Koordinátor/ka elektronické spisové služby, podatelny a spisovny FHS UK

Fakulta humanitních studií Univerzity Karlovy hledá novou kolegyni/nového kolegu na administrativní a koordinační pozici se zaměřením na spisovou službu, podatelnu a správu hlavní spisovny fakulty.

Co bude Vaší náplní práce:

Koordinace elektronické spisové služby a správa hlavní spisovny na fakultě, metodická podpora uživatelů systému a zajištění chodu fakultní podatelny v souladu s platnou legislativou, vnitřními předpisy Univerzity Karlovy a vnitřními předpisy fakulty.

Spisová služba a správa dokumentů

• koordinace elektronické spisové služby a dohled nad jejím řádným fungováním;

• metodická podpora zaměstnanců a školení uživatelů systému;

• základní uživatelská podpora při práci s elektronickou spisovou službou;

• sledování legislativy v oblasti spisové a archivní služby a její aplikace na podmínky fakulty;

• správa hlavní spisovny fakulty a koordinace pravidelného přebírání dokumentů z lokálních spisoven fakulty;

• organizace a zajištění předarchivní péče o dokumenty a spisy;

• příprava a koordinace skartačních řízení ve spolupráci s Archivem UK;

• vedení lokačního plánu uložení dokumentů a spisů.

Podatelna

• zajištění chodu podatelny a souvisejících činností;

• evidence a distribuce příchozí, odchozí a interní pošty;

• práce s dokumenty v systému elektronické spisové služby;

• komunikace s Českou poštou a kurýrními službami;

• správa mailroomu a řešení souvisejících reklamací.

Další agendy

související administrativní činnosti navazující na podatelnu, spisovnu a spisovou službu, zejména:

• autorizovaná konverze dokumentů;

• anonymizace a zveřejňování smluv, případně dalších dokumentů v registru smluv;

• správa a evidence úředních razítek;

• správa zaměstnaneckých karet v rozsahu svěřené agendy.

Požadujeme:

• středoškolské vzdělání s maturitou (VŠ výhodou);

• zkušenost s administrativní agendou;

• orientaci ve spisové službě nebo archivnictví (znalost Elektronického systému spisové služby Univerzity Karlovy - ESSS UK výhodou);

• uživatelskou znalost práce s PC a běžnými elektronickými nástroji;

• samostatnost, pečlivost, spolehlivost a odpovědný přístup k práci s  dokumenty;

• dobré organizační a komunikační dovednosti;

• znalost angličtiny na komunikativní úrovni;

• otevřená pozice není vhodná pro studující FHS UK.

Co Vám můžeme nabídnout:

• různorodou a odpovědnou práci s přesahem do více oblastí;

• flexibilní pracovní dobu;

• smlouvu na 1 rok s předpokladem prodloužení;

• dobré platové podmínky (dle mzdového předpisu UK + OSOH);

• zaměstnanecké benefity: 5 týdnů dovolené, 5 dnů osobního volna a rozvoje, pružná pracovní doba, částečný home office po ukončení zkušební doby, stravenkový paušál, možnost využití programu MultiSport, zaměstnanecké slevy UK, příspěvek na penzijní pojištění/připojištění po 1 roce, podpora dalšího odborného vzdělávání.

Termín nástupu: ihned nebo dle dohody.

Úvazek: plný pracovní úvazek 1,0 (40 hodin týdně).

Adresa pracoviště: Pátkova 2137/5, Praha 8 – Libeň

Pokud Vás tato nabídka oslovila, zašlete nám prosím svůj strukturovaný životopis v ČJ s motivačním dopisem nejpozději do 5. června 2026 na e-mail: hana.tumova@fhs.cuni.cz.

Vybraní uchazeči budou následně kontaktováni k účasti na pohovoru.

Zasláním svého životopisu souhlasíte se zpracováním Vašich osobních údajů pro účely vedení evidence uchazečů o zaměstnání v souladu s příslušnými právními předpisy.