Pro tento akademický rok je připraveno pro studenty Univerzity Karlovy téměř 2400 dohod s evropskými institucemi, které zahrnují okolo 4000 pobytových míst na jedno nebo dvousemestrální pobyty v zahraničí v rámci programu Erasmus+. Nabídka obsahuje destinace ve všech evropských zemích, které jsou do programu Erasmus+ zapojeny.

Realizace studijního pobytu v rámci programu Erasmus+ vyžaduje administrativní postup, pro jehož zjednodušení používá Univerzita Karlova on-linovou aplikaci. Prostřednictvím této aplikace má každý účastník programu Erasmus+ možnost sledovat jednotlivé administrativní kroky (stav), získat příslušné dokumenty ve formátu pdf, ověřovat datum a výši zaslané finanční podpory atd. On-linová aplikace programu Erasmus používá údaje Studijního informačního systému (SIS) a informace o inter-institucionální dohodě, na jejíž studijní pobyt je student nominován.

• Výběrová řízení a nominace studentů

• Založení přihlášky - on-line APLIKACE

• Studijní plán

• Přihláška do zahraničí

• Jazykový test

• Převod stipendia na eurový účet

• Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia

• Účastnická smlouva

• Zdravotní pojištění

• Studium, změny studijního plánu, prodloužení pobytu

• Povinnosti po návratu

Výběrová řízení a nominace studentů

Výběrová řízení studentů pro obsazení nabízených studijních pobytů jsou v kompetenci jednotlivých fakult, resp. jejich součástí (katedry, instituty, ústavy), které výběrová řízení vyhlašují, zajišťují rovný přístup a transparentní výběr studentů. Výběrová řízení jsou jednokolová (u fakult s centrální organizací výběrových řízení) nebo dvoukolová, kde první kolo probíhá v kompetenci katedry, ústavu či institutu, druhé na centrální (fakultní) úrovni. Výsledkem výběrového řízení je seznam úspěšných uchazečů v podobě pořadníku (preferenčního seznamu) studentů do jednotlivých zemí. Studenti se hlásí do výběrových řízení podle stanovených podmínek výběrové komise a založením přihlášky ve webové aplikaci Univerzity Karlovy.

Nominace studentů

Studenti, kteří úspěšně prošli výběrovým řízením (resp. oběma koly výběrového řízení), mohou být nominováni do programu Erasmus+. Nominaci studentů provádí s pověřením děkana fakulty koordinátor programu Erasmus prostřednictvím webové aplikace (http://is.cuni.cz/webapps). Nominace do programu Erasmus+ zároveň zakládá nárok studenta na přiznání finanční podpory a to souladu s podmínky výběrového řízení a pravidly programu Erasmus+. V případě nevyčerpaných prostředků v „jarních“ výběrových řízeních bude možné otevřít dodatečná výběrová řízení pro obsazení dalších míst v letním semestru.

Založení přihlášky - on-line APLIKACE

Každý uchazeč se může registrovat (založit přihlášku) až na tři různé destinace nabízených studijních míst v rámci jednoho období (zimní/letní semestr) a fakulty UK, na které je zapsán. Při výběru destinace by se měl uchazeč orientovat podle oboru studia a svoji volbu konzultovat s relevantním akademickým pracovníkem a/nebo kontaktní osobou pro příslušnou inter-institucionální dohodu. Informační materiály o partnerské instituci může také poskytnout fakultní koordinátor programu Erasmus.

Přihlásit se může každý student, který splňuje Kvalifikační podmínky programu Erasmus+, prostřednictvím

Přístup do aplikace získá student na základě uvedení čísla osoby (osmimístné číslo na průkazu studenta pod fotografií) a hesla, jež mu bylo přiděleno při výdeji průkazu. V případě změny, ztráty nebo vypršení platnosti hesla je možné získat nové heslo prostřednictvím Centrální autentizační služby UK na https://ldap.cuni.cz/index.php.

Termíny:

Webová aplikace pro založení přihlášek na studijní pobyty programu Erasmus+ ZS a LS byla otevřena od 15.2. Termíny konání jednotlivých výběrových řízení stanoví fakulta nebo její součást (katedra, ústav, institut). Výsledky výběrových řízení oznamuje fakultní koordinátor programu Erasmus+ a jsou také uvedeny ve webové aplikaci (stav nominován/nenominován).

