Poté co od fakultního Erasmus+ koordinátora či koordinátora základní součásti dostanete zprávu, že jste ve výběrovém řízení uspěli, budete v nejbližší době ze strany fakultního koordinátora nominováni na vybranou zahraniční instituci.

Po nominaci vás bude zahraniční instituce kontaktovat ohledně administrativních kroků, které jsou podmínkou absolvování Erasmus+ pobytu. Tyto kroky jsou již v režii zahraniční instituce a je na odpovědnosti studenta, aby dodržel veškeré náležitosti a deadliny.

Co nejdříve po nominaci doporučujeme začít řešit otázku ubytování. Řada univerzit disponujeme kolejemi, na kterých má vyhrazenou kapacitu pro Erasmus+ studenty. Tato kapacita se ale plní velice rychle, proto čím dřív si místo zajistíte, tím lépe. Některé univerzity sice nedisponují vlastními ubytovacími kapacitami, spolupracují ale s prověřenými agenturami a nabízejí kvalitní poradenství.

• Tipy na bydlení či spolubydlení vám také může dát spolek Erasmus Student Network na zahraniční univerzitě.

• POZOR: Zejména v posledních letech pozorujeme zvýšené riziko podvodů na soukromém trhu. Předejít jim vám pomůže tento rámcový návod.

V přihlášce, kterou jste si zakládali přes Webové aplikace UK, vyplňte předměty, které plánujete na zahraniční instituci absolvovat (ačkoliv by se mělo jednat o co nejpřesnější informace, seznam bude možné po příjezdu na zahraniční instituci aktualizovat).

• Při sestavování studijního plánu vyplňte dvě tabulky předmětů – tabulku A a B. Tabulka A (Proposed study programme abroad) je určena pro doplnění předmětů, jež plánujete absolvovat na zahraniční instituci. Nabídka těchto předmětů je obvykle k dispozici na webu zahraniční instituce nebo na vyžádání u tamního Erasmus+ koordinátora.

• Většina institucí nemá v době sestavování studijního plánu ještě zveřejněný seznam aktuálních předmětů pro období vašeho Erasmus+ pobytu, lze ale vycházet z přechozího období.

• Protože je základní myšlenkou Erasmus+ programu uznávání studia v zahraničí jako integrální součásti studia na domovské univerzitě, doporučujeme v zahraničí absolvovat primárně ty předměty, které budou na UK uznatelné za ekvivalenty povinných nebo povinně volitelných předmětů. V souladu s podmínkami domovské fakulty nebo základní součásti si uznatelnost PP a PVP ověřte s garanty předmětů, popř. garantem studijního oboru. Předměty, které nemají ve vašem studijním programu uznatelný ekvivalent, budou uznány jako volitelné předměty.

• Předměty na UK, které si budete nechávat uznat za předměty plněné v zahraničí, uveďte do tabulky B (Educational components in the student’s degree which will be replaced by the study Abroad). Pokud se v případě některých předmětů plněných v zahraničí jedná o volitelné předměty, napište je do tabulky B rovněž.

Vygenerujte si Learning agreement for studies (přihlášku + studijní plán) z Webových aplikací UK ve formátu pdf, podepište jej, nechte podepsat odpovědnou osobou na UK (nejčastěji Erasmus+ koordinátor nebo proděkan pro zahraniční záležitosti) a zašlete Erasmus+ koordinátorovi zahraniční instituce. Pokud to zahraniční univerzita vyžaduje, můžete vyplnit tzv. Online learning agreeement (OLA) na tomto odkaze.

Zahraniční univerzita vám vystaví oficiální akceptaci, nejčastěji se jedná o Akceptační dopis (Letter of Acceptace/Admission Letter) potvrzující finální data Erasmus+ pobytu (včetně orientačního období a zkouškového období). Přesně podle těchto dat vám bude vypočítáno stipendium. Akceptace může mít rovněž formát akceptačního e-mailu.

Po zaslání podepsaného Learning agreementu for studies a akceptace (Akceptační dopis/e-mail) fakultnímu Erasmus+ koordinátorovi bude vaše online přihláška posunuta do stavu "akceptován". V online přihlášce se vám pak zpřístupní možnost vyplnění eurového účtu a plánovaného způsobu dopravy na mobilitu a zpět. V tuto chvíli již můžete počítat s garancí financování vaší mobility.

Zřiďte si eurový účet u kteréholiv banky se sídlem v ČR. (Revolut není přípustný). Na tento účet Vám bude po podpisu Účastnické smlouvy zasláno Erasmus+ stipendium. Při doplňování bankovního spojení do Webových aplikací UK si údaje důkladně překontrolujte. V případě chybně uvedeného čísla účtu studentovi nenáleží znovuzaslání stipendia.

• Stipendium obvykle obdržíte do 7–14 dní od podpisu Účastnické smlouvy (max. do 30 dní).

• Pokud vaše mobilita trvá do 180 dnů, celková částka stipendia bude vyplacena najednou.

• Pokud vaše mobilita trvá přes 180 dnů, stipendium bude rozděleno na 2 splátky.

Po doplnění bankovních údajů a způsobu dopravy budete vyzváni k uzavření Účastnické smlouvy, která musí být podepsána fyzicky v Evropské kanceláři Odboru zahraničních vztahů Rektorátu UK (Ovocný trh 3, Praha 1. Od recepce vpravo po schodech nahoru – 1. patro, kancelář 109). Účastnickou smlouvu lze podepsat rovněž v zastoupení s plnou mocí. Účastnickou smlouvu připravujeme přibližně 1 měsíc před začátkem mobility. Vzor Účastnické smlouvy je k dispozici zde.

• Podmínkou k podpisu Účastnické smlouvy je předložení Learning agreementu for studies podepsaného studentem, domovskou fakultou a zahraniční univerzitou (nejsou vyžadovány originály, stačí kopie).

• POZOR: Pokud plánujete vyjet za méně než 2 týdny a zatím jste nebyli vyzváni k podpisu Účastnické smlouvy, zkontrolujte si v aplikaci, zda vaše smlouva již není vytištěna.

  Pokud ano a nedostali jste výzvu k podpisu Účastnické smlouvy e-mailem, kontaktujte nás na:

  erasmus.outgoing@ruk.cuni.cz.

• Účastnická smlouva musí být podepsána nejpozději 1 den před výjezdem na Erasmus+!

Před odjezdem si nezapomeňte vyřídit vhodné cestovní pojištění s ohledem na typ vašeho pobytu a plánované aktivity (např. pokud plánujete v destinaci provozovat adrenalinové sporty, je vhodné zvážit odpovídající připojištění).

POZOR: Pojištění prostřednictvím Evropského průkazu zdravotního pojištění v EU nemusí být dostatečné pro všechny situace, např. v případě repatriace nebo zvláštního lékařského zákroku.

Taktéž velmi doporučujeme registraci do systému DROZD (Dobrovolná registrace občanů České republiky při cestách do zahraničí). Jedná se o projekt Ministerstva zahraničních věcí ČR, který poskytuje aktuální upozornění k cestám do zahraničí a informuje v případě mimořádných událostí.Další informace o podpoře při mimořádných událostech a krizových situacích v rámci studentské mobility naleznete 

zde.