Poté co od fakultního Erasmus+ koordinátora či koordinátora základní součásti dostanete zprávu, že jste ve výběrovém řízení uspěli, kontaktujte zahraniční instituci ohledně dalšího postupu (domluva finálních dat pobytu, náplně mobility, administrativních a praktických záležitostí).

Co nejdříve po nominaci doporučujeme začít řešit otázku ubytování. Doporučení můžete získat od zahraniční instituce nebo se inspirovat zkušenostmi doktorandů na Charles Abroad. Pokud míříte na univerzitu, informujte se, zda je možné využít možnosti univerzitního ubytování.

• Tipy na bydlení či spolubydlení vám také může dát spolek Erasmus Student Network na zahraniční univerzitě.

• POZOR: Zejména v posledních letech pozorujeme zvýšené riziko podvodů na soukromém trhu. Předejít jim vám pomůže tento rámcový návod.

V přihlášce, kterou jste si zakládali přes Webové aplikace UK, vyplňte stručně náplň vaší krátkodobé Ph.D. mobility.

Z online přihlášky vygenerujte v pdf jeden z následujících dokumentů:

• Studijní pobyt: Learning agreement for studies

• Praktická stáž: Learning agreement for traineeship

Learning agreement podepište, nechte podepsat odpovědnou osobou na UK (nejčastěji Erasmus+ koordinátor nebo proděkan pro zahraniční záležitosti) a zašlete k podpisu supervizorovi nebo Erasmus+ koordinátorovi na zahraniční instituci.

Zahraniční instituce vám vystaví oficiální akceptaci, nejčastěji se jedná o Akceptační dopis (Letter of Acceptace/Admission Letter potvrzující finální data Erasmus+ pobytu, podle kterých vám bude vypočítáno stipendium. Pokud zahraniční instituce nemá vlastní vzor akceptačního dopisu, můžete využít tento.

Po zaslání podepsaného Learning agreementu a akceptace (Akceptační dopis/e-mail) fakultnímu Erasmus+ koordinátorovi bude vaše přihláška posunuta do stavu "akceptován". V online přihlášce se vám pak zpřístupní možnost vyplnění eurového účtu a plánovaného způsobu dopravy na mobilitu a zpět. V tuto chvíli již můžete počítat s garancí financování vaší mobility.

Zřiďte si eurový účet u kteréholiv banky se sídlem v ČR. (Revolut není přípustný). Na tento účet Vám bude po podpisu Účastnické smlouvy zasláno Erasmus+ stipendium. Při doplňování bankovního spojení do Webových aplikací UK si údaje důkladně překontrolujte. V případě chybně uvedeného čísla účtu studentovi nenáleží znovuzaslání stipendia.

• Stipendium obvykle obdržíte v rámci několika dní od podpisu Účastnické smlouvy.

• Celá částka stipendia vám bude vyplacena najednou.

Po doplnění bankovních údajů a způsobu dopravy budete vyzváni k uzavření Účastnické smlouvy, která musí být podepsána fyzicky v Evropské kanceláři Odboru zahraničních vztahů Rektorátu UK (Ovocný trh 3, Praha 1. Od recepce vpravo po schodech nahoru – 1. patro, kancelář 109). Účastnickou smlouvu lze podepsat rovněž v zastoupení s plnou mocí. Vzor účastnické smlouvy je k dispozici zde.

• Podmínkou k podpisu Účastnické smlouvy je předložení Learning agreementu podepsaného studentem, domovskou fakultou a zahraniční univerzitou (nejsou vyžadovány originály, stačí kopie).

• POZOR: Pokud plánujete vyjet za méně než dva týdny, máte všechny dokumenty včetně podepsaného Rozhodnutí o přiznání stipendia a vyplnili jste i eurový účet do přihlášky, zkontrolujte si v aplikaci, zda vaše smlouva již není vytištěna. Pokud ano, pravděpodobně vám výzva k podpisu Účastnické smlouvy spadla do spamu. kontaktujte nás na: erasmus.outgoing@ruk.cuni.cz 

• Účastnická smlouva musí být podepsána nejpozději 1 den před výjezdem na Erasmus+!

Před odjezdem si nezapomeňte vyřídit vhodné cestovní pojištění s ohledem na typ vašeho pobytu a plánované aktivity (např. pokud plánujete v destinaci provozovat adrenalinové sporty, je vhodné zvážit odpovídající připojištění).

POZOR: Pojištění prostřednictvím Evropského průkazu zdravotního pojištění v EU nemusí být dostatečné pro všechny situace, např. v případě repatriace nebo zvláštního lékařského zákroku.

Taktéž velmi doporučujeme registraci do systému DROZD (Dobrovolná registrace občanů České republiky při cestách do zahraničí). Jedná se o projekt Ministerstva zahraničních věcí ČR, který poskytuje aktuální upozornění k cestám do zahraničí a informuje v případě mimořádných událostí. Další informace o podpoře při mimořádných událostech a krizových situacích v rámci studentské mobility naleznete 

zde.