Poté co od fakultního Erasmus+ koordinátora či koordinátora základní součásti dostanete zprávu, že jste ve výběrovém řízení uspěli, kontaktujte zahraniční instituci ohledně dalšího postupu (domluva finálních dat pobytu, náplně stáže, administrativních a praktických záležitostí).

Co nejdříve po nominaci doporučujeme začít řešit otázku ubytování. Doporučení můžete získat od zahraniční instituce nebo se inspirovat zkušenostmi stážistů na Charles Abroad.

• Tipy na bydlení či spolubydlení vám také může dát spolek Erasmus Student Network ve městě stáže.

• POZOR: Zejména v posledních letech pozorujeme zvýšené riziko podvodů na soukromém trhu. Předejít jim vám pomůže tento rámcový návod.

V přihlášce, kterou jste si zakládali přes Webové aplikace UK, vyplňte Pracovní plán praxe (Learning Agreement for Traineeship), jenž musí odpovídat vašemu studijnímu programu na UK a vhodně jej doplňovat.

Vygenerujte si Learning Agreement for Traineeship z Webových aplikací UK ve formátu pdf, podepište jej, nechte podepsat odpovědnou osobou na UK (nejčastěji Erasmus+ koordinátor nebo proděkan pro zahraniční záležitosti) a zašlete Erasmus+ koordinátorovi zahraniční instituce.

Zahraniční instituce vám vystaví Akceptační dopis (Letter of Acceptace/Admission Letter) potvrzující finální data Erasmus+ stáže. Přesně podle těchto dat vám bude vypočítáno stipendium. Pokud zahraniční instituce nemá vlastní zvací dopis, můžete využít tento vzor.

Zřiďte si eurový účet u kterékoliv banky se sídlem v ČR (Revolut není přípustný) a doplňte číslo tohoto účtu do odpovídajícího pole v online přihlášce. Na tento účet vám bude po podpisu Účastnické smlouvy zasláno stipendium v EUR.

• Pokud pobyt trvá do 180 dnů, stipendium se vyplácí najednou.

• V případě pobytu nad 180 dnů se částka rozdělí na 2 platby.

V nejvytíženějších obdobích (srpen–říjen) a (leden–únor) je stipendium obvykle vyplaceno do 1–2 týdnů po podpisu Účastnické smlouvy. V mezidobích i rychleji.

Po zaslání třemi stranami podepsaného Learning agreementu for traineeship a Akceptačního dopisu fakultnímu Erasmus+ koordinátorovi vám bude na fakultě vystaveno Rozhodnutí děkana o přiznání stipendia, které vám bude doručeno elektronicky do SIS, nebo připraveno k fyzickému vyzvednutí.

Nezapomeňte zadat údaje svého eurového účtu do příslušné kolonky ve Vaší online přihlášce ve Webových aplikacích UK. POZOR: pečlivě si bankovní údaje překontrolujte.

Po vystavení Rozhodnutí děkana o přiznání stipendia budete vyzváni k uzavření Účastnické smlouvy, která musí být podepsána fyzicky v Evropské kanceláři Odboru zahraničních vztahů Rektorátu UK (Ovocný trh 3, Praha 1. Od recepce vpravo po schodech nahoru – 1. patro, kancelář 109). Účastnickou smlouvu lze podepsat rovněž v zastoupení s plnou mocí.

• Podmínkou k podpisu Účastnické smlouvy je předložení následujících dokumentů (nejsou vyžadovány originály, stačí kopie)

  • Learning agreement podepsaný studentem, domovskou fakultou a zahraniční univerzitou

  • Podepsané Rozhodnutí děkana o přiznání stipendia

• POZOR: Pokud plánujete vyjet za méně než dva týdny, máte všechny dokumenty včetně podepsaného Rozhodnutí o přiznání stipendia a vyplnili jste i eurový účet do přihlášky, zkontrolujte si v aplikaci, zda vaše smlouva již není vytištěna.

  Pokud ano, pravděpodobně vám výzva k podpisu Účastnické smlouvy spadla do spamu. V tomto případě nás kontaktujte na:

  erasmus.outgoing@ruk.cuni.cz 

• Účastnická smlouva musí být podepsána min. 3 dny před výjezdem na Erasmus+!

Před odjezdem si nezapomeňte vyřídit vhodné cestovní pojištění s ohledem na typ vašeho pobytu a plánované aktivity (např. pokud plánujete v destinaci provozovat adrenalinové sporty, je vhodné zvážit odpovídající připojištění).

POZOR: Pojištění prostřednictvím Evropského průkazu zdravotního pojištění v EU nemusí být dostatečné pro všechny situace, např. v případě repatriace nebo zvláštního lékařského zákroku.

Taktéž velmi doporučujeme registraci do systému DROZD (Dobrovolná registrace občanů České republiky při cestách do zahraničí). Jedná se o projekt Ministerstva zahraničních věcí ČR, který poskytuje aktuální upozornění k cestám do zahraničí a informuje v případě mimořádných událostí.