Současný způsob

Na fakultě, kde se má konat promoce, referent studijního oddělení zařadí absolventy do skupin podle termínu jejich promoce a u absolventů vyznačí v programu Student datum a čas plánované promoce. Poté ve spolupráci se studijním odborem RUK provádí kontroly a doplňování dat o absolventech a jejich studiích tak, aby mohly být vytvořeny diplomy a dodatky k diplomům, které absolventi při promoci dostávají.

Součástí tohoto procesu je i doplnění čísel diplomů a zápisy o absolventech do matriční knihy, které zajišťuje RUK. Zápisy jsou do knihy prováděny rukopisně. Podrobnosti k dodatkům k diplomům naleznete na stránce metodických pokynů k dodatkům k diplomům. Při konání vlastní promoce pak absolventi do matriční knihy potvrzují podpisem převzetí diplomu. Způsob předání diplomu mimo promoci je stanoven Opatřením rektora č. 31/2008.

Matriční knihy jsou ze studijního odboru RUK pravidelně předávány k uložení do Archivu UK.

Plánovaná úprava

Oproti stávajícímu způsobu bude po přiřazení absolventů k danému termínu promoce pracovník studijního odboru RUK pracovat s modulem „Matrika diplomů“, kde bude provedeno automatizované očíslování diplomů a doplnění čísel do dodatků. Modul referentovi umožní připravit skupiny jednotlivých promočních termínů k tisku archů, které budou po vytištění a podepsání absolventy u příležitosti předání diplomů založeny do matriční knihy. Zároveň zůstane uchována plná elektronická evidence archů a svazků, která napomůže mj. i při vyhledávání záznamů v matrice v případě budoucích požadavků na vydání opisu diplomu, případně při provádění zpětných oprav některých údajů.

Za pomoci webového modulu „Rozvrh promocí“, který byl uveden do provozu v lednu 2009, jsou nyní plánovány termíny promocí a před konáním termínů budou za pomoci tohoto modulu a programu Student též přiřazováni jednotliví účastníci (absolventi, promotoři, děkan apod.). Více k tomuto tématu je uvedeno na stránce metodických pokynů k Rozvrhu promocí.