V případě nevyčerpaných studento-měsíců v „jarních“ výběrových řízeních bude možné otevřít dodatečná výběrová řízení pro obsazení dalších míst v letním semestru. Webová aplikace pro založení přihlášek do těchto výběrových řízení bude spuštěna 1.9. Termíny konání dodatečných výběrových řízení stanoví fakulta nebo její součást (katedra, ústav, institut). Výsledky výběrových řízení oznamuje fakultní koordinátor programu Erasmus a jsou také uvedeny v webové aplikaci (stav nominován/nenominován).

Studijní plán

Studijní plán v zahraničí musí odpovídat studijnímu programu, který student studuje na UK. Uznány mohou být pouze předměty, které mají uznatelný ekvivalent v rámci studijního programu na UK. Studijní plán se může skládat z předmětů povinných, povinně volitelných nebo volitelných. V případě, že absolvovaný předmět v zahraničí nemá konkrétní ekvivalent v rámci akreditovaného studijního programu, je možné jej uznat jako předmět volitelný.

Předměty, které si student zvolí pro studium v zahraničí, vypíše do studijního plánu ve webové aplikaci. Schválením kompatibility jednotlivých předmětů (v kategoriích povinný, povinně volitelný nebo volitelný předmět) je pověřen garant studijního programu (příp. předseda rady garantů studijního programu) a následně proděkan pro studijní záležitosti.

Schválené předměty v zahraničí budou uvedeny ve studijním plánu (Learning Agreement), který je součástí přihlášky do zahraničí (Learning Agreement for Studies). Tyto předměty zároveň představují minimální požadavky nutné pro splnění zvoleného programu studia (studijního plánu) na přijímající instituci.

V některých případech vyžadují partnerské instituce vlastní formuláře pro uvedení studijního plánu, někdy doplněného o celkový transkript studijních výsledků. Je proto nezbytné, aby si student ověřil požadavky partnerské instituce a ve spolupráci s koordinátory programu zajistil všechny požadované dokumenty.

Vyplnění studijního plánu pro přihlášku do zahraničí nemusí představovat konečnou verzi a bude jej možné změnit po začátku pobytu v zahraničí.

Konečná verze Protokolu o studijním plánu se musí shodovat s předměty, jež student absolvuje v zahraničí a které mu budou potvrzeny partnerskou institucí na Transkriptu studijních výsledků.

Přihláška do zahraničí

Přihláška do zahraničí (Learning Agreement for Studies) je automaticky generována ve formátu PDF a může být po vyplnění kdykoliv vytištěna z webové aplikace. Kromě osobních údajů a studijního plánu obsahuje další údaje, které je nezbytné před vytištěním doplnit. Je to především plánovaná doba pobytu, jazykové kompetence, zkušenosti s předchozím studiem v zahraničí, důvody pro výběr studia na zvolené destinaci, kontaktní osoby na UK. Podobně jako u studijního plánu i zde je nezbytné ověřit požadavky partnerské instituce, která může vyžadovat vlastní formuláře týkající se zejména ubytování, orientačních nebo jazykových kurzů atd. Partnerské instituce často vyžadují vlastní on-linové registrace.

(!!!) POZOR termíny odevzdání přihlášek na partnerských školách se mohou lišit od termínů na UK (!!!).

Odesílání přihlášek na partnerské instituce zajišťují fakultní koordinátoři, v některých případech ve spolupráci se studentem.

O přijetí na studijní pobyt informuje partnerská instituce studenta zpravidla zasláním akceptačního dopisu a/nebo zasláním potvrzené přihlášky. Dokumenty jsou většinou doručeny na adresu studenta. Pokud budou doručeny na fakultu nebo Evropskou kancelář, příslušní koordinátoři budou studenta neprodleně informovat pro následující vyřízení finančních dokumentů.

