Čl. 1 - Rozsah zpracování osobních údajů

1. Knihovna UK zpracovává osobní údaje uživatelů v tomto rozsahu:

   a.	Identifikační údaje: jméno a příjmení, tituly, datum narození, fotografie, adresa trvalého pobytu.
   b.	Kontaktní údaje: doručovací adresa, adresa pracoviště, e-mailová adresa, telefonní číslo.
   c.	Služební údaje: číslo osoby, číslo průkazu (čárový kód), záznamy o provedených transakcích ve výpůjčním protokolu, výpůjčky (včetně historie), rezervace, upomínky, platební transakce (včetně účelu, data, času a dalších náležitostí).

Čl. 2 - Změny v osobních údajích

1. Uživatel oznámí případné změny identifikačních a kontaktních osobních údajů správci osobních údajů (studijní nebo personální oddělení příslušné fakulty) bez zbytečného odkladu. Uživatelé, kteří používají Průkaz externího uživatele služeb, oznámí případné změny identifikačních a kontaktních osobních údajů v jedné z dílčích knihoven.

Čl. 3 - Účel zpracování osobních údajů

1. Knihovna UK zpracovává osobní údaje za účelem poskytování knihovnických a informačních služeb uživatelům, informování uživatelů o službách, akcích knihovny UK a dále za účelem ochrany majetku a knihovního fondu. Kontaktní údaje využívá Knihovna UK za účelem komunikace s uživatelem a pro případné vymáhání pohledávek. Služební údaje Knihovna UK využívá k tvorbě statistik a hodnocení spokojenosti uživatelů.

Čl. 4 - Práva uživatelů jako subjektů osobních údajů

1. Uživatel má právo požádat o informaci, jaké osobní údaje jsou o něm zpracovávány, požadovat opravu nebo výmaz osobních údajů, pokud jsou neplatné či zastaralé. Uživatel má dále právo požadovat, aby nebyly jeho osobní údaje zpracovávány do doby, než bude vyřešena oprávněnost uvedených požadavků. Po tuto dobu přerušení zpracovávání jeho osobních údajů nebude možno poskytovat uživateli služby Knihovny UK dle Knihovního a výpůjčního řádu Univerzity Karlovy. Uživatel má právo podat stížnost Dozorovému úřadu.

2. Knihovna UK uživateli na jeho žádost poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů, případně umožní náhled do smlouvy o poskytování služeb (přihlášky uživatele) a dalších dokladů u ní uložených.

3. Pověřený zaměstnanec Knihovny UK komunikuje při vyřizování žádosti týkající se osobních údajů uvedených v předchozím článku (Účel zpracování osobních údajů) přímo s uživatelem. Pověřený zaměstnanec dále může poskytnout uživateli informaci, jaké osobní údaje jsou o něm zpracovávány, posoudit žádost o opravu či výmaz osobních údajů uživatele, pokud jsou neplatné či zastaralé. Pověřený zaměstnanec může na písemnou žádost uživatele poskytnout jeho osobní údaje jinému správci osobních údajů. Pověřený zaměstnanec je povinen evidovat tuto žádost a v případě předání osobních údajů uživatele jinému správci také evidovat toto předání.

4. Veškeré stížnosti či veškeré další žádosti uživatelů týkající se ochrany osobních údajů na UK v souladu s Opatřením rektora - Zásady a pravidla ochrany osobních údajů¹ v platném znění vyřizuje pověřenec pro ochranu osobních údajů. Žádosti uživatele jsou postoupeny pověřenci pro ochranu osobních údajů na UK také v případě veškerých nejasností. Pověřený zaměstnanec Knihovny UK je povinen poskytnout pověřenci pro ochranu osobních údajů veškerou součinnost při vyřizování dotazu, žádosti či stížnosti uživatele.

Čl. 5 - Doba uchování osobních údajů

1. Knihovna UK uchovává osobní údaje uživatelů po dobu registrace a rok a půl po jejím ukončení. Nemá-li uživatel vůči Knihovně UK žádné závazky (nevrácené dokumenty, neuhrazené poplatky apod.), jsou následně jeho osobní údaje vymazány. Uživatel může požádat o výmaz svých osobních údajů i dříve, nepřeje-li si nadále využívat služeb Knihovny UK. Osobní údaje v elektronické podobě jsou likvidovány vymazáním (anonymizací)²,, s výjimkou těch osobních údajů, které Knihovna UK potřebuje za účelem vypořádání pohledávek za uživatelem. Osobní údaje v listinné podobě jsou skartovány v souladu se Spisovým řádem UK³ v platném znění.

Čl. 6 - Zabezpečení osobních údajů

1. Přístup k osobním údajům je omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci plnění svých pracovních úkolů. Knihovna UK nepředává osobní údaje žádné třetí straně. Pro předání osobních údajů třetí straně je nutný předchozí písemný souhlas uživatele.

2. Osobní údaje v elektronické podobě Knihovna UK uchovává v Centrálním katalogu UK a na počítačích zaměstnanců Knihovny UK. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců.

3. Osobní údaje v listinné podobě Knihovna UK uchovává obvyklými prostředky tak, aby byl zamezen přístup nepovolaným osobám.

Čl. 7 - Další informace

1. Knihovna UK zpracovává osobní údaje na základě smlouvy o poskytování služeb (přihlášky uživatele), kterou s uživatelem písemně nebo elektronicky uzavřela, a v souladu s:

   a.	Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, známém jako GDPR (obecné nařízení)4.
   b.	Zákonem o zpracování osobních údajů5 č. 110/2019 Sb.
   c.	Opatřením rektora č. 16/2018 - Zásady a pravidla ochrany osobních údajů6

2. Více informací o zpracování a ochraně osobních údajů na UK je možné nalézt ve veřejné části internetových stránek Univerzity Karlovy⁷. V případě stížností se uživatel může obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů na Univerzitě Karlově na e-mailové adrese gdpr@cuni.cz. Dozorovým úřadem v oblasti ochrany osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů⁸.

.pdf ke stažení