Cestovní příkaz a návrh na zahraniční pracovní cestu

V sedmém článku z tohoto cyklu se dozvíte základní informace vztahující se k pracovním cestám zaměstnankyň a zaměstnanců RUK, včetně postupu zpracování cestovního příkazu pro tuzemskou pracovní cestu a návrhu na zahraniční pracovní cestu.

Od ledna 2024 je účinné Opatření rektora č. 54/2023 týkající se pracovních cest zaměstnankyň a zaměstnanců, které stanovuje pravidla pro administraci pracovních cest (popř. výjezdů studentek a studentů Univerzity Karlovy, uskutečněných mimo pracovněprávní vztah) a poskytování odpovídajících cestovních náhrad.

V souvislosti s tím ÚVT vyvíjí interní informační systém pro administraci celého procesu. Než však bude tento systém spuštěn, je třeba postupovat na jednotlivých fakultách a součástech (včetně „rozšířeného“ rektorátu) podle stávajících opatření (viz Opatření kvestora č. 7/2018).

Ilustrační obrázek.

Formulář a nutné podpisy

V okamžiku, kdy je zaměstnankyně či zaměstnanec informován, že je vyslán/a na pracovní cestu, vyplní Cestovní příkaz / Návrh na zahraniční pracovní cestu. Tím je zajištěno, že veškeré náklady související s pracovní cestou budou realizovány již za existence schváleného Cestovního příkazu / Návrhu na zahraniční pracovní cestu.

Důležité formuláře:

Cestovní příkaz

Návrh na zahraniční pracovní cestu

Formuláře Cestovního příkazu / Návrhu na zahraniční pracovní cestu obdrží vyslaná zaměstnankyně či zaměstnanec od pověřené osoby v rámci svého odboru nebo může kontaktovat finanční účetní EPMO pí. Renatu Kozákovou; email: renata.kozakova@ruk.cuni.cz; tel.: 224 491 542.

Dle výše uvedeného opatření kvestora je nutné správně vyplnit veškeré povinné údaje na formuláři. Součástí návrhu je také výše požadované zálohy, včetně požadovaného způsobu vyplacení.

Cestovní příkaz podepisuje:

vyslaný zaměstnanec či zaměstnankyně

nadřízená osoba daného zaměstnance či zaměstnankyně

příkazce operace a správce rozpočtu

Návrh na zahraniční pracovní cestu podepisuje:

vyslaný zaměstnanec či zaměstnankyně

nadřízená osoba daného zaměstnance či zaměstnankyně

příkazce operace a správce rozpočtu

vedoucí zahraničního odboru

kvestor

Schválený Cestovní návrh / Návrh na zahraniční pracovní cestu je třeba předat do finanční účtárny prostřednictvím podatelny RUK, Návrh na zahraniční pracovní cestu před tím musí být zaevidován v systému elektronické spisové služby. Dokud není schvalovací proces dokončen, není možné hradit jakékoli náklady pracovní cesty včetně úhrad služební platební kartou.

V případě požadavku na proplacení jakýchkoli nákladů souvisejících s pracovní cestou (faktury a výpisy plateb) je třeba doručit do finanční účtárny doklady s kopií schváleného Cestovního příkazu / Návrhu na zahraniční pracovní cestu.

Po ukončení pracovní cesty

Po ukončení pracovní cesty je nutné vyplnit Vyúčtování pracovní cesty / Vyúčtování zahraniční pracovní cesty, které podepisuje vyslaný zaměstnanec či zaměstnankyně, příkazce operace a správce rozpočtu.

Důležitý formulář:

Vyúčtování pracovní cesty / Vyúčtování zahraniční pracovní cesty

Podepsané Vyúčtování včetně souvisejících dokladů je třeba předat do finanční účtárny prostřednictvím podatelny RUK (v případě Vyúčtování zahraniční pracovní cesty také zaevidovat v systému elektronické spisové služby) do 10 dní od ukončení cesty.

Účetní zkontroluje dodané podklady včetně všech přepočtů a výpočtů, výše náhrad atd. V případě potřeby vykomunikuje účetní se zaměstnancem či zaměstnankyní nebo pověřenou osobou daného odboru případné doplnění a opravy.

Z hlediska Zákona o finanční kontrole je nutné případné změny provedené ve Vyúčtování odsouhlasit s příkazcem operace a správcem rozpočtu.

Správné vyúčtování je zpracováno finanční účetní. Přeplatek, resp. nedoplatek vyúčtování pracovní cesty, je řešen se zaměstnancem či zaměstnankyní individuálně.

Autorka článku:

Petra Fialová, mzdový metodik (Personální a mzdové oddělení RUK)

Pokud máte k článku připomínky, korektury, nebo dotazy, kontaktujte nás prosím na e-mailu: internikomunikace@ruk.cuni.cz.