Jazykový test

POZOR od 23.1.2023 je to již DOBROVOLNÉ

DŘÍVE: V případě, že hlavním jazykem studijního pobytu je některý z jazyků dostupných v EU Academy, je účastník povinen provést online jazykové hodnocení před a po ukončení studijního pobytu (v případě hodnocení C2 se výstupní test nedělá). Tato podmínka se nevztahuje na rodilé mluvčí a pro jasně odůvodněné případy. Jazykový test je povinný i pro držitele různých certifikátů prokazujících vaši jazykovou zdatnost.

1. Vytvořit profil: welcome-to-the-eu-academy

2. Počkat na potvrzující email

3. Pokračovat na: test

4. Klikněte na Resume a níž na stránce se přidejte k vybrané jazykové skupině (Join community)

5. Vyberte vybranou jazykovou skupinu (AJ zcela dole) a klikněte na Language assesment, abyste spustili test

6. Vyplňte test

7. EU Academy vám ihned nabídne výsledky (špatné / správně odpovědi), na jejichž konci se vám ukáže úroveň jazyka

8. Po vyplnění testu můžete dále pokračovat v navazujícím jazykovém kurzu v záložce Dashboard

Převod stipendia na eurový účet

Přiznané stipendium bude studentovi převedeno na jeho eurový účet, který student uvede v online Erasmus přihlášce. Tento účet může být aktivován u jakékoli banky v ČR. Výše finanční podpory je stanovena ve finannčních dokumentech. Vyplnění čísla účtu (v případě jiné banky než KB a.s. také IBAN a SWIFT kódu) do online Erasmus přihlášky studenta je jednou z podmínek vystavení Účastnické smlouvy a převodu stipendia.

Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia

Po doručení přihlášky potvrzené přijímající institucí a akceptačního dopisu může být studentovi přiznáno účelové stipendium na podporu studia v zahraničí. Účelové stipendium je studentovi přiznáno na základě Rozhodnutí děkana. Návrhem Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia je pověřen fakultní koordinátor. Akceptační dopis a potvrzená přihláška bývají většinou zaslány na adresu uvedenou v přihlášce studenta. Pokud budou doručeny na fakultu nebo Evropskou kancelář, příslušní koordinátoři budou studenta neprodleně informovat. Za akceptační dopis není možné považovat e-mailovou zprávu.

Výše účelového stipendia je určena podle diferenciace finanční podpory (stejná jako v minulém roce) do jednotlivých zemí a podle časového rozlišení, jež uvádí Kvalifikační podmínky programu Erasmus+.

Účastnická smlouva

Řádné užití přiznaného stipendia a podmínky jeho vyplacení jsou upraveny Účastnickou smlouvou v souladu s Kvalifikačními podmínkami programu Erasmus+ dle Opatření rektora č. 34/2015 a Všeobecnými smluvními podmínkami programu Erasmus+. Účastnickou smlouvou student uzavírá s UK prostřednictvím Evropské kanceláře Odboru pro zahraniční styky RUK v Praze, Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1.

Podmínkou přípravy Účastnické smlouvy k podpisu je řádně vyplněná online Erasmus přihláška studenta a potvrzené Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia. O možnosti podpisu a převzetí Účastnické smlouvy bude student informován emailem na adresu studenta uvedenou v aplikaci.

Podmínkou uzavření Účastnické smlouvy a následného vyplacení stipendia je:

• Předložení Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia

• Předložení potvrzené přihlášky (Learning agreement)

Společně s jedním originálem Účastnické dohody student zároveň obdrží Potvrzení o nominaci do programu Erasmus (Erasmus Nomination Letter) v anglickém/německém jazyce pro úřady (cizinecká policie) v zahraničí.

Podle pravidel EU je povinností studenta přihlásit se na oddělení cizinecké policie v místě, kde bude studovat, do 30 dnů od jeho příjezdu. K řádné registraci je nezbytné předložit Potvrzení o nominaci do programu Erasmus+ (Erasmus Nomination Letter). Tento dopis musí být podle cílové země doplněn relevantními přílohami, které se liší podle jednotlivých cílových zemí (potvrzení o pojištění – evropský formulář E111, potvrzení o finančním zajištění, doklad o zajištění ubytování, aj.). Užitečné v tom případě mohou být zkušenosti studentů.

