Pravidla jsou platná k 12. 8. 2024.*
Tato pravidla jsou sestavena 4EU+ Local Office EC-OVaV (dále jen "4EU+ LO"). Jsou závazná pro všechny žadatele o podporu z 4EU+ rozpočtu, fakultní koordinátory a 4EU+ administrátory. Pravidla jsou dostupná i ke stažení v PDF.
Pravdila zároveň slouží jako návod na to, jakým způsobem čerpat podporu v konkrétních situacích. Doporučujeme proto vždy překontrolovat, zda postup, který uplatňujete, odpovídá pravidlům, a zda je náklad uznatelný. V případě sebemenších nejasností vždy konzultujte 4EU+ LO na e-mailové adrese 4euplus@cuni.cz.
2. Proplácení nákladů projektů v průběhu realizace
3. Náklady na mobility (cestovní náklady studentů a zaměstnanců UK)
4. Osobní náklady (odměny)
5. Ostatní náklady (občerstvení, stipendia, nákup majetku, cestovné jiných osob)
* 4EU+ Local Office si vyhrazuje právo tato pravidla měnit. O změně budou vždy informováni fakultní koordinátoři e-mailem.
Refundace nákladů projektů 4EU+ (EDU, SEED, VP, ostatní podpořené aktivity – dále jen „projekty“) fakultám zapojeným do projektů 4EU+ se řídí těmito pravidly a uzavřenými Dohodami o přidělení finančních prostředků na jednotlivé projekty.
Čerpat finanční prostředky lze pouze na aktivity spojené s daným projektem dle schváleného rozpočtu a cílů projektu. Hlavní řešitel projektu je zodpovědný za čerpání rozpočtu a veškeré finanční prostředky musí být čerpány s jeho souhlasem.
Při veškerých dotazech, žádostech o refundaci atd., vztažených k projektu je nutné používat přidělené číslo projektu.
Všechny změny v projektu, či rozpočtu je nutné předem konzultovat s 4EU+Local Office (dále jen 4EU+ LO”) a čerpat finance až po písemném odsouhlasení 4EU+LO. Žádost o změnu projektu (Příloha č. 8) pošlete na adresu .
Je-li projekt řešen na některé z fakult UK, je fakulta zodpovědná za řádné zaúčtování finančních prostředků dle těchto pravidel a řádně zaslané žádosti o refundace v souladu s těmito pravidly. Hlavní řešitel je povinen o podání žádosti o podporu v rámci projektových schémat nebo o získání jakékoli jiné podpory 4EU+ aktivity informovat fakultního koordinátora. Řešitelům z fakult důrazně doporučujeme konzultovat záměr podat žádost o podporu z 4EU+, a to včetně sestavení rozpočtu, s příslušným fakultním koordinátorem. Žádosti o refundaci zasílá fakultní koordinátor.
Projekty zaměstnanců RUK budou řešeny individuálně. Hlavní řešitel je povinen obrátit se na 4EU+ LO před prvním čerpáním na 4EU+ LO a požádat o instrukce pro vyúčtování jednotlivých nákladů.
Náklady na projekty jsou hrazeny fakultami a následně refundovány ze strany RUK. Náklady vynaložené na jednotlivé projekty jsou propláceny na základě prvotních účetních dokladů. Náklady, které je možno hradit z jednotlivých projektů, se mohou lišit co do druhu a výše uznatelnosti. Proto je potřeba při podání žádosti o refundaci nákladů postupovat dle jednotlivých projektových schémat.
Z projektů je možno hradit cestovní náklady zaměstnanců UK, náklady na studentské mobility, náklady na cestovní výdaje hrazené na základě Smlouvy o úhradě cestovních výdajů, dále pak osobní náklady (pokud to dané projektové schéma umožňuje), studentská stipendia (pokud to dané projektové schéma umožňuje) a ostatní náklady (povoleny jsou služby a další náklady související přímo s řešením projektu, nikoli náklady, které jsou běžně zahrnovány do nepřímých nákladů a režie).
Fakultám budou náklady propláceny z RUK formou refundací Vnitrofakturou typu B.
