Klíčové atributy záznamu o studijním programu a oboru

Klíčovými atributy záznamu o studijním programu resp. oboru jsou:

• fakulta

• forma studia

• studijní program dle číselníku MŠMT

• (typ studijního programu - vyplývá ze studijního programu)

• studijní obor 1 (dle číselníku MŠMT)

• studijní obor 2 (dle číselníku MŠMT)

• standardní délka studia

• jazyk výuky

Výše uvedené atributy jednoznačně určují studium daného studenta.

V IS Studium je evidence studijních programů resp. oborů rozdělena do několika částí.

Centrální číselníkovou aplikací jsou spravovány číselníky studijních programů a oborů MŠMT. Tyto číselníky UK přebírá ze SIMS a jsou pro UK závazné pro vykazování studentů vůči MŠMT. Z Centrální číselníkové aplikace se tyto číselníky replikují do IS Studium, kde jsou pak na různých místech využívány pro zobrazení názvů studijních programů a oborů. V aplikaci Parametry jsou tyto číselníky k dispozici pouze ke čtení, a to pod názvy Studijní programy a Obory SIMS. Tyto číselníky mají jednoduchou strukturu ve tvaru kód MŠMT - název.

Příležitostně dochází k tomu, že v číselníku studijních programů nebo oborů v IS Studium chybí kód pro příslušný nově akreditovaný studijní program či obor. Důvodem je skutečnost, že o přidělení kódu je nutné žádat MŠMT až po schválení akreditace studijního programu nebo oboru. Nový kód by měl na pokyn MŠMT zanést do číselníku Ústav pro informace ve vzdělávání (ÚIV), od kterého jej přebírá SIMS. Odtud teprve aktuální číselník přebírá UK, čímž může vzniknout časová prodleva.

Studentům však v IS Studium nejsou přiřazovány studijní programy a obory dle MŠMT přímo, ale prostřednictvím tzv. fakultních oborů. Fakultní obor je záznam v číselníku Obory (nezaměňovat s číselníkem Obory SIMS), který v sobě váže studijní program, nula až dva studijních oborů, jazyk výuky, český, anglický a latinský název, nula až dvě aprobace a případně odkaz na kurz CŽV (podrobněji o CŽV viz metodický materiál Kurzy CZV). Fakultní obor tedy slouží pro podrobnější rozčlenění studijních programů a oborů.

Programy a obory se do číselníku fakultních oborů uvádějí kódem, avšak bez rozlišení typu studijního programu. V případě studijních programů se vynechává úvodní písmeno kódu (tj. místo kódu B4146 se uvádí pouze 4146), v případě oborů se pak nahrazuje prostřední písmeno (R, T nebo V) písmenem x (tj. místo kódu 7504T033 se uvádí 7504x033). Český, anglický a latinský název slouží pro zobrazení názvů fakultních oborů na různých místech v IS Studium. Nepoužívá se však pro tisk dodatků k diplomům (s výjimkou několika málo oborů, kde je třeba převzít název včetně příslušné kombinace nebo specializace oboru). Pole „aprobace“ slouží pouze jako poznámka o konkrétních aprobacích v rámci daného oboru. Pole EXTUSTAV, které dříve sloužilo pro specifikaci kódu instituce spolupracující na výuce daného oboru, se již nepoužívá.

Pozor! Číselník Obory je celouniverzitní a záznamy z něj mohou být používány více fakultami. Pokud není zřejmé, zda je daný obor používán pouze na jedné fakultě, je třeba se obrátit s žádostí o změnu údajů na Studijní odbor RUK, který ověří, že je možné úpravu provést bez negativních dopadů na ostatní fakulty.

Pro práci s fakultním oborem v IS Studium musí být ještě vyplněny tzv. parametry oborů. Parametry oborů je možné editovat v aplikaci Parametry, po volbě tlačítka Úprava parametrů oborů. Parametry oborů specifikují, v jakém typu studijního programu a formě studia je možné daný fakultní obor v IS Studium používat a dále umožňují nastavit další parametry příslušné kombinace fakultního oboru, typu studijního programu a formy studia. Mezi důležité z těchto parametrů patří zejména maximální doba studia a maximální ročník.

Vazba na akreditační aplikaci

Data o akreditovaných studijních programech a oborech jsou evidována v centrální aplikaci Akreditace.

Data této aplikace jsou replikována do IS Studium. Přímý náhled na akreditační data prostřednictvím IS Studium zatím není k dispozici jinou formou než formou databázových pohledů. V současné době je akreditační aplikace využívána dvěma moduly IS Studium: webovým modulem Podmínky přijímacího řízení a webovým modulem Dodatky k diplomu.

V průběhu roku 2009 budou v IS Studium zavedeny kontroly dat oproti akreditačním datům tak, aby nemohlo dojít k situaci, kdy jsou v přijímacím řízení omylem nabízeny obory, které daná fakulta nemá akreditovány, či kdy jsou aktivní studenti vedeni v aktuálně neakreditovaných studijních programech a oborech.