Upřesnění způsobu a výše výplaty stipendia

Diferenciace stipendií do jednotlivých zemí v akademickém roce 2022/2023 (stejná jako v minulém roce)

První splátka stipendia je studentům převedena do 14 dnů od podpisu účastnické smlouvy.

Zdravotní pojištění

Čeští občané mají nárok na zdravotní péči v EU a zemích EHP podle Nařízení Rady EHS č.1408/71 a 574/72.

Z těchto důvodů je povinností studenta zajištění pojištění veškerých léčebných výdajů platného pro cílovou zemi. Základní krytí obvykle poskytuje národní zdravotní pojištění účastníka i během jeho pobytu v jiné zemi EU prostřednictvím Evropského průkazu zdravotního pojištění. Výše krytí Evropského průkazu zdravotního pojištění nebo soukromého pojištění však nemusí být dostatečná, zvláště v případě repatriace či specifického lékařského výkonu. V jakékoliv zemi EU je však nezbytné počítat s tzv. spoluúčastí pacienta. V takovém případě může být vhodné doplňkové soukromé pojištění. U mobilit programu Erasmus+ se student zavazuje, že si pro realizaci studijního pobytu zajistí pojištění léčebných výloh, případně pojištění odpovědnosti za škodu a úrazové pojištění, zejména pokud tato pojištění jsou vyžadována či doporučena přijímající institucí.

Od 1. 6. 2004 platí novela zmíněných Nařízení, která zavádí jako doklad o nároku na lékařskou péči v EU a zemích EHP Evropský průkaz zdravotního pojištění. Od 1. 7. 2004 musí být navíc v celé EU zajištěn přímý přístup k lékaři, tzn. že se student může s Evropským průkazem zdravotního pojištění (nebo Potvrzením) obrátit přímo na lékaře, bez zprostředkování zahraniční pojišťovnou. Nadále však je třeba se obracet na zdravotnická zařízení, která jsou zapojena do místního systému veřejného zdravotního pojištění.

Studium, změny studijního plánu, prodloužení pobytu

Zápis

O způsobu a termínu zápisu nejčastěji informuje partnerská instituce studenta buď zasláním informačních materiálů e-mailem, nebo v tištěné podobě společně s akceptačním dopisem. V některých případech jsou partnerské instituce liknavé a student tak dlouho zůstane bez odezvy na zaslanou přihlášku. Zpravidla pomůže, pokud se včas "připomene" telefonicky nebo e-mailem. V případě, že komunikace s partnerskou institucí není dobrá, je namístě požádat koordinátory programu a kontaktní osoby pro relevantní inter-institucionální dohodu o spolupráci.

Změny ve studijním plánu

Není výjimkou, že student svůj studijní plán změní v průběhu studia v zahraničí. Podle pravidel programu Erasmus+ by všechny změny měly být formálně oznámeny do 1 měsíce po začátku studia. Změny ve studijním plánu student oznamuje a návrh na jejich schválení podává prostřednictvím webové aplikace, kde může oznámit zrušení původně plánovaných předmětů a uvedení předmětů nových. Dokument "Změny v protokolu o studijním plánu" ve formátu .pdf zašle garantovi studijního programu ke schválení. Fakultní koordinátor změny v předmětech potvrdí ve webové aplikaci.

Prodloužení studijního pobytu

Prodloužení studijního pobytu v rámci programu Erasmus+ může být realizováno bez nároku na navýšení finanční podpory (tzv. zero-grant students). Student se statutem programu Erasmus+ může v prodlouženém období využívat všech výhod, které program Erasmus+ nabízí. Prodloužení studijního pobytu lze realizovat pouze v souladu s Kvalifikačními podmínkami programu Erasmus+. Celková délka pobytu (včetně prodlouženého období) tedy nesmí přesáhnout 12 měsíců a pobyt musí být ukončen nejpozději s koncem akademického roku. Prodloužené období studijního pobytu musí přímo navazovat na původně plánovaný studijní pobyt.

Pro prodloužení studijního pobytu zašle student fakultnímu koordinátorovi souhlas s prodloužením pobytu potvrzený přijímající institucí (akceptační dopis pro návazné období), ve webové aplikaci vyplní studijní plán odpovídající navazujícímu období a formulář Změny v protokolu o studijním plánu ve formátu .pdf zašle garantovi studijního programu ke schválení. Fakultní koordinátor po obdržení obou dokumentů prodlouží období studia ve webové aplikaci.