Náklady na fyzické mobility – financování dle kategorie účastníka:
Krátkodobé mobility (<60 dní/2 měsíce) studentů v rámci 4EU+ jsou podpořeny na základě schváleného sazebníku v následující výši:
Living Allowance:
· do 31.8.2024
- 1-14 dní: 70 EUR/den
- 15–30 dní: 50 EUR/den
- 30 dní – 2 měsíce: 150 EUR za každý započatý týden
· od 1.9.2024
- 1-14 dní: 79 EUR/den
- 15-30 dní: 56 EUR/den
- 30 dní–2 měsíce: 150 EUR za každý započatý týden
Travel Allowance:
- 0–500 km: 180 EUR
- 500–2 000 km: 275 EUR
Studenti vyjíždějí s částečnou finanční podporou na mobilitu (stipendium), jejíž výše je určena 4EU+ sazebníkem (vizte výše). Student vyplní žádost o stipendium na krátkodobou mobilitu, na jejímž základě je vyhotoveno Rozhodnutí o přidělení stipendia a Mobility Grant Agreement (Příloha č. 2), který musí student fyzicky podepsat. Stipendium v odpovídající výši studentovi přiznává a vyplácí RUK. Kontaktní osobou je Mgr. Tereza Vosejpková ( ).
Cestovné je propláceno dle zákona a příslušného opatření rektorky/kvestora, cestovní příkaz však musí být vyhotoven v aplikaci MOBILITY v IS Věda, kontaktní osobou je Mgr. Tereza Vosejpková ( ).
Cestovné je propláceno fakultou dle zákona a následně je refundováno RUK (cestovní příkaz je vyhotoven na fakultě a následně zahrnut do Žádosti o refundaci).
Maximální cena ubytování v zahraničí je stanovena na 120 EUR/noc s výjimkou hotelů zajišťovaných organizátory akce, letenky economy třídy bez odbaveného zavazadla, nevyžadují-li to další okolnosti cesty. Pokud není možné zajistit ubytování za tuto cenu, musí být cena zdůvodněna a doložena průzkumem trhu – doložit printscreeny alespoň 3 dalších nabídek ubytování. K proplacení cestovních nákladů zaměstnance fakulty je třeba zaslat k refundaci celý cestovní příkaz včetně všech prvotních účetních dokladů, zprávy ze služební cesty popisující účel a přínos služební cesty a doložit program akce/setkání (včetně data konání akce), kterého se zaměstnanec účastnil.
Cestovní náklady hrazené jiné osobě na základě Smlouvy o úhradě cestovních výdajů spadají do kategorie „ostatních nákladů (other costs)“. Pro postup vyúčtování vizte kapitolu “5. Ostatní náklady” níže.
Osobní náklady je možné proplácet pouze pokud je dané projektové schéma umožňuje a pokud byly součástí smluvně dohodnutého rozpočtu. Osobní náklady je možné vyplácet pouze formou odměn refundovaných na fakultu. Odměny se vyplácejí pouze zaměstnancům UK v zaměstnaneckém poměru pracujícím na HPP, kteří se podílejí na řešení projektu. Odměnu tedy nelze vyplatit pracovníkům UK, kteří vykonávají práci na DPP/DPČ. Odměny jsou vypláceny kvartálně na základě vyplněné tabulky odměn (Příloha 6) a vyplněných a odsouhlasených timesheetů (Příloha č. 7) zaslaných na e-mailovou adresu: , a to v těchto termínech:
odměny za 1. – 3. měsíc daného roku nejpozději do 5.dubna
odměny za 4. – 6. měsíc daného roku nejpozději do 5. července
odměny za 7. – 9. měsíc nejpozději do 5. října
odměny za 10. – 12. měsíc nejpozději do 20.prosince
Hodinová sazba:
Organizační činnost - 200 Kč/hod.
Asistentská odborná činnost - 300 Kč/hod.
Odborná činnost - 400 Kč/hod.
Výše osobních nákladů je kalkulována včetně všech odvodů platných pro danou fakultu/součást. Důrazně doporučujeme řešitelům přípravu rozpočtu osobních nákladů konzultovat s příslušným fakultním koordinátorem.