Vazba na SIMS

Na SIMS jsou předávána data o všech studentech bakalářských, magisterských, navazujících magisterských a doktorských studijních programů v prezenční nebo kombinované formě studia a dále data o stážistech působících na UK v rámci dlouho- i krátkodobých studijních pobytů, jejichž studium resp. stáž nebylo ukončeno před 1.1.1999.

Úplnost a přesnost údajů je zásadní, neboť podle dat uložených na SIMS provádí MŠMT financování vysokých škol. Nejde přitom jen o údaje týkající se řádných studentů vysoké školy, ale i o údaje o stážistech, které významně ovlivňují financování rozvojových projektů vysokých škol.

Pro identifikaci studia na SIMS slouží čtyři primární údaje: rodné číslo studenta, studovaná fakulta, studijní program a datum zápisu. Pokud student studuje dva různé obory v jednom studijním programu na téže fakultě, musí se z důvodu vykazování dat pro SIMS data zápisu do studijního programu lišit alespoň o jeden den.

Dvouoborová studia

Dvouoborová studia mohou být dvou různých typů:

• dvouoborová studia v rámci jedné fakulty,

• mezifakultní dvouoborová studia.

Mezifakultní dvouoborová studia se od dvouoborových studií v rámci jedné fakulty liší tím, že je třeba v aplikaci Parametry v parametrech oborů definovat druhou fakultu, která se na výuce podílí (položka 2. fakulta mezifak.studia). To umožní druhé fakultě přiřadit studijním referentkám roli pro práci se studenty, kteří jsou jinak zapsáni kmenově na první fakultě. Práva druhé fakulty jsou ovšem omezena pouze na zobrazení záznamu o studentovi a editaci zkoušek realizovaných na druhé fakultě.

Pokud je druhá fakulta v parametrech oborů doplněna až dodatečně poté, co byl daný obor přiřazen studentům, je třeba v aplikaci Student ještě použít funkci Přepočet st.programu a oboru SIMS (v menu Výpočty).

Chyby a možnosti jejich řešení

Chyby týkající se evidence studentů ve studijních programech lze rozdělit na následující:

• chyba v rodném čísle,

• chyba v datu zápisu,

• chyba ve studijním programu,

• chyba ve studijním oboru.

První tři chyby mají zásadní dopad na export pro SIMS a mělo by k nim docházet pouze ve výjimečných případech. Chyba v rodném čísle či datu zápisu je na SIMS řešena speciálním typem ruční opravy, chybu ve studijním programu je třeba na SIMS řešit smazáním celého studia a nahráním nového. Chyby ve studijním oboru se řeší výměnou historie průběhu studia na SIMS.

Vzhledem k centrálnímu zpracování matričních dat pro SIMS již fakulty neposílají návrhy na opravy dat na SIMS na RUK, ale opravy dat jsou prováděny dle údajů evidovaných v IS Studium.

Opravy chyb je proto třeba provádět výhradně následujícím způsobem:

• Chyba v rodném čísle - v aplikaci Student v menu Student položka Zobrazení osobních údajů tlačítkem Oprava rod.čísla.

• Chyba v datu zápisu - v aplikaci Student v menu Student položkou Oprava druhu, fakulty, zápisu do studia. Zároveň by měl být opraven první záznam na záložce Průběh studia, tak aby datum prvního studijního stavu odpovídalo datu zápisu do studijního programu.

• Chyba ve studijním programu - v aplikaci Student na záložce Škola opravou studijního oboru s datem platnosti k datu zápisu do studijního programu.

Změna studijního programu je vždy chybou. Studijní program nemůže být studentovi během studia měněn. Výjimkou je situace, kdy dojde k  k zániku akreditace studijního programu nebo k zániku oprávnění uskutečňovat studijní program. V těchto případech je třeba studenta převést do nástupnického studijního programu

v aplikaci Student v menu Hromadné – položka Nové studium – studenti – převod. V aplikaci Student je zobrazeno jedno studium, zatímco na záložce Data SIMS jsou obě studia rozdělená.

Chyby v evidenci studijního oboru se opravují vždy pouze v aplikaci Student na záložce Škola opravou studijního oboru. Přitom je třeba správně nastavit datum změny. V případě, že jde o opravu chyby, která platí od začátku studia, se datum nevyplňuje. V ostatních případech je třeba zadat datum, kdy byl příslušný studijní obor specifikován. Totéž platí i pro opravu dalších parametrů závislých na fakultním oboru (std. délky studia, jazyka apod.).

Po opravě studijního programu či oboru (nebo parametrů závislých na oboru) je třeba v aplikaci Student vždy použít funkci Přepočet st.programu a oboru SIMS (v menu Výpočty).