Informace ke studentským výjezdům

Před odjezdem

1. Studující se přihlásí do výběrového řízení své fakulty (v případě zájmu sledujte web zahraničního oddělení své fakulty, případně kontaktujte své fakultního koordinátory).

2. Úspěšný kandidát obdrží od svého fakultního koordinátora e-mailem k vyplnění Learning Agreement (LA) a formulář s informacemi k účastnické smlouvě.

   • V Learning Agreementu vyplňte předměty, které plánujete na zahraniční instituci absolvovat (ačkoliv by se mělo jednat o co nejpřesnější informace, seznam bude možné po příjezdu na zahraniční instituci aktualizovat).

     • Při sestavování studijního plánu vyplňte tabulky A a C.

       Tabulka A (Study Programme at the Receiving Institution) je určena pro doplnění předmětů, jež plánujete absolvovat na zahraniční instituci. Nabídka těchto předmětů je obvykle k dispozici na webu zahraniční instituce nebo na vyžádání u tamního Erasmus+ koordinátora.

       Předměty na UK, které si budete nechávat uznat za předměty plněné v zahraničí, uveďte do tabulky C (Recognition at the Sending Institution).

     • Většina institucí nemá v době sestavování studijního plánu ještě zveřejněný seznam aktuálních předmětů pro období vašeho Erasmus+ pobytu, lze ale vycházet z předchozího období.

   • V případě stáže vyplňte v Learning Agreement for Traineeship pracovní plán. Pozor: počet odpracovaných hodin za týden musí být 40, popř. v rozsahu plného úvazku v zemi přijímající instituce.

   • LA podepište, zašlete k podpisu svému fakultnímu koordinátorovi a na závěr koordinátorovi zahraniční instituce (v případě dohody může tento krok udělat fakulta).

3. Co nejdříve doporučujeme začít řešit otázku ubytování. Řada univerzit disponuje kolejemi, na kterých má vyhrazenou kapacitu pro Erasmus+ studenty. Tato kapacita se ale plní velice rychle, proto čím dřív si místo zajistíte, tím lépe. Některé univerzity sice nedisponují vlastními ubytovacími kapacitami, spolupracují ale s prověřenými agenturami a nabízejí kvalitní poradenství.

   • POZOR: Zejména v posledních letech pozorujeme zvýšené riziko podvodů na soukromém trhu. Předejít jim vám pomůže tento rámcový návod.

4. Zřiďte si eurový účet u kterékoliv banky se sídlem v ČR, nebo v kterékoliv jiné zemi SEPA prostoru (Revolut není přípustný). Na tento účet vám bude po podpisu Účastnické smlouvy zasláno Erasmus+ stipendium v EUR.

5. Zahraniční univerzita vám vystaví oficiální akceptaci, nejčastěji se jedná o Akceptační dopis (Letter of Acceptance/Admission Letter) potvrzující finální data Erasmus+ pobytu (včetně orientačního období a zkouškového období). Přesně podle těchto dat vám bude vypočítáno stipendium. Akceptace může mít rovněž formu akceptačního e-mailu.

6. Learning agreement podepsaný všemi stranami, akceptaci (Akceptační dopis/e-mail) a vyplněný formulář s informacemi k účastnické smlouvě zašlete univerzitní koordinátorce ICM na e-mail: s fakultním Erasmus+ koordinátorem v kopii.

7. Následně budete z rektorátu osloveni k podpisu účastnické smlouvy, která musí být podepsána fyzicky v kanceláři Odboru zahraničních vztahů Rektorátu UK (Ovocný trh 3, Praha 1. Od recepce vpravo po schodech nahoru – 1. patro, kancelář 108). Účastnickou smlouvu lze podepsat rovněž v zastoupení s plnou mocí.

   • POZOR: Účastnická smlouva musí být podepsána vždy PŘED odjezdem na mobilitu.

8. Před odjezdem si nezapomeňte vyřídit vhodné cestovní pojištění s ohledem na typ vašeho pobytu a plánované aktivity (např. pokud plánujete v destinaci provozovat adrenalinové sporty, je vhodné zvážit odpovídající připojištění).

9. Velmi také doporučujeme registraci do systému DROZD (Dobrovolná registrace občanů České republiky při cestách do zahraničí).

Po návratu

• Výjezdy v rámci ICM zpravidla nelze prodlužovat, neboť parametry projektu jsou přesně dány předem.

• Zkrácení pobytu:

  • Pokud zvažujete výrazné zkrácení pobytu ze závažných důvodů (nemoc, zhoršení bezpečnostní situace v místě zahraniční stáže…), kontaktujte Erasmus+ koordinátora své domovské fakulty. V případě zkrácení pobytu ze závažných důvodů lze aplikovat tzv. „vyšší moc“ a posoudit refundaci již vzniklých nákladů.