Evropská kancelář Odboru pro zahraniční vztahy RUK zašle studentovi k podpisu Dodatek k Účastnické smlouvě, který upravuje délku pobytu v zahraničí a z ní vyplývající povinnosti po návratu. Ostatní ujednání Účastnické smlouvy zůstanou nezměněna.

Povinnosti po návratu

Podle závazků vyplývajících z Účastnické smlouvy musí student po návratu předložit Evropské kanceláři Odboru pro zahraniční vztahy RUK následující dokumenty a vyplnit závěrečnou hodnotící zprávu a dotazník:

• Kopie přehledu dosažených studijních výsledků:

  (tzv. Výpis výsledků - Transcript of records, Datenabschrift, Relevé de notes) vydaný a podepsaný přijímající institucí.

  Datum doručení: do 10 dnů ode dne jeho vystavení přijímající institucí, nejpozději však do 30.9. příslušného akademického roku.

  
  

• Dokument potvrzující období studia v zahraničí: (Confirmation of Erasmus Study Period) (potvrzení vydané a podepsané přijímající institucí, obsahující účel a délku pobytu). Formulář vymezující nezbytné náležitosti tohoto dokumentu tvoří přílohu D Účastnické smlouvy.

  Datum doručení: do 10 dnů ode dne jeho vystavení přijímající institucí, nejpozději však do 30.9. příslušného akademického roku. V případě zkrácení studijního pobytu, vyplývajícího z potvrzení délky pobytu, má student povinnost vrátit neoprávněně čerpanou část stipendia.

  
  

  Možné způsoby doručení:

  • originál dokumentu doručený na Erasmus kancelář RUK (1.patro, č.109)

  • kopie poslaná emailem přímo od přijímající zahraniční instituce na email:

  • emailem poslaný originál dokumentu s elektronickým podpisem*

  
  

• Závěrečná zpráva: Závěrečná zpráva má dvě součásti. Vyplňuje se jednak do nové celoevropské databáze (tzv. systém Mobility Tool/EU Survey). Pokyny k vyplnění zprávy student obdrží ve formě automatického e-mailu generovaného databází po skončení studijního pobytu v zahraničí. Dále student vyplní Dotazník (Erasmus+ zprávy z mobilit studentů) na webu https://www.charlesabroad.cz/ .

  
  

• Uznání studijních výsledků: dle Opatření rektora č. 34/2015 student požádá o uznání studijních výsledků po obdržení transkriptu studijních výsledků ze zahraničí. Předmětem uznávání je klasifikační a kreditové hodnocení absolvovaného studia v zahraničí. S výjimkou klasifikačního ohodnocení, které vyplývá z Transkriptu studijních výsledků, stanoví způsob uznání Studijní smlouva.Pokud není ve Studijní smlouvě ujednáno jinak, student musí na přijímající instituci získat alespoň takový počet kreditů, který po přepočtu na kreditní systém UK bude odpovídat 20 kreditům za semestr v rámci bakalářského studijního programu, nebo 15 kreditům za semestr v rámci magisterského studijního programu; pro doktorské studium limit stanoven není. Způsob uznávání studijních výsledků se primárně řídí metodikami pro tzv. European Credit Transfer and Accumulation System (ECTS). Uznání studijních výsledků ze zahraničí provádí na fakultě pověřená osoba, zpravidla proděkan pro studium nebo garant studijního oboru (programu). Uznané studijní výsledky jsou společně s evidencí zahraničního pobytu zaznamenány ve Studijním informačním systému UK (SIS).

Všechny tištěné dokumenty pro ukončení studijního programu a závěrečné zprávy z pobytu eviduje Evropská kancelář Odboru pro zahraniční styky RUK. Jejich přijetí může student ověřit ve webové aplikaci.

*Elektronicky podepsaný originál:

Obecně platí, že má-li být elektronický dokument originálem musí obsahovat kvalifikovaný elektronický podpis. Více zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Dokument je většinou ve formě pdf, jež elektronický podpis uzamkne pro další editaci.