Občerstvení na hromadných akcích pořádaných řešiteli z Univerzity Karlovy spadá do kategorie Other costs. V případě, že příslušná projektová výzva umožňuje úhradu občerstvení, je nutné vyplnit Zdůvodnění (Příloha č. 5) a uvést, v rámci které akce se občerstvení podávalo, a přiložit seznam osob, kterým bylo občerstvení poskytnuto včetně uvedení jména jejich domácí instituce. Alkohol není uznatelným nákladem.
Studenti pracující na projektu jsou vypláceni formou stipendia uděleného fakultou, které je následně refundováno. Výše stipendia se stanoví dle počtu předpokládaných odpracovaných hodin a níže uvedené hodinové sazby pro studenty (200 Kč/hod). K žádosti o refundaci musí být přiložen sken Rozhodnutí o přidělení stipendia, vyplněný Timesheet (Příloha č. 7), a bankovní výpis dokládající, že fakulta odeslala finanční prostředky na účet studenta.
Spotřební materiál nebo drobný hmotný a nehmotný majetek, který po odborné stránce nezbytný pro realizaci projektu, je způsobilým nákladem. Tyto náklady však musí být přesně specifikovány a musí být zdůvodněna jejich nezbytnost v rozpočtu při podání Žádosti o projekt. Tyto náklady musí být předem písemně schváleny ze strany 4EU+ LO – Zdůvodnění (Příloha č. 5). Mezi tyto náklady nepatří běžná elektronika, jako jsou počítače, telefony, kabely, papíry, karty do telefonu, fotoaparátu atd.
Nákup drobného hmotného a nehmotného majetku není možný, pokud to explicitně neumožňuje příslušná výzva. Z projektů není možné nakupovat dlouhodobý majetek.
Jinou osobou se rozumí osoba, která není zaměstnancem ani studentem UK, účastnila se akce/má významnou roli v projektu a řešitel/pořadatel akce se v souladu se zněním výzvy rozhodl, že za tuto osobu uhradí cestovní výdaje a/nebo ubytování.
Cestovní náklady hrazené jiné osobě spadají náklady do kategorie dalších nákladů (Other costs), nikoliv do kategorie Travel Cost. Pokud nemá daný projekt schváleny prostředky v kategorii Other costs, není možno toto v projektu realizovat.
S jinou osobou je nutné uzavřít smlouvu Smlouvu o úhradě cestovních výdajů/Contract of travel expenses (Příloha č. 4). Na základě Smlouvy o úhradě cestovních výdajů se proplácí pouze náklady na cestovné a ubytování. Diety/Subsistence nebo Per Diems se neproplácí. Dále je třeba vyplnit odpovídající část dokumentu Zdůvodnění (Příloha č. 5) a zdůvodnit, proč se řešitel rozhodl platit cestovní výlohy jiné osobě. K žádosti o refundaci je nutné přiložit všechny prvotní účetní doklady, které byly proplaceny na základě Smlouvy o cestovních výdajích (faktura za letenku a hotel včetně bankovního výpisu dokládajícího, že náklady byly uhrazeny). Pro refundaci nákladů jiných osob vyplývajících ze Smlouvy o úhradě cestovních výdajů platí stejná pravidla, jako pro zaměstnance RUK a fakult, tj. maximální cena ubytování v zahraničí je stanovena na 120 EUR/noc s výjimkou hotelů zajišťovaných organizátory akce, letenky economy třídy bez odbaveného zavazadla, nevyžadují-li to další okolnosti cesty.
Cesty jiných osob mimo UK jsou povoleny výhradně v případě, že je explicitně vyžaduje podstata schváleného záměru projektu.
Žádosti o refundace musí být z fakult předávány na RUK bez zbytečného odkladu průběžně během celého účetního období, nejpozději však do 2 měsíců od vzniku nákladu. Poslední termín pro předání podkladů pro refundaci v každém roce je datum 30. 11. daného roku. Pokud nebude žádost o refundaci předána fakultou nejpozději v tomto termínu, nebude možné její proplacení. Na všech dokladech, které budou fakulty v rámci refundace předávat, musí být uvedeno číslo projektu.
