáž se takto eviduje úspěšné ukončení stáže,

• D („podmíněný zápis“) – aktivní studijní stav s tím, že je označeno, že studium neprobíhá úplně standardně (např. je proveden zápis do úseku studia s nižším než normálním počtem kreditů), tento stav slouží jako pomocný zejména při změně akademického roku (jde o interní označení v aplikacích IS Studium, které je nad rámec studijních předpisů),

• O (opakuje) – aktivní studijní stav vyjadřující, že student opakuje daný úsek studia v nekreditním systému studia (v případě kreditních studií se tento stav nemůže vyskytovat),

• R (rozložený ročník) – aktivní studijní stav vyjadřující, že studium jednoho úseku studia je u studenta rozloženo do více let (případně semestrů, je-li úsekem studia semestr); v kreditním systému studia to je možné jen v případě individuálního studijního plánu (ISP) – v případě, že byl povolen ISP, je třeba vyplnit důvody a přesné rozmezí trvání ISP,

• X (přijat ke studiu) – jde o pomocný neaktivní studijní stav, který se používá v případě, že je v Student potřeba připravit záznam o studiu k dalšímu použití (např. pro hromadný zápis studentů do 1. ročníku), ale ještě nedošlo k zápisu do studia a datum tohoto zápisu ani není známo; přehled studií s tímto stavem by se měl průběžně kontrolovat a promazávat ty případy, kdy osoba ke studiu nenastoupila.

Program Student vždy pracuje s určitým akademickým rokem, který je nastaven v programu Parametry. Při zakládání studia je třeba si uvědomit, do kterého akademického roku spadá zápis do tohoto studia. Pokud akademický rok souhlasí s právě „otevřeným“ rokem v programu Student, je u studia vyplněn přímo studijní stav. V případě, že má být studium započato až v následujícím akademickém roce, je studium třeba do programu Student zadat tak, že místo aktuálního studijního stavu bude nastaven tzv. nový studijní stav. Ten pak bude do aktuálního studijního stavu přenesen automaticky při provádění postupu souvisejícího s přechodem do dalšího akademického roku.

Průběh studia

Za průběh studia lze považovat jakékoliv změny, které u studia nastanou po datu zápisu do studia. Nejzásadnější význam mají změny mezi aktivními a neaktivními studijními stavy, tj. přerušování studia a ukončení studia.

Je třeba mít na paměti, že změny provedené v průběhu studia se propagují na SIMS, kde ovlivňují např. poskytnutí příspěvku na vzdělávací činnost pro UK či výpočet povinnosti platit poplatky spojené se studiem.

Změny v průběhu studia se provádějí změnou studijního stavu a nastavením data začátku platnosti tohoto nově zadaného stavu a příp. dalších doplňujících údajů (viz výše). V tom okamžiku se údaj o změně studijního stavu přenese v programu Student do záložky „Průběh studia“. Pokud je potřeba změnit nějaký údaj zpětně, je možné provést úpravu u daného záznamu na záložce „Průběhu studia“, příp. daný záznam z tohoto průběhu odstranit.

Zápis do dalšího úseku studia (ročníku nebo semestru) se provádí zpravidla při překlopení akademického roku. Změnit úsek studia lze však i v průběhu akademického roku. Možnosti závisí na splnění podmínek daných studijním a zkušebním řádem UK a příslušnými fakultními pravidly pro organizaci studia. Podrobnosti o překlopení akademického roku jsou uvedeny v materiálu „Přelom akademického roku“.

Ukončení studia

Jak už bylo uvedeno výše, lze studium ukončit za pomoci dvou studijních stavů - A (absolvoval) a Z („zanechal“). Absolvování studia lze provést i z nabídky v menu. Při zadávání důvodu ukončení studia (v terminologii IS Studium „důvodu zanechání“) je třeba dát velký pozor na vybranou hodnotu. Kódy důvodů ukončení (zanechání) studia uvedené v programu Student se při exportu na SIMS převádějí na kódy SIMS. V současné době se používají následující kódy ukončení (zanechání) studia v IS Studium (v přehledu je vždy uveden kód na SIMS a u něj kódy používané v IS Studium, které jsou na něj mapovány):

SIMS 2 - zanechání studia (§ 56, odst. 1, písm. a) VŠ zákona)

• 3 - oznámení (dle Čl. 12 bod 1 písm. a) SZŘ UK)

• 8 - ukončil

• 9 - jiný

Poznámka: Hodnoty 8 a 9 by se neměly používat a budou z číselníku odstraněny.