  • Zkrácení pobytu z jiných důvodů:

    • Zkrácení je možné, avšak ukládá studujícímu povinnost vrátit poměrnou část stipendia vypočítanou z rozdílu počtu dní zkrácené délky pobytu oproti původní délce zakotvené v Účastnické smlouvě.

    • POZOR: V případě nedodržení minimální délky studijního pobytu či stáže (60 dní) je stážista povinen vrátit celkovou část stipendia.

    • Zkrácení do 5 dnů oproti původní délce se uznává bez povinnosti vrácení poměrné části stipendia. (POZOR: Pokud pobyt zkrátíte o 6 dní, jste již povinni vrátit poměrnou část stipendia za 6 dní, a ne pouze za 1.)

• Základní 2 dokumenty, které je student povinen po návratu ze studijního pobytu/stáže předložit, jsou Confirmation of Erasmus+ Period + Transcript of records/Traineeship Certificate

  • Potvrzení o délce pobytu = Confirmation of Erasmus+ Period, tzv. CEP = dokument stvrzující od kdy do kdy jste reálně byli na Erasmus+ pobytu (vzor je ke stažení zde).

    Způsoby odevzdání do Evropské kanceláře OZV RUK:

    • Originál dokumentu CEP odevzdejte do Kanceláře Odboru zahraničních vztahů Rektorátu UK (Ovocný trh 3, Praha 1. Od recepce vpravo po schodech nahoru – 1. patro, kancelář 108).

    • Uznatelné je rovněž zaslání naskenovaného CEPu e-mailem přímo od Erasmus+ koordinátora zahraniční instituce na . Přeposlaný e-mail s CEPem od studentů není akceptovatelný.

    • CEP s elektronickým podpisem (tzv. digitální ověřitelný podpis) lze přijmout jak od zahraniční instituce, tak od studentů e-mailem.

    • POZOR! Dokument musí být vystaven poslední den mobility či později! To znamená, že datum podpisu dokumentu nesmí být dřívější než poslední pracovní den mobility.

  • Výpis studijních výsledků = Transcript of records = kompletní výpis známek a kreditů absolvovaných na zahraniční instituci (součást Learning agreementu, tabulka D a E)

    • Tento dokument vystavuje zahraniční instituce poté, co máte uzavřeny a vyhodnoceny veškeré předměty absolvované v zahraničí.

    • Do 60 dní po skončení Erasmus+ pobytu zašlete výpis studijních výsledků Erasmus+ koordinátorovi domovské fakulty a rovněž na .

    • Pokud během pobytu nedosáhnete min. počtu kreditů (pokud domovská fakulta nestanoví jinak – 20 pro bakalářské a 15 pro magisterské studium), je v kompetenci fakulty vyhodnotit Erasmus+ pobyt jako nesplněný s povinností vrátit poměrnou částku stipendia.

    • Dle podmínek stanovených domovskou fakultou požádejte o uznání výsledků a kreditů nasbíraných během zahraničního pobytu v rámci svého studijního plánu na UK. Učiňte tak i v případě, že tyto výsledky nepotřebujete pro uzavření ročníku, neboť uznávání je jedním z nejdůležitějších konceptů programu Erasmus+. Výsledky Vám budou propsány do Dodatku k diplomu.

  • Zpráva ze stáže (Traineeship Certificate) = dokument popisující náplň vykonané stáže

    • Součást Learning agreementu, tabulka D

    • Dokument vyplňuje a potvrzuje kontaktní osoba zahraniční instituce, v jejíž kompetenci je zhodnocení vaší stáže.

    • Stačí zaslat kopii e-mailem na a na svou fakultu.

    • Dle podmínek stanovených domovskou fakultou požádejte o uznání stáže v rámci svého studijního plánu na UK. Pokud praktická stáž není v rámci vašeho studijního programu vedena jako povinný či povinně volitelný předmět, požádejte o uznání stáže jako volitelného předmětu, který se následně propíše v Dodatku k diplomu.

  • Závěrečné zprávy

    • Další povinností po návratu je vyplnění závěrečné zprávy pro Evropskou komisi „Erasmus+ Participant Report“ (odkaz na dotazník je automaticky zasílán po skončení Erasmus+ pobytu).

    • Dále vás prosíme o vyplnění dobrovolné závěrečné zprávy na Charles Abroad. Tato platforma obsahuje stovky závěrečných zpráv, které kromě užitečných informací o studiu sdílejí i praktické informace o životě v zemi, jež jsou pro další studenty velmi cenné.