Fakultní koordinátor předává Žádost o refundaci (Příloha č. 1) podepsanou řešitelem daného projektu. Fakulta musí vystavit Vnitrofakturu typu B, ke které přiloží čitelné kopie všech prvotních účetních dokladů (faktury, účtenky, nabídky, průzkum trhu atd.), které požaduje proplatit. Žádosti o refundace se předávají elektronicky e-mailem Ing. Ivoně Přečkové ( ). Bez všech těchto náležitostí nemůže být refundace ze strany RUK provedena. Pokud fakulta realizuje v rámci 4EU+ více projektů, musí být žádost o refundaci vystavena pro každý projekt zvlášť.
Vzhledem k tomu, že se refundované náklady od fakult účtují do účetnictví RUK jako prvotní účetní doklady na příslušné 5-kové nákladové účty (každý jednotlivý účetní doklad zvlášť, nikoliv celková částka požadovaná při refundaci), je potřeba, aby k požadavku na refundaci byla přiložena Soupiska účetních dokladů (Příloha č. 3). Řádek v Soupisce označuje číslo účetního dokladu, kterým musí být označen příslušný zaslaný sken účetního dokladu, jakož i název souboru, pod kterým je tento sken uložen. Názvy zaslaných skenů účetních dokladů musí respektovat jmennou konvenci souborů uvedenou na listu Instrukce v Příloze č. 3 Soupiska.
Všechny doklady se soupisky musí být obsaženy také na vnitrofaktuře, kde pak tedy bude uvedeno více řádků dle jednotlivých dokladů nebo typu nákladů. Např. bude-li fakulta žádat refundaci pracovní cesty, musí být na vnitrofaktuře celková částka vyúčtování cestovního příkazu rozdělena na částky za cestovné, ubytování a stravné.
Při nákupu zboží a služeb musí být dodržena pravidla efektivnosti, účelnosti a hospodárnosti. Při nákupu v částce od 50 000 Kč - 100 000 Kč musí být doloženy 3 nabídky. Nákup zboží a služeb nad 100 000 Kč se řídí Opatřením rektora č.30/2020 Pravidla pro zadávání veřejných zakázek v rámci Univerzity Karlovy.
Refundace je možná vždy pouze v CZK.
Pokud pravidla projektového schématu neříkají jinak, do 1 měsíce po skončení projektu předkládá řešitel závěrečnou zprávu (Příloha č. 9) obsahující informace o uskutečněných aktivitách, zapojených partnerech, výstupech, vynaložených nákladech a dalších plánech v souvislosti s podpořenou aktivitou.
V průběhu řešení projektu/aktivity žádáme řešitele, aby informovali fakultní koordinátory a o termínech plánovaných aktivit (letní školy, workshopy, přednášky atp.).
Ve všech publikačních a jiných výstupech spojených s aktivitami projektu musí být uvedena afiliace k Univerzitě Karlově případně dalším zapojeným univerzitám a Alianci 4EU+. V případě projektových schémat musí být uvedena i dedikace tomuto projektu. Doporučené znění dedikace je uvedeno v o přidělení finančních prostředků.
4EU+ LO neposkytuje možnost centrálního zajištění ubytování pro příchozí hosty. Řešitelé musí hostům rezervaci zajistit sami. Je možné využít služeb ubytovacího zařízení RUK v Opitzově domě (https://cuni.cz/uken-289.html).
4EU+ LO neposkytuje možnost rezervace prostor. Pro akce pořádané v rámci projektů a aktivit nelze rezervovat prostory na RUK, není-li akce organizována pod záštitou RUK. Doporučujeme ověřit možnosti na vaší fakultě s fakultním koordinátorem. Mezi osvědčené prostory patří také Kampus Hybernská (https://www.kampushybernska.cz/).
4EU+ LO rád zprostředkuje diseminaci informací o projektu či aktivitách na aliančních i univerzitních kanálech. Na akci rádi poskytneme i bannery a propagační materiály 4EU+/UK. V případě zájmu kontaktujte .
– 4EU+ Financial Officer
– administrátorka grantových schémat 4EU+
– 4EU+ Mobility Officer
Příloha č. 1 - Žádost o refundaci
Příloha č. 2 - Mobility Grant Agreement
Příloha č. 3 - Soupiska dokladů
Příloha č. 4 - Contract of travel expenses VZOR
Univerzita Karlova
Ovocný trh 560/5
Praha 1, 116 36
Česká republika
Identifikátor datové schránky: piyj9b4
IČO: 00216208
DIČ: CZ00216208