SIMS 3 - nesplní-li student požadavky vyplývající ze studijního programu podle studijního a zkušebního řádu (§ 56, odst.1, písm. b) VŠ zákona)

• 1 - neprospěch (jde o ukončení studia dle Čl. 12 bod 1 písm. b) SZŘ UK z důvodu překročení maximální doby studia, nezískání dostatečného počtu kreditů nebo nemožnosti již absolvovat povinný předmět)

• 2 - nezapsání (nezapsání do dalšího úseku studia dle Čl. 4 bod 6 SZŘ UK)

• 7 - neprospěch SZ (nesplnění SZ ve lhůtě dle Čl. 7 bod 10 SZŘ UK)

• P - nezapsání po přerušení (dle Čl. 5 bod 7 SZŘ UK)

SIMS 4 - odnětím akreditace studijního programu (§ 56, odst.1, písm. c) VŠ zákona)

• A - odnětí akreditace = 4 (dle Čl. 12 bod 1 písm. c) SZŘ UK)

SIMS 5 - zánikem akreditace studijního programu (§ 56, odst.1, písm. d) VŠ zákona)

• B - zánik akreditace = 5 (dle Čl. 12 bod 1 písm. d) SZŘ UK)

SIMS 6 - vyloučením ze studia podle § 65, odst.1, písm. c) VŠ zákona nebo dle § 67 VŠ zákona

• 6 - vyloučení (dle Čl. 12 bod 1 písm. e) SZŘ UK)

SIMS 8 - úmrtím

• 5 - úmrtí

SIMS 9 - přestupem na jiný studijní program nebo jinou vysokou školu/fakultu

• 4 - přestup

SIMS 10 - převedením na jiný studijní program nebo jinou vysokou školu/fakultu na základě zákona

• K - přestup ze zákona = 10

SIMS 20 - úspěšné ukončení krátkodobého studijního pobytu cizince

• U - úspěšné ukončení stáže cizince

Poznámky:

• Kód 6 (vyloučení) označuje výhradně vyloučení po disciplinárním řízení, resp. dle § 67 VŠ zákona, a nikoliv nesplnění studijních požadavků.

• Je třeba důsledně rozlišovat mezi přestupem a převodem. Přestupem se rozumí stav, kdy student požádá o přestup na jiný studijní program, kdežto převodem je označována situace, kdy k převodu na jiný program dochází z důvodu ztráty akreditace.

Přestupy

Pro přestupy platí omezení uvedená na SIMS. Studium, na které student přestupuje, by mělo začínat ve stejný den, ve který je ukončeno předchozí studium, ze kterého student přestupuje. V případě, že toto výjimečně z nějakého důvodu není možné, lze přestup realizovat i s menším rozdílem data zápisu a data ukončení. Datum ukončení předcházejícího studia může přesahovat zápis do následujícího studia maximálně o 32 kalendářních dní. Z jednoho studia lze přestoupit nejvýše do jednoho dalšího studia, stejně tak na dané studium lze přestoupit nejvýše z jednoho předchozího studia. Pokud je studium ukončeno s jiným důvodem ukončení (zanechání) studia než přestup či převod, není toto studium na SIMS bráno jako ukončení přestupem a je automaticky považováno za neúspěšné (což může mít dopad např. na výpočet poplatkové povinnosti).

Kromě přestupu je někdy potřeba provést změnu studijního oboru, při které však zůstává zachován původní studijní program. Tuto změnu lze provést za pomoci příslušné položky v menu programu Student, je při tom třeba zadat datum, k němuž je změna studijního oboru platná. Po změně oboru je třeba provést přepočet programů a oborů pro SIMS. Při této změně je automaticky proveden zápis do seznamu v průběhu studia, na základě kterého je pak automaticky generována výměna kompletní historie studia na SIMS.

Mazání studia

Občas dojde k situaci, kdy je studium v programu Student založeno omylem. Tento problém lze do doby, než je dané studium odesláno na SIMS, řešit poměrně snadno smazáním záznamu o studiu (pomocí položky menu k tomu určené).

Existují dvě možné komplikace mazání studia:

• V případě, kdy jsou již na záložce „Průběh studia“ nějaké záznamy, je nutné provést nejprve tzv. dvoustupňové smazání těchto záznamů. Nejprve smazání provede referent. Následně požádá o potvrzení smazání vedoucího studijního oddělení, který by měl mít vyšší oprávnění. Ten záznamy označené ke smazání stále uvidí v průběhu studia, avšak zvýrazněné jinou barvou. Teprve po potvrzení smazání záznamů z průběhu studia je možné dané studium zcela smazat.

• V případě, že studium již bylo odesláno na SIMS, je třeba iniciovat jeho smazání také na SIMSu. V důsledku předchozího odeslání takového studia na SIMS však mohl být univerzitě neoprávněně přiznán příspěvek na vzdělávací činnost na takové studium, je proto třeba se provádění podobných změn pokud možno vyvarovat.

Změna data zápisu

Změnu data zápisu do studia lze provést pomocí položky menu programu Student k tomu určené. Po této změně je však potřeba provést kontrolu záznamů na záložce „Průběh studia“, aby všechny zde uvedené záznamy odpovídaly novému datu zápisu, tj. nejstarší záznam začínal v den zápisu a aby žádný záznam nezačínal dříve než datum zápisu.

Dopad změn v průběhu studia na další agendy

Pokud jsou provedeny změny v průběhu studia, změna data ukončení studia nebo data zápisu ke studiu, jsou tyto změny propagovány na SIMS, ale i do dalších aplikací a systémů UK. Taková změna ovlivní např. nárok UK na příspěvek na vzdělávací činnost, poplatkovou povinnost studenta, nároky na ubytovací a sociální stipendia, přístup k některým informačním zdrojům využívajícím kategorizaci uživatelů dle údajů uložených v Centrální autentizační službě (CAS), nároky na slevu v MHD a další. Proto je třeba evidenci studijních údajů a změn v průběhu studia věnovat zvýšenou pozornost.